Paramétrage > Comptabilité > Interface comptabilité > Pièces automatiques 

Utilisez cette fonction pour définir la structure des écritures à comptabiliser pour tous les modules. Il s'agit par exemple de la comptabilisation d'une écriture de facture de vente ou d'achat, de dotation aux amortissements, de règlement, d'extourne automatique, etc.

Chaque module génère ainsi des écritures à la validation comptable. Ce transfert a lieu au moyen d'un sous-programme standard qui transfère le code de l'opération. Ainsi, le code BPCIN est appelé lors de la validation d'une facture tiers client.

Les programmes applicatifs contrôlent le code utilisé et le moment de l'appel au sous-programme de génération.

Bases de paramétrage et regroupement de lignes

Pour paramétrer des pièces automatiques, vous devez définir :

  • le code d'en-tête de l'écran de saisie des pièces,
  • les caractéristiques détaillées des écritures à transférer.

Vous pouvez également paramétrer des groupes de pièces automatiques générées de façon simultanée en identifiant les écritures à rapprocher.

Une écriture automatique est définie par les caractéristiques :

  • de l'en-tête de l'écriture,
  • des lignes au moyen d'une série de définitions de lignes associées.


SEEINFOUne définition de ligne peut donner lieu à la création d'un groupe de lignes d'écriture. En effet, le type des lignes peut être unique, répétitif, ou dans une table liée. Les deux derniers cas peuvent potentiellement mener à la création d'un groupe de lignes.

A l'inverse, des lignes peuvent être automatiquement regroupées, dans la mesure où les critères suivants sont identiques sur les lignes concernées :

  • le référentiel général,
  • le tiers (si le référentiel général est de type collectif),
  • le site,
  • la nature
  • le libellé de la ligne,
  • le code taxe,
  • la clé de répartition (si une clé de répartition existe sur la ligne ; s'il s'agit d'une section, la présence de différentes sections n'empêche pas le regroupement des lignes, une répartition analytique étant créée),
  • le sens si la case à cocher 'Compensation' n'est pas sélectionnée.

Définition de pièces par devises

Vous pouvez définir une pièce par devise en précisant la devise de comptabilisation dans les champs d'en-tête.
A ce stade, les cours des devises pour déterminer les montants en devise de comptabilisation et de reporting sont gérés de la façon suivante :

  • Les montants en devise mais aussi ceux dans les autres devises sont paramétrés pour toutes les lignes d'écriture, en définissant les formules pour les champs Montant société et Montant reporting.
    Cela suppose que les montants calculés sont équilibrés dans toutes les devises. Sinon, une erreur d'écriture 'déséquilibrée en devise X' s'affiche.
    Dans tous le autres cas (à savoir, lorsque au moins un montant société et reporting est calculé), les lignes d'écart de conversion sont transférées de façon automatique si l'ensemble n'est pas équilibré en devises de reporting ou société.
  • Si les devises reporting et société ne sont pas définies sur certaines lignes, les formules définies pour les champs Cours et Cours reporting définies dans l'en-tête du document sont utilisées. Les montants non définis sont calculés en appliquant les cours.
  • Si les devises reporting et société sont définies sur certaines lignes, mais sans formule pour les champs Cours et/ou Cours reporting, le Type de cours est utilisé pour déterminer le cours à la date de comptabilisation de l'écriture. Par défaut, il est possible d'utiliser le type de cours associé au type de document pour déterminer le cours applicable pour calculer les montants manquants.

Écritures analytiques pures

La définition d'un référentiel général analytique est identique à celle d'un document général, sauf qu'un type de document adapté est imposé et seules les natures et les sections concernées sont renseignées (elles deviennent alors obligatoires).

    Prérequis

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

    Gestion de l'écran

    Cliquez sur Lignes pour ouvrir un écran où vous pouvez définir les lignes d'écritures à générer.

    En-tête

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Saisissez un code unique permettant d’identifier le schéma de saisie utilisé pour valider le document en comptabilité.

    • Intitulé (champ DESTRA)

     

    • Intitulé court (champ SHOTRA)

     

     

    Onglet Écran de saisie

    Présentation

    Liste des tables liées

    Définissez les tables liées à la table déclenchante. Vous pouvez utiliser les champs de ces tables dans la formule de calcul de la table précédente.
    Exemple : Les informations liées à la fiche tiers (BPSUPPLIER) pour les pièces comptables peuvent être liées à la facture.
    La deuxième colonne de ce tableau permet de définir le champ de la table déclenchante dont la valeur définit l'enregistrement lié à lire. Plusieurs possibilités : Dans le cas d'une facture, il peut s'agir du tiers facturant ou du tiers payeur. Cliquez sur l'icône de Sélection pour obtenir une liste des valeurs possibles.

    Formules associées aux champs d'en-tête

    Cette table vous permet de définir des formules de calcul permettant de calculer la valeur des champs de l'en-tête de la pièce. Les formules de calcul présentes dans la table doivent être associées au type approprié. Par exemple, si les montants doivent être numériques, le code du journal doit être alphanumérique.

    Les formules de calcul peuvent être de simples constantes. Par exemple, un journal de vente peut être une constante appelée VEN : Dans ce cas, une formule de calcul "VEN" suffit pour définir le journal. Les formules peuvent être plus compliquées et intégrer des champs extraits, soit de la table déclenchante, soit de tables liées définies par la liste des tables liées ci-dessus. Dans certains cas, une valeur par défaut est affectée à la zone si aucune formule de calcul n'a été définie.

    Champs clés de l'en-tête :

    • Catégorie : champ de menu local qui doit correspondre à une valeur numérique : 1= Réel, 2 = Simulation active, 3 = Simulation inactive, 4 = Hors-bilan, 5= Modèle. La valeur par défaut est 1,
    • Etat : 1=Temporaire, 2 = Définitif. La valeur par défaut est 1,
    • Type de pièce : Obligatoire. Le numéro de pièce, affecté automatiquement si non défini, et la pièce comptable. Si la pièce n'est pas renseignée, la pièce associée par défaut au type de pièce est utilisée.
    • Site : Site par défaut de l'utilisateur, si aucun site n'est défini.
    • Dates : La date comptable est la date du jour par défaut. La date d'échéance est la date comptable par défaut.
    • Devise : La devise du site par défaut. Le type de cours appliqué par défaut est le cours associé au type de pièce ('1' si non défini).

