Paramétrage tableaux de bord
Utilisez cette fonction pour extraire les données financières de la comptabilité générale, analytique ou budgétaire. Vous pouvez paramétrer votre extraction au moyen de formules et définir le format de l'état, ainsi que les montants et quantités réels.
Vous pouvez également modifier les extractions de données financières livrées en standard.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La création d'un nouveau tableau de bord se décompose en cinq étapes :
- l'en-tête permet de renseigner les caractéristiques du tableau : nom, intitulé code d'accès, affectation, etc.,
- la première section de définir les colonnes le constituant,
- la seconde section de définir des lignes et champs ainsi que des formules afin d'extraire les données,
- la troisième section de définir des variables qui seront des critères ou des paramètres de calcul,
- la quatrième section de définir l'en-tête et le pied de page de l'état associé au paramétrage.
Transaction de saisie : 99 colonnes maximum
Ce mode de transaction vous autorise à paramétrer jusqu'à 99 colonnes dans un seul écran. Ceci permet la création d'états d’analyses périodiques ou comparatives, particulièrement en comptabilité analytique (pour douze périodes par exercice, le réalisé rapporté au budget, en montant et en pourcentage, etc.).
Ce résultat excédant la limite de 20 colonnes, il ne peut être associé avec un état Crystal Reports standard. Il est nécessaire d'exporter les demandes dans Excel.
En-tête
Présentation
Le Volet de sélection présente les Tableaux de bord regroupés par famille (Groupe d'états).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identification
| Ce champ est lié au code de table contenant un maximum de dix caractères. |
| Intitulé du tableau saisi sur trente caractères au maximum. |
| Le groupe d'états a pour vocation de classer les tableaux uniquement, et permet de présenter une liste gauche hiérarchisée par groupe d'états / tableau. |
| Description du groupe d'états saisi sur 30 caractères maximum. |
| Zone non obligatoire contenant le code législation (table diverse 909). La valeur renseignée est exploitée lors de la création, de la validation du dossier et de l'adjonction de données en cas de copie d'une législation. En création de dossier, sont extraites les données relatives aux législations choisies et les données communes (code législation vide). En validation de dossier sont récupérés uniquement les enregistrements rattachés aux législations du dossier. Le champ Législation sert également de filtre et est contrôlé en sélection et saisie de mouvements (saisie de factures, de règlements, de pièces, etc.). Si le champ est vide, la fiche courante pourra être utilisée quelle que soit la législation de la société concernée par le mouvement. |
| Ce code d'accès permet d'interdire l'accès aux tableaux de bord pour certains utilisateurs. Selon les droits accordés, les opérations suivantes seront possibles :
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Référentiels
| Tous les types de référentiels sont accessibles au niveau de la saisie des formules dans le tableau de bord. Sélectionner un type de référentiel général par défaut aura l'incidence suivante sur la saisie des formules :
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| Tous les types de référentiels sont accessibles au niveau de la saisie des formules dans le tableau de bord. Sélectionner un type de référentiel analytique par défaut aura l'incidence suivante sur la saisie des formules :
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Onglet Définition
Colonnes
Le nombre et les colonnes du tableau sont définis sur cette section unique.
- Intitulé colonne : il s'agit du nom de la colonne.
- Cumul : cette rubrique n'est accessible qu'à partir de la seconde colonne. Elle peut soit être vide (ceci signifiant que les valeurs sont calculées à partir de formules renseignées sur chaque champs - cf. section 2), soit être une colonne de cumul qui se calculera automatiquement par la formulation d' opérateurs simples faisant référence au numéro de colonne (exemple : Colonne 4 = (Colonne 1 + Colonne 2) * Colonne 4 devient : (1+2)*4).
- Style et Effet : les valeurs sélectionnées sont appliquées à l'impression sur l'ensemble des champs de la colonne.
- Diviseur : il permet de convertir les montants sur la base de la valeur indiquée.
- Décimales : chaque colonne dispose de son propre nombre de décimales, car suivant le type de données (un montant, un pourcentage), il est intéressant de pouvoir modifier cet aspect.
Par exemple :
Intitulé | Total | Style | Effet | Diviseur | Décimales |
CA Année N-1 | Gras | Normal | 1 | 2 | |
CA Année N | Normal | Normal | 1 | 2 | |
% PDM année N-1 | 1/(1+2) | Gras | Italique | 0,01 | 0 |
% PDM année N | 2/(1+2) | Gras | Italique | 0,01 | 0 |
Si vous souhaitez établir un pourcentage sur toute la colonne, le diviseur peut être ajusté à 0,01. Enfin, la combinaison diviseur/décimales peut engendrer des troncatures.
