Extraction des données de Abel Entreprise
Présentation
Ce document décrit le processus d'extraction des données de Abel Entreprise, destinées à être importées dans Sage X3 lors d'une opération de migration. La marche à suivre pour importer ces données dans Sage X3 est décrite dans la documentation sur la fonction de Reprise Abel Entreprise.
Principes d'extraction
L'extraction s'effectue grâce à un assistant permettant, en quelques clics, d'analyser et de produire un fichier compatible avec les modèles d'import d'Sage X3.
Cet assistant se compose ainsi de 2 modules distincts :
- Le premier réalise un audit de la base : il analyse les données à extraire, tant en terme de volumétrie qu'en terme de contrôle.
- Le second extrait les données directement au format attendu par les modèles d'import, grâce à l'assistant permettant de sélectionner et filtrer les données à extraire.
Audit des données
Les analyses de volumétrie ainsi que les contrôles effectués portent aussi bien sur les informations de structure, les informations métier, et le référentiel. Des contrôles sur les traitements sont également effectués.
Liste des analyses et contrôles effectués :
Volumétrie
- Chapitre STRUCTURE
Code
Description
Type
ES01
Nombre et liste des sociétés
Informatif
ES02
Nombre et liste des contextes
Informatif
ES03
Nombre et liste des associations
Informatif
- Chapitre METIER
Code
Description
Type
EM01
Nombre de biens comptables
Informatif
EM02
Nombre de pièces comptables
Informatif
EM03
Nombre de biens physiques
Informatif
- Chapitre REFERENTIEL
Code
Description
Type
ER01
Volumétrie des codes utilisateurs actifs
Longueur des codes des tables de référenceInformatif
ER02
Liste des sites géographiques (U11)
Informatif
ER03
Modes d'amortissement libres utilisés
Alerte
Contrôles
- Chapitre STRUCTURE
Code
Description
Type
CS01
Code établissement identique au code société
Bloquant
CS02
Code établissement non unique
Bloquant
- Chapitre METIER
Code
Description
Type
CM01
Référence bien comptable non unique
Bloquant
CM02
Référence pièce comptable non unique
Bloquant
CM03
Référence bien physique non unique
Bloquant
CM04
Liaison Comptable - Physique de type nBCO-1BPH
Bloquant
CM05
Biens sortis sur exercices antérieurs
Informatif
CM06
Ensemble bien comptable incorrect
Alerte
CM07
Biens comptables sur établissement ***
Alerte
- Chapitre REFERENTIEL
Code
Description
Type
CR01
Découpage exercice plan IAS/IFRS différent de celui du comptable
Bloquant
CR02
Occurrences de tables de référence non uniques
Alerte
CR03
Existence de tables arborescentes
Alerte
CR04
Zones libres du dictionnaire ayant plusieurs tables de contrôle toutes sociétés confondues
Alerte
CR05
Zones libres du dictionnaire ayant des libellés différents toutes sociétés confondues
Alerte
CR06
Occurrences spécifiques dans tables internes
Alerte
CR07
Contrôle longueur SITE/BATIMENT/ETAGE/PIECE
Alerte
- Chapitre TRAITEMENTS
Code
Description
Type
CT01
Cession intra-groupe non terminée
Bloquant
CT02
Intégration d'inventaire non terminée
Bloquant
CT03
Insertion ou mouvement par interface amont non terminée
Bloquant
CT04
Rapprochement biens physiques et comptables non terminé
Bloquant
CT05
Validation des sorties non terminée
Bloquant
CT06
Validation des transferts non terminée
Bloquant
En fonction du type de requête, le résultat sera présenté, sur l'écran de lancement d'Audit des données de la base, avec le code couleur suivant :
- Vert pour un message volumétrique ou d'information
- Bleu pour un message d'alerte non bloquant
- Rouge pour un message bloquant nécessitant forcément une intervention.
Ces contrôles permettent uniquement d'identifier des problèmes mais ne sont pour autant pas bloquants pour l'export des données. Si des anomalies bloquantes sont relevées, il appartient à l'utilisateur de traiter ces anomalies avant d'exporter les données.
