Enveloppes budgétaires

Enveloppes hors Budget

En création d'une enveloppe budgétaire, vous pouvez indiquer que cette enveloppe doit être créée sans montant. Pour cela, sélectionnez la case à cocher 'Hors Budget' de l'écran de saisie. Elle permet d'engager des dépenses sur des enveloppes, budgets et lignes dont le montant prévu n'est pas connu lors de l'élaboration budgétaire, ou qu'il n'est pas souhaitable d'indiquer. La gestion et l'évolution de ces types d'enveloppes suivent le processus suivant :  

• L'activation de l'option 'Hors budget' sur une enveloppe permet d'autoriser la création de l'enveloppe, de ses budgets et des ses lignes sans montant. La saisie des montants est interdite.
• Les enveloppes, budgets et lignes 'Hors budget' (ou seulement les lignes budgétaires si l'approbation des lignes a été déconnectée de l'approbation de leurs budgets et de leurs enveloppes : paramètre utilisateur GDDDEPAPP à Oui) doivent être approuvées pour permettre la saisie des dépenses d'achats (demandes d'achats, commandes, factures). Cette approbation a pour effet de fixer le montant approuvé de l'enveloppe, du budget et, ou seulement, des lignes à zéro.
• La saisie des demandes d'achats, des commandes et des factures entraîne l'apparition d'un solde négatif sur les lignes, le budget et l'enveloppe. Les contrôles de dépassement mis en place dans la gestion des budgets opérationnels ne sont pas appliqués.
• Lorsque les montants de l'enveloppe, du budget et de ses lignes sont connus, ils peuvent être alimentés par le biais des révisions. Pour effectuer une révision, l'enveloppe et le budget doivent avoir été approuvés au préalable si seules les lignes budgétaires ont été approuvées. Après révision, une réserve peut être constituée sur ces enveloppes.
• Un utilitaire accessible par le menu 'Annulation hors budget' vous permet d'effectuer l'annulation du statut 'Hors budget' lorsque des révisions ont été effectuées.
• Si cet indicateur est conservé, aucun contrôle de dépassement n'est effectué en saisie de demandes d'achats ou de commandes.
• Si cet indicateur est annulé, les budgets, enveloppes et lignes budgétaires, suivent les règles de gestion mises en place dans l'application sur les dépassements.

Niveaux de définition des projets et des enveloppes

Un projet peut être défini pour un site, une société, ou être transversal, c'est-à-dire défini pour un groupe de sociétés ou un groupe de sites.

Une enveloppe budgétaire est liée à un code budget. Ce code budget définit si le niveau de suivi est le site ou la société. En fonction de cette règle, l’enveloppe est rattachée soit à une société, soit à un site.

Le niveau de définition des projets, des budgets et des lignes budgétaires suit les règles de gestion suivantes :

• Si un projet est rattaché à un site, les enveloppes liées sont rattachées au même site,
• Si un projet est rattaché à une société, les enveloppes liées sont rattachées à la même société,
• Si un projet est rattachéà un groupe de sociétés, les enveloppes liées sont rattachées à une des sociétés appartenant à ce groupe ou à un site d'une des sociétés de ce groupe, en fonction des caractéristiques du code budget,
• Si un projet est rattaché à un groupe de sites, les enveloppes sont nécessairement rattachées à un des sites de ce groupe.  Le code budget doit être cohérent.

Pour un code budget définit au niveau société, les possibilités de défintion sont les suivantes :

Pour un code budget définit au niveau site, les possibilités de défintion sont les suivantes :

 Les groupes sont dynamiques et peuvent être modifiés. Il appartient à l’utilisateur de vérifier la cohérence de ses modifications.

Approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires

Le processus d'approbation comporte deux fonctions :

Soumission de la demande d'approbation :

• Depuis l'objet concerné : enveloppe (barre de menu), budget par exercice, ligne de budget
• Via un écran de soumission permettant de faire une demande d'approbation multiple : lignes budgétaires, budgets et enveloppes ou Budgets et enveloppes, en fonction du choix de l'utilisateur, de ses droits et des paramètres généraux déterminant les objets à approuver.

Validation ou refus de l'approbation :

• Validation ou refus de l'approbation par l'intermédiaire de la messagerie,  en réponse à un message reçu, en cliquant sur le lien correspondant ou par accès à la fonction par sélection du fichier lié,
• Via un écran de soumission permettant de valider ou de refuser la demande pour l'ensemble des objets d'une demande multiple ou pour un objet unique.

