Paramètres d'archivage
Lorsque le connecteur "Gestion électronique de documents" (en abrégé, GED) est utilisé, cette fonction permet de définir les méta-données qui seront envoyées et/ou récupérées lors de la soumission d'un document à la fonction d'archivage. Ces méta-données dépendent de deux critères principaux :
- Le code conteneur (table diverse 81). Ce code permet d'identifier le coffre-fort utilisé par la GED lors de la soumission des documents. Ce code est optionnel, il va essentiellement servir lorsque plus d'un coffre-fort est utilisé (par exemple si le dossier contient plusieurs sociétés et si on désire, pour des raisons légales, que les documents de chaque société soient stockés séparément).
- Le type de document. Ce code permet de catégoriser les documents. Il est défini dans la table diverse 902, et est également utilisé pour la catégorisation des documents liés à une fiche (fonction Pièces jointes).
Il est à noter que, si le code conteneur est vide, mais que la table des codes conteneurs n'est pas vide, le paramétrage ainsi réalisé est réputé être utilisable pour tous les codes conteneurs (sauf ceux qui auront été explicitement paramétrés).
Ceci permet d'avoir un paramétrage général pour un type de document et tous codes conteneurs, avec des exceptions pour certains codes conteneurs.
La validation de ce paramétrage est susceptible de transmettre au logiciel de GED utilisé la définition des méta-données ainsi paramétrées, via une interface de programmation qui, si elle est utilisée, évite d'avoir à définir ces éléments dans le logiciel de GED.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
Dans cet écran, saisissez les deux codes composant la clé, et saisissez dans un tableau une liste de paramètres qui seront transmis ou récupérés depuis la GED lors de la soumission des documents.
Ecran de saisie
Présentation
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Code identifiant la fiche courante. Ce champ correspond à la catégorie du document. Défini par la table diverse 902, il est également utilisé pour caractériser les pièces jointes liées aux objets. |
| Code identifiant la fiche courante. Ce code identifie le conteneur (ou volume, ou coffre-fort selon les terminologies), c'est-à-dire l'unité logique de stockage définie dans le logiciel de GED. Ce champ peut être vide si le paramétrage est générique ou s'il existe un unique conteneur. |
| Ce code paramètre identifie un des paramètres passé au logiciel de GED lors de la soumission. Il est donc envoyé, avec sa valeur, au logiciel de GED à chaque soumission de document. Par ailleurs, le progiciel créé, dans le contexte de l'appel, une variable dont le nom correspond au code préfixé par G_. Ainsi, par exemple, si le paramètre identifiant le document soumis s'appelle DOC_ID, une variable G_DOC_ID sera disponible dans le contexte appelant, ce qui permettra d'utiliser cette variable dans une formule définissant une référence au document à stocker dans le logiciel après la soumission. |
| Intitulé associé à chaque critère. Cet intitulé est traduisible. |
| Cette valeur définit le type interne pris par le paramètre. La variable G_XXXX (où XXXX est le code du paramètre) est déclarée avec ce type, même si par ailleurs les paramètres sont passés à la GED dans un tableau de chaînes de caractères formaté au préalable. |
| Ce champ permet de savoir si le paramètre est uniquement envoyé à la GED (lorsqu'il vaut Par valeur), ou s'il est également susceptible d'être retourné par le logiciel de GED au programme appelant (lorsqu'il vaut Par adresse). |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Lorsque l'interface GED est en place pour transmettre les paramètres, un contrôle des paramètres peut également être réalisé. Ce contrôle peut aboutir à l'affichage d'une erreur qui empêche l'enregistrement des paramètres.
Un exemple de ce type d'erreur peut être le refus de modification de structure des méta-données parce qu'il existe déjà des documents de ce type dans le conteneur paramétré.