Demandes de révisions
Utilisez cette fonction pou effectuer une demande de révision du montant budgété des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires approuvés, de manière individuelle (un seul objet à réviser) ou multiple (plusieurs objets de la même enveloppe à réviser sur une seule demande).
L'approbation des objets budgétaires étant régie par les paramètres d'approbation mis en place, tous les objets approuvés peuvent être révisés, y compris ceux approuvés indirectement. Ainsi, les budgets non soumis à approbation directe (paramètre GDDAPPBUD sur 'Non'), mais approuvés par l'intermédiaire de leurs enveloppes (paramètre GDDAPPENV sur 'Oui') sont approuvés et doivent faire l'objet d'une révision si on désire faire varier leur montant.
La demande de révision permet au demandeur de saisir le montant révisé demandé, et d'indiquer l'origine et la répartition de cette révision, qui peut provenir :
- Pour les enveloppes, d'une "rallonge" consistant à augmenter le montant de l'enveloppe,
- Pour les budgets, du reste à ventiler et de la réserve de l'enveloppe,
- Pour les lignes budgétaires, du reste à ventiler et de la réserve du budget.
Circuits de signature
Paramétrage préalable
L'approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires et l'approbation des révisions budgétaires peuvent être assorties d'un circuit de signatures paramétrable. La mise en place de ces circuits de signature est liée au paramétrage des éléments suivants :
- Modèle de données BUOAPP pour le groupe de tables liées à la table BUDAPP (BOA) pour les approbations budgétaires et BUOREV pour le groupe de tables liées à la table BUDREV (BRV) pour les révisions.
- Règles de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL pour les approbations budgétaires et REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL pour les révisions.
- Règles d'affectation des utilisateurs BUOAPP pour les approbations budgétaires et BUOREV pour les révisions.
- Affectation des utilisateurs. Cette fonction permet de saisir des formules sur les champs "utilisateur" lorsque la zone "Formule/utilisateur" est sélectionnée. Cette formule sera évaluée au moment de l'exécution du Workflow. Si la valeur du champ est inférieure ou égale à cinq on considère qu'il s'agit d'un code utilisateur saisi, et ce champ ne sera pas évalué.
Formules de recherche des signataires
La recherche des signataires peut être effectuée par saisie du code du signataire ou par une formule permettant de rechercher ce signataire par l'intermédiaire des entités.
Chaque entité comporte :
- Un code utilisateur,
- Une entité responsable,
- Une entité d'approbation,
- Une entité de rattachement.
L'enveloppe, ses budgets et ses lignes comportent une entité responsable, une entité d'approbation (EA1) et une entité de rattachement (ER1). L'entité d'approbation EA1 comporte elle-même une entité d'approbation EA2, et ainsi de suite jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Il en est de même pour l'entité de rattachement ER1 rattachée à ER2, elle-même rattachée à ER3 jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Chaque entité comportant un code responsable, celui-ci peut être recherché par une formule remplaçant le code utilisateur saisi dans le paramétrage (Cf tableau ci-dessous).
Pyramide approbation | RES | Niveau | Pyramide rattachement | RES | Niveau |
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Entité APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entité RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entité APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entité RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entité APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entité RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entité 20301 |
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| Entité 20301 |
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Le paramétrage des "Affectations Utilisateurs" peut donc s'effectuer de la manière suivante :
- Entité d'approbation = 103
- Signataire 1 = [F:ER1]USR (USR de l'entité 203, soit MCL3)
- Signataire 2 = [F:EA1]USR (USR de l'entité 103, soit MCL1)
- Signataire 3 = [F:EA2]USR (USR de l'entité 10, soit MCL2)
- Signataire 4 = [F:ER2]USR (USR de l'entité 20, soit MCL4)
- Signataire 5 = [F:EA3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
- Signataire 6 = [F:ER3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
L'utilisation des formules, permet, en cas de modification du responsable d'une entité de conserver les circuits de signatures mis en place, sans obligation de modification, cette modification étant automatiquement prise en compte lors de la modification dans l'entité.
Gestion de l'écran
L'écran se compose de deux parties : La première partie permet d'accéder à un ensemble de critères de sélection, la seconde partie permet de visualiser sous forme d'un tableau l'ensemble des objets en regard des critères saisis : enveloppes, budgets et lignes répondant aux critères de sélection. Ce tableau permet de saisir les demandes de révision et de les transmettre à l'approbation.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message 'Tableau plein' indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. Si vous cliquez sur 'OK', les 500 premières lignes sont présentées. Pour réduire la sélection, utilisez les critères de sélection : Projet, bornes d'entités responsables, bornes d'entités d'approbation, bornes enveloppes.