Montant approuvé

Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.

En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.

Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.

Après approbation, vous pouvez uniquement annuler une révision en utilisant une révision inverse.

L'approbation d'un objet unique permet de modifier le montant approuvé de cet objet, dans la limite des contrôles mis en place. Exemple : Le montant de l'enveloppe ne peut pas être inférieur au total de ses budgets. Le montant du budget ne peut pas dépasser le montant de l'enveloppe et doit être inférieur au total des lignes de budget, etc.

Seuls les objets budgétaires comportant des montants peuvent être soumis à l'approbation et approuvés, à l'exception de ceux typés Hors budget qui peuvent être soumis à l'approbation et approuvés avec un montant égal à zéro.

La gestion des approbations des enveloppes, budgets et lignes budgétaires est régie par trois paramètres société permettant de définir les contrôles (Oui/Non) à réaliser sur chaque niveau budgétaire. Il n’y a pas de contrôle particulier de cohérence entre les différentes valeurs.

Ces paramètres (chapitre GDD, groupe GDD) permettent d'indiquer si :

• Une approbation doit être traitée au niveau de l'enveloppe budgétaire : GDDAPPENV - Approbation des enveloppes
• Une approbation doit être traitée au niveau budget par exercice : GDDAPPBUD - Approbation budgets exercices
• Une approbation doit être traitée au niveau de la ligne budgétaire : GDDAPPLIG - Approbation lignes budgétaires

Les différentes combinaisons possibles sont les suivantes :

La combinaison des options Non + Non + Non est interdite par un contrôle effectué en saisie des paramètres généraux.

Si un niveau est à Non, son champ Statut sera affecté du statut de l'entité supérieure lors de la création et suivra ce statut lors des mises à jour.

Ainsi, si une ligne budgétaire, soumise à l'évolution de son budget, est créée après soumission du budget, cette ligne est créée en statut A approuver, si elle est créée après approbation de son budget, elle est créée en statut Approuvé. Le refus d'approbation d'un objet soumis à approbation effectue la remise au statut Saisi des objets qui sont liés à son évolution. Dans l'exemple précédent, si le budget reçoit un refus d'approbation, toutes ses lignes sont remises en statut "saisi".

Ces différents niveaux d'approbation sont traités de façon séquentielle et selon des circuits d'approbation distincts et paramétrables :

• Approbation en cascade : La demande d'approbation d'un Budget par exercice est déclenchée, seulement s'il appartient à une 'Enveloppe budgétaire' approuvée ou s'il n'y a pas d'approbation de gérée au niveau 'Enveloppe budgétaire'. De même, la demande d'approbation d'une "Ligne budgétaire" est déclenchée, seulement si elle appartient à un "Budget par exercice" approuvé ou s'il n'y a pas d'approbation gérée au niveau du "Budget par exercice".
• Approbation multiple : Vous pouvez effectuer des demandes d'approbation conjointes pour une ligne, un budget et une enveloppe en effectuant la sélection par le niveau le plus bas. Dans le cas d'une configuration demandant l'approbation des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires (Oui + Oui + Oui), la sélection d'une ligne budgétaire sélectionne automatiquement le budget et l'enveloppe. Si on ne veut pas demander l'approbation des lignes budgétaires, la sélection s'effectue à partir du budget qui sélectionne automatiquement l'enveloppe correspondante. La demande d'approbation des lignes budgétaires ne pourra ensuite être effectuée que lorsque leurs budgets seront approuvés. Il n'est pas possible de sélectionner la ligne budgétaire seule, si son budget et son enveloppe ne sont pas approuvés.
• Déconnexion des lignes budgétaires : Ces règles en cascade peuvent être supprimées au niveau de l'utilisateur (paramètre général) pour permettre l'approbation d'une ligne budgétaire par anticipation et autoriser la passation d'achats sur ces lignes, sans provoquer l'approbation des budgets et enveloppes correspondantes.
• Accès limité par utilisateur : Dans le cadre des règles ci-dessus, les paramètres utilisateurs USRAPPENV, USRAPPBUD et USRAPPLIG permettent de limiter l'approbation, pour un utilisateur donné, aux enveloppes seules, aux budgets seuls, ou aux lignes seules, ou à une combinatoire de ces objets (enveloppes et budgets, ou budgets et lignes)
  
  Ces restrictions ne changent pas les règles de gestion des approbations, et un utilisateur autorisé à l'approbation des lignes budgétaires verra ces lignes budgétaires si les paramètres d'approbation en prévoient l'approbation directe et lorsque les budgets et enveloppes seront approuvés directement ou indirectement. Il en est de même pour une limitation à l'approbation des budgets, qui seront présentés si leur approbation est directe et après approbation des enveloppes.