     

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Sélection

    • Module (champ MODULE)

    Sélectionnez le module où la comptabilisation a été effectuée.

     

    Saisissez le code de la table où se trouvent les enregistrements permettant de déclencher le schéma de comptes. Par exemple, pour valider des factures de vente, il s'agira de la table stockant les en-têtes de facture.

    • champ TBLDES

     

    • Index (champ KEYTBL)

    Indiquez la table de base de données où se trouvent les enregistrements standard, selon le type transfert utilisé.

    Exemple :

    Pour les factures, il s’agit de la table des factures de vente ou d'achat. Lors de la phase de génération des écritures, l'enregistrement courant de cette table est utilisé.

    La table est prise en compte selon l’ordre d’un index donné.

    SEEINFO Par défaut, c'est la premier index. Ce paramètre est modifiable.

    • Groupage (champ GRPFLG)

    Sélectionnez 1 pièce par ligne ou Pièce groupée pour traiter un groupe de lignes dans la table déclenchante. Vous pouvez choisir un document comptable par ligne ou un seul document global.

    1 pièce par ligne : Cette option génère une pièce comptable lors de l’enregistrement de la table déclenchante. Par exemple : Lors de la génération d’écritures pour une facture, une pièce comptable est créée pour chaque enregistrement inclus dans la facture. A ce stade, c’est l’enregistrement courant de la table qui détermine la facture à comptabiliser.

    Pièce groupée : Cette option inclut tous les enregistrements de la table déclenchante. Dans ce cas, la table possède une clé principale en N parties et on parcourt l'ensemble des enregistrements avec les P premières parties de clé données (P<N).

    Par exemple : Dans le cas des relevés d’échéances (pièce automatique SOI, table GACCDUDATE), on s’appuie sur la clé DUD2 en trois parties (le numéro de relevé, l’identifiant interne de l’échéance et le numéro de ligne). Une écriture est générée par relevé d’échéance. On parcourt donc la table avec la première partie de clé constante (numéro de relevé), en explorant toutes ses échéances, pour générer une seule pièce comptable par relevé pour l'ensemble des échéances parcourues.

    Vous pouvez générer plusieurs pièces en définissant une rupture dans une table de détail liée à la table déclenchante.

    Saisissez le nom du champ où la rupture doit être faite. Vous pouvez indiquer le nom du champ du rupture dans le champ suivant.

    Les lignes de ce type de pièce sont toujours définies dans des tables liées, dans ce cas la table où les critères de ruptures sont définis.

    Exemple 1

    Dans le groupe de pièces automatiques liées au règlement, il existe une pièce de grand-livre inter-devises. Cette pièce définit les écritures d'écart liées au règlement dans une devise donnée d'une créance émise dans une autre devise :

    cette pièce est créée à partir de la table PAYMENTH (en-tête de règlement), avec ou sans groupage, pour créer une pièce par règlement ou par bordereau.

    Indépendamment du regroupement, la pièce saisie se servira des détails de règlement et, si nécessaire, d’un ensemble de lignes équilibrées par ligne de règlement : chaque ligne de saisie de pièce est définie sur 'Table liée' et la table concernée est PAYMENTD. Un regroupement "naturel" des lignes qui peuvent être agrégées est réalisé. Ainsi, si les comptes repris dans les grands-livres inter-devises ne dépendent pas de la devise, un seul jeu de lignes est utilisé même si plusieurs devises sont concernées dans le bordereau. Sinon, une seule pièce est présente avec un jeu de ligne par devise concernée.

    Exemple 2

    Si vous souhaitez créer une pièce de grand-livre inter-devises différente par devise, vous devez paramétrer dans les sections 'Eclatement pièce' le nom de la table PAYMENTD et le nom du champ devise (CURLIN). Le simple fait de réaliser ce paramétrage suffit à répartir les groupes de lignes créés dans les différentes pièces.

    Ce traitement peut uniquement fonctionner si toutes les lignes de pièces sont de type 'Table liée', associées à la table PAYMENTD. Autrement, il ne serait pas possible de "couper" une ligne unique, car aucun critère ne permettrait de déterminer le montant de chaque ligne.

    • Code champ (champ REIFLD)

    Vous pouvez générer plusieurs pièces en définissant une rupture dans une table de détail liée à la table déclenchante.

    Saisissez le nom du champ où la rupture se produit.

    Le champ Table éclatement pièce indique le nom de la table où la rupture intervient.

    • Sous-prog après lien (champ ACTLIK)

    Vous pouvez intervenir à certains endroits du processus de comptabilisation en appelant des sous-programmes. Le nom de l'action correspond au libellé défini dans le traitement exécuté lors de la génération de la pièce automatique.

    Vous pouvez intervenir à deux endroits dans le processus de comptabilisation :

    • après les liens définis sur l’en-tête de pièce automatique (champ Sous-prog après lien). Ceci permet, par exemple, de prévoir des ouvertures de tables complémentaires, d'affecter des variables globales, de lire des informations liées de façon particulières au contexte déclenchant,
    • après la création de la pièce (champ Sous-prog fin pièce).
    • Traitement (champ PRGLIK)

     

    • Sous-prog fin pièce (champ ACTAFTVCR)

     

    • Traitement (champ PRGAFTVCR)

     

    Tableau Liste tables liées

    Saisissez le nom des tables devant être en ligne lors de la validation comptable des pièces.

    • Champ (champ LIKFLD)

    Indiquez le nom du champ de la table principale dont la valeur permet de connaître la clé de la table liée. Par exemple, dans le cas d'une facture, pour avoir accès au client, vous devez indiquer le champ qui permet de connaître le code du client. Dans cet exemple, vous avez le choix entre plusieurs codes (client facturé, payeur, statistique, etc.).

