Gestion réservations clients
Cette fonction permet de réserver des articles gérés en stock pour un client donné indépendamment de toute commande. Cette réservation est valable jusqu'à la date limite indiquée et elle est bien entendu prise en compte lors de l'enregistrement de la commande ferme du client concerné. Cette réservation se traduit dans le système par une allocation globale.
L'allocation de stock est une étape avant livraison pour les articles stockés. Cette étape est obligatoire avant toute utilisation des fonctions de livraison automatique et de facturation automatique. Par contre, la fonction de livraison manuelle (Cf documentation Livraison) peut être utilisée sans allocation préalable.
Une allocation peut être globale ou détaillée :
Globale, il s'agit d'une réservation en cumul pour un couple Article - Site.
Détaillée, il s'agit d'une réservation pour une ligne de stock c'est à dire une association Lot - Série - Statut - Emplacement.
Elle peut être effectuée à différentes étapes :
Avant la commande et dans ce cas, l'allocation ne peut être que globale. Il s'agit de la fonction décrite dans cette documentation.
Lors de la saisie de la commande, de façon globale ou détaillée selon le choix fait au niveau du paramétrage. (Cf. documentation Commandes.
Après la commande et dans ce cas deux fonctions peuvent être utilisées :
Allocation automatique, pour effectuer l'allocation d'une série de commandes et d'articles (Cf. documentation Allocations automatiques
Allocation manuelle, pour effectuer l'allocation de tout type de commande ou pour modifier des allocations effectuées précédemment. (Cf. documentation Allocations manuelles).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
A chaque utilisation de cette option, préalablement à toute saisie, un traitement de purge des réservations dont la date limite est dépassée est effectué. Un compte-rendu de fin de traitement s'affiche et il est ensuite possible de saisir, de modifier ou de supprimer les réservations demandées par le client.
Un seul écran est nécessaire pour effectuer ce type d'allocation. Cet écran est constitué de trois parties : les informations d'entête, un tableau permettant de saisir les articles à réserver et les informations de bas d'écran.
Ecran de saisie
Présentation
Informations d'entête
Dans cette partie de l'écran, vous devez identifier le client pour lequel vous effectuez cette allocation. Les champs suivants doivent être renseignés :
Client commande
Le code client doit être obligatoirement renseigné. Le client doit remplir certaines conditions : être actif, ne pas être bloqué au niveau contrôle d'encours et ne pas être de type prospect.
A partir de ce champ, plusieurs possibilités vous sont offertes. En effet, vous pouvez saisir directement un numéro client dont l'existence est contrôlée dans le fichier Clients ou utiliser le bouton contextuel pour :
sélectionner un client dans le fichier.
créer, selon vos habilitations, un client dans le fichier.
Si un contrôle d'encours est demandé dans la fiche client et que l'encours autorisé est atteint, un message d'avertissement vous en informe dés la saisie du code client.
Adresse livraison
La saisie d'un code adresse de livraison n'est pas obligatoire sauf lorsque l'on souhaite effectuer l'allocation pour le client livré. La saisie de cette adresse influe sur le site d'expédition proposé par défaut.
A ce stade s'il existe des réservations encore valides pour le client, celles-ci sont proposées dans le tableau des articles pour une modification éventuelle.
Articles à réserver
Ce tableau permet la saisie des articles et des quantités à réserver pour le client. Les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :
Article
L'article saisi doit obligatoirement être géré en stock et doit être déclaré pour le site d'expédition concerné. A partir de ce champ, vous pouvez saisir directement une référence article dont l'existence est contrôlée dans le fichier Articles ou utiliser le bouton contextuel pour :
Sélectionner un article dans le fichier.
Créer, selon vos habilitations, l'article dans le fichier.
Effectuer différentes interrogations de stock.
Fin réservation
C'est la date limite pour laquelle la réservation est valable. Cette date est obligatoirement postérieure ou égale à la date du jour.
