Svolgimento di un inventario con il terminale portatile Symbol PDT3100

Lo scopo di un inventario è quello di ottenere una visione chiara degli elementi fisici effettivamente presenti all'interno di una azienda. Si tratta dunque di verificare la loro esistenza, la loro ubicazione e di controllare che le informazioni rilevate sul campo corrispondano bene a quelle registrate sugli elementi fisici nel database.

L'attuazione di un inventario necessita dell'utilizzo di uno strumento dedicato (il terminale portatile Symbol PDT3100) il cui il principio di funzionamento si basa su un' immatricolazione di codici a barre delle ubicazioni e degli elementi fisici.

Parametrizzazione

L'utilizzo di questo strumento necessita di una parametrizzazione al fine di essere adattato all'ambiente nel quale deve essere utilizzato e alla struttura delle informazioni da raccogliere.

Questa parametrizzazione verte generalmente:
- sulle Ubicazioni(sito/edificio/piano/stanza),
- sui campi destinati ad essere alimentati, loro tipo di inserimento, loro valori autorizzati, ecc…(Dizionario Symbol PDT3100)

Queste informazioni, utilizzate per definire ciascuna Operazione di inventario, saranno l'oggetto di un Exportsotto forma di file testo trasferiti verso il terminale Symbol PDT3100 tramite lo strumento ACcom.

Schema di parametrizzazione

Inventario iniziale

Questa prima fase consiste nel recensire fisicamente i diversi elementi fisici.

Questo controllo iniziale si effettua unicamente sugli elementi fisici in cui il CAB è assente, cioè sui nuovi elementi fisici, su quelli per i quali il CAB è sparito o su quelli che non sono ancora stati immatricolati. Il CAB dell'elemento fisico è dunque posizionato al momento della rilevazione d'inventario iniziale.

Questa rilevazione iniziale permette di recuperare, oltre al CAB dell'elemento fisico, le informazioni concernenti la sua ubicazione (Sito/Edificio/Piano/Stanza) così come le diverse informazioni quali il suo stato, il suo serial number…, informazioni a partire dalle quali sarà possibile effettuare una riconciliazione con gli elementi fisici del database.

Inventario di controllo

Questo tipo di inventario può effettuarsi solo se è già stato realizzato un inventario iniziale. Il Suo scopo è quello di controllare l'esattezza delle informazioni contenute nel file degli elementi fisici e di garantire la coerenza tra il contenuto di tale file e lo stato del capitale sul campo. Si effettua unicamente sugli elementi che già possiedono un CAB. Recupera un certo numero di informazioni (definite a livello di parametrizzazione) al fine di controllare, implementare o aggiornare il database.

Import in Sage X3 delle informazioni rilevate

Dopo aver realizzato l'inventario, le rilevazioni effettuate sul terminale Symbol PDT3100 sono trasferite tramite lo strumento ACcom,sotto forma di file testo, in una cartella dedicata di Sage X3 al fine di essere importate sulle tabelle delle ubicazioni e delle rilevazioni di inventario (Import inventario Symbol)

Elaborazione delle informazioni rilevate

L'elaborazione Riconciliazione automatica delle rilevazioni effettua un confronto tra le informazioni rilevate sul campo e le informazioni registrate nel database Sage X3 per cercare di ottenere una riconciliazione, in funzione dei criteri parametrizzati, tra queste rilevazioni e gli elementi fisici.

Al termine dell'elaborazione, lo stato della rilevazione è modificato e indica la sua situazione rispetto al database Sage X3. Si possono verificare più situazioni:

 La rilevazione è coerente con il database; in questo caso non viene effettuato nessun aggiornamento dell'elemento fisico: vengono aggiornate solo data/ora e stato di inventario sull'elemento fisico.

 L'elemento fisico non è riconciliato con un elemento fisico del database; in questo caso, è necessario procedere ad una Riconciliazione manuale al fine di attribuire all'elemento un'immatricolazione codice a barre, poi effettuare di nuovo una riconciliazione automatica destinata a controllare le altre informazioni, generalmente l'ubicazione dell'elemento fisico.

 Vengono constatate differenze tra le informazioni rilevate e quelle contenute nel database. In questo caso, è necessario procedere:
- in un primo tempo, all'Elaborazione di validazione delle rilevazioni di inventario, al fine di precisare se la situazione rilevata sul campo è esatta e deve essere validata per essere riflessa sull'elemento fisico nel database o se deve essere rifiutata.
- in un secondo tempo, all'Elaborazione delle rilevazioni validate. Le rilevazioni rifiutate saranno cancellate, gli elementi fisici non verranno aggiornati (ad eccezione delle informazioni diverse parametrizzate a livello del Symbol PDT3100, se l'opzione di parametrizzazione è attiva). Le rilevazioni validate saranno prese in considerazione e l'elaborazione effettuerà l'aggiornamento degli elementi fisici a partire dalle informazioni rilevate. L'aggiornamento avviene direttamente sull'elemento fisico quando questo non è collegato ad un bene contabile. Quando è collegato ad un bene contabile, ogni movimento (a parte il cambio di ubicazione) viene messo in attesa di validazione a livello del bene contabile.

Schematizzazione dell'import e dell'elaborazione in Sage X3 delle informazioni rilevate