Historique des e-Signatures
Cette fonction permet de consulter les lignes d'audit relatives à des modifications d'enregistrements dans les tables pour lesquelles les mises à jour ont dû obligatoirement être signées.
Rappel sur le principe de mise en oeuvre des signatures électroniques, appelées également e-signatures.
L'activation de la signature électonique rend obligatoire la signature, par un utilisateur, des mises à jour qu'il apporte aux informations d'une table donnée. Elle s'appuie sur les fonctionnalités d'audit des tables, destinées à tracer les modifications de données.
Activation de la signature électronique
Cette activation doit être réalisée sur la table principale dont les mises à jour devront être signées :
- Ajout du champ XFLGPWD - Indic. E-signature (type de données [M]enu local [Oui/Non]).
C'est la présence de ce champ dans la table qui indique la nécessité de signer les mises à jour (re-saisie du mot de passe obligatoire de l'utilisateur).
En l'absence du champ XFLGPWD, la fonction de signature électronique est inactive.La valeur de ce champ n'est ni utilisée, ni mise à jour.
- Ajout (facultatif) du champ XMOTPWD - Motif e-Signature (facultatif, type de donnée [ADI]) afin d'enregistrer le motif donné lors de la signature électronique : lors de la signature d'une mise à jour par un utilisateur, ce champ est affecté par la valeur choisie dans la table diverse ADI 101 contenant les différents motifs de mise à jour.
Ce champ peut être ajouté à la table principale uniquement ou à toutes les tables concernées. En l'absence de ce champ, le motif n'est pas renseigné.
Activation de l'audit
Cette activation est nécessaire sur chacune des tables dont les mises à jour devront être signées, de manière à enregistrer de façon systématique, toutes les mises à jour effectuées.
Elle s'effectue au niveau de la gestion des Tablesdont les mises à jour doivent être historisées :
- Ajout du champ XCHGNUM - Histo. changement, permettant d'identifier un lot de mises à jour. Ce champ est affecté par un compteur utilisé pour numéroter les mises à jour. Il s'agit, par défaut, du compteur ESR : il est incrémenté à chaque mise à jour ; c'est toutefois la même valeur qui est utilisée sur toutes les tables faisant l'objet d'une mise à jour simultanée. Il sera ainsi possible, au niveau de la consultation de l'Historique des e-Signatures, de rechercher à partir de cette valeur, l'ensemble des champs correspondant au même lot de mises à jour.
Différents codes compteur peuvent être utilisés en fonction des objets concernés par la signature électronique. Il est également possible d'utiliser une formule au niveau de ce compteur afin d'enregistrer la fonction qui a déclenché la mise à jour (GFONCTION).
Au niveau de l'onglet Audit (de la fonction de gestion des Tables) :
- Activation du ou des indicateur(s) dy type d'audit souhaité : création, modification, suppression.
- Ajout, dans la liste des champs audités :
- des champs mis à jour par la e-signature : XCHGNUM - Histo. changement, et éventuellement XMOTPWD - Motif e-Signature,
- des champs pour lesquels l'enregistrement de l'historique des mises à jour est demandée (enregistrement ancienne/nouvelle valeurs).
Exemples de mise en oeuvre
Nomenclatures
- Activation des e-Signatures : ajout du champ XFLGPWD - Indic. E-signatureau niveau de la table BOMD (abréviation BOD) et éventuellement du champ XMOTPWD - Motif e-Signature si le motif doit être tracé.
Le traçage des modifications est effectué au niveau des tables BOM et BOMD :
- Identification d'un lot de mise à jour : ajout du champ XCHGNUM - Histo. changement.
- Activation de l'audit sur les champs XCHGNUM - Histo. changement et XMOTPWD - Motif e-Signature.
Mise à jour des stocks
- Activation des e-Signatures : ajout du champ XFLGPWD - Indic. E-signatureau niveau de la table STOCK (abréviation STO) et éventuellement du champ XMOTPWD - Motif e-Signature si le motif doit être tracé.
Le traçage des modifications est effectué au niveau des tables STOCK et STOJOU :
- Identification d'un lot de mise à jour : ajout du champ XCHGNUM - Histo. changement.
- Activation de l'audit sur les champs XCHGNUM - Histo. changement et XMOTPWD - Motif e-Signature.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
En-tête
Présentation
L'en-tête permet de saisir des critères de filtre des lignes affichées dans la consultation.
Un ou plusieurs jeux de critères peuvent être mémorisés au niveau de la fenêtre affichée grâce au bouton [Critères]. La mémorisation s'effectue par le biais de l'enregistrement de codes [Mémo] qui pourront ensuite être rappelés [Rappel Mémo] ou effacés [Efface Mémo].
