Export balance
Cette fonction permet de réaliser des exports de balance, à des fins d’intégration dans un progiciel de reporting financier.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Cette fonction affiche une boîte de dialogue définissant une série de paramètres à renseigner, qui sont de deux types : les paramètres comptables définissant les données à extraire, et des paramètres plus techniques d’extraction.
Les paramètres comptables sont les suivants :
- Tout d’abord, le choix de la société (une société ou toutes les sociétés, sachant que la société peut être une société juridique ou un regroupementquelconque de sites financiers, pour réaliser des états de reporting particuliers). Il est à noter que si la case Toutes sociétésest cochée, on extrait uniquement les sociétés juridiques, en faisant un fichier par société juridique.
- Le type de référentiel (manuel ou automatique) dont les montants sont extraits en devise de tenue du référentiel.
- On définit ensuite si on prend en compte les écritures d’à-nouveau, de clôture, et les écritures hors bilan.
- Enfin, on définit la manière dont doivent être traités les collectifs : soit on récupère la somme des mouvements débiteurs et créditeurs, tous tiers confondus (c’est le premier choix appelé Mouvements des collectifs), soit on récupère sur deux comptes distincts (le collectif suivi de D ou de C comme exposé ci-dessus) le total des soldes des tiers débiteurs de chaque collectif, et le total des soldes des tiers créditeurs de chaque collectif (c’est le deuxième choix appelé Somme des soldes individuels). C’est cette dernière option, proposée par défaut, qui est utilisée pour le traitement de la liasse fiscale.
Les paramètres techniques sont les suivants :
- Le répertoire où vont être créés les fichiers d’extraction. Ce répertoire peut être défini par défaut grâce au paramètre EXPBAL- Export balance (chapitre CPT, groupe INF).
- Le format de codage des caractères accentués (par défaut IBM PC est proposé).
- Un indicateur Centimes. Si cet indicateur est coché, on multiplie systématiquement les montants par la puissance de 10 correspondant aux nombre de décimales de la devise, afin de n’avoir aucune décimale.
Les valeurs de paramètres proposées par défaut sont :
- L’option Collectifsretenue est Solde des comptes individuels.
- Le jeu de caractères est IBM PC.
- L’indicateur Centimesn’est pas coché.
Une fois ces paramètres remplis, la génération du ou des fichiers d’extraction se fait (selon la case Toutes sociétés n’a pas été cochée ou l’a été). Les fichiers sont nommés sous le nom CCCYYYY.bal, CCC étant le code de la société sur au plus 3 caractères, et YYYY l’année de début d’extraction.
Cette phase terminée, une trace d’erreur peut être affichée (cf. paragraphe correspondant).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Sélection
| Sélectionnez cette case à cocher pour inclure toutes les sociétés. Laissez cette case désactivée pour exécuter ce traitement pour une seule société. |
| Il s'agit du code de la société de rattachement de l'entité. |
| Type de référentiel (manuel ou automatique) dont les montants sont extraits, en devise de tenue du référentiel. |
| Date à partir de laquelle les enregistrements sont sélectionnés. |
| Date jusqu'à laquelle les enregistrements sont sélectionnés. Cette date ne peut correspondre qu'à une fin de période. |
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Destination
| Quand vous sélectionnez Serveurpour générer les fichiers d'extraction sur un dossier sur serveur ou un dossier partagé, vous devez renseigner ou sélectionner l'emplacement du serveur ou le chemin d'accès. Cliquez sur l’icône Sélection pour ouvrir la liste des volumes. Vous pouvez sélectionner un répertoire dans cette liste. |
Codage
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| Quand vous sélectionnez cette case à cocher, les montants sont multipliés par 10 selon le nombre de décimales de la devise, de façon à éviter un résultat en valeur décimale. Cette action déplace le point de décimale tout en conservant les centaines. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Date incorrecte
Ce message n’arrive que si on saisit des dates dans des fourchettes correspondant à des périodes inexistantes. Il est à noter que toute date située au milieu d’une période comptable est automatiquement ramenée sans avertissement au premier jour de la période comptable correspondante (pour la date de début) et au dernier jour (pour la date de fin). En effet, l’extraction n’est possible que pour un ensemble donné entier de périodes. Il n’y a par contre aucune contrainte de cadrage sur un exercice (même si pour les liasses fiscales légales, il y aura lieu de se ramener à l’exercice légal de la société).
A la fin de l’extraction, un fichier trace est produit, dans lequel on retrouve le nombre de lignes exportées pour chaque société, ainsi que l’indication du total de la balance. Il est aussi possible d’y trouver des messages d’erreur ou d’avertissement qui sont les suivants :
Exercice non clôturé : DD1/MM1/YYYY1 – DD2/MM2/YYYY2
Les à-nouveaux risquent d’être incorrects
Ce message signifie qu’au moins un exercice antérieur à l’exercice extrait n’est pas clôturé. Les à-nouveaux peuvent n’être que provisoires, voire même pas calculés, selon l’option de report à nouveaux définie par le paramètreFRWGAC - Report à nouveau général (chapitre CPT, groupe FIY).
Balance déséquilibrée
Ceci signifie que la balance n’est pas équilibrée. Ce message signifie qu’un problème de cohérence existe dans la base des écritures. Il ne peut normalement qu’être consécutif à un développement spécifique mal réalisé. Une re-synchronisation de la balance devra être réalisée pour rétablir la situation.