Export des données
L'export des données se paramètre par le biais d'une succession d'écrans, le dernier étant celui du lancement du traitement.
Les paramètres saisis ne peuvent pas être enregistrés en vue de les rejouer.
ECRAN 1 : Choix des entités
Il permet de sélectionner les entités à traiter :
- Bien comptable
- Pièce comptable / Facture
- Bien physique
Il est possible de filtrer les éléments à traiter (biens comptables, biens physiques,...) en renseignant une référence de Sélection ou de Recherche multi-critères.
ECRAN 2 :Choix des sociétés
Il permet, dans le cas d'un traitement au niveau *** (toutes sociétés), de sélectionner les sociétés à traiter. Par défaut, toutes les sociétés sont sélectionnées.
ECRAN 3 :Paramètres Biens comptables
Il permet de filtrer la population de biens comptables à exporter sur le critère de "Nature".
Par défaut, seuls sont repris les biens de nature "Bien réel", "Bien sorti exercice antérieur" et "Bien En-cours". Il est possible d'ajouter les biens de nature "Bien fictif", "Bien annulé" et "Facture".
Une colonne supplémentaire permet, pour les biens de nature "Bien sorti exercice antérieur", de préciser un Seuil (en années) afin de ne traiter que les biens dont la date de sortie est postérieure à l'exercice correspondant à : exercice courant - valeur saisie.
Exemple : exercice 2010 et seuil de 2 ans.
L'export va traiter tous les biens sortis à partir de l'année 2008 (2010 - 2 ans).
Il permet également de sélectionner les plans à exporter. S'ils sont gérés, les plans Comptable et IAS/IFRS sont obligatoirement sélectionnés.
ECRAN 4 :Paramètres
Tables de références
- Unifier les codes en fonction de leurs niveau
Cet indicateur permet de rendre unique un code, en ajoutant à la référence de celui-ci, le code société ou établissement.
Par défaut, il n'est pas coché : si un code n'est pas unique, ce sera le libellé du premier code trouvé qui sera exporté dans l'application cible.
- Reprise des intitulés des codes
Cet indicateur permet de reprendre les intitulés des codes des tables de référence. Dans le cas où les intitulés ne seraient pas repris, le code serait utilisé à la place du libellé manquant.
Données métier
- Activer les contrôles avant l'export des biens comptables
Cet indicateur permet de déclencher les contrôles suivants :
- Contrôle des dates de calcul et clôture : vérification qu'aucun calcul périodique réel n'a été lancé. Si tel est le cas, un message d'invitation à clôturer la période est affiché et l'export des Biens comptables est stoppé.
- Contrôle action(s) métier(s) : vérification qu'aucune action métier autre qu'une sortie (réévaluation, dépréciation, transfert, ...) n'a eu lieu dans la période. Si tel est le cas, un message d'invitation à clôturer la période est affiché et l'export des Biens comptables est stoppé.
ECRAN 5 :Lancement de l'export
Entités sélectionnées : il s'agit du rappel des entités sélectionnées.
Fichier(s) généré(s)
- Dossier : choix du dossier dans lequel seront créés les fichiers.
- Fichier : permet de préciser 1 fichier par société ou 1 fichier pour l'ensemble des sociétés.
- Le nom des fichiers se présente sous la forme :
AEX3_<ent>-<soc>.csv, pour le choix 1 fichier par société (exemple :
AEX3_<ent>.csv, pour le choix 1 fichier pour toutes sociétés
<ent> représente l'entité exportée : FAS pour les biens comptables, LOF pour les pièces comptables (Dépenses) et PHY pour les Biens physiques (Eléments physiques).
Exemples :
- Fichier des biens comptables de la société 001 : AEX3_FAS-001.csv
- Fichier des dépenses toutes sociétés confondues : AEX3_LOF.csv
Le lancement s'effectue avec le bouton Exécuter. L'avancement du traitement s'affiche et un compte-rendu détaillé est généré en fin de traitement.