Tabela kodów dostępu musi zostać uzupełniona przed pierwszym użyciem tej funkcji.
Można przypisać kod dostępu do każdej transakcji, co umożliwia następnie filtrowanie transakcji wg profilu użytkownika. Jeśli kod dostępu nie został uzupełniony na poziomie transakcji, to jest ona dostępna niezależnie od profilu użytkownika. W przeciwnym razie użytkownik dysponuje tylko tymi transakcjami, które posiadają kod dostępu taki sam, jak ten wskazany w jego profilu użytkownika, pod warunkiem, że kod wykonania tego kodu dostępu ma wartość Tak. (zob. dokumentacja nt. Kodów dostępu).
Zaleca się więc uzupełnienie tej tabeli kodów dostępu przed utworzeniem pierwszej transakcji. Jeśli tak nie jest, konieczny będzie powrót w celu zmodyfikowania każdej transakcji.
Następujące kody aktywności (sortowane wg typu) mogą mieć wpływ na działanie funkcji :
Te kody nie są nigdy wprowadzane w zarządzaniu folderami, ponieważ ich wartość jest obliczana :
FEE (Deklaracja wynagrodzenia).
DEB : Deklaracja Intrastat
ECC : Zarządzanie wersjami artykułów
PTX : Podatki regionalne
SVC : Okresowe RMK/RMP
PPR : Maks. opłaty / upusty zakupów
KPO : Lokalizacja portugalska
KSP : Lokalizacja hiszpańska
Następujące parametry ogólne mogą spowodować zmianę działania funkcji :
PORVAT (zdefiniowano na poziomie Firma) : TVA Portugalia
SPAVAT (zdefiniowano na poziomie Firma) : VAT hiszpański
Wybrana funkcja jest zarządzana obiektowo. Operacje tworzenia, modyfikacji iusuwania mogą być aktywne lub nieaktywne dla danego użytkownika.Filtrowanie wg rólmoże także zostać wdrożone dla tej funkcji.
Filtrowanie wg kodu dostępu dokonywane jest w oparciu o nazwane pole ACSCOD. Jeśli podano kod dostępu, przyznawane są prawa do wyświetlania i modyfikacji zgodniez uprawnieniami do odczytu i zapisu powiązanymi z kodem użytkownika za pomocą jego profilu.