Środki trwałe > Zarządzanie fizyczne > Elementy fizyczne 

Element fizyczny to wyposażenie używane w firmie i posiadające konkretne informacje umożliwiające śledzenie (przyjęcie, raport, przeniesie, wycofanie) oraz jego inwentaryzację (kod kreskowy, lokalizacja).

Na tym ekranie można utworzyć, zmodyfikować, skopiować lub wycofać element fizyczny.
Z tego ekranu można również dokonać bezpośredniej zmiany miejsca lub wycofania elementu fizycznego.

Element fizyczny może być powiązany wyłącznie z jednym środkiem trwałym. Jednakże z jednym środkiem trwałym powiązanych może być wiele elementów fizycznych. Np. procesor, ekran i klawiatura to trzy elementy fizyczne, które mogą być powiązane z tym samym środkiem trwałym t.j. komputerem.
W takim przypadku zarządzanie elementami fizycznymi jest powiązane z zarządzaniem środkami trwałymi. Różne przesunięcia, którym może podlegać element fizyczny (wycofanie, przesunięcie) będą miały wpływ na środek trwały i odwrotnie.

Utworzenie elementu fizycznego jest również możliwe:

  • Podczas wprowadzania środka trwałego, tworząc go ręcznie lub automatycznie.
    Zob. dokumentacja nt. zarządzania Środkami trwałymi

  • Podczas inwentaryzacji zapasów przy użyciu ADC

Dodatkowo element fizyczny może podlegać pewnej liczbie procesów zbiorczych lub transakcji za pomocą dedykowanych procesów dostępnych z poziomu podmenu Zarządzanie fizyczne/Przetwarzanie.

Elementu fizycznego nie można zduplikować, jeśli wartość parametru PHYAUTNUM – Numerowanie elementów fizycznych (rozdział AAS, grupa PHY) to Brak.

Wymagania wstępne

Zob. dokumentacja nt. Wdrożenia.

Zarządzanie ekranem

Ekran wprowadzania składa się z nagłówka przedstawiające informacje identyfikujące element fizyczny oraz kilka kart:

  • Główne: zawiera wszystkie cechy elementu fizycznego
  • Przesunięcia: wyświetla przesunięcia oczekujące na zatwierdzenie dla środków oraz informacje o potencjalnym wycofaniu
  • Geolokacja: dostarcza informacje w formie Map Google na temat lokalizacji elementu fizycznego
  • Komentarze: dostarcza pola wolnego wpisu, w których można umieścić dowolny opis oraz dodatkowe informacje, jak również opcjonalnie dodać zdjęcie elementu fizycznego
  • Informacje dodatkowe: zawiera pola dowolnego wpisu i dostarcza informacje umożliwiające śledzenie rekordu

Nagłówek

Prezentacja

Nagłówek zawiera informacje identyfikujące element fizyczny.

Zamknij

Pole

Na karcie obecne są następujące pola:

  • Referencja (pole PHYREF)

Element fizyczny jest identyfikowany w unikalny sposób za pomocą nr referencyjnego zawierającego do 20 znaków alfanumerycznych.
Konfiguracja automatycznego przypisania nr referencyjnego zależy od wartości parametru PHYAUTNUM – Numerowanie elementów fizycznych (rozdział AAS, grupa PHY)
Wszystkie reguły zarządzania tym numerem referencyjnym są szczegółowo opisane w dokumentacji do tego parametru.

  • Opis (pole PHYDES1)

To pole zawiera główny opis elementu fizycznego.

  • Opis 2 (pole PHYDES2)

To pole zawiera dodatkowy opis elementu fizycznego.

  • Aktywny (pole ENAFLG)

Ta flaga, której nie można wprowadzić, sygnalizuje, czy element fizyczny jest Aktywny.
Można ją zmodyfikować tylko, jeśli element fizyczny nie jest powiązany z żadnym środkiem trwałym.