    Tableau Législations

    • Active (champ ACT)

    Cette case à cocher est activée si la pièce automatique est active pour la législation correspondante installée dans le dossier.

    Ce champ indique la législation définie dans le dossier.

    Bloc numéro 5

    • Montants négatifs (champ NEGAMT)

    Sélectionnez cette case à cocher pour autoriser les montants négatifs dans la comptabilisation. Si la case est désactivée, une ligne comportant un montant négatif au crédit d'un compte va être transformée en ligne avec un montant positif au débit de ce même compte (et un montant négatif au débit d'un compte transformé en montant positif au débit du même compte).

    • Première date (champ DATFLG)

    Sélectionnez cette case à cocher pour accepter les écritures incluses dans une période clôturée, qui seront comptabilisées à la première date de la première période ouverte.

    Si cette case est désactivée, l'écriture automatique n’est pas créée et une erreur est générée dans la trace.

    • Référence (champ TYPVCR)

    Sélectionnez la structure de nommage interne lorsque la table déclenchante est PAYMENTH :

    • comptabilisation principale,
    • pièce séparée compte -> tiers,
    • pièce séparée banque -> compte,
    • OD tiers,
    • OD devise,
    • OD devise trésorerie,
    • transfert de compte,
    • comptabilisation effets,
    • dévalorisation des effets,
    • timbre fiscal.

    La sélection déclenche certains mécanismes automatiques (gestion des impayés, stockage des comptes de trésorerie intermédiaires). Sa valeur est notamment stockée dans la table PAYACCNUM, et est également exploitée pour définir les étapes qui apparaissent en saisie des règlements.

    Particularités

    • Filtre (champ FORCND)

    Utilisez ce champ pour définir le filtre appliqué à la table déclenchante. L'écriture est générée seulement si la valeur de l'expression est vérifiée.

    Les champs de la table déclenchante et des différentes tables liées peuvent être utilisées dans cette expression.

    Exemple d’expression :

    Soit [TABLE]CHAMP = VALEUR où [TABLE] est la table déclenchante d'en-tête. Seuls les enregistrements de la table déclenchante pour lesquels CHAMP = VALEUR sont parcourus.

    Si VGLOBALE = VALEUR, la table sera parcourue si et seulement si VGLOBALE = VALEUR

    • Condition (champ FORCND2)

    Utilisez ce champ pour saisir une formule de type AFNC.PARAM("FRAVAT",[F:SIH]CPY)="2". Si un enregistrement n'est pas vérifié par la condition indiquée, il n’est pas pris en compte.

    SEEWARNING Les enregistrements doivent être filtrés avant que la condition soit testée sur chacun d'entre eux.

    Tableau Formules

    • Intitulé (champ INTIT)

     

    • Formule (champ FORCLC)

    L'évaluation de cette expression permet de renseigner la valeur du champ correspondant dans l'en-tête de pièce comptable qui va être générée par le schéma.
    Les champs de la table déclenchante et des tables liées peuvent être utilisées dans cette expression, qui doit être d'un type (numérique, alphanumérique, ou date) correspondant au type du champ à renseigner.

    Deux formules spécifiques aux pièces automatiques d'immobilisations

    Les deux fonctions suivantes permettent de récupérer le libellé d’une pièce automatique ou de ses lignes de pièces automatiques. Ces informations sont alors utilisées dans le paramétrage de la pièce pour alimenter le libellé, la description, etc. de l’écriture.

    • Fonction permettant de récupérer l’intitulé des lignes de pièces automatiques (DES dans la table GAUTACED)
      (afin de l’ajouter à l’intitulé de comptabilisation, par exemple, DES de la table GACCENTRYD) :
      func TRTCPTINT3.GET_LIN_DES

      Avec GET_LIN_DES qui appelle la fonction LECTEXTRA, identique au sous-programme superviseur éponyme utilisé pour récupérer l’intitulé d’un champ traduit dans la langue de connexion du dossier.
    • Fonction permettant de récupérer l’intitulé des entêtes de pièces automatiques (DES dans la table GAUTACE)
      (afin de l’ajouter à l’intitulé de comptabilisation) :
      func TRTCPTINT3.LECTEXTRA("GAUTACE","DESTRA","PIHI","")

      Avec :
      1 - Nom de la table contenant l’intitulé,
      2 - Nom du champ contenant l’intitulé traduit,
      3 - Premier élément de la clé,
      4 - Second élément de la clé (si nécessaire).

     

    Icône Actions

    Sélectionner tout
    Sélectionner tout
    Inverser sélection

     

     

    Onglet Traçabilité

    Présentation

    Utilisez ces champs pour lier des documents comptables groupés aux transactions d'origine concernées dans le grand-livre (uniquement). Ceci établit un lien direct (de suivi et de paiement) avec les documents concernés issus des lignes de saisie des écritures.

    Cette opération est uniquement possible pour les groupes de pièces automatiques et en cas d'utilisation des pièces automatiques durant le processus de paiement.

    Il existe deux options de suivi :

    1. Données liées à un document comptable tel qu'une facture ou un règlement;

    la traçabilité amont se produit de façon automatique lorsque vous sélectionner la case à cocher Traçabilité. Puis, saisissez les champs Table des éléments déclencheurs et Index.

    Ceci active l'option suivante sur la ligne du document comptable :

    Paiement Échéances : Ceci permet d'accéder à chaque règlement d'origine.

    Suivi : Ceci permet d'accéder à l'écran de Suivi d'une ligne comptable afin de visualiser le récapitulatif des documents d'origine déclenchants. Cet écran affiche une ligne récapitulative pour chaque règlement et un total de toutes les lignes sur la base des champs saisis dans le tableau Paramètres. Vous pouvez cliquer sur l'action Règlements en ligne pour visualiser le détail de chacun des règlements.

    2. Données non liées à un document comptable, tel que des échéances, du stock, des immobilisations, etc...

    La traçabilité amont ne se produit pas de façon automatique. Un paramétrage spécifique est nécessaire. Outre les opérations décrites ci-dessus, vous devez saisir une Action et déterminer les Paramètres afin d'afficher des données exactes en provenance de la table des éléments déclenchants.

