Deslizamento de um inventário com o terminal portátil Symbol PDT3100

O objectivo de um inventário é de obter uma visão clara dos elementos físicos efectivamente presentes no seio da empresa. Trata-se então de verificar a sua existência, a sua localização e de controlar que as informações extractadas sobre o terreno correspondente bem aqueles registados sobre os elementos físicos na base

A colocação em obra de um inventário necessita a utilização de um utilitário dedicado (o terminal portátil Symbol PDT3100) cujo princípio de funcionamento se apoia sobre uma matriculação por código de barras das localizações e dos elementos físicos.

Parametrização

A utilização deste utilitário necessita uma parametrização afim que seja adaptada à vez no ambiente no qual vai ser utilizado e a estrutura das informações a colectar.

Este parâmetro leva nomeadamente :
- sobre as Localizações(estabelecimento / edificio / andar / fracção),
- sobre as rubricas destinadas a serem alimentadas, o seu tipo de registo, os valores autorizados, etc.…(Dicionário Symbol PDT3100)

Estas informações, utilizadas para definir cada Operação de inventário, vão fazer um objecto de uma Exportaçãosob forma dos ficheiros transferidos versus o terminal Symbol PDT3100 via o utilitário ACcom.

Esquematização da parametrização

Inventário inicial

Esta 1ª etapa consiste a recensiar os diferentes elementos físicos.

Este recenciamento inicial se efectua unicamente sobre os elementos físicos cujo CAB está ausente, quer dizer sobre os novos elementos físicos, sobre para os quais o CAB disapareceu ou sobre aqueles que não estão ainda matriculados. O CAB do elemento físico é então colocado no momento do extracto de inventário inicial.

Este extracto inicial permite recuperar, outro o CAB do elemento físico, as informações afectando a sua localização (Estaebelecimento /Edifício / Andar / fracção) assim que diversas informações tais que a sua lista, seu n° de série…, informações a partir das quais será possível de efectuar uma reaproximação com os elementos físicos da base de informações.

Inventário de controlo

Este tipo de inventário não pode ser efectuado que na medida onde um inventário inicial foi já realizado. Seu objectivo é de controlar a exactitude das informações contidos no ficheiro dos elementos físicos e de vigiar a coerência entre o conteúdo deste ficheiro e a lista do património sobre o terreno. Efectua-se unicamente sobre os elementos cujo CAB foi já colocado. Recupera um certo número de informações (definidas ao nível da parametrização) afim de controlar, de enriquecer ou de actualizar a base de informações.

Importação em Sage X3 das informações extractadas

Uma vez o inventário realizado, os extractos efectuados sobre o terminal Symbol PDT3100 são transferidos via o utilitário ACcom,sob forma de ficheiros texto, num directório dedicado de Sage X3 afim de serem importados nas tabelas de localização e de extractos de inventário (Importação inventário Symbol)

Tratamento das informações extractadas

O tratamento Reaproximação automática dos extractos efectua uma comparação entre as informações extractadas sobreo terreno e as informações registadas na base Sage X3 para tentar terminar a uma reaproximação, em função de critérios parametrizados,entre estes extractos e os elementos físicos.

Na emissão do tratamento, o status do extracto está modificado e indica a sua situação por relação à base Sage X3. Várias situações podem se produzir:

 O extracto está em fase com a base ; neste caso nunhuma actualização do elemento físico foi efectuada: apenas as datas/hora e status de inventário são actualizados sobre o elemento físico.

 O elemento físico não foi conciliado de um elemento na base; neste caso, é necessário proceder a uma Conciliação manual afim de atribuir a um elemento uma matrícula código de barras, depois efectuar uma conciliação automática destinada a controlar as outras informações, nomeadamente a localização de elemento físico.

 Desvios são constatados entre as informações extractadas e aquelas contidas na base. Neste caso, é necessário de proceder :
- num primeiro tempo, ao Tratamento de validação dos extractos de inventário, afim de proceder se a situação extractada sobre o terreno está exacto e deve ser validada afim de repercutir sobre o elemento físico na base ou se ela não foi recusada.
- num segundo tempo, no Tratamento dos extractos validados. Os extractos recusados serão suprimidos, os elementos físicos não serão actualizados (com a excepção das informações diversas parametrizadas ao nível do Symbol PDT3100, se a opção de parametrização está activa). Os extractos validados serão tidos em conta e o tratamento efectuará a actualização dos elementos físicos a partir das informações extractadas. A actualização se efectua directamente sobre o elemento físico quando aquele não foi conciliado a um bem do imobilizado. Quando está afixado a um bem do imobilizado, todo o movimento (fora alteração de localização) está em espera de validação ao nível do bem do imobilizado

Esquematização de importação e do tratamento em Sage X3 das informações extractadas