La mise en place d'une gestion des approbations implique la cinématique suivante :

• Statut défini sur Saisi lors de l'enregistrement de l'enveloppe, du budget et de la ligne,
• Déclenchement d'un workflow par un bouton Demande d'approbation au niveau de chaque objet et/ou fonction Demande d'approbation globale. Le statut est défini sur A approuver.
• Réponse à ce workflow par le ou les signataires (selon les circuits de signatures mis en place). Le statut est défini sur Approuvé ou Saisi en cas de refus. Cette approbation ou ce refus s'applique à l'objet visé mais également aux objets de niveau inférieur, qui ne comporteraient pas de gestion des approbations.

Gestion des dépassements budgétaires

L'application comporte une gestion des dépassements budgétaires, paramétrable en fonction des règles de gestion de l'entreprise. La gestion des dépassements budgétaires offre la possibilité d'autoriser le dépassement budgétaire dans les achats selon des critères paramétrables pour les enveloppes n'étant pas typées 'Hors budget'.

• Si aucun dépassement n'est autorisé, le blocage de la saisie d'une demande d'achat ou d'une commande est effectué dès lors que le solde de la ligne budgétaire est insuffisant.
• Si aucun contrôle n'est mis en place, les dépassements sont autorisés et le solde disponible de la ligne budgétaire peut devenir négatif, à charge pour le gestionnaire d'effectuer les ajustements budgétaires nécessaires (révisions).
• Si les dépassements sont autorisés, ceux-ci sont soumis aux critères mis en place et le solde de la ligne budgétaire devient également négatif, à charge pour le gestionnaire d'effectuer les ajustements nécessaires (révisions). Si le montant saisi dépasse le montant de dépassement autorisé, la saisie de la demande d'achat ou de la commande est bloquée.
• La saisie des factures n'est pas soumise aux règles de dépassement des achats. Toute facture saisie est autorisée quelque soit son montant, à charge d'effectuer des demandes d'avoir si nécessaire.

Certains paramètres généraux BUD sont communs aux budgets opérationnels et aux budgets analytiques. Ces paramètres doivent contenir les valeurs suivantes pour pouvoir appliquer le contrôle relatif aux budgets opérationnels :

 Les paramètres généraux ACH suivants, relatifs à la génération des engagements et des pré-engagements doivent également être activés : 

Paramètre GDDBUDDEP :  Ce paramètre permet les choix suivants : 

% de dépassement du montant de l'enveloppe : Le paramètre GDDBUDPRC permet la saisie d'un pourcentage de dépassement autorisé du montant de l'enveloppe. Il n'a de signification que si le paramètre de dépassement possible est 'Dépassement du montant de l'enveloppe'. C'est un pourcentage calculé par rapport au montant de la ligne budgétaire, du budget par exercice ou de l'enveloppe budgétaire, défini dans le paramètre GDDBUDCTL. L'enveloppe comporte une zone % de dépassement qui permet d'appliquer un % de dépassement différent de celui des paramètres généraux, qui s'applique par priorité lorsqu'il est renseigné.

Niveau de contrôle budgétaire : Le paramètre GDDBUDCTL signifie qu'en cas de dépassement autorisé du montant de l'enveloppe, le montant de dépassement autorisé sera calculé à partir du pourcentage saisi, appliqué au montant de la ligne, du budget ou de l'enveloppe, selon le choix effectué : Ligne, Exercice ou Enveloppe.

Imputations budgétaires et comptables

Pour répondre aux différents contextes juridiques des entreprises, les montants imputés dans les comptes de charges doivent correspondre selon les cas :

• au montant hors taxe : fonctionnement classique de la majeure partie des entreprises,
• au montant hors taxe avec ré-incorporation de la part de TVA non récupérable : banques, assurances,
• au montant hors taxe avec ré-incorporation de la totalité de la TVA : administrations, formation, santé...