     

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Bloc numéro 1

    • Traçabilité (champ TRCFLG)

    Sélectionnez cette case à cocher pour autoriser le suivi. Lorsque cette case est sélectionnée, les champs de traçabilité restants deviennent accessibles.

    Saisissez la table servant de lien entre le document d'origine et la pièce comptable. Par exemple, la table permettant de lier les règlements ou les mouvements de stock à la pièce comptable.

    • Index (champ TRCKEY)

    Saisissez le code de l'index dans la table déclenchante pour inclure ces données sur les lignes de pièces comptables.

    Bloc numéro 2

    Renseignez l'action générique "GASACCNUM1" pour déclencher le lien.

    Vous pouvez également saisir des actions standard provenant de la gestion des objets, des consultations, ou des fenêtres.

    L'action indiquée a un impact sur les champs saisis dans la table des Paramètres.

    Tableau Paramètres

    • champ TRCCODPAR

    Ce champ affiche le code du champ.

    • champ TRCVALPAR

    Indiquez des champs de la table déclenchante pour afficher les données correspondantes lorsque vous sélectionnez Suivi pour ouvrir l'écran Suivi d'une ligne comptable.

    Cela est requis lorsque vous paramétrez la traçabilité de données qui ne sont pas liées à un objet. Ces champs permettent de maintenir un lien entre les données source et les lignes de pièces correspondantes.

     

    États

    Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

     GAUTACE : Pièces automatiques

    Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

    Actions spécifiques

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Tableau Législations

    • Active (champ ACT)

     Ce champ précise si la ligne de la pièce automatique est active pour chaque législation installée dans le dossier.

     

    Tableau Référentiels

    • Référentiels (champ LEDTYP)

     

    Tables

    On définit ici le nom de la table liée, dont le parcours successif des enregistrements va permettre de générer les différentes écritures de la pièce comptable.

    On définit ici une seconde table liée à la première, si des imputations analytiques multiples doivent pouvoir être données à chaque ligne d'écriture.

    • Lien analytique (champ LIKTBL2)

    Ce champ permet de décrire la clé analytique, et donc d'établir le lien entre les enregistrements de la table générale (champ Général) et ceux de la table analytique (champ Analytique).

    Tableau Tables liées

    • Champs liés (champ LIKFLD)

    Type de ligne

    • Type ligne (champ LINTYP)

    Ce champ peut prendre 3 valeurs qui sont :

    • unique : on ne génère qu'une seule ligne d'écriture, dont les caractéristiques sont données par les champs suivants de l'écran.
    • répétitive : on génère un nombre variable de lignes, en fonction de la valeur d'un indice variant entre deux bornes évaluées à partir de formules données dans le tableau ci-dessous. 
    • table liée : pour chaque enregistrement d'une table liée à la première table (généralement, il s'agit d'une table de lignes associée à la table d'en-tête), une écriture est générée. Il peut y avoir dans ce cas une deuxième table liée pour donner des répartitions analytiques.


    • Condition (champ FORCND)

    Il s'agit ici d'une à trois conditions logiques portant sur les valeurs des champs de la table principale, ainsi que de la table générale s'il s'agit d'une ligne de type table liée (en y incluant le cas échéant des constantes et des fonctions). Si ces conditions existent, elle doivent être vérifiées pour que la ligne soit générée. Dans le cas d'un paramétrage de ligne de type répétitive, ces conditions peuvent utiliser la variable indice.

    Les conditions différencient selon le type de ligne:

    • table liée : utiliser les valeurs des tables principales et générales. Si ces conditions existent, elle doivent être vérifiées pour que la ligne soit générée.
    • répétitive : utiliser la valeur indice dans les conditions

    Si cette condition, exprimée sous la forme d'une expression logique, est fausse, alors l'écriture n'est pas générée.


    Sections

    Ce code permet d'affecter des sections par défaut différentes de celles qui auraient été définies dans les paramétrages permettant d'attribuer des sections aux documents d'origine de la pièce. Son utilisation reste toutefois exceptionnelle.
    Par exemple, dans le cas des factures tiers inter sociétés : lorsque les lignes d'écritures de contrepartie sont générées, si le compte de contrepartie est suivi en analytique et qu’une des société(s) contient un référentiel analytique coché Saisie d’un axe obligatoire, Sage X3 se base exclusivement sur le paramétrage de la section par défaut, pour affecter des sections aux comptes analytiques propagés.
    Pour rappel, lorsqu’un référentiel analytique n’est pas coché Saisie d’un axe obligatoire mais qu’un axe est défini comme étant Obligatoire  au niveau de la société, sans section associée, Sage X3 initialise en dernier recours la section associée à la fiche compte.
    Enfin, il convient de noter que le paramétrage correspondant ne doit utiliser que des variables liées aux tables en ligne telles qu'elles sont définies dans la pièce automatique (aucun masque n'est en ligne dans le contexte d'exécution).

    • Condition détail lignes (champ DETCND)

    Ce champ est susceptible de contenir une expression logique. Si cette expression existe, elle est évaluée et conditionne l'utilisation du critère de détail pour agréger ou éclater les lignes (ce critère ne sera utilisé que si la condition est vraie). Si l'expression n'existe pas, on utilise le critère de détail (on fait comme si l'expression existait et si son résultat était vrai).