Par exemple, un montant de 0,03 EUR est considéré comme équivalent à 0 EUR si le nombre de décimales demandé est de 0.
Stockage
Par défaut tous les montants calculés sont stockés en détail. Pour chaque tableau on précise si l'on souhaite que soient stockés le détail des comptes, des tiers ou sections.
Le stockage en détail permet par la suite de naviguer au sein de la consultation : des arborescences de tri sont disponibles. Pour chaque stockage de détail il est possible d'indiquer une rubrique complémentaire liée à la rubrique stockée.
Exemple :
Edition d'une balance auxiliaire triée par site/compte/Tiers et faisant apparaître pour chaque tiers le code pays.
Détail Oui / Non | Information stockée | Informations complémentaires |
Oui | Détail site | |
Oui | Détail compte | |
Oui | Détail tiers | CRY |
Il est possible pour des raisons de simplification ou de volumétrie de ne vouloir obtenir une restitution qu'à un niveau agrégé : dans ce cas les coches de stockage doivent être désactivées. Seul le stockage par site est obligatoire puisque chaque enregistrement restitué est rattaché à un site.
Fonctions particulières
La numérotation des version de tableaux de bord peut se faire de façon automatique dès lors que cela est demandé ; une numérotation manuelle reste bien évidemment possible dans ce cas.
Il est également donné la possibilité d'imprimer les montants négatifs entre parenthèse.
Enfin, à chaque Tableau peut correspondre un état par défaut ou un code graphe.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Colonnes
| Intitulé des colonnes du tableau saisi sur trente caractères au maximum. |
| Utilisez ce champ pour paramétrer les calculs entre colonnes. La formule est saisie en utilisant les quatre opérateurs arithmétiques et en désignant une colonne par son numéro (ex : 1-2 pour définir un calcul d'écart entre la colonne 1 et la colonne 2). Les parenthèses sont autorisées. Attention : chaque chiffre saisi représente un numéro de colonne. Si une formule est renseignée ici, toutes les lignes de la colonne (section Lignes) seront renseignées avec la formule et ne seront plus saisissables. En revanche, la remise à blanc de ce champ n'efface pas les formules de la section Lignes. |
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| On définit ici le style appliqué aux lignes de la colonne. Ce paramétrage n'est actif qu'à l'édition.
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| Utilisez ce champ pour indiquer l'effet d'impression à appliquer à la colonne.
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| Indiquez le diviseur pour les montants de cette colonne. Le diviseur doit être strictement supérieur à zéro. Cela permet, par exemple, d'afficher les montants en milliers d'Euros. Par défaut, cette zone est initialisée à la valeur du diviseur de la colonne précédente. |
| Indiquez le nombre de décimales pour les montants de cette colonne. Ce nombre doit être compris entre 0 et 15. |
Options de stockage
| Options de stockage des détails utilisés lors du calcul du tableau de bord.
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| Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information s'affichera en consultation détaillée ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
| Options de stockage des détails utilisés lors du calcul du tableau de bord.
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| Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information s'affichera en consultation détaillée ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
| Options de stockage des détails utilisés lors du calcul du tableau de bord.
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| Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information s'affichera en consultation détaillée ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
| Options de stockage des détails utilisés lors du calcul du tableau de bord.
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| Ce champ permet d'associer une information complémentaire, comme le libellé, à chaque rubrique de détail, si celui-ci est demandé. Cette information s'affichera en consultation détaillée ainsi qu'en édition. Par exemple, pour les comptes, renseignez le champ DESSHO si vous souhaitez voir apparaître l'intitulé court à côté de chaque compte. |
Particularités
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| Par défaut, les montants négatifs sont édités avec le signe moins : '-'.
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| Code état spécifique au tableau. L'état utilisé lors de l'édition peut être personnalisé. Cette zone est faculative. Par défaut, l'état TXSVAL est lancé. |
Onglet Lignes
Présentation
Les colonnes étant constituées, les lignes du tableau peuvent être créées en saisissant ligne à ligne les intitulés correspondants.
Depuis l'icône Actions en début de ligne :
- Sélectionnez Format ligne pour afficher et modifier le format de la ligne.
- Sélectionnez Détail pour naviguer d'une cellule à une autre et la visualiser ou la modifier si nécessaire.