L'application permet la comptabilisation des charges et la génération des pré-engagements, des engagements et des dépenses selon l'une de ces trois options. Les imputations budgétaires correspondantes sont effectuées selon les mêmes règles.

Le type d'engagement est déterminé par le paramètre PURCMMTAX -Type d'engagement (chapitre ACH, groupe CMM). La comptabilisation des factures et avoirs et leur remontée budgétaire dépend du taux de TVA et du % de déductibilité.

Le code fournisseur comporte le régime de taxe. Les demandes d'achats pouvant être saisies sans code fournisseur, le paramètre PURVACBPR - Régime de taxe par défaut (chapitre ACH, groupe CMM) permet de stocker un régime de taxe par défaut pour la saisie des demandes d'achats, pour la société ou le site.

Suppression des enveloppes et des budgets

On ne peut pas supprimer une enveloppe comportant des lignes budgétaires, il faut au préalable supprimer les lignes budgétaires si leur situation le permet.

Une ligne budgétaire approuvée ne peut pas être supprimée, et il n'est pas possible d'annuler l'approbation d'une ligne budgétaire' comportant des dépenses (pré-engagements, engagements ou réalisés).

Une enveloppe ne comportant pas de ligne budgétaire peut être supprimée, avec les mises à jour suivantes :

• Si celle-ci a été reconduite ou reportée, il y a suppression du lien et des informations dans l'enveloppe créée.
• Si celle-ci est issue d'une reconduction ou d'un report, il y a suppression des informations de reconduction dans l'enveloppe d'origine.

Prérequis

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Gestion de l'écran

La fonction d'enregistrement et de modification des enveloppes comporte trois sections :

• Une section 'Enveloppe" pour la saisie des informations de l'enveloppe et des budgets par exercice,
• Une section 'Divers' pour la saisie des informations relatives aux immobilisations,
• Une section 'Bureautique' qui permet la saisie ou l'importation de toutes informations utiles à la description de l'enveloppe sous forme de document Word, Excel ou Powerpoint.

En-tête

Onglet Enveloppe

Onglet Divers

Onglet Office

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

 PRTSCR : Impression écran

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Barre de menu

Approbation - Soumission pour approbation

Permet d'effectuer l'envoi d'une demande d'approbation de l'enveloppe au responsable de l'entité d'approbation. Cette demande est effectuée par message workflow prévenant le signataire de l'enveloppe.

Consultations - Consultation des révisions

Permet d'accéder à la consultation de l'ensemble des révisions effectuées sur l'enveloppe.

Consultations - Situations budgétaires

 Permet d'accéder à la consultation de la situation budgétaire de l'enveloppe, de ses budgets et de ses lignes budgétaires.

Détail des achats

Permet d'accéder à la liste des achats passés sur l'enveloppe. Cette liste classée par exercice, entité destinataire et compte (ligne budgétaire), présente les lignes de demandes d'achats, les lignes de commandes et les lignes de factures passées sur chaque ligne budgétaire.

Chaque enregistrement comporte son montant HT en devise de saisie. Si cet enregistrement fait partie du pré-engagé ou de l'engagé, sont montant converti en devise de gestion du référentiel est affiché dans la colonne correspondante (pré-engagé ou engagé).

• Le pré-engagé est constitué des lignes de demandes d'achats non transformées en commandes ou non soldées.
• L'engagé est constitué des lignes de commandes non transformées en factures ou non soldées.
• Le facturé est constitué des lignes de factures validées.

Les montants pré-engagés, engagés et facturés peuvent différer des montants HT des enregistrements pour deux raisons principales :

• Devise de saisie différente de la devise de gestion du référentiel
• Gestion des achats en TTC ou en HT incluant une part de TVA non récupérable. Cette gestion est déterminée par les paramètres PURCMMTAX et >PURVACBPR.

 Il n'est pas nécessaire que la ligne de facture corresponde à une écriture comptable étant donné qu'elle peut être constituée de plusieurs lignes d'achat. Au moment de comptabiliser une facture d'achat, les champs Quantité, Coût unitaire, Montant ligne, Article et Désignation ne sont pas alimentés car ils ne représentent pas des informations pertinentes.