Zamknij

Karta Główne

Prezentacja

Z tej karty należy skorzystać, aby wprowadzić dane powiązane z identyfikacją elementu fizycznego, jego nabyciem, jeśli konieczne, jego wycofaniem, jak również informacje z ostatniej inwentaryzacji.

Można również wskazać nr referencyjny głównego środka, z którym jest on powiązany.

Powiązanie elementu fizycznego ze środkiem jest dokonywane:

  • W tej funkcji poprzez wprowadzenie lub wybranie nr referencyjnego Aktywnego środka.
  • Ręcznie w Środkach trwałych poprzez wskazanie elementów fizycznych, z którym jest powiązany.

Jeśli parametr PHYAUTCRE – Automatyczne tworzenie elementu (rozdział AAS, grupa PHY) jest ustawiony jako Tak to można automatycznie tworzyć i powiązywać element fizyczny ze środkiem w momencie tworzenia (zob. opcja Elementy fizyczne w dokumentacji nt. Środków trwałych).

Odłączenie elementu fizycznego może zostać wykonane wyłącznie w funkcji Środki trwałe przy użyciu opcji Elementy fizyczne.

Zamknij

Pola

Na karcie obecne są następujące pola:

Geograficzne

  • Lokalizacja (pole LCTCOD)

Należy wprowadzić miejsce, w którym znajduje się element fizyczny.
Sama lokalizacja jest powiązana z:

  • Budynkiem – geograficzny aspekt powiązania.
  • Lokalizacją finansową – księgowy aspekt powiązania.

Aby wyszukać budynek lub lokalizację należy użyć ekranu wyszukiwania.
Po utworzeniu elementu fizycznego zmiana lokalizacji jest możliwa wyłącznie poprzez przeniesienie.

  • Budynek (pole BUICOD)

Budynku nie można wprowadzić. Automatycznie wyświetla się budynek, z którym powiązana jest lokalizacja.

  • Lokalizacja (pole FCY)

To pole nie jest dostępne. Wyświetla lokalizację finansową, z którą powiązana jest lokalizacja.

  • Firma (pole CPY)

To pole nie jest dostępne. Wyświetla ono firmę, z którą powiązana jest lokalizacja finansowa.

Identyfikacja

  • Kod kreskowy (pole BAC)

Z tego pola należy skorzystać, aby wprowadzić numer rejestracyjny kodu kreskowego elementu fizycznego tak, aby mógł on zostać uwzględniony podczas operacji magazynowych. Unikalność wprowadzonego kodu jest kontrolowana przez parametr CPYBACUNY – Unikalność kod kreskowego wg firmy (rozdział AAS, grupa PHY).

Maksymalna długość kodu kreskowego jest określana przez parametr FMTCABFAS – Format kodu kreskowego środka (rozdział AAS, grupa PHY).

  • Numer seryjny (pole SRLNBR)

To pole zawiera numer seryjny powiązany z wyposażeniem. To pole można uzupełnić lub może być ono uzupełniane automatycznie przez proces inwentaryzacji.

  • Nadrzędny środek (pole AASREF)

To pole zawiera nr referencyjny środka, z którym powiązany jest element fizyczny.
To przypisanie jest tworzone:

  • na poziomie pola poprzez wskazanie lub wybranie nr referencyjnego środka z listy środków, które mogą zostać przypisane,
  • lub w funkcji zarządzania Środkami (automatycznie podczas tworzenia środka lub ręcznie za pomocą opcji Elementy fizyczne).

Aby środek mógł zostać wybrany do przypisania musi on być:

  • „Aktywny”.
  • Powiązany z tą samą lokalizacją geograficzną, co element fizyczny.

Przypisanie elementu fizycznego do środka jest opcjonalne. Można tego dokonać po utworzeniu elementu fizycznego.

Element fizyczny można odłączyć wyłącznie przy pomocy opcji Elementy fizyczne w funkcji Środki.

  • Osoba kontaktowa (pole CNTNUM)

Aby wskazać osobę kontaktową należy wybrać użytkownika z tabeli dodatkowej nr 630.

Zakupy

  • Dostawca (pole BPS)

To pole służy do podania dostawcy.