Depuis l'icône Actions dans une cellule :
- Sélectionnez Modifier pour modifier la formule.
- Sélectionnez Ajouter pour compléter la formule existante.
- Sélectionnez Zone de format pour modifier le format d'impression.
- Sélectionnez Centralisable Oui pour exclure (centraliser) les détails du compte (par exemple le tiers, la section...) de l'état. Lorsque vous sélectionnez cette option, les caractères du champ changent de couleur et vous pouvez sélectionner l'option Centralisable Non pour inclure les détails du compte.
- Sélectionnez Recopie vers le bas pour copier la formule de la cellule sélectionnée dans toutes les cellules suivantes du tableau. Avertissement : Cette action écrase et remplace toutes les formules existantes dans ces cellules.
- Sélectionnez Signification pour afficher les informations du compte correspondant à la formule de la cellule.
Dans chaque cellule, vous pouvez saisir jusqu'à 250 caractères (sans espaces). Si la formule contient plusieurs expressions, les montants se cumulent.
Les expressions se subdivisent en 4 suivant leur origine :
- Table de la Balance générale
- Table des Balances analytiques
- Budgets
- Formulas
Formulas
Formule | Signification |
Montants extraits de la Balance générale | |
70 ou '70' | Comptes commençant par la racine 70 |
70..72 | Tous les comptes commençant par la racine 70 à 72 inclus |
70 (5) | Tous les comptes commençant par la racine 70 sauf ceux commençant par 705 |
701 704 | Somme des montants des comptes commençant par la racine 701 et 704 |
I(C1) ou I("C1") | Parcours individuel du compte collectif C1 |
H(C1) ou H("C1") | Parcours individuel du compte collectif C1 mais sans détail des comptes |
B | Tous les comptes ayant un code de reporting avec la même racine |
BE | Seuls les comptes ayant un code de reporting identique |
Bn("XY") | Tous les comptes ayant 'XY' en code reporting numéro n |
An("XY") | Idem, mais si un collectif répond aux critères |
C et D | Placées en début d'expression ces lettres permettent de n'extraire que les comptes mouvementés au débit ou au crédit. Peut s'appliquer à toutes les expressions faisant référence aux comptes. Lorsque le calcul d'un solde débiteur ou créditeur est demandé dans un tableau de bord et que le calcul est lancé sans critère de sélection sur le site, le solde du compte tous sites confondus est calculé. Le solde est analysé afin de voir s'il est créditeur ou débiteur. |
C70 ou C"70" | Tous les comptes commençant par la racine 70 dont le solde est créditeur |
CA et DA | Permet de n'extraire que les montants créditeurs/débiteurs quel que soit le solde du compte |
Par exemple : CA401 ou CA"401" | Tous les montants au crédit des comptes commençant par la racine 401 |
-7, -I("C1"), 6 -"7" | Les montants sont exprimés suivant la convention débit-crédit Il est possible d'inverser le montant de n'importe quelle expression en plaçant le signe moins devant. |
Différence entre les formules H et I. I(C1) lit tous les comptes individuels du collectif C1; H(C1) lit la balance globale. Les résultats obtenus ne seront différents que si autre chose que le solde global est demandé. Exemple : DI(C1) est différent de DH(C1).