    • Compensation (champ DEBCDT)

    Si la réponse à ce champ est Non, on regroupe entre elles toutes les écritures générées à partir de cette ligne de paramètre, uniquement si elles ont en commun toutes les caractéristiques énumérées ci-dessous :
    Site, compte général, compte tiers, répartition analytique, nature, code taxe, sens.
    Ainsi, deux saisies ayant un sens opposé mais ayant en commun les autres caractéristiques ne sont pas cumulées.
    Si la réponse est Oui, on compense les écritures de sens opposé et de caractéristiques communes (si le montant résultant est nul, on ne génère pas d'écriture).
    Des écritures passées avec des imputations sur des sections analytiques sans répartition seront regroupées entre elles si les autres caractéristiques sont identiques (une répartition en montant sera alors créée, associée à la ligne d'écriture générale)

    Lorsque plusieurs lignes générées par un type de ligne répétitive ou table liée ont des caractéristiques identiques (on entend par cela le compte général, le site, le compte tiers, la nature, le code taxe, et la répartition analytique s'il s'agit d'écritures passées avec des clés de répartition), elles sont regroupées en une seule. Si les écritures diffèrent entre elles par les sections analytiques, on crée une répartition en montant de l'écriture analytique en regroupant en une seule ligne au niveau de la comptabilité générale. Cette case à cocher permet de préciser si le sens de l'écriture doit aussi être pris en compte lors de la génération. Si la case est sélectionnée, les écritures de caractéristiques communes et de sens différent sont regroupées (le montant total étant la somme algébrique des montants ). Sinon, on aura une ligne d'écriture au débit et une autre ligne d'écriture au crédit.


    • Compte collectif (champ FLGDUD)

    La case "Auxiliarisation" est sélectionnée par défaut sur la première ligne des pièces automatiques de factures achats, ventes et tiers. Cette première ligne permet de générer la ligne Tiers TTC.

    Si une pièce automatique de facture est paramétrée pour générer la ligne Tiers sur une ligne différente de la première, la case "Auxiliarisation" doit être sélectionnée. Lors de la validation de la facture, la ligne Tiers TTC est associée à ses échéances, la facture est alors lettrée.

    • Ligne partie double (champ CPALIN)

    Zone liée à la législation Russe.

    Champ numérique permettant de pointer une ligne origine devant être éclatée en plusieurs lignes dans le référentiel "en partie double".
    La valeur '0' sera par convention celle saisie sur la ligne à éclater.
    Dans le cas d'écritures créées via les pièces automatiques, ce champ est automatiquement alimenté. En saisie manuelle, ce champ doit être rempli par l'utilisateur.

    Exemple d'une facture fournisseur

    Ligne 

    Compte

    Débit

    Crédit

    N° partie double

    1

    60 fournisseur

     

    120

    0 (ligne à éclater)

    2

    10 achats

    100

     

    1 (ligne dépendante de la 1)

    3

    19 TVA

    20

     

    1 (ligne dépendante de la 1)


    Prise en compte du champ Pointeur
    • Ce champ 'Pointeur' est ajouté dans les formules de pièces automatiques et peut être importé dans les modèles d'import.
    • Dans la table GACCENTRYD ce champ est également ajouté et prend pour contenu :
      • dans le référentiel manuel origine, le numéro de ligne saisie,
      • dans le référentiel "en partie double" , le numéro de la ligne rééllement générée.

    Exemple de génération dans un référentiel en partie double

    Si une ligne correspond à trois lignes dépendantes, trois lignes sont générées dans le référentiel " en partie double". Chaque ligne est identique, excepté le montant.

    • Groupe de lignes (champ LINGRP)

     

    • Traçabilité (champ TRCFLG)

    Tableau Codes comptables

    • No (champ NUMLI2)

     

    • Code comptable (champ TYPACCCOD)

    Ce champ définit le type de code comptable utilisé. Ce menu local définit toutes les tables dans lesquelles on retrouve un code comptable susceptible d'être utilisé lors de la génération d'écritures.

    Les types de codes comptables sont nombreux. On peut citer les types suivants : Article, Client, Fournisseur, Commercial, Acheteur, Pièce, Société, Site, Devise, Taxe, Pied, Escompte, Banque, Règlement, Immo…

    A un type donné, un ensemble de lignes de définition caractérisées par un intitulé est associé. Par exemple, Modificateur achat, Modificateur de vente, Modificateur d'immobilisation… dans le cas du type de code Article. Chacune de ces lignes permet de définir à la fois soit un compte général, soit une partie de compte général (les caractères non définis étant représentés par des x) et une nature analytique. Le paramétrage permettant de définir les lignes associées à un code comptable est défini dans une fonction dédiée.

    Lors de la génération automatique de pièces, la détermination du compte général se fait par recherches successives des codes comptables dans l'ordre de déclaration, en cherchant à enseigner uniquement les portions de compte non encore déterminées. La nature analytique est recherchée successivement par parcours des codes comptables en s'arrêtant dès qu'une nature est définie.


    • Indice (champ ACCNUM)

    L'indice que vous saisissez fait référence à la ligne du code comptable à utiliser. La fonction de sélection permet d'afficher l'intitulé exact des lignes de codes comptables.
    Rappel :

    • L'ensemble des lignes associées à un type de code comptable est défini au niveau de la fonction Lignes de codes comptables.
    • Les intitulés standard des lignes de code comptable sont issus du Menu local 853 - Texte compte code comptable, alors que les intitulés spécifiques modifiables sont définis et enregistrés dans le Menu local 2820 - Texte spécifique compte (853).
    • Intitulé (champ LIBIND)

    Ce champ, non modifiable, affiche l'intitulé de l'indice sélectionné.

    • Clé identifiant (champ ACCKEY)

    On définit ici une expression qui donne la valeur de la clé de la table dont on recherche le code comptable.

    • Condition (champ ACCCND)

    Si ce champ est saisi, la recherche du code comptable ne s'effectue que si le résultat de l'évaluation de cette expression logique est vraie.

    La définition des caractéristiques des lignes d'écritures est déclenchée par l'action correspondante. On a la possibilité de sélectionner les différentes lignes à l'aide de la liste gauche, ou d'en créer de nouvelles. Ces lignes d'écritures sont caractérisées par un type, des conditions générales et une liste de formules permettant d'évaluer les différents champs des lignes.

    Le tableau des liens

    Ce tableau permet de définir des tables dont le contenu doit être en ligne pour la détermination des caractéristiques de la ligne d'écriture. Les caractéristiques définies sont le nom de la table et le champ qui donne la valeur de la clé principale. Seules les tables directement liées soit à la table principale de la pièce automatique, soit à la table générale (pour les lignes de type Table liée) peuvent être sélectionnées.