Onglet Écran de saisie
Présentation
Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection de la consultation : Société ou site, période dans laquelle se situent les objets sélectionnés.
Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Projet, bornes d'entités responsables, bornes d'entités d'approbation, bornes enveloppes.
Si vous activez la touche 'Afficher/Rafraîchir' la liste des enveloppes budgétaires correspondant à la sélection effectuée s'affiche dans le tableau.
Si les critères saisis n'aboutissent à aucune sélection, le message 'Aucun enregistrement pour ces sélections' vous informe que vous devez modifier vos critères de sélection.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Sélection
| Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner dans la liste le code du site ou de la société. Ce code vous permet de sélectionner l'ensemble des enveloppes, budgets et lignes budgétaires de statut 'Approuvé' d'une société ou d'un site, pour effectuer une demande de révision. Si l'information saisie correspond à une société, la sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société. Si l'information saisie correspond à un site, la sélection présente uniquement les objets budgétaires définis au niveau de ce site. |
| Ce champ indique l'intitulé associé au code du site ou de la société. |
Critères
| Utilisez ce champ pour indiquer des bornes de dates et afficher uniquement les objets budgétaires dont la date de début est comprise dans cet intervalle (Date de début supérieure ou égale à la date de début de la période et inférieure ou égale à la date de fin de la période). Par défaut, la date de début est alimentée par la date de début du dernier exercice ouvert (modifiable). Les enveloppes annuelles situées dans la période sont celles dont la date de début est située dans la période saisie. Les enveloppes pluriannuelles situées dans la période sont celles dont un des budgets comporte une date de début comprise dans la période saisie.
Après saisie des critères de sélection, cliquez sur l'action 'Afficher/Rafraichir' pour afficher dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires approuvés (totalement ou partiellement) correspondant à la société ou au site, comprises dans la période déterminée |
| Par défaut, la date de fin est initialisée par la date de fin du dernier exercice ouvert (modifiable). |
| Ce champ inique le critère permettant de limiter la sélection aux enveloppes, budgets ou lignes au statut 'Approuvé' pour le projet saisi. Seuls les projets, comportant au moins une enveloppe rattachée, liés à la société saisie, (directement, par leur site, leur groupe de sociétés ou leur groupe de sites) sont présentés en sélection. Après saisie de ces critères, cliquez sur l'action 'Afficher/Rafraichir' pour afficher dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires approuvés rattachés au projet déterminé. |
| Ce champ fait partie des critères de sélection permettant d'affiner la recherche sur une borne d'entités responsables. Utilisez ce premier champ pour saisir ou sélectionner le premier code 'Entité responsable' de la borne ; Utilisez le champ suivant pour saisir ou sélectionner le dernier code 'Entité responsable' de la borne. Seules les entités dont le code société correspond au code société saisi sont présentées en sélection ainsi que les entités ne comportant pas de code société. Après saisie des critères de sélection, cliquez sur 'Afficher/Rafraichir' pour afficher dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires approuvés (totalement ou partiellement) correspondant aux critères :
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| Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner la dernière entité responsable de la borne. |
| Ce champ fait partie des critères de sélection permettant d'affiner la recherche sur une borne d'entités d'approbation. Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner le premier code 'Entité d'approbation' de la borne ; Utilisez le champ suivant pour saisir ou sélectionner le dernier code 'Entité d'approbation' de la borne. Seules les entités dont le code société correspond au code société saisi sont présentées en sélection ainsi que les entités ne comportant pas de code société. Après saisie de ces critères, cliquez sur 'Afficher/Rafraichir' pour afficher dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires comportant au moins un objet approuvé, définis dans les entités d'approbation de la borne déterminée.
