Structure du suivi financier
Utilisez cette fonction pour créer ou personnaliser des structures d'état pour la Gestion à l'affaire.
Il est essentiel de pouvoir évaluer et suivre en temps réel la situation financière d'une affaire, selon les budgets associés. La Gestion à l'affaire utilise des vues financières pour récupérer et afficher les données financières associées à une affaire.
Ces vues financières sont générées à partir des spécifications d'un état.
1. Utilisez cette fonction pour définir ou personnaliser la structure d'un état, soit la liste des colonnes à afficher.
Chaque structure d'état s'appuie sur une vue financière sur laquelle le suivi des données (dépenses, revenus, etc.) est activé dans la table diverse 388 - Vue financière.
2. Utilisez la fonction Requêtes du Suivi financier (PJMBUDTRQ)pour indiquer quelles données spécifiques utiliser dans chaque colonne définie comme 'libre' (1 à 10) dans la structure d'état prédéfinie.
3. Pour évaluer et suivre en temps réel la situation financière réelle d'une affaire selon ses budgets, utilisez l'action Suivi financier disponible dans les fonctions Gestion des affaires (GESPJM) et Suivi financier (PJMFINOV0).
Le suivi financier obtenu est en cohérence avec les spécifications de l'état et les requêtes SQL appliquées.
La table diverse 388 - Vue financière contrôle l'affichage des données du suivi financier.
La Gestion à l'affaire inclut des structures d'état standard pour le suivi des dépenses et des revenus. Les structures d'état standard correspondant aux vues financières '10' (dépenses) et '20' (revenus) sont livrées par défaut avec la solution. Vous pouvez modifier ces structures d'état, ou créer de nouvelles structures (pour la vue 30 par exemple) qui correspondent à votre organisation, vos processus ou vos utilisateurs. Il est cependant conseillé d'avoir des connaissances de base sur le fonctionnement de votre système avant de changer un format maître (standard).
Sage vous conseille de sauvegarder une copie de la structure d'état standard avant de la modifier.
Trucs et astuces
- La structure de base (les colonnes) définie pour chaque structure d'état est prédéterminée. Pour chaque vue financière activée dans la table diverse 388 - Vue financière, la structure de l'état doit correspondre à la structure d'état définie pour les vues '10' (dépenses) et '20' (revenus). Par exemple, la première colonne est le type de structure, la deuxième colonne le budget d'affaire, la neuvième colonne le budget restant.
- Par défaut, toutes les colonnes pré-définies (budgets, reste à engager, prix de revient prévisionnel, marges) sont calculées lors de l'exécution du Suivi financier, c'est-à-dire quand vous cliquez sur l'action Suivi financier dans la fonction Gestion des affaires (GESPJM). Vous pouvez donc uniquement choisir de ne pas afficher ces colonnes.
- Vous pouvez uniquement personnaliser (ou masquer) le contenu d'une 'Colonne libre' (champ Contenu colonne (CODDES) sur 'Colonne libre' de 1 à 10).
Les colonnes libres correspondent aux colonnes 3 à 7, à la colonne 13 et aux colonnes 16 à 19.
- Cinq colonnes libres (1 à 5) sont disponibles pour gérer les frais (pré-engagé, engagé, réel et comptabilisé). Le total de ces cinq colonnes permet de calculer le coût total d'une affaire.
- Par défaut, une colonne dépense permet de suivre l''engagé' et une autre colonne dépense le 'réel'.
Vous pouvez utiliser par exemple deux colonnes libres (de 1 à 5) pour différencier le pré-engagé, l'engagé, les dépenses comptabilisées et le réel.
- Vous pouvez utiliser cinq colonnes 'diverses' supplémentaires (de 6 à 10) pour indiquer des informations complémentaires dans un Suivi financier, si nécessaire.
Par défaut, les colonnes libres de 6 à 10 sont uniquement utilisées dans la vue '20' pour suivre les revenus. Elles sont masquées dans la vue '10'.
Vue financière 20 : cette vue financière vous fournit un exemple de l'utilisation de colonnes libres dans un contexte de suivi des revenus.
- Le contenu des colonnes libres (1 à 10) étant personnalisable, vous devez utiliser la fonction Requêtes du Suivi financier (PJMBUDTRQ) pour appliquer les calculs correspondants. Le contenu de chaque colonne prédéfinie (budgets, reste à engager, prix de revient prévisionnel, marges) est généré automatiquement quand vous exécutez le Suivi financier.
- Enregistrez une copie de la structure d'état prédéfinie avant de la modifier.