Valeurs des compteurs
Les compteurs utilisables pour numéroter des documents intègrent forcément un segment numérique incrémental, la valeur courante de ce segment pouvant être unique, ou dépendre du site, de la société, du mois, de la période, d'un code complément, ou d'une combinaison de ces paramètres, selon les cas.
Quand un compteur est nouvellement créé, ou qu'il n'a jamais donné de numéro (pour la combinaison de paramètres définie par le contexte), le premier numéro attribué par défaut est 1. Mais il est possible de définir une valeur initiale qui permet de faire commencer la numérotation à un autre chiffre, grâce à cette fonction.
Cette fonction est particulièrement utile en cas de reprise de données, pour que la numérotation des documents créés par le système reparte bien en séquence après le dernier numéro repris.
Attention, la modification de cette séquence doit être verrouillée aux utilisateurs dans un contexte d'exploitation normale, et ne servir que lors de la phase initiale de reprise.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La saisie se fait dans une fenêtre : on saisit d'abord le code du compteur, et en fonction du compteur, il peut être nécessaire de saisir un ou plusieurs paramètres complémentaires. Tous ceux dont le compteur ne dépend pas sont grisés.
Cette saisie faite, on voit alors apparaître, dans le champ Prochaine valeur, la prochaine valeur qui sera utilisée pour numéroter les éléments dépendant du compteur dans le contexte donné. Si aucune valeur n'a jamais été attribuée, ce champ contient 1.
Il est alors possible de modifier cette valeur. Une incrémentation de la valeur proposée ne pose en principe pas de problèmes. Une décrémentation ne doit se faire que dans un contexte technique bien défini, car des éléments peuvent avoir été numérotés avec des numéros que le système cherchera à ré-attribuer. Il en résultera des erreurs, puisque les éléments en question ne pourront pas être créés.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Ce code identifie le compteur référencé lors de la génération du numéro automatique d'un document. Un compteur est un champ de type alphanumérique de 1 à 20 caractères. La valeur du compteur est constituée d'une série de composants concaténés de gauche à droite. |
Bloc numéro 2
| Lorsqu'un compteur est défini par société, il y a un numéro chrono par code société. Le code société fait donc partie de la clé qui détermine l'enregistrement de la table où est stocké le numéro chrono courant. |
| Lorsqu'un compteur est défini par site, il y a un numéro chrono par code site. Le code site fait donc partie de la clé qui détermine l'enregistrement de la table où est stocké le numéro chrono courant. |
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| Lorsque le compteur dépend du mois, on saisit ici le mois de calcul sur 2 chiffres maximum. |
| Numéro de l'exercice comptable, à saisir si le compteur dépend de l'exercice comptable. Ce numéro commence à 1. |
| Lorsqu'un compteur dépend d'une zone de type Complément, il y a une séquence de numérotation par valeur de complément : cette zone fait donc partie de la clé qui détermine la valeur courante du compteur. On trouvera dans une documentation annexe le détail des cas où la zone complément est utilisable dans la structure des compteurs. |
Bloc numéro 3
| On saisit ici la nouvelle valeur de la séquence du compteur, c'est-à-dire le prochain numéro chronologique qui sera attribué dans la séquence de numérotation correspondante. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Pas de valeur de compteur pour une numérotation de type séquence BDD
Lorsqu'un compteur prend ses numéros chronologiques à partir d'une séquence base de données, c'est bien évidemment la séquence qui donne les numéros chronologiques. Il n'y a donc pas de possibilité de saisir le prochain numéro.
Il est à noter qu'aucun contrôle n'est possible sur la valeur du code complément.