Signatures / Approbation En-cours

Permet, pour des enveloppes en cours d'approbation d'accéder à la consultation du circuit de signatures prévu. Cette consultation, est présentée sous forme d'un tableau comportant une ligne par signataire. Les lignes sont générées au fur et à mesure de l'avancement dans les étapes du circuit des signatures. Chaque ligne comporte les informations suivantes :

• Numéro de l'approbation : information attribuée automatiquement par le système à chaque demande d'approbation,
• Type d'approbation : multiple ou individuelle. Pour une demande d'approbation 'multiple', cliquez sur l'icône Actions sur la ligne et sélectionnez 'Détail approbation' pour consulter les différents objets constituant la demande d'approbation,
• Numéro chronologique : numéro généré automatiquement pour chaque ligne de signature,
• Date de l'approbation de chaque ligne. Au final la date d'approbation de l'objet sera celle de l'approbation effectuée par le dernier signataire,
• Émetteur : code de l'utilisateur ayant effectué la demande d'approbation pour une première signature, ou du signataire précédent,
• Destinataire : code de l'utilisateur devant effectuer la prochaine signature,
• Texte suivi : libellé de l'approbation, généré automatiquement comportant le numéro de l'approbation et le numéro de l'enveloppe pour une demande d'approbation, puis le code du signataire précédent pour une approbation comportant plusieurs signataires,
• Signataire : code du signataire ayant accepté ou refusé l'approbation,
• Signature : Pour chaque ligne du tableau,  statut de la ligne d'approbation, "à signer", "signé",
• Réponse : Accord ou refus,
• Motif : Complété en cas de refus
• Niveau de signature : de 0 à 8, le niveau 0 étant la première ligne du circuit des signatures,
• Nombre de signataires entrant dans le circuit de signatures,
• Signataire 1 à Signataire 9 : codes des différents signataires du circuit d'approbation.

Signatures / Révision En-cours

Permet, pour des enveloppes en cours de révision, d'accéder à la consultation du circuit de signatures prévu.

Cette consultation, est présentée sous forme d'un tableau comportant une ligne par signataire du circuit d'approbation. Chaque ligne comporte les mêmes informations que celles décrites dans les approbations en cours.

Signatures / Historique Révision

Permet, pour des enveloppes ayant subi des révisions approuvées, d'accéder à la consultation du circuit de signatures effectué, de connaître la date d'approbation ou de refus, le code du dernier signataire et le statut de la révision.

Cette consultation, est présentée sous forme d'un tableau comportant une ligne par signataire du circuit d'approbation. Chaque ligne comporte les mêmes informations que celles décrites dans les approbations en cours.

Signatures / Historique Révision

Limites

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Compteur automatique

Le 'Type de budget' saisi pointe sur un compteur automatique et vous essayez de saisir manuellement le code enveloppe dans la zone 'Enveloppe'. Effacez le code saisi et laissez faire l'automatisme, ou saisissez un type de budget correspondant à un compteur manuel.

Type de budget inexistant

Vous avez saisi un 'Type de budget' ne figurant pas dans la table des types de budgets. Sélectionnez un type de budget dans la liste.

Le code budget doit être flagué Budgets opérationnels

Vous avez saisi un 'Code budget' non positionné sur 'Budget opérationnel'. Sélectionnez un code budget dans la liste qui ne présente que les codes budgets positionnés sur 'Budget opérationnel', ou modifiez éventuellement le paramétrage du code budget.

L'enveloppe doit être rattachée à un projet

Le paramètre GDDPRJENV, défini au niveau dossier ou au niveau société, impose le rattachement obligatoire à un projet. Recherchez un code affaire dans la liste de sélection, ou modifiez le paramètre GDDPRJENV.

Incompatibilité des devises

La devise de la société ou du site de l'enveloppe est différente de celle du projet saisi. Modifiez le projet de rattachement, ou modifiez le rattachement de l'enveloppe (code budget, code société ou site).

Le projet, défini comme groupe de sites, n'est pas compatible avec le code budget (niveau société)

Le code budget saisi est défini au niveau société, le projet est défini au niveau d'un groupe de sites. Vous devez sélectionner un code budget défini au niveau site si vous souhaitez conserver le groupe de sites, ou sélectionner un projet défini au niveau société ou groupe de sociétés si vous souhaitez conserver le code budget.

