Archivierungsparameter
Wird die Verbindung "Elektronische Datenvararbeitung (EDV)" verwendet, ermöglicht diese Funktion die Definition der Metadaten, die während der Übertragung eines Dokuments in der Archivierungsfunktion gesendet oder gesammelt werden. Diese Metadaten hängen von zwei Hauptkriterien ab:
- Containercode (Sonstige Tabelle 81). Dieser Code ermöglicht die Definition des von der EDV verwendeten Tresors während der Dokumentenübertragung. Dieser Code ist optional. Er wird verwendet, wenn mehr als ein Tresor verwendet wird (z.B: wenn der Ordner mehrere Unternehmen enthält und wenn man aus rechtlichen Gründen die Dokumente jedes Unternehmens getrennt speichern möchte.
- Dokumenttyp. Dieser Code ermöglicht die Kategorisierung der Dokumente. Er ist in der sonstigen Tabelle 902 definiert und wird auch für die Kategorisierung der mit einem Datensatz verbundenen Dokumente (Funktion Anlagen) verwendet.
Hinweis: ist der Container leer, die Tabelle der Containercodes jedoch nicht, kann der so realisierte und gültige Parameter für alle Containercodes verwendet werden (außer den speziell parametrisierten).
Dies ermöglicht es, einen allgemeinen Parameter für einen Dokumenttyp und alle Containercodes zu haben, mit Ausnahmen für bestimmte Containercodes.
Die Freigabe dieses Parameters führt zur Übertragung der Definition der so parametrisierten Metadaten an die verwendete EDV-Software über eine Programmierungsschnittstelle, die, falls sie verwendet wird, vermeidet, dass diese Elemente in der EDV-Software definiert werden.
Voraussetzungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Erfassen Sie in dieser Maske die zwei Codes, aus denen der Schlüssel besteht, und erfassen Sie in einer Tabelle eine Liste der Parameter, die über die EDV während der Übertragung der Dokumente übertragen oder gesammelt werden.
Erfassungsmaske
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Blocknummer 1
| Code der aktuellen Datei. Dieses Feld entspricht der Dokumentkategorie. Wird in der sonstigen Tabelle 902 definiert und verwendet, um die mit den Objekten verknüpften Anlagen zu charakterisieren. |
| Code der aktuellen Datei. Dieser Code identifiziert den Behälter (oder das Volumen, oder den Tresor, je nach Terminologie), d.h. die logische Lagereinheit, die in der GED-Software definiert ist. Dieses Feld kann leer sein, wenn der Parameter generisch ist oder wenn ein eindeutiger Behälter vorhanden ist. |
| Dieser Parametercode identifiziert einen der Parameter, die von der GED-Software bei der Übertragung gebucht wurden. Er wird mit seinem Wert bei jeder Belegübertragung an die GED-Software gesendet. Die Software erstellt im Aufrufkontext eine Variable, deren Name dem Code mit einem vorangestellten G_ entspricht. Beispiel: Heißt der Parameter, der den untergeordneten Beleg identifiziert, DOC_ID, ist eine Variable G_DOC_ID im Aufrufkontext verfügbar. Diese Variable kann dann in einer Formel verwendet werden, die eine Belegreferenz definiert, die nach der Übertragung in der Software gespeichert wird. |
| Titel, der jedem Kriterium zugeordnet ist. Dieser Titel kann übersetzt werden. |
| Dieser Wert definiert den internen Typ des Parameters. Die Variable G_XXXX (wobei XXXX der Parametercode ist) wird mit diesem Typ erklärt, auch wenn die Parameter auf die GED in einer Tabelle mit zuvor formatierten Zeichenketten übertragen werden. |
| Über dieses Feld kann herausgefunden werden, ob der Parameter nur an GED gesendet wird (wenn auf Nach Wert gesetzt), oder auch über die GED-Software an das aufrufende Programme zurückgesendet wird (wenn auf Nach Adresse gesetzt). |
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Während die EDV-Schnittstelle die Parameter überträgt, kann auch eine Parameterprüfung durchgeführt werden. Diese Prüfung kann bei Anzeige eines Fehlers beendet werden, sodass die Parameter nicht gespeichert werden.
Ein Beispiel für diesen Fehlertyp kann die Ablehnung einer Strukturänderung der Metadaten sein, da bereits Dokumente diesen Typs im parametrisierten Container existieren.