Sites
Tout acte de gestion opérationnel est fait à l'intérieur d'un site : le site est la notion centrale dans l'organisation des données de gestion des sites et des sociétés.
Un site se situe obligatoirement à l'intérieur d'une société.
Certaines données de gestion sont propres à un site donné, d'autres sont communes à l'ensemble des sites gérés dans un même dossier :
- le référentiel, c'est-à-dire l'ensemble des informations d'identification permettant aux sites de communiquer, est commun à tous les sites : cela concerne essentiellement les articles, les tiers, le plan comptable, les tables de base (unités, etc.),
- les fichiers où sont stockées des données liées à un site (les mouvements, mais aussi certaines données liées à l'article, par exemple) l'accès se fait toujours par une clé incluant le code du site correspondant.
Même si chaque acte de gestion est clairement référencé dans un site et un seul, un certain nombre de processus font appel à la coopération entre plusieurs sites.
On peut citer par exemple :
- la planification multi-sites (plan directeur, MRP ou DRP),
- l'échange de biens entre 2 sites de stockage,
- la consommation d'un bien sur un autre site de stockage,
- la prise en compte dans une même commande de demandes d'achat issues de sites différents,
- l'éclatement d'une livraison sur plusieurs sites en fonction des demandeurs,
- la génération d'écritures comptables sur plusieurs sites à partir d'une seule facture fournisseur,
- l'affectation d'une commande client à plusieurs sites ou dépôts, etc.
A l'inverse, il est important de noter que l'utilisateur, lorsqu'il entre dans le progiciel, n'est pas connecté à un site, pas plus qu'il ne l'est à une société.
Seules ses habilitations définiront si des filtres existent pour qu'il ne puisse pas voir les données rattachées à certains sites.
Par contre, des valeurs par défaut sont définies pour proposer à l'utilisateur des sites appropriés à ses profils. Les sites par défaut sont définis par module dans l'onglet Sites de la fiche définissant le profil utilisateur.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Plusieurs onglets sont nécessaires à la gestion d'un site.
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Ce code vous permet d'identifier le site. |
| Intitulé permettant d'identifier clairement le site. |
Onglet Généralités
Présentation
Cet onglet présente des informations générales (SIRET, code NAF, etc.), ainsi que le code de la société juridique à laquelle la société est rattachée. Cette société, qui doit avoir été créée, correspond à la société de rattachement au sens comptable du terme.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Cet intitulé, qui permet de donner une désignation à la fiche, est utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour visualiser l'intitulélong. |
| Il s'agit du code de la société juridique à laquelle le site est rattaché. Ce code société peut être :
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| Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information. Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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| Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties: la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIRET est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société à laquelle est rattaché le site. |
| Il s'agit du code caractéristique de l'activité de l'entreprise. En France, ce code est attribué par l'INSEE à chaque entreprise et à chacun de ses établissements pour caractériser l'activité exercée à titre principal. |
| Ce champ est soumis au code activité REX. Cette case à cocher est accessible uniquement si le pays du site est membre de l'UE ou bénéficie du 'Système généralisé de préférences tarifaires' (SPG). Sélectionnez cette case pour indiquer que le site a le statut d’exportateur enregistré. Il est ainsi habilité à émettre des attestations d’origine et a obtenu un numéro d’identification REX que vous saisissez dans le champ suivant. |
| Ce champ est soumis au code activité REX. Il est accessible uniquement si la case Auto certification d’origine est cochée. |
| Si le champ Identification EORI est sélectionné dans la fiche Pays de cette entité, vous pouvez saisir un numéro EORI, dont le préfixe est le code ISO du pays. Remarque : Ce numéro est requis pour les entreprises qui échangent des biens au sein du Royaume-Uni, ou les sociétés de l'Union Européenne qui échangent des biens et services avec le Royaume-Uni. |
Onglet Finance
Présentation
Cet onglet présente des informations comptables, parmis lesquelles :
- un indicateur qui permet de savoir si le site est un site comptable (établissement au sens comptable du terme).
A défaut, on précisera à quel site comptable ce site est rattaché, - un tableau sections analytiques par défaut (utilisées pour renseigner les sections analytiques par défaut dans les différents documents, à l'aide du paramétrage correspondant),
- un code comptable permettant de déterminer les imputations comptables générales et la nature analytique.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Comptabilité
| Si cette case est cochée, le site est un site comptable (site financier). S'il ne s'agit pas d'un site comptable, la case est décochée et, dans le champ suivant Site financier, vous devez obligatoirement renseigner le site financier auquel le site est rattaché.