Société incorrecte

Le code société saisi n'existe pas.

La société saisie est incompatible (niveau ou valeur) avec le groupe/site du projet

La société saisie ne fait pas partie des sociétés composant le groupe de sociétés auquel le projet saisi est rattaché. Sélectionner le code société dans la liste qui ne présente que les sociétés appartenant au groupe de sociétés ou modifiez le projet de rattachement de l'enveloppe.

Seules sont autorisées les sociétés/sites dont le grand-livre analytique principal est défini sur Budgets opérationnels.

La société saisie est rattachée à un référentiel analytique principal non coché 'Budgets opérationnels'. Modifiez le code société.

Site incorrect

Le code du site saisi n'existe pas.

Le site saisi ne fait pas partie des sites rattachés au projet.

Le site saisi ne fait pas partie des sites composant le groupe de sites auquel le projet saisi est rattaché. Sélectionnez le code site dans la liste qui ne présente que les sites appartenant au groupe de sites ou modifiez le projet de rattachement de l'enveloppe.

Incohérence entre la société de l'entité responsable et la société de l'enveloppe

Lorsqu'une entité responsable est rattachée à une société, l'enveloppe et le projet de rattachement de l'enveloppe doivent être créés dans la même entité. Modifiez l'entité responsable pour la remplacer par une entité non rattachée à une société ou rattachée à la même société que celle de l'enveloppe et du projet.

Le référentiel analytique principal de la société ne comporte pas l'ensemble des axes du paramètrage budget

Le code budget et le référentiel analytique principal de la société doivent comporter un axe ENVELOPPE et un axe ENTITE. Vous avez saisi un code budget ou un code société inadéquat, vérifiez et modifiez votre saisie.

Incompatibilité entre la devise du code budget et celle du grand-livre analytique principal pour cette société/site.

Vous avez saisi un 'Code budget' et un 'Code société' qui ne sont pas gérés dans la même devise. Modifiez l'un ou l'autre de ces codes pour que le code devise soit identique.

Il n'existe pas d'exercice pour les dates du projet sur cette société

Les dates de début et de fin de projet portent sur des exercices non créés de la société. Modifiez les dates du projet ou créez les exercices nécessaires sur la société.

Entité non flaguée 'Entité budgétaire'

L'entité responsable saisie n'est pas prévue pour la saisie des enveloppes, car non paramétrée sur 'Entité budgétaire'. Modifiez le code entité, ou modifiez le paramétrage de l'entité.

Il n'y a pas d'exercice défini avec cette société/site pour cette date

La période de réalisation recouvre des exercices non créés. Modifiez la date de fin de l'enveloppe ou effectuez la création des exercices manquants.

La date de début maximum ne doit pas être inférieure au premier jour de l'exercice

Ce message apparaît si on modifie la date de début d'une enveloppe annuelle, dont la date de fin est déjà renseignée, par une date inférieure au premier jour de l'exercice. Modifiez la date de début de saisie.

La période de réalisation de l'enveloppe ne peut pas dépasser celle du projet

Pour une enveloppe pluriannuelle rattachée à un projet, la date de fin saisie de l'enveloppe est supérieure à la date de fin du projet de rattachement. Modifiez la date de fin du projet ou celle de l'enveloppe.

On ne peut pas supprimer un budget exercice approuvé

Vous essayez de diminuer la date de fin d'une enveloppe pluriannuelle, et cette diminution a pour effet d'essayer de supprimer le budget approuvé de l'exercice correspondant. Abandonnez la modification de la date de fin ou annulez l'approbation du budget si les contrôles le permettent.

On ne peut pas supprimer un budget exercice comportant des lignes budgétaires

Vous essayez de diminuer la date de fin d'une enveloppe pluriannuelle, et cette diminution a pour effet d'essayer de supprimer le budget non approuvé, mais comportant des lignes budgétaires de l'exercice correspondant. Abandonnez la modification de la date de fin ou supprimez les lignes budgétaires si leur statut le permet.

Il n'y a pas d'exercice défini avec cette société/site pour cette date

Ce message s'affiche lorsque la date de fin saisie est supérieure à la date de fin du dernier exercice créé pour la société. Vous devez corriger la saisie de la date de fin ou créer les exercices manquants.

