Règles de signature |
Cette fonction permet de déterminer, pour une société donnée les règles et circuits de signatures à appliquer pour les différents documents tels que les demandes d’achat, les commandes ou les contrats de commandes ouvertes.
Les critères de signature ayant été définis à l'aide de la fonction de paramétrage appropriée (Cf documentation
Paramétrage des signatures), cette fonction permet de spécifier, pour chaque valeur de critère, quels sont les différents signataires (et suppléants) habilités à signer, jusqu'à quel montant et éventuellement si ce circuit de signataire peut être utilisé en cas de dépassement de budget.
Préalablement à toute utilisation du produit, différents éléments tels que les codes activités, les paramètres généraux, …etc. doivent être créés ou contrôlés.
Les conditions pré-requises pour cette fonction sont listées ci-dessous.
Aucun.
APPPSH : Gestion des signatures en demandes achat (Non / Oui facultative / Oui obligatoire) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet d’indiquer si les demandes d’achats doivent être signées ou non. Dans l’affirmative, la signature peut être obligatoire ou facultative. Lorsque la signature est obligatoire, toutes les règles de signature doivent être créées et ce, avant toute saisie de demande d’achat. Lorsque la signature est facultative, les demandes d’achat pour lesquelles aucune règle n’existe sont considérées comme signées automatiquement.
PSHAPPNBR : Nombre signataires maximum en D.A. (de 1 à 9) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet de fixer le nombre maximum de signatures pour les demandes d’achat.
PSHFBUCIR : Circuit supplémentaire budget en D.A. (Non / Oui) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet de définir si l’on souhaite ou non gérer un deuxième circuit de signataires en cas de dépassement budgétaire.
APPPOH : Gestion des signatures en commande (Non / Oui facultative / Oui obligatoire) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet d’indiquer si les commandes doivent être signées ou non. Dans l’affirmative, la signature peut être obligatoire ou facultative. Lorsque la signature est obligatoire, toutes les règles de signature doivent être créées et ce, avant toute saisie de commande. Lorsque la signature est facultative, les commandes pour lesquelles aucune règle n’existe sont considérées comme signées automatiquement.
POHAPPNBR : Nombre signataires maxi en commande (de 1 à 9) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet de fixer le nombre maximum de signatures pour les commandes.
APPPOC : Gestion des signatures en contrat (Non / Oui facultative / Oui obligatoire) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet d’indiquer si les contrats doivent être signés ou non. Dans l’affirmative, la signature peut être obligatoire ou facultative. Lorsque la signature est obligatoire, toutes les règles de signature doivent être créées et ce, avant toute saisie de contrat. Lorsque la signature est facultative, les contrats pour lesquels aucune règle n’existe sont considérés comme signés automatiquement.
POHFBUCIR : Circuit supplémentaire budget en commande (Non/ Oui) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet de définir si l’on souhaite ou non gérer un deuxième circuit de signataires en cas de dépassement budgétaire.
POCAPPNBR : Nombre signataires maxi en contrat (de 1 à 9) - Ce paramètre peut être défini au niveau Dossier ou Société. Il permet de fixer le nombre maximum de signatures pour les contrats.
Les règles de signatures ne peuvent être créées que si un paramétrage de règle a été effectué au préalable, pour le couple société - Type document à l’aide de la fonction appropriée (cf. documentation
Paramétrage des signatures).
Deux écrans sont nécessaires à la gestion des règles de signature. Le premier permet de déterminer le couple ‘Société – Document’ pour lequel l’on souhaite enregistrer les règles, le deuxième permet la saisie de ces règles.
Cet écran permet de définir le couple ‘Société – Document’ pour lequel les règles de signature vont être saisies. Par défaut, c’est le code de la société associé à l’opérateur connecté qui est proposé et qui est modifiable.
Cet écran est composé de deux parties :
une première partie qui reprend les informations de l’écran sélection
une deuxième partie dont la présentation dépend du document pour lequel on souhaite saisir les règles de signature. En effet cette partie d’écran se présente sous forme d’un tableau dont la constitution dépend du paramétrage effectué à l’aide de la fonction appropriée (cf documentation
Les différents champs à renseigner sont :
Le nombre (de 0 à 5) ainsi que les champs servant de critères pour la définition du circuit de signature dépendent du paramétrage effectué pour le couple ‘Société - Type document’. Dans ce ou ces champs, doivent être saisis les valeurs pour les différents critères. Selon le type de champ, vous pouvez utiliser le bouton contextuel pour sélectionner une valeur. Il n’est pas obligatoire de renseigner tous les critères déterminés lors du paramétrage mais il faut noter que dés qu’un critère n’est pas renseigné, la saisie des critères suivants est automatiquement sautée.
