Ablauf einer Inventur mit dem mobilen Terminal Symbol PDT3100

Inventuren sollen eine klare Übersicht über die im Unternehmen tatsächlich vorhandenen Inventarartikel liefern. Es wird deren Vorhandensein und Standort geprüft, und die vor Ort ermittelten Daten werden mit den in der Datenbank vorhandenen Daten abgeglichen.

Für Inventuren ist ein spezielles Werkzeug notwendig (das mobile Terminal Symbol PDT3100). Seine Funktionsweise beruht auf der Vergabe von Inventarnummern per Strichcode.

Parameter

Voraussetzung für den Einsatz dieses Werkzeugs ist eine entsprechende Parametrierung; das Terminal muss an die Einsatzumgebung und an die Struktur der zu ermittelnden Daten angepasst werden.

Insbesondere müssen folgende Parameter gesetzt werden:
- Standortparameter(Standort, Gebäude, Etage, Raum)
- Parameter der zu belegenden Rubrik, Erfassungstyp, zulässige Werte etc. (Dictionary Symbol PDT3100)

Diese zur Definition der einzelnen Inventurvorgängeverwendeten Daten werden als Textdateien auf das Terminal Symbol PDT3100exportiert . Für diesen Export wird das Werkzeug ACcom verwendet.

Parameterschema

Erstinventur

In diesem ersten Schritt werden die verschiedenen körperlichen Elemente ermittelt.

Die Erstinventur erstreckt sich lediglich auf körperliche Elemente ohne CAB, also auf neue körperliche Elemente, auf körperliche Elemente, deren CAB verschwundenen ist, und auf noch nicht immatrikulierte körperliche Elemente. Der CAB zu einem körperlichen Element wird also beim ersten Inventurauszug gesetzt.

Neben dem CAB des körperlichen Elementes umfasst der Erstauszug auch Standortdaten (Standort, Gebäude, Etage, Raum), sonstige Daten wie Status, Seriennummeretc. und weitere Daten, anhand derer das körperlichen Element mit den Datenbankdaten abgestimmt werden kann.

Prüfinventur

Diese Art von Inventur kann erst nach Durchführung einer Erstinventur vorgenommen werden. Sie zielt darauf ab, die Exaktheit der in der Datei der körperlichen Elemente enthaltenen Daten zu prüfen und die Kohärenz zwischen dem Inhalt dieser Datei und dem Zustand des Unternehmensvermögens vor Ort zu gewährleisten. Die Prüfinventur erstreckt sich lediglich auf Elemente, die bereits über einen CAB verfügen. Es werden dabei bestimmte Parameterdaten gesammelt, anhand derer die Datenbank geprüft, ergänzt oder aktualisiert wird.

Import der ermittelten Daten in Sage X3

Nach der Inventur werden die ermittelten Daten mit dem Werkzeug ACcom auf das Terminal Symbol PDT3100übertragen. Dort werden sie als Textdateien in ein spezielles Sage-ERP-X3-Verzeichnis geschrieben und in die Standort- und Inventurauszugstabellen importiert (Import Inventur Symbol)

Verarbeitung der Auszugsdaten

In der Verarbeitung Automatische Abstimmung Auszüge werden die vor Ort ermittelten Auszugsdaten mit den in der Sage-ERP-X3-Datenbank befindlichen Daten verglichen. Je nach parametrierten Kriterien werden ggf. die Auszugsdaten mit den körperlichen Elementen abgeglichen.

Nach dem Abschluss der Verarbeitung wird der Auszugsstatus geändert. Ihm ist nun die Situation im Verhältnis zur Sage-ERP-X3-Datenbankzu entnehmen. Hier können mehrere Situationen auftreten:

 Auszug in Übereinstimmung mit der Datenbank; In diesem Fall wird das körperliche Element nicht aktualisiert: Aktualisiert werden lediglich Datum, Uhrzeit und Inventurstatus des körperlichen Elementes.

 Körperliches Element konnte nicht mit einem körperlichen Element in der Datenbank abgestimmt werden; In diesem Fall muss eine manuelle Abstimmung erfolgen, damit dem Element ein Immatrikulationsstrichcode zugewiesen werden kann. Danach muss eine neue automatische Abstimmung durchgeführt werden, die der Überprüfung der sonstigen Daten, insbesondere des Standortes des körperlichen Elementes dient.

 Es wurden Abweichungen zwischen den Auszugsdaten und den Daten in der Datenbank festgestellt. In diesem Fall müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
- 2. Schritt: Verarbeitung Freigabe von Inventurauszügen. In dieser Verarbeitung wird festgestellt, ob die vor Ort vorgefundene Situation exakt ist und freigegeben und in das körperliche Element der Datenbank übernommen werden muss oder ob die vor Ort vorgefundene Situation abgelehnt werden muss.
- 2. Schritt: Verarbeitung der freigegebenen Auszüge. Abgelehnte Auszüge werden gelöscht, und die entsprechenden körperlichen Elemente werden nicht aktualisiert (Ausnahme, sonstige in Symbol PDT3100parametrierte Daten, sofern die Parametrierungsoption aktiviert ist). Freigegebene Auszüge werden berücksichtigt und ziehen die Aktualisierung der entsprechenden körperlichen Elemente auf Basis der ermittelten Daten nach sich. Körperliche Elemente, die keinem Inventarartikel zugeordnet sind, werden direkt aktualisiert. Körperlichen Elemente, die einem Inventarartikel zugeordnet sind, werden auf Ebene des betreffenden Inventarartikels in die Warteschlange zur Freigabe gestellt. Dies gilt für sämtliche Bewegungen außer Standortänderungen.

Import- und Verarbeitungsschema für die Inventurdaten in Sage X3