La date de fin maximum ne doit pas être supérieure au dernier jour de l'exercice

Ce message apparaît si on modifie la date de fin d'une enveloppe annuelle, dont la date de début est déjà renseignée, par une date supérieure au dernier jour de l'exercice. Modifiez la date de fin saisie par une date inférieure ou égale à la date du dernier jour de l'exercice.

Le montant disponible de l'enveloppe ne peut être inférieur au montant ventilé dans le ou les budget(s) exercice(s)

Sur une enveloppe de statut 'Saisi' vous diminuez le montant de l'enveloppe ou vous augmentez le montant de sa réserve de sorte que le montant disponible pour ventilation en budgets de l'exercice devient inférieur au montant déjà ventilé sur le ou les budgets. Diminuez le montant du ou des budgets ou corrigez les montants de l'enveloppe. Sur une enveloppe de statut 'A approuver' ou 'Approuvé', vous avez modifié à la hausse le montant de la réserve au-delà du disponible de l'enveloppe. Modifiez le montant saisi de la réserve.

La somme des montants des budgets par exercice ne doit pas dépasser le montant disponible de l'enveloppe

Vous augmentez le montant d'un budget. Ceci a pour effet de provoquer le dépassement du montant disponible de l'enveloppe. Diminuez le montant saisi du budget, augmentez le montant de l'enveloppe, ou diminuez le montant de sa réserve pour que la somme des budgets saisis soit inférieure ou égale au montant disponible de l'enveloppe.

Le montant disponible du budget ne peut être inférieur au montant ventilé dans les lignes

Vous diminuez le montant d'un budget qui a pour effet de rendre ce montant inférieur à la somme des lignes budgétaires imputées sous ce budget. Diminuez le montant des lignes budgétaires ou augmentez le montant du budget.

Le montant de la réserve ne peut être supérieur ou égal au montant du budget exercice

Pour un budget ne comportant pas de lignes budgétaires, vous saisissez un montant de réserve égal ou supérieur au montant du budget. Le montant de la réserve doit être inférieur au montant du budget. Modifiez le montant saisi de la réserve.

Le montant saisi de réserve dépasse le disponible du budget

Pour un budget comportant des lignes budgétaires, vous saisissez un montant de réserve supérieur au montant disponible du budget. Le montant de la réserve ne peut pas être supérieur au montant du budget - le cumul de ses lignes budgétaires. Diminuez le montant saisi de la réserve.

Vous allez effacer le document courant en changeant le type de document. Continuer?

Message d'avertissement affiché lorsque l'enveloppe a été créée avec un document de type Word par exemple et que vous choisissez un type de document différent, Excel ou Powerpoint. La réponse 'Oui' efface le document Word et vous pouvez créer un document d'un autre type ; la réponse 'Non' permet de conserver le document d'origine qui peut être modifié.

Objet de l'enveloppe en cours de révision. Modification impossible.

Vous essayez de créer une ligne budgétaire sur une enveloppe en cours de révision. Cette action est interdite tant que la révision n'est pas approuvée ou refusée.

Incompatibilité entre le plan comptable du budget et celui du grand-livre analytique principal pour cette société/site.

Ce message s'affiche lorsque le plan de comptes défini dans le code du budget utilisé, n'est pas identique au plan de comptes du référentiel analytique principal de la société.

Incohérence entre le code législation de cette société/site et celui du type de budget renseigné

Ce message s'affiche lorsque le code législation renseigné dans le 'Type de budget' (GESBUT) est différent du code législation défini pour la société de rattachement de l'enveloppe. Si ce code législation n'est pas  renseigné, ce type de budget est utilisable quelque soit le code législation de la société de l'enveloppe.

Le référentiel analytique principal de la société ne comporte pas l'ensemble des axes du paramètrage budget

Ce message s'affiche, lorsque le code budget saisi et le code société/site ne comportent pas les mêmes axes analytiques. Modifiez le code société/site ou le code budget.

Date incompatible avec les dates de validité du budget

Ce message apparaît lorsque la date de validité du code budget, de l’entité responsable, de l’entité d’approbation ou de l’entité de rattachement  n’est pas compatible avec la date de réalisation de l’enveloppe.

Hors limite dates de validité

Ce message apparaît lorsque la date de validité du compte budgétaire, de l’entité destinataire ou du troisième axe (section) n’est pas compatible avec la date de réalisation de l’enveloppe.

Tables mises en œuvre

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