Formules et composants | Commentaires |
Montants extraits de la Balance analytique | |
Montants analytiques | |
NM("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Tous les montants correspondant à : |
c | Compte lié au référentiel analytique par défaut |
s1 | Section 1 de l'axe 1 du référentiel analytique par défaut |
s4 | Section 4 de l'axe 2 du référentiel analytique par défaut |
s5 | Section 5 de l'axe 3 du référentiel analytique par défaut |
* | Les autres axes ne sont pas demandés. |
NM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins ces trois critères : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2. |
NM(CANA1,SEC1,SEC4,?*,?*,?*,?*,?*,?*,?*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ne ventilant que les trois critères sélectionnés : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2. |
[4]NM("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins les trois critères sélectionnés : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2, pour le référentiel correspondant au numéro 4 dans la liste des types de référentiels (menu 2644). |
Quantités analytiques | |
NQ("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Toutes les quantités correspondant à : |
c | Compte du référentiel analytique par défaut |
s1 | Section 1 de l'axe 1 du référentiel analytique par défaut |
s4 | Section 4 de l'axe 2 du référentiel analytique par défaut |
s5 | Section 5 de l'axe 3 du référentiel analytique par défaut |
* | Les autres axes ne sont pas demandés. |
NQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins ces trois critères : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2. |
[4]NQ("c","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Totalisation des montants prenant en compte toute écriture ventilant au moins les trois critères sélectionnés : le compte analytique CANA1, la section SEC1 pour l'axe 1 et la section SEC4 pour l'axe 2, pour le référentiel correspondant au numéro 4 dans la liste des types de référentiels (menu 2644). |
Montants pré-engagés | |
PM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4]PM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Quantités pré-engagés | |
PQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4]PQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Montants engagés | |
EM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4]EM(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Quantités engagés | |
EQ(CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
[4](CANA1,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Idem expressions précédentes |
Caractères spéciaux | |
* | Remplace n caractères |
NM(CANA*,SEC1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Tous les comptes avec la racine CAN sont inclus |
? | Remplace 1 caractère |
NM(CANA1,SE?1,SEC4,*,*,*,*,*,*,*) | Sections de l'axe 1 de SE01 à SEZ1. |
Formules et composants | Commentaires |
Utilisation des pyramides | |
"pyramide.groupe" | Toutes les syntaxes précédentes (montants et quantités analytiques, engagés, pré-engagés) peuvent s'appliquer à un groupe de pyramide. |
NM("pyramide.groupe","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Pyramide : code de la pyramide analytique. |
[4]NM("pyramide.groupe","s1","s4","s5",*,*,*,*,*,*) | Pyramide : code de la pyramide analytique. |
Formules et composants | Commentaires |
Montants extraits des budgets | |
Montants budgétaires | |
GM("b","v","cpt","sec1","sec2") | Tous les montants budgétisés correspondant à : |
b | Code budget |
v | Version de budget |
cpt | Compte analytique budgétisé |
sec1 | Section 1 de l'axe 1 paramétré au niveau de la définition du budget |
sec2 | Section 2 de l'axe 2 paramétré au niveau de la définition du budget |
GM(BU1,1,CANA1,SEC1,SEC2,*) | Totalisation des montants du compte analytique budgétisable CANA1 ventilant au moins les sections 1 et 2, et enregistré dans la version 1 du budget 'BU1'. |
Quantités extraites des budgets | |
GQ("b","v","cpt","sec1","sec2",*) | Toutes les quantités budgétaires correspondant à : |
b | Code budget |
v | Version de budget |
cpt | Compte analytique budgétisé |
sec1 | Section 1 de l'axe 1 paramétré au niveau de la définition du budget |
sec2 | Section 2 de l'axe 2 paramétré au niveau de la définition du budget |
GQ(BU1,1,CANA1,SEC1,SEC2,*) | Totalisation des quantités du compte analytique budgétisable CANA1 ventilant au moins les sections 1 et 2, et enregistré dans la version 1 du budget 'BU1'. |
Les autres formules sont les suivantes :
Formules et composants | Commentaires |
Autres Formules | |
L1 | Reprend le calcul de la ligne 1 de la colonne courante |
L3(2) | Reprend le calcul de la ligne 3, colonne 2 |
L1:5 | Somme des lignes de 1 à 5 de la colonne courante |
L1:5 (2) | Somme des lignes de 1 à 5 de la colonne 2 |
R(L1*V_TAUX) | Multiplie de le montant de la ligne 1 (colonne courante) par la variable V_TAUX |
Le calcul étant fait colonne par colonne, on peut référencer dans une formule de ce genre toute ligne d'une des colonnes précédentes, ou les lignes précédentes de la colonne courante. La recherche d'une valeur d'une autre version et/ou tableau se fait par l'intermédiaire d'une variable, qui est saisie simplement dans la formule. Au lancement du calcul, on renseigne dans la variable, la version et éventuellement le code tableau, précédé du caractère $, ainsi que la ou les cellules selon la formule de totalisation "L" décrite plus haut.
Exemple :
$V1("L5") pour reprendre le montant ligne 5 de la colonne courante, de la version V1 du tableau courant,.
$TAB1. V2("L5(2)") pour reprendre le montant de la ligne 5, colonne 2, de la version V2 du tableau TAB1. Les guillemets sont facultatifs.
Contrairement à la formule de totalisation "L", on peut accéder, avec cette syntaxe, à n'importe quelle cellule d'un tableau ou d'une version, même si le numéro de colonne est supérieur à la colonne courante.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
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Icône Actions
Action de déroutement STANDARD
Détail
L'option Détail permet de faire défiler rapidement par l'utilisation des boutons radio, les lignes et/ou colonnes, afin de connaître toutes les caractéristiques d'un champ.
