Calendrier
Le calendrier de la société (jours fermés, fériés, modèles journaliers) est disponible pour chaque salarié avec les compléments individualisés.
La vue du calendrier est semestrielle et se déroule à l'aide de l'ascenceur horizontal ou des flèches précédentes/suivantes de part et d'autre de l'ascenseur. Sur le calendrier il est possible, pour le salarié courant :
- d'avoir une vision d'ensemble des jours travaillés et non travaillés,
- de visualiser et saisir des demandes par l'intermédiaire du bouton [Saisir une demande],
- d'annuler une demande de congés déjà validée par le manager,
- de consulter le solde des congés.
Principes généraux
Ergonomie du calendrier
- La combinaison de la touche MAJ avec le clic gauche permet de sélectionner les plages de date.
- Le calendrier permet d'afficher les périodes de vacances scolaires (visualisables d'emblée grâce aux codes couleurs) et le plan d'étalement des congés en cochant les cases correspondantes dans la palette Affichage.
Les types de calendrier "Périodes de vacances scolaires" et "Plan d'étalement des congés" sont des exemples, et sont soumis à la personnalisation décidée par votre administrateur dans les fonctions "Calendrier" et "Affectation calendrier" de Sage X3 HR & Payroll. - Grâce à la liste déroulante Période, vous pouvez choisir de consulter le calendrier sur des périodes antérieures ou postérieures à la période en cours. A l'ouverture, le calendrier est positionné sur la période en cours.
Les périodes affichées sont celles paramétrées par votre administrateur dans Sage X3 HR & Payroll. 
L'icône [Paramétrer l'affichage] de la barre de titre, ouvre un menu de paramétrage de la taille de la fenêtre.
Fonctionnalités destinées au manager
Si vous êtes manager, sélectionnez le salarié et le contrat si besoin dans les listes déroulantes en haut à droite de la fenêtre pour visualiser les absences du salarié courant.
Les fonctionnalités sont soumises à la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de toutes les fonctionnalités documentées ici.
Saisir une demande de congés
Pour saisir une demande de congés ou d'absences, suivez la procédure ci-dessous.
1. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez saisir une demande d'absence dans la liste déroulante Personneen haut à droite de la fenêtre. Par défaut, le programme affiche votre propre page.
2. Choisissez dans la liste déroulante Contrat en haut à droite le contrat sur lequel va porter votre demande d'absence, pour les salariés en multi-contrats.
3. Cliquez sur le bouton [Saisir une demande]. L'écran se modifie pour afficher les types d'absences : CP, CSS, RTC, RTI, etc. Chaque type est symbolisé par une couleur. La gomme permet d'annuler la sélection en cours.
4. Sélectionnez dans la barre supérieure le type d'absence.
5. Cliquez sur une cellule de début de congé, puis sur une cellule de fin de congé pour déterminer la plage de congés à poser, ou cliquez sur chaque cellule.
6. Cliquez sur le bouton [Compléments] pour accéder à la saisie des absences classique pour ajouter un commentaire, enregistrer la demande de façon temporaire, etc.
7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la saisie et conditionner l'envoi d'un mail au manager pour approbation.
Annuler une demande de congés
Une demande peut être annulée :
- si son statut est 'Validée',
- la date de début est au plus tôt la date du jour.
Pour annuler une demande d'absence, suivez la procédure ci-dessous.
1. Cliquez sur le bouton [Annuler une demande] dans la page du calendrier.
2. Cliquez sur la cellule de début de l'absence, puis sur la cellule de fin de l'absence pour déterminer la plage à annuler.
3. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour enregistrer l'annulation et conditionner l'envoi d'un mail au manager pour approbation.
Boutons et liens disponibles
Boutons
Ce bouton ouvre la palette des types d'absences.
Ce bouton permet de modifier et de compléter une demande d'absence une fois saisie. Si le commentaire est obligatoire, la fenêtre de saisie des absences s'ouvre automatiquement après l'enregistrement.
Ce bouton permet de valider vos sélections et de conditionner l'envoi d'un e-mail au manager pour approbation.
Ce bouton permet d'annuler l'enregistrement de congé ou absence en cours de saisie.
Ce bouton supprime une demande de congés préalablement validée par le manager.
Ce bouton affiche le détail et le solde des congés quels qu'en soient le type et le contrat, pour l'année N et N-1.
L'affichage des boutons dépend de la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de tous les boutons documentés ici.
Liens
- Légende : Post-it détaillant les légendes des types de congés et absences en fonction de leur couleur ou de leur niveau de transparence (la cellule est plus foncée si la demande est validée).
L'icône ci-contre rappelle la règle métier associée au type d'absence. - Affichage : Post-it rappelant, par exemple, et suivant le paramétrage de Sage X3 People, les zones liées au calendrier des vacances scolaires, les périodes d'activités du salarié durant laquelle il est possible ou non de poser des congés, les périodes de formation, etc.
Cochez les cases correspondantes pour afficher les périodes.