Préparation de paie

Principes généraux

Pour la préparation des bordereaux de paie, deux modes de saisie sont possibles :

• la saisie ligne à l'aide des tableaux, paramétrée par défaut,
• la saisie par variables, paramétrable en cliquant sur l'icône en forme de clé en haut à droite de la fenêtre. L'utilisateur connecté peut ainsi définir son interface de saisie par défaut.

Ergonomie de la saisie des bordereaux

• Tabulez pour naviguer d'une zone à l'autre dans les lignes du tableau.
• La flèche rouge à droite active ou non la calculatrice et les post-it jaunes.
•  L'icône [Paramétrer l'affichage] de la barre de titre, ouvre un menu de paramétrage de la taille de la fenêtre.
•  L'icône [Paramètres] permet de choisir la saisie par défaut de vos bordereaux : par ligne ou par variables.

Favoris

Enregistrer un favori

Un favori vous permet d'accéder immédiatement à vos options les plus fréquemment utilisées.

Pour enregistrer un favori, suivez la procédure ci-dessous.

1. Effectuez un clic droit sur le post-it, puis en sélectionnez Insérer une ligne vide avant ou Insérer une ligne vide après.

2. Effectuez un clic droit sur le post-it jaune et sélectionnez Ajouter un favori.

3. Choisissez la valeur dans la liste déroulante Valeur.
 Le libellé est repris par défaut et est modifiable manuellement.

4. Cliquer sur [Ok].

 Vous pouvez regrouper des favoris par catégories en insérant une ligne vierge avant ou après chaque groupe.

Supprimer un favori

• L'option Supprimer toute la ligne supprime le favori courant et sa ligne.
• L'option Supprimer le favori annule un enregistrement de favori tout en conservant la ligne.

Créer / Modifier un bordereau

Créer un bordereau

1. Cliquer sur le bouton [Nouveau bordereau].

2. Sélectionner un modèle dans la liste "Choisissez un modèle".

3. Cocher les cases correspondantes aux personnes à intégrer au bordereau et aux variables à utiliser.
Si vous avez choisi une saisie ligne, la liste des variables est en mode consultatif uniquement.
 Utiliser les liens 'Tout' et 'Rien' pour sélectionner toutes les personnes ou variables.

4. Choisir la date d'application du bordereau dans la liste correspondante, à l'aide du calendrier à droite du champ.
La date d'application permet au manager d'indiquer la date de prise en compte dans le cycle de paie.

5. Cliquer sur le bouton [Sélectionner].

6. Vous pouvez choisir une Saisie par variable ou une Saisie ligne, suivant le bordereau à préparer.
Si vous choisissez la saisie par variable, vous pouvez sélectionner directement la variable parmi celles proposées par le programme.

6. Renseignez les différents champs.

7. Enregistrez vos sélections par le biais du bouton [Valider].

Modifier un bordereau

Si vous êtes manager, effectuez un double clic sur une ligne et modifiez les valeurs et commentaires.
Si le statut du bordereau est 'Traité', aucune ligne ne peut être modifiée.

Modèles de bordereaux

Un modèle est constitué d'un libellé, d'un code liste de variables et de données de sélections.
Les modèles de bordereau permettent d'enregistrer des lignes de bordereau comme modèles. Elles pourront être utilisées comme base de saisie si vous avez souvent les mêmes préparations de paie.

Créer un modèle de bordereau

1. Pour enregistrer un modèle, cliquez sur le bouton [Gérer les modèles].

2. Dans la fenêtre "Modèles", cliquez sur le bouton [Nouveau].

3. Saisissez le nom du nouveau modèle dans le champ Titre.

4. Définissez le code liste de variables ainsi que les collaborateurs pour lesquels vous souhaitez saisir des variables de paie.
Le bouton [Ajouter des collaborateurs] permet de construire la liste des collaborateurs concernés.

5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer le modèle].

Modifier un modèle

1. Pour utiliser un modèle, cliquez sur le bouton [Gérer les modèles] puis sur le bouton [Ouvrir].

2. Sélectionnez la ligne du modèle et cliquez sur le bouton [ouvrir). La fiche du modèle apparaît et il est alors possible de la modifier.

3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer le modèle].

Supprimer une étiquette

1.Sélectionnez le modèle à supprimer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].

2. Cliquez sur "Supprimer".

Boutons et liens disponibles

 Ce bouton permet d'ajouter une ou plusieurs lignes de bordereau.

 Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un brouillon ou un bordereau existant.

 Un modèle est l'association d'une liste de variables et d'une sélection.
Les modèles de bordereau permettent d'enregistrer des lignes de bordereau comme modèles. Elles pourront être utilisées comme base de saisie si vous avez souvent les mêmes préparations de paie.
Pour enregistrer un modèle, sélectionnez une ligne puis cliquez sur le bouton [Gérer les modèles]. Dans la fenêtre "Modèles", cliquez sur le bouton [Nouveau] après avoir reseigné les nouveaux critères.
Pour utiliser un modèle, dans la liste des modèles, sélectionnez la ligne du modèle, les collaborateurs, les variables et la date d'application du bordereau puis cliquez sur [Sélectionner]. La fiche du modèle apparaît et il est alors possible de la modifier.
 La date d'application permet au manager de saisir plusieurs bordereaux d'une même liste de variables à des dates différentes, entre deux arrétés de paie.

 La synthèse calcule et affiche le cumul des valeurs des variables pour le bordereau.

 Lorsqu'un bordereau est ouvert, ce bouton supprime le bordereau préalablement enregistré en tant que bordereau provisoire.

 Si vous souhaitez saisir un bordereau susceptible d'être modifié, il est possible de l'enregistrer en tant que brouillon et de le réouvrir pour l'enregistrer définitivement.

 Une fois la saisie terminée, ce bouton permet d'enregistrer le bordereau.

 L'affichage des boutons dépend de la configuration décidée par votre administrateur. Il se peut que votre portail ne dispose pas de tous les boutons documentés ici.