Jeśli nie wskazano dostawcy to pole jest automatycznie uzupełniane przy użyciu referencyjnego dostawcy środka podczas powiązywania elementu fizycznego ze środkiem.

  • Kategoria (pole PHYCAT)

To pole umożliwia wskazuje kategorii fizycznej.

  • Numer zamówienia (pole ORDBUY)

To pole umożliwia użytkownikowi wskazanie opisu zamówienia.
Jeśli zarządzany jest moduł Zakupy to zamówienie musi istnieć w bazie danych.

  • Data zamówienia (pole DORDBUY)

Z tego pola należy skorzystać, aby wskazać datę zamówienia. Można ją wprowadzić i jest ona wymagana, jeśli wprowadzono numer zamówienia.
Jeśli zarządzany jest moduł Zakupy to data zamówienia jest ładowana automatycznie ze wskazanego zamówienia.

  • Numer przyjęcia (pole NUMRECEP)

Z tego pola należy skorzystać, aby wskazać nr przyjęcia zamówienia. Jeśli zarządzany jest moduł Zakupy to przyjęcie musi istnieć w bazie danych.

  • Data przyjęcia (pole DNUMRECEP)

Z tego pola należy skorzystać, aby wskazać datę przyjęcia zamówienia. Można ją wprowadzić i jest ona wymagana, jeśli wprowadzono numer przyjęcia.
Jeśli zarządzany jest moduł Zakupy to data przyjęcia jest ładowana automatycznie ze wskazanego przyjęcia.

Inwentaryzacja

  • Data ostatniej noty inwentaryzacyjnej (pole IVYDAT).

To pole wyświetla datę ukończenia ostatniej inwentaryzacji elementu fizycznego.
Tę datę można wprowadzić. Może ona również zostać uzupełniona automatycznie przy użyciu operacji Rejestr z aplikacji mobilnej inwentaryzacji.

  • Czas ostatniej noty inwentaryzacyjnej (pole IVYTIM)

To pole wyświetla czas ukończenia ostatniej inwentaryzacji elementu fizycznego. Nie można go wprowadzić.

Ta informacja jest uzupełniona automatycznie przy użyciu operacji Rejestr z aplikacji mobilnej inwentaryzacji.

  • Bieżący status

To pole pokazuje status elementu fizycznego. Może on zostać wprowadzony. Może on również zostać uzupełniony automatycznie przy użyciu operacji Rejestr z aplikacji mobilnej inwentaryzacji.

Zamknij

Karta Przesunięcia

Prezentacja

Ta karta wyświetla informacje powiązane z przesunięciami elementu fizycznego oraz informacje o ewentualnym wycofaniu.

Informacje w tabeli Oczekujące przesunięcia nie mogą zostać uzupełnione.

Ta tabela jest ładowana, jeśli element fizyczny, powiązany ze środkiem, stanowił przedmiot przeniesienia lokalizacji finansowej lub wycofaniu wymagającym korekty.

Przesunięcie jest wtedy wstrzymywane. Powiadomienie o przesunięciach jest pobierane z ekranu Elementu fizycznego, dostępnego z poziomu funkcji Środki, tak, aby kierownik księgowania został powiadomiony oraz miał możliwość zatwierdzenia przesunięcia.

Po zatwierdzeniu przesunięcia staje się ono aktywne i jest usuwane z tabeli.

Przesunięcia ukończone dla elementu fizycznego, który nie jest powiązany ze środkiem są uwzględniane natychmiastowo.

Zamknij

Pole

Na karcie obecne są następujące pola:

Przesunięcia oczekujące

  • Data przesunięcia (pole MVTDAT)

To pole wyświetla datę utworzenia przesunięcia.

  • Powód wycofania (pole MVTISSTYP)

To pole wskazuje powód wycofania.

  • Powód przesunięcia (pole MVTTRANS)

To pole wskazuje powód przesunięcia.

  • Docelowa lokalizacja finansowa (pole MVTFCY)

To pole jest uzupełniane w przypadku zmiany lokalizacji finansowej. Wyświetla ono docelową.

