Sites
Tout acte de gestion opérationnel est fait à l'intérieur d'un site : le site est la notion centrale dans l'organisation des données de gestion des sites et des sociétés.
Un site se situe obligatoirement à l'intérieur d'une société.
Certaines données de gestion sont propres à un site donné, d'autres sont communes à l'ensemble des sites gérés dans un même dossier :
- le référentiel, c'est-à-dire l'ensemble des informations d'identification permettant aux sites de communiquer, est commun à tous les sites : cela concerne essentiellement les articles, les tiers, le plan comptable, les tables de base (unités...),
- les fichiers où sont stockées des données liées à un site (les mouvements, mais aussi certaines données liées à l'article, par exemple) l'accès se fait toujours par une clé incluant le code du site correspondant.
Même si chaque acte de gestion est clairement référencé dans un site et un seul, un certain nombre de processus font appel à la coopération entre plusieurs sites.
On peut citer par exemple :
- la planification multi-sites (plan directeur, MRP ou DRP),
- l'échange de biens entre 2 sites de stockage,
- la consommation d'un bien sur un autre site de stockage,
- la prise en compte dans une même commande de demandes d'achat issues de sites différents,
- l'éclatement d'une livraison sur plusieurs sites en fonction des demandeurs,
- la génération d'écritures comptables sur plusieurs sites à partir d'une seule facture fournisseur,
- l'affectation d'une commande client à plusieurs sites ou dépôts, etc.
A l'inverse, il est important de noter que l'utilisateur, lorsqu'il entre dans le progiciel, n'est pas connecté à un site, pas plus qu'il ne l'est à une société.
Seules ses habilitations définiront si des filtres existent pour qu'il ne puisse pas voir les données rattachées à certains sites.
Par contre, des valeurs par défaut sont définies pour proposer à l'utilisateur des sites appropriés à ses profils. Les sites par défaut sont définis par module dans l'onglet Sites de la fiche définissant le profil utilisateur.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Plusieurs onglets sont nécessaires à la gestion d'un site.
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Ce code permet d'identifier le site concerné. Il est unique pour chaque site. |
| Intitulé permettant d'identifier clairement le site. |
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Onglet Généralités
Présentation
Cet onglet présente des informations générales (SIRET, code NAF, etc.), ainsi que le code de la société juridique à laquelle la société est rattachée. Cette société, qui doit avoir été créée, correspond à la société de rattachement au sens comptable du terme.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Cet intitulé permet de donner une désignation à la fiche. |
| Il s'agit du code de la société juridique à laquelle le site est rattaché. Ce code société peut être :
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| Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information. Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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| Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties: la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIRET est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société à laquelle est rattaché le site. |
| Il s'agit du code caractéristique de l'activité de l'entreprise. En France, ce code est attribué par l'INSEE à chaque entreprise et à chacun de ses établissements pour caractériser l'activité exercée à titre principal. |
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Icône Actions
Onglet Adresses
Présentation
Cet onglet permet de définir une liste d'adresses associées à ce site.
Chaque adresse est identifiée par un code listé dans la partie gauche de l'écran.
La partie droite définit l'adresse complète associée au code courant.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Adresses
| Ce code permet d'identifier les différentes adresses associées à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type, etc.).
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Détail
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| Précisez les informations liées à l'adresse. |
| Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information. Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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| Pas d'aide liée à ce champ. |
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| Ce tableau liste les différentes lignes adresse. |
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| Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville et la subdivision géographique si elle est définie pour le pays. Cas particuliers : - pour ANDORRE, indiquez 99130 Le contrôle de cette information et son caractère obligatoire sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la gestion du pays. Pour que le contrôle s'applique, il est également nécessaire que le paramètre POSCOD - Alerte si C Postal inexistant (chapitre SUP, groupe INT) soit positionné à "Oui". |
| La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville : Remarques :
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| Ce champ contient la subdivision géographique entrant dans la définition de l'adresse postale. Cette subdivision est alimentée automatiquement après saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué au niveau des Codes postaux. |
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| Ce champ permet d'indiquer un site web. |
| Cette case permet d'indiquer que cette adresse est une adresse par défaut, et doit être cochée pour une seule des adresses de la fiche concernée. |
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Téléphone
| Numéro de téléphone dont le format de saisie dépend du pays. Le paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone permet de préciser le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro saisi. |
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| Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
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Icône Actions
Onglet Contacts
Présentation
Cet onglet permet de définir une liste de contacts associés à ce site.
Chaque contact est identifié par un nom listé dans la partie gauche de l'écran. La partie droite définit les coordonnées complètes associés au nom.
Chaque saisie d'un nouveau contact dans ce tableau alimente automatiquement le fichier des Interlocuteurs.
Ainsi, un même contact peut être associé à plusieurs sites, sociétés ou tiers sans dupliquer l'enregistrement interlocuteur.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Contacts
| Permet de donner un code à l'interlocuteur. |
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Détail
| Ce champ associe une formule de politesse au nom patronymique du contact. |
| Permet de donner un code à l'interlocuteur. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
| Ce champ indique le prénom du contact. |
Coordonnées
| Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information. Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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| Numéro de téléphone dont le format de saisie dépend du pays. Le paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone permet de préciser le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro saisi. |
| Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays. |
| Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays. |
| Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
Fonctions
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
xxx : non juridique
La société auquel on tente de rattacher le site n'est pas une société juridique (il existe en effet une notion de société non juridique utilisée essentiellement à des fins de reporting. Vous pouvez vous reporter à la documentation sur le regroupement de sites pour plus de précision.
xxx : ce site n'est pas financier
Le site comptable auquel on tente de rattacher le site n'est pas de type comptable (il n'est donc pas apte à recevoir les écritures correspondantes).
Une adresse doit être désignée par défaut
Dans la liste des adresses définies, aucune n'a la case à cocher Adresse par défaut activée. Notez qu'une seule adresse par défaut est possible. Si on a saisi plusieurs adresses en cochant cette case, seule la première d'entre elles sera retenue comme adresse par défaut.
Ce code existe déjà comme société
On a essayé de créer un site avec le code d'une société existante.
Une adresse doit au moins exister
Ce message arrive lorsqu'on essaie de créer un site sans adresse. On se retrouve alors automatiquement positionné sur l'onglet Adresses.