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Si cette date est renseignée, seules les données dont la date de dernière modification ou la date de création est supérieure ou égale sont visualisées dans la consultation. Sauf si un mémo fixant sa valeur existe par ailleurs, la valeur par défaut de cette date est déterminée par le paramètreutilisateurDATEDEBDFT. |
| Si cette date est renseignée, seules les données dont la date de dernière modification ou la date de création est inférieure ou égale sont visualisées dans la consultation. Sauf si un mémo fixant sa valeur existe par ailleurs, la valeur par défaut de cette date est déterminée par le paramètreutilisateurDATEFINDFT |
| Permet de définir un filtre sur la table auditée. Si ce champ est rempli, seules les lignes relatives à la table en question sont visualisées. |
| Ce champ permet de définir un filtre sur la valeur du compteur attribuée à un même lot de mise à jour dans la table d'audit. Par défaut, seules les lignes d'audit concernant les champs propres à la fonction de e-Signature (XCHGNUM - Histo. changement et XMOTPWD -Motif e-Signature) sont affichées. |
Bloc numéro 2
| Pemet de définir un filtre sur le code de l'utilisateur. Si ce champ est renseigné, seules les modifications faites par l'utilisateur correspondant apparaissent dans la consultation. |
| Pemet de définir un filtre sur le code de login de l'utilisateur. Si ce champ est renseigné, seules les modifications faites par les utilisateurs connectés sur le code de login correspondant apparaissent dans la consultation. Si on souhaite ne voir que les modifications faites directement sur la base en ne passant pas par le progiciel, il suffit de sélectionner le code de login External (sélectionnable par clic droit). |
| Permet de filtrer les lignes à présenter sur l'événement à l'origine de l'audit. En l'absence de valeur, toutes les lignes sont présentées, mais si on désire filtrer, seules 3 valeurs sont possibles :
Il suffit de saisir le premier caractère (I,U,D) pour que la saisie se complète sur ce champ. |
Onglet e-Signature
Cet onglet affiche, sous forme de tableau, l'ensemble des lignes d'audit concernant les champs propres à la fonction de e-Signature : XCHGNUM - Histo. changement et XMOTPWD - Motif e-Signature
Le détail d'une mise à jour avec e-Signature, c'est-à-dire la recherche des autres champs correspondant au même lot de mise à jour dans la table d'audit est possible en précisant, dans le critère Histo. changement, la valeur du compteur affecté au champ XCHGNUM - Histo. changement, identifiant le lot de mises à jour.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Numéro chronologique unique attribué lors du déclenchement de l'événement audité. Un seul chrono est attribué par enregistrement à l'origine de l'audit : si plusieurs champs sont tracés, on retrouve un numéro de chrono identique sur toutes les lignes correspondantes. |
| Correspond à la table sur laquelle l'événement audité a eu lieu. |
| Définit la date système sur le serveur de données au moment où l'événement audité a été réalisé. |
| Définit l'heure système sur le serveur de données au moment où l'événement audité a été réalisé. |
| Définit le type d'événement audité. 3 choix sont possibles :
|
| Définit la valeur de clé de l'enregistrement à l'origine de l'audit, lorsque la clé est composée d'un seul champ. Lorsqu'elle est composée de plusieurs champs, seul la valeur du premier est stockée ici. La clé identifiant l'enregistrement est définie dans l'onglet Audit de la gestion des tables. Par défaut, c'est la première clé. |
| Lorsque la clé de l'enregistrement à l'origine de l'audit est composée de plusieurs champs, on retrouve ici la valeur des champs dans l'ordre à partir du deuxième, ces champs étant séparés par le caractère ~ (tilde). La clé identifiant l'enregistrement est définie dans l'onglet Audit de la gestion des tables. Par défaut, c'est la première clé. |
| Définit le champ audité sous la forme CHAMP s'il s'agit d'un champ non dimensionné, et CHAMP(INDICE) si le champ est dimensionné. |
| En cas de modification ou de suppression, on retrouve ici la valeur du champ avant l'opération. |
| En cas de modification ou de création, on retrouve ici la valeur du champ après l'opération. |
| Définit le code de l'utilisateur (au sens du progiciel) qui a provoqué l'événement audité. Si l'événement a été déclenché hors du progiciel, ce champ est vide. |
| Correspond au login système de l'utilisateur à l'origine de l'événement audité. Si l'événement a été déclenché hors du progiciel, le login qui apparaît ici est External. |
| Définit l'adresse (au sens réseau) de l'utilisateur à l'origine de l'événement audité. Si cette adresse ne peut pas être déterminée, le champ est renseigné avec Unknown. Ceci est notamment le cas pour toutes les modifications faites hors du progiciel. |
| Ce statut permet de savoir si un Workflow a été demandé sur cet audit. Il peut prendre les valeurs suivantes :
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Icône Actions
Tunnel
Cette option clic droit permet, lorsque la ligne auditée et signée est gérée par un objet du progiciel, de visualiser la fiche en entrant dans la fonction correspondante.