  • Docelowa lokalizacja (pole MVTLCTCOD)

To pole jest uzupełniane w przypadku zmiany lokalizacji. Wyświetla ono lokalizację docelową.

  • Oczekujące przesunięcie (pole MVT)

To pole wyświetla typ oczekującego przesunięcia.

Wydanie

  • Data wycofania (pole ISSDAT)

To pole nie jest dostępne. Wyświetla datę wycofania elementu fizycznego.

  • Powód wycofania (pole ISSTYP)

To pole nie jest dostępne. Wyświetla powód wycofania elementu fizycznego.


  • Obraz (pole ISSPCT)

Można powiązać obraz wspierający wycofanie elementu fizycznego.
Należy kliknąć, aby uzyskać dostęp do eksploratora i wybrać plik obrazu.


Przesunięcie

  • Ostatnie przesunięcie (pole TRFDAT)

To pole nie jest dostępne. Wyświetla datę ostatniego przesunięcia elementu fizycznego.

Zamknij

Karta Geolokacja

Ta karta dostarcza widok z Map Google miejsca, w którym znajduje się element fizyczny w oparciu o adres powiązany z Lokalizacją.

Karta Komentarz

Prezentacja

Z tej karty należy skorzystać, aby wprowadzić wszelkie komentarze w polu wolnego wpisu, liczące maksymalnie 32 766 znaków.
Można również zapisać zdjęcie elementu fizycznego.

Zamknij

Karta Informacje dodatkowe

Prezentacja

Na tej karcie znajdują się pola wolnego wpisu.
Liczba zarządzanych pól wolnego wpisu, ich tytuły, tabele dodatkowe przypisane do kontroli pól typu kod oraz waluta dla każdego pola typu waluta zależą od ustawień dokonanych w funkcji Właściwości pól wolnego wpisu.

Te pola wolnego wpisu są używane zgodnie z wymaganiami zarządzania, do przechowywania danych nieobsługiwanych na innych kartach.

Mogą być one sortowane na wielu podkartach zgodnie z ich typem (alfanumeryczne, kwota, współczynnik i data).

Ostatnia podkarta Śledzenie rekordu wyświetla informację na temat źródła tworzenia (wpis transakcji, tworzenie automatyczne, import itp.). Dostarcza ona kody użytkowników, którzy utworzyli lub jako ostatni zmodyfikowali dane, jak również daty tych zdarzeń.

Zamknij

Pole

Na karcie obecne są następujące pola:

Drukuj

  • Obszary wolnego wpisu od 1 do 10 (pole USRFLDA od 1 do 10)

To pole umożliwia użytkownikowi podanie wartości wolnego obszaru typu alfanumerycznemu, z którym może być powiązana tabela dodatkowa. Dostępnych jest 10 obszarów tego typu.

Kwoty

  • Obszary wolnego wpisu kwoty od 1 do 6 (pole USRFLDM od 1 do 6)

To pole umożliwia użytkownikowi podanie wartości w obszarze wolnego wpisu dla typu kwoty. Dostępnych jest sześć pól tego typu.

Współczynniki

  • Obszary wolnego wpisu współczynnika od 1 do 2 (pole USRFLDC od 1 do 2)

To pole umożliwia użytkownikowi podanie wartości w obszarze wolnego wpisu dla typu współczynnika. Dostępne są 2 obszary tego typu.

Daty

  • Obszary wolnego wpisu daty od 1 do 4 (pole USRFLDD od 1 do 4)

To pole umożliwia użytkownikowi podanie wartości w obszarze wolnego wpisu dla typu daty. Dostępne są 4 obszary tego typu.

Śledzenie rekordu

  • Źródło wpisu (pole CREORI)

To pole wyświetla pochodzenie obiektu.

  • Użytkownik tworzący (pole CREUSR)

To pole wyświetla użytkownika, który utworzył (wprowadził) rekord.

  • Data i czas (pole CREDATTIM)

To pole wskazuje datę i czas utworzenia (wprowadzenia) rekordu.

