Structure suivi financier
Utilisez cette fonction pour créer ou personnaliser des structures d'état pour la Gestion à l'affaire.
Il est essentiel de pouvoir évaluer et suivre en temps réel la situation financière d'une affaire, selon les budgets associés. La Gestion à l'affaire utilise des vues financières pour récupérer et afficher les données financières associées à une affaire.
Ces vues financières sont générées à partir des spécifications d'un état.
- Utilisez cette fonction (GESPJS) pour définir ou personnaliser la structure d'un état. La structure d'un état correspond à la liste des colonnes à afficher.
Chaque structure d'état s'appuie sur une vue financière sur laquelle le suivi des données (dépenses, revenus, etc.) est activé dans la table diverse 388 - Vue financière. - Utilisez la fonction Requêtes du Suivi financier (GESPJQ)pour indiquer quelles données spécifiques utiliser dans chaque colonne définie comme 'libre' (1 à 10) dans la structure d'état prédéfinie.
- Pour évaluer et suivre en temps réel la situation financière réelle d'une affaire selon ses budgets, utilisez l'action Suivi financier disponible dans les fonctions Gestion des affaires (GESPJM) et Suivi financier (PJMFINOV0).
Le suivi financier obtenu est en cohérence avec les spécifications de l'état et les requêtes SQL appliquées.
La table diverse 388 - Vue financière contrôle l'affichage des données du suivi financier.
La Gestion à l'affaire inclut des structures d'état standard pour le suivi des dépenses et des revenus. Les structures d'état standard correspondant aux vues financières '10' (dépenses) et '20' (revenus) sont livrées par défaut avec la solution. Vous pouvez modifier ces structures d'état, ou créer de nouvelles structures (pour la vue 30 par exemple) qui correspondent à votre organisation, vos processus ou vos utilisateurs. Il est cependant conseillé d'avoir des connaissances de base sur le fonctionnement de votre système avant de changer un format standard.
Sage vous conseille de sauvegarder une copie de la structure d'état standard avant de la modifier.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La fonction Structure suivi financier se compose d'un écran unique où vous définissez les caractéristiques d'une colonne à afficher dans une vue financière donnée.
Onglet Écran de saisie
Présentation
Utilisez cet écran pour définir les informations à afficher dans une colonne de vue financière. Le numéro de vue financière correspond à une vue activée dans la table diverse 388 - Vue financière. Par exemple, '10' correspond à une vue des dépenses et '20' à une vue des revenus.
Le valeurs prédéfinies pour les vues '10' et '20' sont livrées par défaut avec la solution.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Structure
| Utilisez ce champ pour identifier cette vue financière. Sélectionnez un code de vue financière parmi les codes activés dans la table diverse 388 - Suivi financier. Par exemple, pour une vue des dépenses, sélectionnez la vue '10' ; pour une vue des revenus, sélectionnez la vue '20'. C'est une zone obligatoire. Par défaut, la table diverse 388 vous permet d'effectuer le suivi des données de la vue financière de votre choix, comme par exemple les dépenses ou les revenus. La table 388 contrôle ainsi quelles données de suivi sont affichées.
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| Utilisez ce champ pour définir un numéro de compteur de colonne. Ce numéro représente l'ordre dans lequel les données seront affichées dans l'état. Ce champ est obligatoire.
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| Utilisez ce champ pour décrire le type de données financières à afficher pour le numéro de colonne indiqué. Par exemple, le budget, l'engagé, le réel, les marges...
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Bloc numéro 2
| L'état peut afficher des ensembles de données dans les colonnes adjacentes. Utilisez ce champ pour définir un titre (description) pour la première sous-colonne du champ Contenu colonne (champ CODDES). Le titre doit refléter le type de données financières définies dans le champ Contenu colonne. Pour une analyse simplifiée, cette sous-colonne (Titre sous-colonne 1) correspond en général à une quantité et à sa sous-colonne associée (Titre sous-colonne 2) (champ SCOL2). Par exemple, si la colonne contient des budgets (définis dans le champ Contenu colonne), ce titre de sous-colonne (Titre sous-colonne 1) peut être 'Quantité budget' et sa sous-colonne associée (Titre sous-colonne 2) peut être 'Montant budget'. Si la colonne contient des montants réels, vous pouvez par exemple définir les intitulés 'Quantité réelle' pour le champ Titre sous-colonne 1 et 'Montant réel' pour le champ Titre sous-colonne 2. Sélectionnez la case à cocher Afficher (DSPLY) pour que la sous-colonne et le titre soient présents sur l'état.