    Le tableau des codes comptables

    Ce tableau permet de :

    définir des liens entre la table des lignes et des tables annexes (par exemple les articles en ligne de facture), afin d'utiliser les champs des tables  liées dans les expressions des champs de chaque ligne d'écriture.

    déterminer les champs Compte général (si il est incomplètement déterminé par une expression, ou si l'expression n'est pas définie) et Nature (si elle n'est pas définie), par des applications successives de codes comptables (dans l'ordre de la déclaration du tableau).

    Un code comptable est un code alphanumérique présent sur les fiches de base du progiciel, qui permet d'influer sur les écritures générées à partir des informations de la fiche correspondante. La table des codes comptables est caractérisée par le type du code et le code alphanumérique défini pour l'utilisateur (par exemple, FRANCE, EXPORT dans le cas de codes liés à des clients, SERVICES, PRODUITS dans le cas de codes liés à des articles).

    Les types de codes comptables sont nombreux : Article, Client, Fournisseur, Commercial, Acheteur, Pièce, Société, Site, Devise, Taxe, Pied, Escompte, Banque, Règlement, Immo, etc.

    A un type donné, un ensemble de lignes de définition caractérisées par un intitulé est associé. Par exemple, Modificateur achat, Modificateur de vente, Modificateur d'immobilisation… dans le cas du type de code Article. Chacune de ces lignes permet de définir à la fois soit un compte général, soit une partie de compte général (les caractères non définis étant représentés par des x) et une nature analytique. Le paramétrage permettant de définir les lignes associées à un code comptable est défini dans une fonction dédiée.

    Lors de la génération automatique de pièces, la détermination du compte général s'effectue par des recherches successives des codes comptables dans l'ordre de déclaration, en cherchant à enseigner uniquement les portions de compte non encore déterminées. La nature analytique est recherchée successivement par parcours des codes comptables en s'arrêtant dès qu'une nature est définie.

    Par exemple :

    Pour une ligne de vente, le code comptable est défini par l'expression "7xxxxxxx" et les éléments suivants sont présents dans le tableau des modificateurs :

    Article

    Modificateur ventes

    Commercial

    Modificateur ventes

    Site

    Modificateur ventes

    Devise

    Modificateur ventes

    • si l'article présent sur la ligne a pour code comptable SERVICE et que dans la table des codes comptables on trouve Compte = "xx23xxx",
    • si le commercial présent sur la ligne a pour code comptable EXPORT et que dans la table des codes comptables on trouve Compte = "xx2x2",
    • si le site présent sur la ligne a pour code comptable NORD et que dans la table des codes comptables on trouve Compte = "xxxxxxx48",
    • si la devise présente dans le document a pour code comptable EURO, et que dans la table des codes comptables on trouve Compte ="xxxxx45xx",

    le code comptable est déterminé par 6 passes successives :

    à partir du code d'origine, soit :

    7xxxxxxx

    on applique le masque x23xxx, on obtient :

    723xxxxx

    on applique le masque xx2x2, on obtient :

    723x2xxx      (le 1er 2 est ignoré)

    on applique le masque xxxxxxx48, on obtient :

    723x2xx48

    on applique le masque xxxxx45xx, on obtient :

    723x24548

    plus aucun masque n'étant applicable, on remplace les x restants par des zéros, d'où le compte final :


    723024548

    Si la nature n'est pas définie par une formule, on recherche successivement dans:

    • la nature dans le code comptable article,
    • le code comptable commercial,
    • le code comptable site,
    • le code comptable associé à la devise.


    SEEINFOCette procédure permet d'utiliser des racines données de comptes avec des portions de compte dépendant du contexte. Il n'est pas obligatoire de définir les comptes de la sorte. Si on désire que le compte comptable de vente soit défini par 703 suivi des caractères 2 à 3 du champ TSICOD (famille statistique supposée être numérique) de la table article (d'abréviation ITM), il faut définir pour le compte une formule du genre :

    "703"+seg$([F :ITM]TSICOD,2,3)

    le lien vers la table article restant défini par une ligne de code comptable.

    Liste des champs à remplir dans le tableau des codes comptables

    1. le type de code comptable et le numéro de la ligne où le compte et la nature sont recherchés (on en saisit le numéro, et l'intitulé s'affiche, la fenêtre de sélection faisant apparaître directement l'intitulé).

    2. Une expression dont la valeur correspond à la clé de la table liée (article, client, fournisseur, etc.).

    3. Une expression logique optionnelle. Si cette expression existe, le lien vers la table et l'application du code comptable sont effectifs si le résultat de l'évaluation de l'expression renvoie un résultat égal à vrai .

    Dans l'ensemble des expressions saisies, il est possible d'utiliser des champs extraits des tables en ligne:

    • la table principale définie dans l'écran d'en-tête,
    • les tables qui sont liées à la table principale dans l'écran d'en-tête,
    • les tables définies dans les rubriques table générale et table analytique si le type de ligne à générer est Table liée,
    • les tables qui sont liées dans l'écran des lignes,
    • l'appel à des fonctions dédiées, par la syntaxe func TRT.FUNCT(arguments), où TRT est le nom du traitement et FUNCT le nom de la fonction à appeler. Un certain nombre de fonctions particulièrement intéressantes pour le contexte des pièces automatiques ont été définies dans le traitement AFNC : ces fonctions sont définies dans le tableau qui suit.

    Function

    Paramètres

    Résultat

    AFNC.ACTIV(COD)

    COD=code activité (alpha)

    0 si le code activité est inactif pour le dossier, 1 s'il est actif

    AFNC.PARAM(PARAM,SITE)

    PARAM=code paramètre (alpha)
    SITE=code site (alpha)

    la valeur du paramètre (sous forme alphanumérique sur 30 caractères maximum).

    AFNC.CONSULT(ACCES)

    ACCES=code accès (alpha)

    1 si on a accès en consultation à la ressource contrôlée par le code d'accès, 0 sinon (si le code accès est vide, le résultat est 1).