De plus, ce site ne sera plus du tout considéré dans les consultations de balance, comptes, etc., et ce même pour les exercices antérieurs à ce changement de statut. |
| Il s'agit du code du site sur lequel la comptabilité est effectuée. Si ce site est un site comptable, cette information est inutile. |
| Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site. |
Tableau Sections analytiques
| Les axes préchargés dans le tableau correspondent aux axes par défaut associés à la donnée de base "Site". |
| Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut.
En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées. |
Onglet Adresses
Présentation
Utilisez cet onglet pour définir une liste d'adresses associées au site courant.
Chaque adresse est identifiée par un code et ses données complètes.
Cochez la case Adresse par défaut pour l'adresse qui doit être l'adresse par défaut du site (une adresse par défaut obligatoirement).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Adresses
| Ce code permet d'identifier les différentes adresses associée à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type...)
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Détail
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Téléphone
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Icône Actions
Onglet RIB
Présentation
Cet onglet permet de définir les relevés d'identité bancaires associés à ce site. Vous pouvez saisir le nombre de lignes que vous souhaitez dans le tableau.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information. Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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| Le code IBAN est une norme internationale permettant d’identifier des comptes bancaires selon un format structuré.
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| Ce numéro identifie le compte bancaire dans une banque donnée, pour un pays donné. Pour saisir correctement l'identifiant bancaire, vous devez prédéfinir le format de saisie dans la table des Pays et cocher la case Gestion de l’IBAN pour les pays qui acceptent ce format.
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| Pas d'aide liée à ce champ. |
| Ce champ indique le code adresse du RIB, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (société, site, client, fournisseur, etc.). Ce code adresse est utilisé, pour définir un RIB par défaut dans les contextes de règlement où une adresse est connue. |
| Ce code permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, ou de définir une valeur par défaut. Ce code est contrôlé dans la table des devises. Il est conseillé d'utiliser la codification ISO lors de la création d'une nouvelle devise. |
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| Ce champ, impératif pour les règlements, définit la domiciliation bancaire liée au numéro de compte. La première ligne contient le nom de la banque. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Icône Actions
Onglet Contacts
Présentation
Cet onglet permet de lister dans le tableau des contacts, les personnes associées à ce site. Les coordonnées complètes associés au nom sont présentées à côté du tableau.
Pour saisir un nouveau contact :
- sélectionnez un interlocuteur existant, ou
- créez un nouveau contact :
- vous pouvez saisir un code, puis le détail des informations qui le concernent,
- vous pouvez également saisir directement le détail des informations qui le concernent, le code étant créé automatiquement lors de l'enregistrement de la fiche.
Dans les deux cas, le contact est automatiquement enregistré dans la table des interlocuteurs.
La gestion des contacts par le biais des Interlocuteurs permet d'éviter un phénomène de doublon des fiches individus. En effet, du fait des fonctions qu’il exerce, un même interlocuteur peut être enregistré en tant que Contact au sein de plusieurs sociétés, sites ou tiers. Ainsi, à partir d'une même fiche interlocuteur, il est possible d'établir des relations vers plusieurs fiches disposant d'un onglet Contact.
Toutefois, un interlocuteur est enregistré en tant que personne ou individu uniquement. Pour cette raison, seules les informations d'identification telles que le nom, le prénom, et la date de naissance sont communes entre le fichier des interlocuteurs et le détail des informations renseignées au niveau du contact.
Les autres informations, telles que l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe et de portable, ainsi que le numéro de fax, sont gérées de façon indépendante entre l'interlocuteur et chacun des contacts. Au niveau de l'interlocuteur, il s'agit d'informations considérées comme étant personnelles alors qu'au niveau du contact, ces informations sont considérées comme étant professionnelles.
