Aide sur champ (ITMREF5)

Aide commune aux fonctions Commandes, Factureset Plan de l'acheteur.
La saisie d'une référence article est obligatoire. A partir de ce champ, plusieurs possibilités vous sont offertes.
Vous pouvez :

• Saisir directement une référence article.
  Si le paramètre ITMFLG - Saisie réf. article/fournisseur (chapitre ACH, groupe REF) est actif, vous pouvez saisir indifféremment la référence interne de l'article ou la référence de l'article chez le fournisseur.
  L'existence de cette référence est contrôlée dans le fichier Articles.
  La référence affichée est toujours la référence interne de l'article qui doit obligatoirement exister dans la table Article et être actif et de type Article acheté. Si la valeur du paramètre BUYFLT - Filtre par acheteur (chapitre ACH, groupe AUZ) a pour valeur Oui, l'article doit être géré par l'acheteur. Ce filtre est désactivé en contrôle facture.
   Dans le cas d’une ligne de type Divers, le code article n’est pas obligatoire.
  
• Utiliser le menu Actions pour :
• Sélectionner un article dans le fichier.
• Sélectionner un article dans la liste des articles du fournisseur.
• Sélectionner un article dans la liste des articles fournisseurs-sites. Dans cette fenêtre de sélection, le curseur se positionne par défaut sur le premier article référencé chez le fournisseur pour le site de réception. Vous pouvez sélectionner un autre article référencé sur tout autre site de réception appartenant à la même société juridique.
• Créer, selon vos habilitations, l'article dans le fichier.
• Consulter et prendre en compte les réponses aux appels d'offre existants si la transaction utilisée le permet.
  Cliquez sur l'icône Actions après la saisie de la référence article pour restreindre la liste aux appels d'offre concernant cet article spécifiquement. Si vous choisissez une réponse liée à un appel d'offre, la ligne de commande est automatiquement chargée et les informations sont initialisées par les éléments de la demande d'origine et de la réponse faite par le fournisseur.
  La quantité commandée, l'unité, les désignations, le code affaire et les sections analytiques sont initialisées par la demande d'appel d'offre. Les prix et remises et la date de réception prévue sont initialisés par les informations enregistrées sur la réponse faite à l'appel d'offre par le fournisseur.
• Consulter et prendre en compte les besoins relatifs à l'article (action non disponible dans la fonction des factures). Ces besoins sont exprimés sous la forme de demandes d'achat, de suggestions faites par le calcul des besoins ou les programmes de réapprovisionnement.
  Dans la fonction du Plan de l'acheteur, vous pouvez afficher la fenêtre de prise en compte des besoins sans avoir saisi de référence article. Dans ce cas, tous les types de besoins correspondant à la sélection effectuée sont présentés, quel que soit le type d'article. Après avoir sélectionné les lignes, et validé, les lignes sont générées automatiquement et affichées avec le bon type d'article, en fonction de l'origine du besoin.
  Dans la fonction des Commandeset du Plan de l'acheteur, en fonction de la transaction de saisie utilisée, la fenêtre de prise en compte des besoins peut également s'ouvrir automatiquement. Elle s'ouvre après saisie de la référence article, ou s'il s'agit d'un article de catégorie Service, suite au choix du Type d'article (service ou sous-traitance), lorsque ce choix est modifiable.

La saisie de l'article permet d'initialiser les champs Désignationqui sont modifiables.
Suite à la saisie de l'article, différents messages peuvent apparaître :

• Lorsque l'article saisi n'existe pas sur le site de réception choisi.
  Ce message vous donne la possibilité d'aller créer le site si vos habilitations utilisateur le permettent.
• Lorsque l'article n'est pas référencé chez le fournisseur.
  Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramètre général ITMBPS - Référencement fournisseur (chapitre ACH, groupe REF).
• Lorsque l'article-site (de réception) n'est pas référencé chez le fournisseur.
  Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon le choix fait au niveau du paramètre général ITMBPSFCY - Référencement fournisseur-Site (chapitre ACH, groupe REF).
  Ce contrôle ne s'applique pas aux commandes inter-sites.
• Lorsque l'article est bloqué pour le fournisseur ou pour le fournisseur sur le site de réception.
  Ce message peut être bloquant ou un simple avertissement selon la valeur donnée au code blocage dans la fiche Articles-Fournisseurs, ou dans la fiche Articles-Sites.
• L'article saisi fait déjà l'objet d'une commande ouverte.
  Ce message est un simple avertissement.
• L'article ne peut pas être commandé directement mais doit faire l'objet préalable d'une demande d'achat.
  Ce message est bloquant.

Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins ou celles issues du calcul de réapprovisionnement hors MRP ainsi que les demandes d'achat.

Pour les articles non gérés en stock, seules les éventuelles demandes d'achat peuvent être prises en compte.

Dans les cas des articles de sous-traitance, ce sont les ordres de sous-traitance générés par les lancements de fabrication qui suggèrent l'achat à effectuer. Pour commander un article de sous-traitance, des besoins doivent obligatoirement exister. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche lors de la saisie de la référence de l'article.

 L'ordre de fabrication est accessible via le menu Actions sur la ligne de l'article. Il faut que cette ligne de commande concerne un article de sous-traitance.

Prise en compte des besoins

En saisie de commande et en fonction de la transaction de saisie utilisée, lorsqu'il existe des suggestions d'achats, des ordres de sous-traitance ou des demandes d'achat pour l'article saisi, une fenêtre peut s'ouvrir automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Cette fenêtre s'affiche suite à la saisie de la référence de l'article ou, s'il s'agit d'un article de catégorie 'Service', suite au choix du type d'article (service ou sous-traitance), lorsque ce choix est modifiable.

Remarques :

• Si le type d'article choisi est 'Sous-traitance', la fenêtre de prise en compte des besoins s'ouvre quel que soit le paramétrage effectué au niveau de la transaction de saisie. En effet, la création d'une ligne de commande sur un article de sous-traitance ne peut se faire que par une consommation des besoins de sous-traitance.
• Si le fournisseur est bloqué au niveau de l'Articles-Sites, le champ contenant le site de réception se vide et la fenêtre de prise en compte des besoins s'ouvre quand même.

Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les besoins il suffit de d'abandonner cette fenêtre pour revenir à la saisie de la ligne (sauf pour les articles de sous-traitance où la sélection de besoins est obligatoire).

Si vous souhaitez prendre en compte les besoins, vous pouvez les sélectionner dans la fenêtre de prise en compte des besoins. Cette fenêtre rappelle le code fournisseur et sa raison sociale et le code de l'article concerné avec sa désignation standard.

Pour visualiser les besoins de l'ensemble des sites y compris des sites pour lesquels l'article-fournisseur est bloqué, sélectionnez la case Tous sites. Sinon, ne sélectionnez pas cette case, auquel cas seuls les besoins du site de réception sont présentés. Si le site de réception est vide du fait du blocage du fournisseur au niveau de la fiche Articles-sites, ce sont les besoins du site de réception par défaut qui sont présentés.

De même, vous avez la possibilité de moduler l'affichage des lignes de besoins en fonction du critère de la contremarque.

Vous pouvez également saisir une date afin de limiter la proposition dans le temps. Cette date s'appliquera par défaut à la date de fin du besoin, mais on pourra l'appliquer à la date de début du besoin en fonction du bloc Sélection des besoins. Si aucune date n'est saisie, l'ensemble des suggestions et demandes d'achat ou ordre de sous-traitance sont proposés.

Cliquez sur l'action Critèresafin d'indiquer des critères de classement et des critères supplémentaires de sélection, parmi lesquels figurent la saisie de bornes relatives au code affaire, à la pièce ou à la pièce d'origine, et un filtre sur le type de suggestion.

Vous pouvez ensuite saisir l'unité dans laquelle vont être exprimées les quantités de besoins. Par défaut c'est l'unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d'être choisie dans les unités suivantes : Unité d'achat, Unités de conditionnement, Unité de stock de l'article. Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :

• Les dates de début et de fin du besoin, le site et le code de l'acheteur.
• La quantité du besoin ainsi que la quantité prise en compte.
• La quantité prise en compte. Elle peut être initialisée par défaut de deux façons différentes :

• par la quantité du besoin lorsque aucun fournisseur n'est affecté au besoin ou lorsque le fournisseur spécifié sur la ligne de besoin est identique au fournisseur de la commande,
• à zéro lorsque le fournisseur spécifié sur la ligne de besoin est différent du fournisseur de la commande.