  • Użytkownik modyfikujący (pole UPDUSR)

To pole wyświetla autora ostatniej, wprowadzonej zmiany w rekordzie.

  • Data i czas (pole UPDDATTIM)

To pole wyświetla datę i czas ostatniej zmiany wprowadzonej w rekordzie.

Zamknij

Inne warunki

Tworzenie

Generuje to zdarzenie Tworzenia dla elementu fizycznego (PHYCRT).

Modyfikacja

Po zatwierdzeniu utworzenia nie można już zmodyfikować Lokalizacji bezpośrednio z poziomu tego ekranu.
Aby zmodyfikować lokalizację należy dokonać przesunięcia.

Wycofanie

Elementu fizycznego nie można usunąć, jeśli element fizyczny jest powiązany ze środkiem.

Panel Operacje

Ta operacja wyświetla dziennik zdarzeń powiązany z zarządzaniem elementami fizycznymi.
Aby uzyskać dostęp do szczegółów zdarzenia należy kliknąć na ikonę Wyświetl.

Ta operacja otwiera ekran używany do wykonania zmiany lokalizacji.

Należy wprowadzić parametry przesunięcia:
  • Należy wprowadzić datę i powód wycofania.
  • Należy uzupełnić nową lokalizację.
  • Należy kliknąć Zapisz.
Nie można dokonać przesunięcia elementu fizycznego:
  • Jeśli został on wycofany lub posiada powiadomienie o wycofaniu.
  • Jeśli środek, z którym jest powiązany jest w trakcie sprzedaży wewnątrz grupy.

Opis procesu przesunięcia

Zmiana lokalizacji geograficznej dokonywana jest zgodnie z poniższymi warunkami, w zależności od sytuacji:
  • Element fizyczny nie jest przypisany do środka:
    • Przesunięcie elementu fizycznego wykonywane jest natychmiast.
  • Element fizyczny jest przypisany do środka:
    • Jeśli nowa lokalizacja jest powiązana z tą samą lokalizacją finansową to przesunięcie jest natychmiastowe.
    • Jeśli nowa lokalizacja jest powiązana z inną lokalizacją finansową to przesunięcie jest zawieszane do momentu, gdy zostanie ono zatwierdzone na poziomie środka.
Jeśli ze środkiem powiązane są inne elementy fizyczne to należy wykonać jedną z poniższych operacji na poziomie środka w celu zatwierdzenia przesunięcia:
  • Należy odłączyć od środka elementy fizyczne, których nie dotyczy przesunięcie, a następnie zatwierdzić przesunięcie środka.
  • Należy podzielić środek w celu wykonania przesunięcia do środka powiązanego z przenoszonym elementem fizycznym.
  • Należy dokonać przesunięcia ze środka – w takim przypadku przekazywane są wszystkie elementy fizyczne powiązane ze środkiem.
Zatwierdzanie wyników przesunięcia w:
  • Aktualizacja elementu fizycznego w nowo wprowadzonych alokacjach.
  • Generowanie zdarzenia Transferu geograficznego (PHYAFFGEO). Jeśli zmiana lokalizacji dotyczy lokalizacji finansowej generowane są dwa zdarzenia (po jednym dla każdej lokalizacji).
    Zapytania o zdarzenia można wykonać na ekranie Dziennik zdarzeń, który jest dostępny z poziomu karty Informacje dodatkowe.

Ta operacja otwiera ekran używany do żądania anulowania ostatniego przesunięcia elementu fizycznego.
  • Należy kliknąć Zapisz. Nie potrzebne są żadne inne ustawienia.

Konfiguracja procesu anulowania przesunięcia

Przesunięcie zostało anulowane, w zależności od sytuacja, zgodnie z następującymi regułami:
  • Element fizyczny nie jest powiązany ze środkiem: element fizyczny jest aktualizowany zgodnie z poprzednimi przypisaniami podczas ostatniego przesunięcia.
  • Element fizyczny jest powiązany ze środkiem oczekującym na przesunięcie: przesunięcie jest usuwane.
  • Element fizyczny jest powiązany ze środkiem bez oczekującego przesunięcia: Anulowania przesunięcia jest wstrzymywane do momentu zatwierdzenia przesunięcia środka.