A partir de la deuxième ligne du tableau, vous pouvez utiliser le bouton contextuel pour dupliquer la ligne précédente.
Ce montant maximum pour lequel la règle est valable, doit obligatoirement être renseigné.
Ce champ n’apparaît que lorsque l’on gère un circuit différent en cas de dépassement de budget (cf. paramètres PSHFBUCIR, POHFBUCIR). La valeur ‘Oui’ signifie que le circuit intervient en cas de dépassement budgétaire, la valeur ‘Non’ est à utiliser pour le circuit habituel. Lorsque, pour un document, on souhaite gérer des circuits pour dépassement budgétaire, il faut impérativement créer les deux types de circuits (Habituel et Dépassement) pour chaque valeur de critère saisie.
Le code de l’opérateur signataire au premier niveau peut être sélectionné et est contrôlé dans la table des opérateurs. Dans le cas d’un circuit utilisable en cas de dépassement de budget, un contrôle supplémentaire est effectué afin de vérifier que cet opérateur a les droits requis. A partir de la deuxième ligne, l’utilisation du bouton contextuel permet de dupliquer la liste des signataires et suppléants de la ligne précédente.
Le code de l’opérateur habilité à signer à la place du signataire 1 peut être sélectionné et est contrôlé dans la table des opérateurs. Comme pour le signataire, un contrôle des droits de dépassement de budget est effectué si nécessaire.
Les champs Signataire et Suppléant sont présents de 1 à 9 fois selon la valeur du paramètre général associé au type de document (cf. paramètres APPPSH, APPPOH, APPPOC).
A la validation finale du tableau, lorsque le paramétrage général indique que l’on gère un circuit supplémentaire actif en cas de dépassement budgétaire, un contrôle de cohérence de la saisie est effectué afin de vérifier qu’il existe bien deux types de circuit pour chaque ligne de critère. En cas d’anomalie un message bloquant apparaît.
Au cours de la saisie, les messages suivants peuvent apparaître :
Paramétrage inexistant
Ce message apparaît lorsque l’on tente de saisir une règle de signature pour un couple Société- Document et que le paramétrage correspondant n’existe pas. Pour remédier à cela, il suffit de créer le paramétrage manquant en utilisant la fonction appropriée.
L’écran associé à ce paramétrage n’existe pas
Ce message apparaît lorsque le masque écran associé au couple ‘Société - Document’ n’est pas trouvé dans la table des masques. Pour résoudre ce problème il suffit de retourner dans la fonction de paramétrage des signatures et de revalider le paramétrage concerné afin de régénérer correctement l’écran.
Valeur incorrecte
Ce message apparaît lorsque le champ Valeur maximum a la valeur 0. Si vous souhaitez saisir une règle valable quel que soit le montant, ce champ doit prendre la valeur maximum ( 99999 ... selon format de saisie).
Utilisateurs : XXXX Fiche inexistante
Ce message apparaît lorsque le code du signataire saisi (ou celui du suppléant) n’existe pas dans la table des utilisateurs. Pour remédier à ce problème, vous pouvez utiliser la fenêtre de sélection pour rechercher plus facilement.
XXX Non autorisé dans ce type de circuit
Ce message apparaît lors de la saisie d’un code opérateur dans un circuit de signatures utilisable en cas de dépassement budgétaire, lorsque l’opérateur spécifié n’est pas autorisé à gérer les dépassements budgétaires (Contrôle budgétaire bloquant).
Règle déjà existante en ligne #
Ce message apparaît lorsque l’on tente de saisir une ligne strictement identique à la ligne dont le numéro est spécifié dans le message.
Il manque le circuit complémentaire pour la ligne #
Ce message apparaît lorsque le paramétrage général indique que l’on gère un circuit en cas de dépassement budgétaire et qu’au moment de la validation on constate que les deux types de circuit n’existent pas au niveau d’une ligne de critères.
Table | Intitulé Table |
PAPPROVAL | Règles de signatures |
PAPPCONF | Paramétrage des signatures |