Onglet Variables
Présentation
Les variables sont utilisables dans les formules analytiques et de totalisations, ainsi que pour rechercher une valeur d'une autre version et/ou tableau. Elles peuvent remplacer n'importe quel argument de ces formules.
Nom
Le nom d'une variable commence toujours par 'V_'. Si ces deux lettres ne sont pas saisies, Sage X3 complètera le nom le cas échéant.
On peut définir autant de variables que l'on veut dans un tableau. Ce nombre est limité au nombre de lignes saisissable de l'écran de paramétrage. La modification du nom d'une variable entraîne la modification de ce nom dans les formules du tableau.
La suppression d'une variable ne peut se faire que si elle n'est plus utilisée dans les formules.
Type
Ce champ est facultatif notamment dans le cas où le contrôle (ou sélection) ne sont pas souhaités. Si par exemple, vous faites une variable sur le champ Nature et que la valeur de la Nature est fixe ('601MAT'), ce champ ne représente pas d'intérêt.
En revanche, en renseignant un type de donnée vous disposerez d'une fenêtre de sélection qui aidera au choix des valeurs dans la colonne 'valeur par défaut' ainsi qu'à chaque lancement de calcul.
Exemple :
Sélectionnez le type 'CNA' pour sélectionner et contrôler les natures et groupes de natures dans la colonne 'valeur par défaut'. Il sera alors possible de modifier la nature à chaque nouvelle extraction de données. Une fenêtre de sélection vous permet d'effectuer ce choix. Son existence est contrôlée par le plan de la nature.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Détails
| Les variables sont utilisables dans les formules analytiques, d'immobilisations et de cumuls, ainsi que pour rechercher une valeur d'une autre version et/ou tableau. Elles peuvent remplacer n'importe quel argument de ces formules. Le nom d'une variable est saisi sur 10 caractères au maximum, et commence toujours par 'V_'. Si ces deux lettres ne sont pas saisies, Sage X3 complètera le nom. On peut définir autant de variables que l'on veut dans un tableau. Ce nombre est limité au nombre de lignes saisissables dans l'écran TXSA3. La modification du nom d'une variable entraîne la modification de ce nom dans les formules du tableau. La suppression d'une variable ne peut se faire que si elle n'est plus utilisée dans les formules. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
| Saisissez un type de données Sage X3 si vous voulez contrôler la valeur de la variable saisie au lancement du calcul. Une sélection par l'icône Actions est également disponible sur les valeurs de ce type de données. Ce champ est facultatif. Laissez le champ vide si le contrôle (ou la sélection) ne sont pas requis pour cette variable. Par exemple, choisissez le type 'CNA' pour sélectionner et contrôler les natures ou groupes de natures. |
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| Saisissez une valeur par défaut pour la variable. Cette valeur viendra alimenter par défaut les valeurs des variables saisies lors du lancement du calcul. |
Onglet Edition
Présentation
Dans cette section, il est possible de paramétrer des informations de mise en page qui seront reprises sur l'état.
Un texte brut doit être saisi entre guillemets ("Mon Tableau à moi") contrairement à un champs de formules ([F :TXS]DES : Intitulé du tableau) ou à l'appel d'une variable (GUSER : utilisateur courant).
Ces différentes expressions peuvent se combiner.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau En-tête de page
| Saisissez le texte supplémentaire à éditer sur chaque en-tête et pied de page du tableau de bord. Les données extraites sont le résultat de l'évaluation d'expressions alphanumériques, des champs des tables de base (sociétés, sites, devises) ou encore des variables en ligne au moment du calcul. Le texte brut est à saisir entre guillemets, contrairement aux variables. (ex. : date$, time$, GUSER, 'Print test', etc. ). |
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Tableau Pied de page
| Saisissez le texte supplémentaire à éditer sur chaque en-tête et pied de page du tableau de bord. Les données extraites sont le résultat de l'évaluation d'expressions alphanumériques, des champs des tables de base (sociétés, sites, devises) ou encore des variables en ligne au moment du calcul. Le texte brut est à saisir entre guillemets, contrairement aux variables. (ex. : date$, time$, GUSER, 'Print test', etc. ). |
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États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
TXSPAR : Paramétrage tableaux de bord
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Bloc numéro 2
Il est possible de reporter un tableau de bord sur d'autres dossiers en utilisant ce bouton. |