Site expédition
C'est le site à partir duquel est effectué le contrôle du stock. Si une adresse de livraison a été saisie, ce site est initialisé par le site d'expédition associé au client livré, dans le cas contraire c'est le site de stock associé à l'utilisateur qui est proposé. A partir de ce champ, vous pouvez utiliser le bouton contextuel et demander une interrogation des stocks.
UV
L'unité de vente est initialisée par défaut par l'unité de vente provenant de la fiche article. Le bouton contextuel vous permet de sélectionner une unité dans la liste proposée comprenant l'unité de stock, les unités de conditionnement de l'article ainsi que celles spécifiques au client. A l'issue de la réservation, l'unité et la quantité saisie seront recalculées dans l'unité de vente de l'article (une réservation est toujours effectuée en unité de vente).
Quantité en UV
La quantité saisie est contrôlée par rapport au stock du site. Il n'est pas possible d'allouer une quantité supérieure à la quantité disponible sur le site. Cependant il est toujours possible de réserver la quantité souhaitée sur plusieurs sites à condition d'être habilité à travailler sur les sites concernés. A partir de ce champ, vous pouvez utiliser le bouton contextuel et demander une interrogation des stocks.
Lorsqu'il existe déjà une quantité en rupture, un message d'avertissement est affiché et vous demande si vous souhaitez tout de même effectuer cette réservation.
US
Cette information n'est pas accessible. Il s'agit de l'unité de stock de l'article saisi.
Quantité en US
Cette quantité n'est pas accessible. Il s'agit de la quantité réservée en unité de stock après conversion de la quantité en unité de vente.
Informations stock
Dans cette partie de l'écran, sont affichées pour chaque ligne d'article sur laquelle on se positionne :
Le stock physique en unité de vente saisie
Le stock disponible en unité de vente saisie
Le coefficient de conversion entre l'unité de vente et l'unité de stock
Le stock manquant en unité de stock
Le stock physique en unité de stock
Le stock disponible en unité de stock
Lors de l'enregistrement, la mise à jour des différents fichiers est effectuée. Dans le cas le plus courant, le stock réservé est incrémenté pour l'article sur le site concerné. Cependant, il peut arriver que le stock disponible évolue pendant l'opération entraînant une allocation impossible. Dans ce cas, le stock réservé n'est pas mis à jour mais en contrepartie la quantité en rupture est incrémentée pour l'article sur le site.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Client commande . Code du client demandeur de l'allocation. Il est contrôlé dans la table des clients. Il ne doit pas êtrede type prospect. |
| Adresse de livraison |
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| Référence article |
| Date de fin de réservation de l'allocation. |
| Site d'expédition |
| Unité de saisie
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| Quantité à allouer |
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Bloc numéro 3
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Icône Actions
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
XXXXXX : Client prospect
Ce message apparaît lors de la saisie du code client commande lorsque ce dernier est déclaré comme Prospect dans la fiche client.
XXXXXX : Client bloqué
Ce message apparaît lors de la saisie du code client commande lorsque ce dernier est déclaré comme bloqué au niveau du champ Contrôle d'en-cours de la fiche client.
Article non géré en stock
Ce message apparaît lors de la saisie de la référence de l'article lorsque ce dernier n'est pas géré en stock.
Article inexistant pour ce site
Ce message apparaît lors de la saisie de la référence article ou lors de la saisie du site d'expédition, si l'article n'est pas déclaré pour le site concerné.
Date inférieure à la date du jour
Ce message apparaît lors de la saisie de la date de fin de réservation si celle-ci est antérieure à la date du jour.
Unité de vente inconnue pour cet article
Ce message apparaît lors de la saisie de l'unité de vente lorsque celle-ci n'est pas une des unités gérées pour cet article ou pour le couple article - client (Unités de stock, unités de conditionnement article et client). Pour remédier à ce problème vous devez sélectionner une unité dans la liste proposée.
Quantité supérieure au stock disponible
Ce message apparaît lorsque la quantité à allouer saisie est supérieure à la quantité disponible en stock. Pour remédier à ce problème, vous devez saisir une nouvelle quantité en vérifiant dans la partie basse de l'écran que celle-ci est bien disponible en stock.