Dossier personnel
Les informations contenues dans le dossier personnel sont consultables et modifiables par chaque utilisateur du portail :
- état civil, enfants et situation familiale,
- coordonnées personnelles, professionnelles et bancaires, et personnes à contacter,
- habilitations, frais kilométriques et visites médicales.
Le manager dispose des droits de modification de son dossier personnel et de ceux de l'équipe.
Les fonctionnalités sont soumises à la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de toutes les fonctionnalités documentées ici.
Ergonomie du dossier personnel
Cliquez sur l'icône en forme d'écran pour choisir la taille d'affichage de la fenêtre.
Consultation des données
La page Dossier personnel se découpe en deux parties :
- à gauche : les liens,
- à droite : les informations correspondant aux salariés.
Les informations affichées sont issues de saisies faites dans la fiche salarié de Sage X3 HR & Payroll, ou de la dernière fiche modifiée si elle n'est pas encore validée, ou les deux.
Cliquez sur l'information à consulter ou à modifier dans la partie gauche de la page. Les informations liées s'affichent dans la partie droite de la page.
Pour modifier les informations, cliquez sur l'icône Editer. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la saisie et conditionner l'envoi d'un mail au manager ou au responsable RH pour approbation, ou aux deux.
Fonctionnalité destinée au manager
Pour modifier les informations sur un collaborateur, dans le champ Collaborateur, entrez les premières lettres du nom du collaborateur. La saisie intuitive est disponible sur ce champ.
Données personnelles pouvant faire l'objet d'une modification et d'un ajout
Toutes les informations du dossier personnel peuvent être modifiées ou faire l'objet d'un ajout, exceptées :
- les visites médicales,
- la date de validité et la tranche kilométrique associées aux frais kilométriques.
Ajouter une vignette
1. Pour créer une nouvelle vignette (enfants, coordonnées bancaires, personnes à contacter, habilitations) : cliquez sur le bouton Nouvelle pour ouvrir la fenêtre d'accès aux données.
2. Renseignez les champs.
3. Cliquez sur OK.
4. Cliquez sur le bouton Valider puis sur le bouton Oui pour soumettre la saisie au circuit de validation.
Le nombre de vignettes est limité. A partir d'un certain seuil, vous ne pouvez plus en ajouter, même si vous en avez supprimé plusieurs. Si vous avez atteint le nombre de vignette maximum, modifiez une vignette déjà existante.
Cas particulier sur les vignettes Enfants
Pour pourvoir valider la fiche, le champ Date de Naissance doit être renseigné.
Cas particulier sur les vignettes Situation familiale
- Pour renseigner les informations sur le conjoint, la situation familiale du collaborateur ne peut pas être 'Célibataire'.
- La saisie intuitive est disponible sur le champ Matricule conjoint. Tapez les premières lettres du nom du conjoint ou les premiers chiffres de son matricule.
Chaque fiche est accessible par le lien Mes demandes. L'écran de consultation des demandes est détaillé dans la documentation associée à la fonction Mes demandes.
Modifier une vignette ou une fiche
Cliquez sur l'icône Editer pour ouvrir l'écran de saisie des paramètres de la vignette ou de la fiche.
Supprimer une vignette
1. Cochez la case Supprimer en bas de la vignette.
2. Confirmez en cliquant sur Valider puis sur Oui.