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| Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner la dernière entité d'approbation de la borne. |
| Ce champ fait partie des critères de sélection permettant d'affiner la recherche sur une borne d'enveloppes. Utilisez ce premier champ pour sélectionner ou saisir le premier code 'Enveloppe' de la borne ; Utilisez le champ suivant pour saisir ou sélectionner le dernier code 'Enveloppe' de la borne. Seules les enveloppes comportant au moins un objet approuvé (enveloppe, budget ou ligne budgétaire) sont présentées en sélection. Après saisie des critères de sélection, cliquez sur 'Afficher/Rafraichir' pour afficher dans le tableau les enveloppes, les budgets et les lignes budgétaires approuvés (totalement ou partiellement) correspondant aux critères :
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| Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner la dernière enveloppe de la borne. |
Bloc numéro 3
| Après saisie du code société/site ou des critères de sélection, ce bouton permet de déclencher la présentation des enveloppes, budgets et lignes de statut 'Approuvé' répondant aux critères renseignés. |
Tableau Détails
| Ce champ présente la désignation du niveau de l'objet présenté pour demande de révision : Enveloppe, budget exercice et ligne budgétaire. |
| Ce champ indique le code des enveloppes budgétaires répondant aux critères de sélection. Seules les enveloppes de statut 'Approuvé', figurent dans cette liste. Cette information est non modifiable. |
| Ce champ indique la désignation associée au code de l'enveloppe budgétaire. |
| Ce champ indique le code et le libellé de l'exercice, pour les budgets par exercice et les lignes budgétaires. |
| Ce champ indique le code de la devise de gestion des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires, contrôlé dans la table des devises. |
| Ce champ indique le montant hors taxes budgété avant révision des enveloppes, des budgets, et des lignes budgétaires sélectionnés. Ce montant correspond au montant approuvé, augmenté ou diminué des révisions précédentes. |
| Ce champ indique le montant hors taxes budgété de la réserve des enveloppes. La réserve correspond à une provision dans les enveloppes et dans les budgets, et peut être utilisée dans le cadre des demandes de révisions. Le demandeur a la possibilité de prélever le montant de la révision dans la réserve ou dans le reste à ventiler :
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| Ce champ indique le reste à ventiler hors taxes du budget. Le montant calculé correspond à :
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| Ce champ indique le montant hors taxes de la révision. Il est possible d'effectuer en même temps la demande de révision d'une enveloppe et de ses budgets et lignes. Dans ce cas, les contrôles de faisabilité de la révision dépendent du montant demandé sur le dossier principal, et non du montant avant révision. |
| Utilisez cette colonne pour indiquer le montant à prélever sur la réserve de l'enveloppe, pour la révision d'un budget, ou du budget pour la révision d'une ligne budgétaire. |
| Utilisez cette colonne pour indiquer le montant à prendre sur le 'Reste à ventiler' de l'enveloppe pour la révision d'un budget, ou du budget pour la révision d'une ligne budgétaire. |
| Pour la révision des enveloppes, cette colonne est renseignée automatiquement par la différence entre le montant de l'enveloppe et le montant demandé. Elle n'est pas accessible pour la révision des budgets et des lignes budgétaires dont la révision s'effectue par prélèvement sur le reste à ventiler ou sur la réserve des enveloppes ou des budgets. |
| Utilisez cette colonne pour lancer la demande de révision en sélectionnant 'Oui' dans le menu déroulant. |
| Ce champ indique le code du motif de demande de révision saisi ou sélectionné dans la table diverse 349. |
| Utilisez ce champ de texte pour saisir un motif de révision détaillé. |
| Ce champ indique le cumul des demandes d'achats, commandes et factures imputées sur les lignes budgétaires, les budgets et les enveloppes. Cette information n'est affichée que pour une approbation par objet ou par accès au détail d'une approbation multiple. |
| Ce champ indique le solde des lignes budgétaires, des budgets et des enveloppes correspondant au montant budgeté - le réalisé. Cette information est affichée pour une révision 'individuelle'. Pour une révision 'multiple', ce champ n'est pas renseigné. Vous devez vous reporter au tableau 'Détail'. |
| Utilisez ce champ pour indiquer le compte budgétaire pour une ligne budgétaire. |
| Ce champ indique l'entité responsable de la gestion de l'enveloppe, de ses budgets et de ses lignes budgétaires. |
| Ce champ indique l'entité consommatrice de la dépense. Cette information non modifiable est issue de la ligne budgétaire. |
| Cette colonne affiche le code de l'enveloppe, si elle est rattachée à un projet. |
| Ce champ indique le code d'identification du lot défini dans le projet. |
Icône Actions
Enveloppe
Utilisez cette action pour accéder à la consultation de l'enveloppe et du budget de la ligne du tableau sélectionnée.
Ligne
Utilisez cette action pour accéder à la consultation de la ligne budgétaire de la ligne du tableau sélectionnée.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Ce message s'affiche lorsqu'après présentation des objets issus de la sélection, vous cliquez sur OK sans avoir effectué une demande de révision. La réponse 'Oui' à ce message vous ramène au menu ; la réponse 'Non vous laisse dans l'écran de sélection, vous permettant d'effectuer une demande de révision.