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| Utilisez ce champ pour indiquer si le type de données de la première sous-colonne (Titre sous-colonne 1 (champ SCOL1)) est une quantité ou un montant.
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Bloc numéro 3
| Ce champ est généralement associé au champ Titre sous-colonne 1 (champ SCOL1). Sélectionnez la case à cocher Afficher (DSPLY) pour qu'il soit présent sur l'état. Saisissez un intitulé qui corresponde au type de données financières définies dans le champ Contenu colonne (champ CODDES). En association avec le champ Titre sous-colonne 1, le champ Titre sous-colonne 2 (champ SCOL2) correspond généralement une valeur et le champ Titre sous-colonne 1 à une quantité. Par exemple, si la colonne contient des budgets (définis dans le champ Contenu colonne), ce titre de sous-colonne (Titre sous-colonne 2) peut être 'Montant budget' et sa sous-colonne associée (Titre sous-colonne 1) 'Quantité budget'. Si la colonne contient des montants réels, vous pouvez par exemple définir les intitulés 'Quantité réelle' pour le champ Titre sous-colonne 1 et 'Montant réel' pour le champ Titre sous-colonne 2.
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| Utilisez ce champ pour indiquer si le type de données de la deuxième sous-colonne Titre sous-colonne 2 (champ SCOL2) est une quantité ou un montant.
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Bloc numéro 4
| Sélectionnez cette case à cocher si le numéro de compteur (séquence) de cette colonne (sous-colonnes 1 et 2) peut être affiché sur l'état. |
Trucs et astuces
- La structure de base (les colonnes) définie pour chaque structure d'état est prédéterminée. Pour chaque vue financière activée dans la table diverse 388 - Vue financière, la structure de l'état doit correspondre à la structure d'état définie pour les vues '10' (dépenses) et '20' (revenus). Par exemple, la première colonne est le type de structure, la deuxième colonne le budget d'affaire, la neuvième colonne le budget restant.
- Par défaut, toutes les colonnes pré-définies (budgets, reste à engager, prix de revient prévisionnel, marges) sont calculées lors de l'exécution du Suivi financier, c'est-à-dire quand vous cliquez sur l'action Suivi financier dans la fonction Gestion des affaires (GESPJM). Vous pouvez donc uniquement choisir de ne pas afficher ces colonnes.
- Vous pouvez uniquement personnaliser (ou masquer) le contenu d'une 'Colonne libre' (champ Contenu colonne (CODDES) sur 'Colonne libre' de 1 à 10).
Les colonnes libres correspondent aux colonnes 3 à 7, à la colonne 13 et aux colonnes 16 à 19.
- Cinq colonnes libres (1 à 5) sont disponibles pour gérer les frais (pré-engagé, engagé, réel et comptabilisé). Le total de ces cinq colonnes permet de calculer le coût total d'une affaire.
- Par défaut, une colonne dépense permet de suivre l''engagé' et une autre colonne dépense le 'réel'.
Vous pouvez utiliser par exemple deux colonnes libres (de 1 à 5) pour différencier le pré-engagé, l'engagé, les dépenses comptabilisées et le réel.
- Vous pouvez utiliser cinq colonnes 'diverses' supplémentaires (de 6 à 10) pour indiquer des informations complémentaires dans un Suivi financier, si nécessaire.
Par défaut, les colonnes libres de 6 à 10 sont uniquement utilisées dans la vue '20' pour suivre les revenus. Elles sont masquées dans la vue '10'.
Vue financière 20 : cette vue financière vous fournit un exemple de l'utilisation de colonnes libres dans un contexte de suivi des revenus.
- Le contenu des colonnes libres (1 à 10) étant personnalisable, vous devez utiliser la fonction Requêtes du Suivi financier (GESPJQ) pour appliquer les calculs correspondants. Le contenu de chaque colonne prédéfinie (budgets, reste à engager, prix de revient prévisionnel, marges) est généré automatiquement quand vous exécutez le Suivi financier.
- Enregistrez une copie de la structure d'état prédéfinie avant de la modifier.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Table diverse [N° de table] : Le code [Vue financière] n'existe pas
Cette fonction est utilisée en association avec la table diverse 388 - Vue financière. Vous avez renseigné un code de vue financière qui n'a pas été activé pour le suivi de données dans la table 388. Vous devez d'abord sélectionner un code de vue financière valide ou ajouter un nouveau code dans la table 388.