Aide sur champ (AUSXFNC)
Ce champ permet de regrouper les collaborateurs en cinq grandes catégories différentes : La fonction Ingénieur commercial regroupe les collaborateurs qui exercent une activité commerciale. Cette activité peut être exercée de façon sédentaire ou nomade. Ce type de collaborateur dispose en général d'objectifs de ventes. La fonction Téléacteur regroupe à la fois la population des assistantes commerciales et les personnels travaillant au sein de centres d'appels. Cette population dispose d'objectifs exprimés davantage sous forme de nombre d'appels. Cette population est généralement plutôt sédentaire. Cette activité vient accompagner le travail de terrain effectué par les ingénieurs commerciaux. La fonction Directeur commercial regroupe tout le personnel d'encadrement commercial. Cette population assure la gestion du personnel, le contrôle des objectifs... Ils interviennent également en terme de soutien opérationnel auprès des différents collaborateurs composant la force de vente. La fonction Support client regroupe tous les collaborateurs travaillant au sein du service après vente qui ne sont pas susceptibles d'avoir des relations commerciales avec la clientèle. NB : Il est possible de déclarer des collaborateurs qui exercent à la fois une activité commerciale et une activité après-vente. Il suffit pour ces collaborateurs de leur affecter l'une des trois fonctions commerciales et de cocher la case " Collaborateur Help-Desk ". La fonction Autre regroupe tous les collaborateurs qui ne sont pas susceptibles d'avoir quelque relation clientèle que ce soit. Cette fonction est affectée par défaut lors de la création de tout nouveau collaborateur. Si un utilisateur est déclaré avec l'une des trois fonctions commerciales, (Ingénieur commercial, Téléacteur, Directeur commercial) il est possible soit . 1 / d'associer une fiche représentant existante à la fiche utilisateur courante. 2 / déclencher la création d'une fiche représentant sur la base des informations utilisateur. Cette association Utilisateur/Représentant est nécessaire pour utiliser le module Action commerciale. En effet, la totalité de ce module travaille avec le fichier des représentants pour gérer les collaborateurs. Association manuelle d'une fiche représentant existante : Il est possible que certaines fiches Représentant existent préalablement à la création d'une fiche utilisateur correspondante. Dans ce cas, il faut éviter de dupliquer le représentant dans X3. Dès lors que le champs " Fonction " est renseigné avec l'une des trois valeurs commerciales et si le champ " Code représentant " est vide, ce dernier est activé afin de saisir le code d'un représentant existant. De cette façon, l'existence d'un code saisi manuellement neutralise la création automatique d'une nouvelle fiche représentant. Attention : Il est important d'être vigilant sur la création des associations Utilisateur/Représentant. Ce type d'association ne peut être modifiée. Il est nécessaire pour cela de supprimer la fiche utilisateur, recréer une nouvelle fiche utilisateur et réaliser une nouvelle association. Création automatique d'une fiche représentant : Lorsqu'une fiche utilisateur comporte une fonction commerciale et qu'aucun code représentant n'a été saisi, le système procède automatiquement à la création d'une fiche représentant sur la base des informations de l'utilisateur courant. Le code de la fiche représentant nouvellement créé est affiché dans le champ " Code représentant ". Ce champs est inaccessible. En effet, toute association Utilisateur/Représentant ne peut faire l'objet d'aucune modification. Cette fiche représentant reprend par défaut le code de la fiche utilisateur. Si un conflit de code existe entre les deux fichiers, le code représentant se voit adjoindre un suffixe incrémental. Par exemple, si un utilisateur dispose du code ADU et qu'une fiche représentant ADU existe déjà, le code représentant associé à la fiche utilisateur sera ADU1. Cette association est en principe transparente pour l'utilisateur. En effet, il est possible de naviguer de la fiche utilisateur vers la fiche représentant et inversement très facilement. Un menu contextuel prévu à cet effet est disponible sur la clé de chacun de ces deux objets. (" Informations utilisateur " ou " Informations représentant "). La fiche représentant permet de gérer un nombre important d'informations spécifiquement relatives à la conduite d'une activité commerciale : informations relatives au commissionnement, Objectifs, Statistiques sur l'activité commerciale, etc. .... Suppression d'une fiche utilisateur. Si une fiche Représentant a été associée manuellement à une fiche utilisateur, la suppression d'une fiche utilisateur n'entraîne pas la suppression de la fiche représentant associée. Si une fiche Représentant a été créée automatiquement et consécutivement à la création ou à la duplication d'un nouvel utilisateur, la suppression d'une fiche utilisateur entraîne la suppression des fiches représentants et tiers associées. Une fiche représentant associée à une fiche utilisateur ne peut être supprimée que conjointement à la suppression d'une fiche utilisateur. Ceci suppose bien entendu que la suppression soit possible (pas de mouvements liés).