• L'indication du statut de 'Blocage' pour l'article-site-fournisseur.

• Si la ligne est bloquée, le champ Blocagea pour valeur ‘Oui’. La ligne n’est pas saisissable et ne peut pas être prise en compte.
• Si la ligne est en avertissement, le champ Blocagea pour valeur ‘Non’. La quantité est initialisée avec la valeur zéro mais vous pouvez quand même préciser une quantité. Vous pouvez sélectionner cette ligne manuellement uniquement, et non via l’action Tout inclure.

• Les actions Tout exclure et Tout inclure concernent toutes les lignes de besoins à l'exception des lignes bloquées et des lignes en avertissement. Elles permettent de mettre la quantité prise à zéro ou au contraire de la précharger. Si pour l'article concerné il existe une quantité minimum dans la fiche article-fournisseur, c'est cette quantité qui est proposée pour la quantité prise, même si elle est supérieure à la quantité du besoin. Un message bloquant interdit la saisie d'une quantité inférieure à cette quantité minimum.

• Différentes informations telles que le poids et le volume correspondant aux quantités prises en compte, le numéro et la ligne de la demande d'achat (si le besoin concerne une demande d'achat), le fournisseur, le type et le numéro d'ordre dans l'encours et l'origine du besoin (CBN, PDP, Achats ou Production ).
• Le fournisseur (ou fournisseur de contremarque) est initialisé avec le fournisseur par défaut (ou fournisseur de contremarque par défaut) défini au niveau de la fiche Articles-Sites ou au niveau de la fiche Articles-Fournisseurs> (pour plus d’informations sur les règles d’initialisation du fournisseur, reportez-vous à la documentation sur la fiche Articles).
• Si vous modifiez le site de réception, un message s’affiche et vous propose de rechercher le nouveau fournisseur par défaut (ou fournisseur de contremarque par défaut) pour cet article-site.
• Si l'article n'est pas référencé chez le fournisseur, un message bloquant ou un simple avertissement peut s'afficher selon le choix fait au niveau du paramètre ITMBPS - Référencement fournisseur (chapitre ACH, groupe REF).
• Si l’article-site (de réception) n'est pas référencé chez le fournisseur, un message bloquant ou un simple avertissement peut s’afficher selon le choix fait au niveau du paramètre général  ITMBPSFCY - Référencement fournisseur-Site (chapitre ACH, groupe REF). Si ce message est bloquant, vous pouvez tout de même continuer votre saisie uniquement si le champ Site de réception est défini comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie. Dans ce cas, le champ contenant le site de réception est vidé. Vous devez alors renseigner un site dans lequel l'article-fournisseur est référencé ou pour lequel le paramètre ITMBPSFCY - Référencement fournisseur-Siten'est pas bloquant.

Après la saisie de l'unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de début des besoins (tri par défaut), par date de fin des besoins ou par site, vous devez sortir du mode saisie puis cliquer sur l'icône Actions afin de choisir le tri souhaité. A ce stade, si la ligne de besoin est issue d'une demande d'achat, vous pouvez également accéder par tunnel à la demande d'achat pour consultation.

La quantité prise proposée est modifiable à condition de saisir une quantité inférieure ou égale à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle. Cliquez sur l'icône Actionspour sélectionner la quantité totale du besoin.

Pour les articles de sous-traitance, vous devez impérativement saisir la quantité souhaitée dans l'écran de prise en compte des besoins. En effet, la création d'une ligne de commande sur un article de sous-traitance ne peut se faire que par consommation des besoins de sous-traitance. Dans tous les cas, il est possible de commander une quantité supérieure au besoin exprimé par le service production. Pour ce faire, il suffit de modifier la quantité commandée une fois la ligne de commande générée.

Pour les articles gérés par contremarque directe, la quantité n'est pas modifiable.

