Demandes d'absences

Principes généraux

Le principe de la saisie des congés et absences est de dédouaner les salariés de la saisie papier. La demande d'absence peut concerner une période passée, en cours, ou future, suivant les conditions fixées par le professionnel RH.

Plusieurs lignes peuvent être nécessaires pour enregistrer une seule demande, en fonction des périodes et des types d'absences. Par exemple si vous prenez des congés sur une période de 15 jours comprenant des CP et des RTT, deux lignes doivent être enregistrées.

Pour la saisie des absences, deux modes de saisie sont proposés :

• une saisie classique à l'aide des calendriers et/ou du tableau,
• une saisie rapide par le biais d'une syntaxe.

 Une demande d'absence peut être effectuée directement à partir de la page 'congés et absences', mais également par raccourci à partir du calendrier et duplanning.

Ergonomie de la saisie des demandes

• Tabulez pour naviguer d'une zone à l'autre dans les lignes du tableau.
• La flèche rouge à droite active ou non les calendriers et les post-it jaunes.
• La croix rouge au début de chaque ligne de tableau permet d'annuler la ligne en cours de saisie.
• Une aide contextuelle sur les règles métier est accessible par la touche F1 dans le champ Type.
•  L'icône [Paramétrer l'affichage] de la barre de titre, ouvre un menu de paramétrage de la taille de la fenêtre.

Enregistrement comme brouillon

Si vous souhaitez saisir une demande d'absence susceptible d'être modifiée, il est possible de l'enregistrer en tant que brouillon et de le réouvrir pour l'enregistrer définitivement.

Favoris

Enregistrer un favori

Un favori vous permet d'accéder immédiatement à vos options les plus fréquemment utilisées.

Pour enregistrer un favori, suivez la procédure ci-dessous.

1. Effectuez un clic droit sur le post-it, puis en sélectionnez Insérer une ligne vide avant ou Insérer une ligne vide après.

2. Effectuez un clic droit sur le post-it jaune et sélectionnez Ajouter un favori.

3. Choisissez la valeur dans la liste déroulante Valeur.
 Le libellé du type d'absences est repris par défaut et est modifiable manuellement.

4. Cliquer sur [Ok].

 Vous pouvez regrouper des favoris par catégories en insérant une ligne vierge avant ou après chaque groupe.

Supprimer un favori

• L'option Supprimer toute la ligne supprime le favori courant et sa ligne.
• L'option Supprimer le favori annule un enregistrement de favori tout en conservant la ligne.

Fonctions disponibles

Suivant votre qualification, les accès aux différentes fonctionnalités sont différents.

Fonctionnalités destinées au collaborateur

• Demandes de congés et absences en ligne (CP, RTT, congés maladie, etc...).
• Notification automatique par e-mail des demandes d'absences au manager.
• Consultation du détail des soldes et état des compteurs en temps réel.

• Saisie pour lui-même et pour le compte d'un collaborateur.
• Validation ou refus de la demande d'absences (avec commentaires optionnels).
• Notification automatique par e-mail de l'acceptation ou du refus au salarié.
• Notification automatique par e-mail de la demande de congés et absences au manager, suivant le circuit de validation.
• Consultation du détail des soldes et de l'état des compteurs (nombre de jours pris et restants) par type de congés et par salarié.

 Les fonctionnalités sont soumises à la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de toutes les fonctionnalités documentées ici.

Saisir une demande de congés ou absences par la saisie classique

Pour saisir une demande d'absences, suivez la précédure ci-dessous.

1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle] démarrez directement si aucune demande n'a été préalablement saisie..
 Si une demande de congés est en cours de saisie, un message signale le remplacement de la demande en cours.

2.  Si vous êtes manager, sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez saisir une demande d'absence dans la liste déroulante Personneen haut à droite de la fenêtre.
 Par défaut, le programme affiche votre propre page.

3. Choisissez dans la liste déroulante Contrat le contrat sur lequel porte votre demande d'absence, pour les salariés en multi-contrats.
 Vous pouvez également cliquer sur un favori.

4. Cliquez sur une date de début de congés dans le premier calendrier. Cette date est alors marquée par un pictogramme violet et alimente la ligne du tableau en cours de saisie.
 Les champs obligatoires sont signalés par un fond hachuré.

5.  Cochez les cases correspondantes pour signifier des congés sur des demi-journées (après-midi ou matin).

6.  Cliquez sur une date de fin de congés dans le deuxième calendrier. Cette date est alors marquée par un pictogramme violet et alimente la ligne du tableau en cours de saisie.
Les cases à cocher Matin et Après-midi permettent de saisir des demandes d'absences sur des demi-journées.

Exemple 1:
Pour saisir une demande d'absence pour le mercredi 2 Mai après-midi, sélectionnez le 2 Mai dans les deux calendriers (début et fin) puis cochez la case Après-midi.

Exemple 2 :
Pour saisir une demande d'absence du vendredi 2 Juin midi au lundi 5 Juin midi,
- sélectionnez le 2 Juin dans le premier calendrier (début),
- cochez la case Après-midi,
- sélectionnez le 5 juin dans le deuxième calendrier (fin),
- puis cochez la case Matin.

 La sélection de dates peut porter sur des jours fériés, samedis, dimanches sans affecter les droits aux congés du salarié.

7.  Sélectionnez dans les zones à listes déroulantes du tableau le type de congés et le cas échéant le type d'arrêt (ou cliquez dans la zone jaune des favoris pour le type de congés) .

8.  Tabulez pour accéder à la zone Commentaire, la zone Nb jours n'étant pas saisissable.

  Les zones Matricule suppléant et Nom suppléant sont uniquement à destination des managers. Ces zones sont renseignées par le manager ou le collaborateur qui sélectionne le salarié remplaçant en double cliquant dans la liste des matricules.

9.  Cliquez sur le bouton [Calculer] pour afficher le nombre de jours pris.
Dans certains cas, notamment lorsque le commentaire est obligatoire, un message signale une saisie incomplète ou incorrecte.

10.  Cliquez sur l'un ou l'autre des deux boutons suivants :

• [Enregistrer comme brouillon] pour terminer la sélection et enregistrer la demande sans la valider et sans déclencher l'envoi d'un mail de validation de congés au manager,
• [Valider] pour enregistrer la saisie et conditionner l'envoi d'un mail au manager pour approbation. Un écran récapitulatif de la demande s'affiche, depuis lequel il est possible de consulter son solde ou d'effectuer une nouvelle demande.

Boutons disponibles

 Sur l'écran de saisie des demandes d'absences, le bouton [Soldes] affiche le détail et le solde des congés pris pour le salarié courant, quel qu'en soit le type et le contrat, pour l'année N et N-1.

 L'écran de consultation des soldes est détaillé dans la documentation associée à l'écran "Soldes".

 Ce bouton ouvre la fenêtre de saisie rapide des absences.

  Ces boutons enregistrent la demande sans l'envoyer dans le circuit de validation. La demande d'absences peut ainsi être modifiée ou annulée.

 Lorsque des brouillons sont enregistrés, ce bouton ouvre la liste et autorise la modification, validation ou annulation de la demande d'absences sélectionnée. Sur la liste affichée, sélectionner la ligne à modifier et cliquer sur [Ouvrir] pour la réafficher.

 Ce bouton ouvre une nouvelle demande d'absences.

 Ce bouton permet de calculer le nombre de jours de congés posés en fonction des dates saisies.

 Lorsqu'un brouillon est ouvert, ce bouton supprime le brouillon de demande d'absences préalablement enregistré en tant que demande provisoire.

  L'affichage des boutons dépend de la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de tous les boutons documentés ici.