Aucun objet ne satisfait ces critères de sélection
Ce message s'affiche après saisie des critères de sélection et après avoir cliqué sur l'action Afficher/Rafraîchir. Les éléments saisis ne permettent pas de retrouver d'objet correspondant : soit l'enveloppe n'est pas définie dans la société saisie, soit elle n'est pas rattachée au projet, soit les entités sont incohérentes par rapport à l'enveloppe, etc. Supprimez certains critères pour effectuer une recherche plus large.
L'enveloppe n'est pas définie sur cette société/site
Ce message s'affiche après saisie du code société et du code de l'enveloppe et après avoir cliqué sur l'action Afficher/Rafraîchir. L'enveloppe saisie en critère de sélection n'appartient pas à la société saisie. Modifiez le code de l'enveloppe, ou le code de la société.
Zone obligatoire
Une zone obligatoire n'a pas été renseignée : Vous n'avez pas saisi un motif de révision et cette zone est obligatoire (sélectionnez un motif dans la liste), ou vous avez saisi 'Oui' dans la colonne 'Demander', mais vous n'avez pas saisi de montant demandé de révision (saisissez le montant demandé, ou saisissez 'Non' dans la colonne 'Demander').
Vous ne pouvez pas dépasser le montant autorisé de l'enveloppe. Veuillez d'abord réviser l'enveloppe.
Vous avez saisi un montant révisé de budget supérieur au montant révisé de l'enveloppe. Modifiez le montant révisé du budget ou le montant révisé de l'enveloppe.
Vous ne pouvez pas dépasser le montant autorisé du budget exercice. Veuillez d'abord réviser ce dernier.
Vous avez saisi un montant révisé de la ligne budgétaire supérieur au montant révisé du budget. Modifiez le montant révisé de la ligne budgétaire ou le montant révisé du budget.
Le montant disponible de l'enveloppe ne peut être inférieur au montant ventilé dans le ou les budget(s) exercice(s)
Vous avez effectué une révision à la baisse du montant de l'enveloppe, et le montant disponible de l'enveloppe est devenu insuffisant. Modifiez votre saisie, ou révisez au préalable le budget à la baisse si cette révision est possible.
La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget exercice
Vous avez effectué une révision à la baisse du montant du budget, et le montant disponible du budget est devenu insuffisant. Modifiez votre saisie, ou révisez au préalable les lignes budgétaires à la baisse si cette révision est possible.
Le montant de la ligne ne peut pas être inférieur au montant réalisé
Vous avez effectué une révision à la baisse du montant de la ligne budgétaire, mais celle-ci comporte des imputations de dépenses supérieures au montant modifié de la ligne budgétaire. Modifiez votre saisie.
Le montant demandé doit être différent du montant initial
Vous avez saisi un montant révisé identique au montant initial, ce qui n'est pas une révision. Modifiez votre saisie ou abandonnez la révision.
Dépassement du montant disponible de la réserve de l'enveloppe
En révision d'un budget par exercice, vous avez saisi un montant 'Pris sur réserve de l'enveloppe' supérieur au montant de cette réserve. Si vous cliquez sur OK, le 'Pris sur la réserve de l'enveloppe' est ramené au montant maximum de cette réserve.
Part prélevée dans la réserve du niveau supérieur insuffisante. Montant minimum :
La répartition de l'augmentation entre la réserve et le reste à ventiler du niveau supérieur est incorrecte. Le montant minimum à prendre sur la réserve, affiché dans le message, est calculé en fonction du reste à ventiler, qui dans ce cas est insuffisant pour accepter la part de réserve saisie.
Dépassement du montant disponible de la réserve du budget exercice
En révision d'une ligne budgétaire, vous avez saisi un montant 'Pris sur réserve du budget' supérieur au montant de cette réserve. Si vous cliquez sur OK sur ce message, le 'Pris sur la réserve du budget' est ramené au montant maximum de cette réserve.
Vous devez d'abord saisir le nouveau montant demandé
Vous essayez de saisir un montant dans les colonnes 'Pris sur réserve', 'Pris sur non ventilé' ou 'Rallonge' avant d'avoir renseigné le montant de la révision demandée. Saisissez ce montant.
Le total des montants "pris sur réserve" + "pris sur non ventilé" doit être égal à l'écart de révision demandé
Ce message s'affiche lorsque la répartition entre la part prise sur la réserve et la part prise sur le reste à ventiler ne correspond pas au montant de la révision demandée. Vérifiez votre saisie et corrigez la répartition.