    AFNC.MODIF(ACCES)

    ACCES=code accès (alpha)

    Idem que le précédent, pour les droits de modification

    ADNC.EXEC(ACCES)

    ACCES=code accès (alpha)

    Idem que le précédent, pour les droits d'exécution

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Bloc numéro 1

    • champ OBJET

     

    • champ CLES

     

    Bloc numéro 2

    • Depuis le dossier (champ DOSORG)

    Indiquez le dossier à partir duquel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée.

    • Tous dossiers (champ TOUDOS)

    Cette option permet de copier la fiche vers tous les dossiers définis dans le dictionnaire (table ADOSSIER de la solution courante).

    • Vers le dossier (champ DOSDES)

    Indiquez le dossier dans lequel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée.

    Ce bouton permet de copier une pièce automatique vers un autre dossier.

    Tableau des formules de champs sur les lignes d'écritures

    Ce tableau permet de définir des formules de calcul pour l'ensemble des champs de chaque ligne de la pièce comptable. Les formules de calcul doivent être du bon type : les montants doivent être numériques, le code du compte alphanumérique.

    Ces formules de calcul peuvent être des constantes dans les cas les plus simples. Elle peuvent être plus compliquées et intégrer des champs extraits des tables précédemment décrites, auxquelles les tables définies par le tableau des codes comptables sont ajoutées.

    Vous pouvez également utiliser la variable indice si le type de ligne à générer est répétitive.

    Enfin, vous pouvez utiliser un ensemble de variables en indiquant la syntaxe V_XXXXX. Ces variables sont renseignées par l'appel d'un sous-programme défini dans la fonction de paramétrage des variables. L'appel du sous-programme utilise le cas échéant des paramètres.

    Dans le champ Formule, cliquez sur l'icône Actions, puis Paramètres pour définir les valeurs de ces paramètres, en précisant une expression pouvant utiliser des constantes, des opérateurs, des fonctions, et l'ensemble des champs des tables en ligne.

    Vous pouvez pour cela utiliser l'Assistant de formules disponible depuis l'icône Actions de ce champ.

    Les champs notables des lignes d'écritures sont :

    • Compte :contient la formule avec ou sans variable, par exemple X, ou aucune valeur. Lorsque le compte n'est pas totalement défini, le tableau des codes comptables est utilisé pour les définir.
    • Tiers :contient le code tiers lorsque le compte précédemment donné est un collectif.
    • Montant : contient un montant positif, sauf si l'écriture traitée est réellement négative, ou la quantité si des unités d'œuvre sont utilisées.
    • Sens : le sens vaut +1 si l'écriture doit être passée au débit du compte, et -1 si elle doit être passée au crédit.
    • Les différentes imputations analytiques.
    • Site : pour la ligne.
    • Code statistique : trois codes standard sont disponibles.
    • Le critère de détail. Ce champ est particulièrement important dans le cas des écritures liées aux règlements. Il permet de définir si une ou plusieurs lignes d'écritures sont générées. Les lignes aux caractéristiques identiques (site, compte général et tiers le cas échéant) sont regroupées si elles ont des valeurs égales de critère de détail.
      Si la valeur est différente, les lignes sont séparées. Il est à noter que le fait d'avoir des sections analytiques différentes n'est pas un critère d'éclatement si ce ne sont pas déjà des répartitions. Une répartition est créé avec un prorata sur le montant.


    Le tableau ci-dessous en donne des exemples issus des règlements :

    Expression de regroupement

    Explication

    [F :PYD]LIN

    Une ligne par imputation de règlement, sans regrouper les lignes identiques.

    [F :PYD]VCRNUM

    Une ligne par facture (les imputations de plusieurs échéances d'une même facture sont regroupées).

    • Référence libre : ce champ est utilisé dans le lettrage et peut servir de critère de lettrage par analogie. Il peut être renseigné par n'importe quel champ.
    • L'intitulé : deux fonctions permettent de récupérer l'intitulé d'une pièce automatique ou de ses lignes de pièces automatiques et de les utiliser dans le paramétrage de la pièce (intitulé, description, etc.).

    func TRTCPTINT3.GET_LIN_DES

    Permet de récupérer l'intitulé de la ligne de la pièce automatique courante.

    func TRTCPTINT3.LECTEXTRA("GAUTACE","DESTRA","code de la pièce auto","")

    Permet de récupérer l'intitulé de l'en-tête de pièces automatiques.

    Pour les pièces automatiques BPCIN et BPSIN :

    • Affaire : Par défaut, le code affaire contient la formule : (func PIMPL_CSTD_PROGS.PJM_KEY_SPLIT_OPPNUM(GACTX,[F:PIL]PJTLIN)). Cette formule sépare le code entre budget et affaire. Cependant, il est recommandé de la remplacer par : ([F:PIL]PJTLIN). Cette formule permet d'inclure le code affaire dans les pièces automatiques.
    • Nature de dépense : Saisissez la nature de dépense indiquée sur les pièces comptables provenant d'autres fonctions.

    Le tableau des actions

    Ce tableau permet de définir, sur des événements techniques particuliers dans le processus de comptabilisation, des appels à des sous-programmes. Ces sous-programmes, identifiés par le nom de l'étiquette et le nom du traitement, sont fournis en standard. Il est conseillé de ne pas les modifier. Il est possible, dans le cadre de certaines traitements spécifiques, d'écrire de nouveaux traitements associés à ces actions.

    Les événements techniques existants sont les suivants :

    Action avant création ligne

    Elle permet de définir deux critères, CRITIMP et CRITMTC, en fonction de champs de la table principale d'abréviation TB0 ou de la table secondaire d'abréviation [TB1]). Ces critères permettent, dans la gestion des écritures liées aux règlements, de regrouper ou non les lignes. Cette action est utilisée en standard avec les valeurs suivantes :

     

    Valeurs action

    Effet

     

    REGROUP / PAYCPTA

    Pour gérer le regroupement ou le détail de certaines écritures sur des comptes intermédiaires (même principe que le champ Critère détail, mais « câblé » par la logique du traitement standard).

