Feldhilfe (GAFREF)

Hier ist die für diese Dauerbuchung zu verwendende Belegvorlage anzugeben. Bei dieser Belegvorlage kann es sich um einen produktiven Beleg handeln (es muss aber kein produktiver Beleg sein). Während der Laufzeit der Dauerbuchung sollte keine Änderung vorgenommen werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich um eine variable Dauerbuchung handelt.

Die Belegvorlage wird in Abhängigkeit von den entsprechenden Dauerbuchungsparametern bei der Generierung von Buchungen (Produktion und Simulation) verwendet.

Die Belegvorlage muss bei der Belegerfassung angelegt werden (siehe Dokumentation Belegerfassung).

In diesem Beleg muss definiert werden:

• die Erfassungstransaktion, 
• der Standort,
• die Buchungsbelastungen,
• die Verbreitung auf die unterschiedlichen Referenztypen, die Kostenrechnungsbelastungen.

Die Bereiche Soll / Haben des Belegs werden in Abhängigkeit davon, ob es sich um eine fixe oder um eine variable Dauerbuchung handelt, verschieden gefüllt:

• bei fixen Dauerbuchungen muss der entsprechende Betrag erfasst werden,
• bei variablen Dauerbuchungen muss in der ersten Zeile ein Koeffizient erfasst werden.
  Dieser Koeffizient dient als Grundlage für die Verteilung des Betrags des Offenen Postens auf die nächsten Zeilen.

Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird auf zwei Aufwandskonten verteilt (75 % auf das erste, 25 % auf das zweite Konto). Die Zeilen der Belegvorlage können wie folgt erfasst werden:

Ein Koeffizient von 1 kann also verwendet werden, wenn von der Dauerbuchung Buchungen erzeugt werden, von denen lediglich zwei Konten betroffen sind.

 Unterliegt der Aufwand / der Ertrag der Umsatzsteuer, muss sichergestellt werden, dass diese im Vorlagenbeleg nicht berücksichtigt ist. Der Bereich "Steuercode" des Vorlagenbelegs muss entweder leer bleiben oder einen ungültigen Code referenzieren. Die Steuern werden erst bei Erhalt der Rechnung verwaltet.