Zatwierdzenie anulowania przesunięcia powoduje wygenerowanie zdarzenia anulowania przesunięcia geograficznego (PHYAFFGEO). Jeśli przesunięcie prowadzi do zmiany lokalizacji finansowej to generowane są dwa zdarzenia (po jednym dla każdej lokalizacji finansowej).

Zapytania o zdarzenia można wykonać na ekranie Dziennik zdarzeń, który jest dostępny z poziomu karty Informacje dodatkowe.

Ta operacja otwiera ekran, na którym wybiera się operację, która ma zostać wykonana na elemencie fizycznym:

  • Wycofanie
  • Anulowanie wycofania
  • Zatrzym. anulowania

Wycofanie

Należy wprowadzić parametry wycofania:
  • Należy wprowadzić datę i powód wycofania.
  • Można również powiązać obraz wspierający wycofanie elementu fizycznego.
  • Należy kliknąć Zapisz.

Opis procesu wycofania

W zależności od sytuacji wycofanie jest wykonywany zgodnie z następującymi zasadami:
  • Element fizyczny nie jest przypisany do środka:
    • Wycofanie elementu fizycznego wykonywane jest natychmiast.
  • Element fizyczny jest przypisany do środka:
    • Wycofanie jest wstrzymywane do momentu przesunięcia.
  • Jeśli element fizyczny jest powiązany tylko do jednego środka to wycofanie elementu fizycznego zostanie zatwierdzone przez wycofanie środka.Jeśli do środka przypisanych jest wiele elementów fizycznych należy wykonać jedną z poniższych operacji:
    • Należy odłączyć elementy fizyczne, których nie dotyczy wycofanie i zatwierdzić wycofanie środka.
    • Należy podzielić środek i przetworzyć wycofanie środka przypisanego do elementu fizycznego, którego dotyczy żądanie wycofania.
    • Należy wycofać środek: W takim przypadku wszystkie elementy fizyczne powiązane ze środkiem są wycofywane.
Zatwierdzanie wyzwalaczy wycofania:
  • Aktualizacja elementu fizycznego z wprowadzoną informację o wycofaniu.
  • Generowanie zdarzenia Wycofania (PHYISS).
Zapytania o zdarzenia można wykonać na ekranieDziennik zdarzeń, który jest dostępny z paneluOperacji.

    Anulowanie wycofania

    Z tej operacji należy skorzystać, aby otworzyć ekran używany do anulowania wycofania elementu fizycznego.

    • Należy kliknąć Zapisz. Brak wymaganych parametrów.

    Opis procesu anulowania wycofania

    Wycofanie zostało anulowane, w zależności od sytuacja, zgodnie z następującymi regułami:
    • Element fizyczny nie jest przypisany do środka trwałego:
      To anulowanie wyzwala aktualizację elementu fizycznego poprzez usunięcie informacji o wydaniu.

    • Element fizyczny nie jest przypisany do środka:
      Anulowanie wycofania jest zawieszone do momentu zatwierdzenia anulowania wycofania środka.
    Zatwierdzenie wycofania wyzwala generowanie zdarzenia Anulowania wycofania (PHYISS).
    Zapytania o zdarzenia można wykonać na ekranie Dziennik zdarzeń, który jest dostępny z poziomu karty Informacje dodatkowe.

    Zatrzym. anulowania

    Ta operacja jest przydatna, jeśli anulowanie wycofania zostało wykonane przez przypadek na elemencie fizycznym powiązanym ze środkiem.
    Zatrzymanie anulowania umożliwia usunięcie oczekujących przesunięć anulowania wycofania.

    Komunikaty o błędach

    Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :

    Jedynymi komunikatami błędów są komunikaty ogólne.


    Użyte tabele

    SEEREFERTTO Zob. dokumentacja nt. Wdrożenia.