    Action après création ligne

    Elle est utilisée dans la gestion des écritures liées aux règlements. Cette action est utilisée en standard avec les valeurs suivantes :

     

    Valeurs action

    Effet

     

    APLIGBAN / PAYCPTA

    Stockage du compte de trésorerie dans une variable pour traitement ultérieur et déclenchement de la dévalorisation des effets.

     

     APLIGFAC / PAYCPTA

    Mise à jour des échéances, sur les lignes mouvementant le tiers facturé, avec le numéro de l'échéance de règlement pour gérer les acomptes sur commandes client et fournisseur.

     

    REGROUP / PAYCPTA

    Gestion du regroupement de certaines écritures sur des comptes intermédiaires.

    Action de lien

    Elle permet d'appeler un sous-programme de lecture d'informations liées de façon non standard (elle se place au niveau de chaque ligne).

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    'Erreur de syntaxe' (suivie d'un détail explicatif)

    La syntaxe de l'expression 'Adonix' saisie n'est pas correcte (par exemple, le nombre d'arguments d'une fonction n'est pas correct, ou bien il manque une parenthèse). Il est à noter qu'il est impossible de détecter des erreurs plus complexes sur des expressions (par exemple, division par zéro, variable inexistante…). Ces erreurs seront détectées lors de la génération des écritures, on en retrouvera une liste exhaustive plus loin.

    'Lien impossible'

    Ceci signifie que l'on a essayé de faire un lien depuis la table déclenchante vers une table pour laquelle le dictionnaire ne connaît pas de lien (par exemple, lier l'en-tête de facture avec la table des articles).

    Ceci arrive aussi si la zone de lien est incorrecte (lorsqu'on a saisi la table à lier, on peut choisir les zones de lien possibles par une fenêtre de sélection)

    'Indice Incorrect'

    Ce message est affiché si le numéro d'indice utilisé pour un code comptable n'existe pas (par exemple, si on tente d'utiliser l'indice no 4 pour un code comptable Acheteur).

    Messages d'erreur à l'exécution de la pièce

    Les erreurs signalées ci-dessous peuvent arriver lors de la génération des écritures (en validation comptable de facture, par exemple). La plupart de ces erreurs ont pour origine un paramétrage imparfait. Certaines se produisent si des opérations de maintenance ont altéré des données.

    'Code paramètre inexistant'

    Le code de paramétrage appelé par l'opération de génération n'existe pas.

    'Table déclenchante non référencée'

    La table déclenchante n'est pas accessible au moment de la génération.

    'Table déclenchante inexistante'

    La table déclenchante n'existe pas.

    'Nombre d'arguments incorrect'

    Le nombre d'éléments de clés de la table principale ne correspond pas au nombre attendu.

    'Clé inexistante'

    La valeur de clé correspondant à l'enregistrement courant de la table principale n'existe plus ou ne répond pas aux conditions de génération.

    'Table secondaire inexistante : XXX'

    La table secondaire XXX donnée dans les paramètres de génération d'une ligne n'existe pas.

    'Table analytique inexistante : XXX'

    La table analytique XXX donnée dans les paramètres de génération d'une ligne n'existe pas.

    'ZZZ : Erreur en évaluation de champ'

    (suivi du message d'erreur)

    Lors de l'évaluation de la zone ZZZ en cours de génération de pièce, l'erreur correspondant au message qui suit est arrivée. Cette erreur peut être quelconque (variable inexistante, division par zéro…)

    'Lien incorrect sur … . . XXX'

    Le lien sur la table XXX liée à l'en-tête n'a pas pu se faire (par exemple, dans le cas d'une facture, si XXX est BPC, le code Tiers facturé n'existe pas).

    'nnn : Code Comptable inexistant'

    Ceci signifie que l'on a référencé un code comptable inexistant ou un numéro de ligne inexistant (le n° nnn) pour un code comptable donné (par exemple, le code n° 12 pour le code comptable article).

    'Compteur inexistant'

    Le compteur attaché au type de pièce à générer n'existe pas.

    'Dépassement de compteur'

    La plage de numéros attribuée pour le type de pièce à générer a été dépassée.

    'XXX: site inexistant'

    Le champ site fait référence à un code site inexistant après évaluation.

    'XXX: société inexistante'

    Le champ société fait référence à un code société inexistant après évaluation.

    'Pas de cours de devise'

    Le cours de devise correspondant aux paramètres donnés n'a pas pu être trouvé.

    'ttt : 'Type de pièce inexistant'

    Le type de pièce ttt est inexistant.

    Transaction abandonnée'

    La transaction n'a pas pu se faire (un autre message d'erreur est apparu en principe).

    'Pièce réelle déjà existante'

    On a tenté de créer une pièce comptable avec un numéro de pièce correspondant à une pièce déjà existante en comptabilité.

    'Pièce temporaire déjà existante'

    On a tenté de créer une pièce comptable avec un numéro de pièce déjà attribué à une pièce temporaire.

    'Pas de lignes'

    On a tenté de générer une pièce comptable sans lignes.

    'Pièce déséquilibrée'

    On a tenté de générer une pièce comptable déséquilibrée.

    'Ventilation déséquilibrée'

    On a tenté de créer une ventilation analytique déséquilibrée (en montant).

    'Ventilation déséquilibrée (qté)'

    On a tenté de créer une ventilation analytique déséquilibrée (en quantité).

    'Compte inexistant'

    On a tenté de passer une écriture sur un compte inexistant (ceci ne peut arriver que si on a désactivé le paramètre permettant la création automatique des comptes inexistants).

    'XXX xxxxx : message d'erreur'

    Ce type de message peut arriver lors des phases de contrôle avant le passage d'écriture. Les messages peuvent être très variés, XXX étant le code de la table et xxxxxxx la clé sur laquelle se produit l'erreur. Par exemple, si le site et la société paramétrés sont incohérents entre eux, on peut avoir un message du type suivant :

    FCY  AAA : Ce site est dans la société ZZZ

    (ici, FCY est l'abréviation de la table des sites, et AAA le code du site correspondant) 

    Tables mises en œuvre

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