Pour un exemple, reportez-vous à la documentation sur la fonction Interlocuteurs.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Bloc numéro 2
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| Ce champ associe une formule de politesse au nom patronymique du contact. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
| Ce champ indique le prénom du contact. |
| Ce champ indique la fonction du contact à choisir dans une liste préétablie. |
| Ce champ texte indique le service auquel est rattaché le contact. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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| Ce champ indique, pour information, le code adresse du contact, contrôlé dans les codes adresses de l'entité gérée (section Adresses). Ce code permet de lier le contact à une adresse de l'entité concernée. |
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| Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
| Ce champ indique le numéro de téléphone. Son format de saisie dépend du pays. |
| Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays. |
| Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays. |
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| Lorsque cette case est cochée, le contact sélectionné devient le contact par défaut. |
Icône Actions
Onglet Détails
Présentation
Cet onglet permet de définir les éléments de gestion qu'un site peut réaliser.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Type de site
| Cette case cochée indique que le fournisseur est un prestataire d'honoraires au titre de la déclaration des honoraires (DASD2). Le site dépose sa déclaration DAS2 (spécificité française). Si elle ne l'est pas, la rubrique suivante doit définir le code d'un site déposant rattaché à la même société juridique. |
| Cette information est utilisée pour extraire les lignes d'honoraires (associées à un site DADS) des écritures comptables (associées à un site comptable), afin de générer la DADS. |
| Cette case cochée spécifie que le site est un site de production. |
| Cette case cochée désigne que ce site est un site de vente. |
| Cette case cochée spécifie que ce site est un site d'achat. |
| La présence de cette case est soumise au code activité WRH. |
Jours ouvrés par défaut
| Ce champ spécifie que ce jour dans la semaine est considéré comme travaillé pour le site concerné. |
| Le code périodes d'indisponibilité permet d'indiquer les périodes pendant lesquelles un tiers ou un site n'est pas disponible (période de fermeture annuelle par exemple). |
Divers
| Ce champ désigne le transporteur par défaut pour un site. Il est fonction du site de livraison par défaut. |
| Ce champ vous permet d'indiquer la banque de règlement associée au site. |
| Zone liée à la législation espagnole (le code activité KSP doit être actif). |
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Onglet DAS2
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Adresse
| Ce champ indique le nom ou raison sociale du site. |
| L'adresse du site est saisie suivant le format AFNOR exigé pour les déclarations TDS :
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| L'extension du numéro de voie est :
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| L'adresse du site est saisie suivant le format AFNOR exigé pour les déclarations TDS :
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| Ce champ indique le code INSEE de la commune.
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| Cette zone est saisie si la commune estdifférente du bureau distributeur. |
| Le format de saisie du code postal dépend du pays. Cas particuliers :
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| Ce champ précise le nom de la ville. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville :
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Bloc numéro 2
| Numéro d'identification unique de la société.
Son format de saisie dépendent du paramétrage effectué au niveau de la fiche Pays. En France, ce numéro, attribué par l’INSEE lors de l’inscription de l’entreprise au répertoire national des entreprises, comporte 9 chiffres, et est unique et invariable. Il est utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l’entreprise. |
| Cette zone est renseignée si le code NAF a changé au cours de l'année TDS. |
| Ce champ fournit le code NAF (soumis au code activité KFA), selon la codification française de l'activité de l'entreprise. |
| Ce champ spécifie le code URSSAF où les cotisations sont versées. |
| Ce champ indique le numéro de compte cotisant URSSAF. |
Bloc numéro 3
| Ce champ spécifie le nombre de DADS déposées par l'établissement. X3 génère un fichier DADS contenant uniquement les honoraires : Si l'établissement fournit, via un autre logiciel, un autre fichier DADS pour les salaires : |
| Ce champ renseigne le numéro de la Caisse Régionale d'Assurance Maladie. |
| Ce champ indique l'activité principale ou profession du site DADS. |
| Cette case cochée indique que le site est assujetti à la taxe sur salaire. |
Signataire de la DAS2
| Ces champs spécifient le nom, prénom et fonction précise du responsable DADS du site. |
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| Ces champs spécifient le nom, prénom et fonction précise du responsable DADS du site. |
Onglet Dépôt
Présentation
Cet onglet est visible uniquement si le code activité WRH - Gestion des dépôts est actif.
Il permet de préciser si la gestion des dépôts est autorisée sur ce site. Lorsque c'est le cas, il est possible d'indiquer un dépôt par défaut pour chaque type de mouvement d'entrée et de sortie de stock.
Mouvements d'entrée
- Réception (fournisseur, sous-traitance),
- Entrée OF,
- Mouvement interne [entrées diverses, assemblage (pour le composé), désassemblage (pour le composant)]
- Retour (livraison, prêt et sous-traitance),
- Réintégration stock.
Mouvements de sortie
- Expédition (livraison)
- Consommation matière,
- Mouvement interne [sorties diverses, assemblage (pour le composant), désassemblage (pour le composé)]
- Expédition sous-traitance,
- Consommation sous-traitance.
La gestion des dépôts est possible uniquement lorsque le site est identifié, sur l'onglet Détails, comme étant un site de Stock.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Gestion
| La présence de cette case est soumise au code activité WRH.
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Dépôts par défaut
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| Lorsque la gestion de dépôt est autorisée pour le site, il est possible d'indiquer un dépôt par défaut pour chacun des mouvements d'entrée et de sortie. |