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Fordert eine natürliche Person die Zugriffsrechte auf seine Daten oder deren Berichtigung an, muss zuerst ermittelt werden, ob diese Person als Datensatz in der Datenbank des ERP-Systems vorhanden ist.

Dabei kann es sich um folgende Arten von Datensätzen handeln:

• Kunde
• Lieferant
• Kontakt
• Benutzer
• Mitarbeiter...

Da die von der Person angegebenen Daten selten den Schlüssel zum entsprechenden Datensatz enthalten, müssen Sie geeignete Suchmethoden (Abfragemaschine, Report mit Auswahlkriterien...) verwenden, die auf den vom Benutzer bei der Anfrage angegebenen Daten basieren.

Dabei kann es sich um folgende Daten handeln:

• E-Mail-Adresse
• Nachname
• Vorname
• Telefonnummer
• Auftragsnummer...

Nachdem Sie den/die Hauptschlüssel der betroffenen Datensätze ermittelt haben, können Sie mit dieser Funktion in allen Bewegungstabellen nach den Datensätzen suchen, die auf Tabellen verweisen, die mit einem gegebenen Code verknüpft sind.

So kann Folgendes ermittelt werden:

• ob die Datenbank bereinigt werden kann oder nicht (abhängig von den Einschränkungen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen)
• oder welche Datensätze geändert und anonymisiert werden müssen

Die Suchergebnisse werden nach Typ und nach Tabelle gruppiert. In jeder Zeile können über eine Schaltfläche weitere Details angezeigt werden.

Wenn zum Beispiel die Tabelle der Verkaufsaufträge (SORDER) in den Ergebnissen angezeigt wird, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle Auftragsnummern anzuzeigen. Beim Export werden direkt sämtliche Details ausgegeben.