La contremarque d'achat est interdite lorsque le paramètre PURCTLPRI0 - Contrôle prix à 0 obligatoire (chapitre ACH, groupe PRI) a pour valeur 'Contrôle' et que l'article n'a pas de prix :

• le système n’a pas trouvé de tarif achat pour le fournisseur de contremarque,
• aucun prix de base achat n'est renseigné sur la fiche article,
• l’article n’a pas de coût standard, ou le paramètre PURPRICE - Tarif par défaut coût standard(chapitre ACH, groupe PRI) a pour valeur 'Non'.

En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l'article vous avez au préalable sélectionné une réponse d'appel d'offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d'avertissement apparaît lorsque la quantité totale de besoins prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie. De plus, un autre message vous permet de décider si les lignes de commande doivent être ou non valorisées au prix saisi sur la réponse d'appel d'offre.

Après validation, les lignes de besoins prises en compte sont alors triées par article, par site, par fournisseur et par code affaire puis les lignes sont regroupées par site, par sections analytiques, par code affaire et par désignation pour les articles génériques. Les besoins de sous-traitance ne sont quant à eux jamais regroupés.

En utilisant un point d'entrée, il est possible de modifier la manière de regrouper ces ordres (Cf point d'entrée ECLBESOINS).

Pour les lignes de commandes générées à partir d'un besoin lié à une demande d'achat, il sera possible, après création de la ligne de commande, de visualiser via le menu Actions, l'ensemble des lignes de demandes d'achat qui ont été consommées. Un écran de consultation apparaît et par tunnel il est possible d'accéder à chacune des demandes d'achat associées.

Lorsque les besoins pris en compte sur une ligne commande concernent plus d'une demande d'achat, il ne sera pas possible de diminuer la quantité de la ligne de commande (on pourra par contre l'augmenter). Lorsque les besoins concernent une seule demande d'achat et que la quantité est diminuée, cette diminution mettra à jour la quantité de l'en-cours sur la demande d'achat et la commande ainsi que les informations de consommation sur la demande d'achat. Elle mettra également à jour les pré-engagements si nécessaire.

Particularités liées à l'inter-sociétés :

Commandes inter-sites :

Vous pouvez saisir uniquement des articles de type Réceptionné/ Livrable.

Commandes inter-sociétés :

Vous ne pouvez pas saisir d’article de type Réceptionné/ Non livrable.

Sur une même commande d’achat inter-sociétés, c’est l’article de la première ligne saisie qui détermine la catégorie de commande de vente générée. Un contrôle est effectué sur le type de chacun des articles que vous ajoutez afin que soit conservée la cohérence au niveau de la catégorie de la commande de vente.

• Si le premier article est de type Réceptionné/ Livrableou Non réceptionné / Non livrable, la catégorie de la commande de vente générée sera ‘Normale’. Vous pouvez ajouter uniquement des articles :

• de type Réceptionné / Livrable. Ces lignes d’articles suivront le flux Livraison/Facture de vente.
• de type Non réceptionné / Non livrable. Ces lignes d’article seront facturées par le biais de l’échéancier de facturation.

• Si le premier article est de type Non réceptionné / Livrable, la catégorie de la commande de vente générée sera ‘Facturation directe’. Toutes les lignes seront facturées directement sans livraison. Vous pouvez ajouter uniquement des articles :

• de type Non réceptionné / Livrable,
• de type Non réceptionné / Non livrable.

En création d’une commande d’achat, même si vous supprimez l’article de la première ligne, la catégorie de la commande de vente reste celle qui avait été déterminée, et ce, tant qu’il reste encore au moins une ligne dans le tableau. Pour réinitialiser la commande de vente et sa catégorie, vous devez supprimer l’ensemble des lignes saisies.

En modification d’une commande d’achat, si la commande de vente a déjà été générée, sa catégorie ne pourra jamais être modifiée, même si vous supprimez toutes les lignes de la commande d’achat. Vous ne pourrez saisir que des articles dont le type est compatible avec la catégorie initiale. En revanche, si la commande de vente n’a pas encore été générée (par exemple, si la gestion des signatures est active et que la commande d’achat n’a pas encore été signée), vous pouvez supprimer l’ensemble des lignes, saisir une ligne d’article de tout autre type et ainsi modifier éventuellement la catégorie de la commande de vente à générer.

Les articles de sous-traitance de sont pas admis sur ce type de commandes.