Demande de formation
Cette fonction permet d'enregistrer les demandes de formation qui proviennent des collaborateurs ou de leurs managers. Les demandes de formation alimentent le plan de formation ainsi que les actions de formation via les sessions ouvertes.
Les demandes de formations peuvent être individuelles : dans ce cas le matricule du salarié concerné est renseigné.
Les demandes de formations peuvent être plus générales à l’initiative d’un responsable hiérarchique ou d'un responsable RH. Dans ce cas, la demande peut être faite pour un nombre de personnes sur un thème choisi. Vous pouvez renseigner à ce niveau la session ou le stage lorsqu’ils sont connus.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Règles de workflow
Demande de stage
Pour toute nouvelle demande de stage créée, un mail est envoyé au responsable des ressources humaines pour chaque salarié.
Cela concerne les demandes pour lesquelles :
- le statut est 'Saisie',
- le salarié et le contrat sont renseignés.
Le message envoyé au responsable contient ces informations :
- le nom de la personne qui a fait la demande,
- le numéro et la date de la demande, le stage et éventuellement la session,
- le participant (prénom, nom, matricule),
- une ligne pour valider la demande et une ligne pour refuser la demande.
La règle de workflow est DEMSTG.
La règle de rejet est DEMSTGREF.
La règle de visa est DEMSTGVIS.
Le modèle de données associé est DEMSTG.
Le plan de travail associé est DEM.
En-tête
Présentation
Vous pouvez saisir le numéro de demande. Si vous ne le saisissez pas, il est attribué automatiquement à la création de la demande.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Compteur qui identifie chaque demande. Si cette zone est laissée vide, un numéro d'ordre sera automatiquement attribué à la création de la demande. |
| Stage sur lequel porte la ou les demande(s) de formation. |
| Ce champ affiche la date à laquelle la demande est faite. Cette date est obligatoire et modifiable. Lors de la création d'une demande, cette date est initialisée par la date du jour de création. Pour les demandes déjà existantes, le champ est initialisé par la date de création si elle n'est pas déjà renseignée. |
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Onglet Caractéristiques
Présentation
Certaines caractéristiques de la demande sont reprises de la session si celle-ci est renseignée, ou du stage, si celui-ci est renseigné.
Le salarié peut directement faire une demande de formation, ou un manager peut saisir les demandes de formation pour ses collaborateurs.
Vous ne pouvez plus modifier une demande si elle fait partie du plan de formation définitif ou si elle a généré une inscription.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Généralités
| Ce champ peut prendre les valeurs :
Lors de la création d'une demande, le champ prend la valeur 'Normale' par défaut. |
| Ce champ peut prendre les valeurs :
Lors de la création d'une demande, ce champ prend la valeur 'Saisie' par défaut. |
| Si l'origine de la demande est 'Parcours individualisé', le code du parcours est renseigné et la case "Période de professionnalisation" est cochée ou non suivant les paramètres du parcours. |
| Si cette case est cochée dans le parcours individualisé, dans tout le processus de formation sera indiqué que la formation concernée émane du dispositif de professionnalisation. |
Origine de la demande
| La demande peut être :
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| Le matricule du salarié est renseigné lorsqu’il s’agit d’une demande de formation nominative. |
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| Lorsque la demande de formation est nominative et que le salarié concerné a plusieurs contrats, ces derniers sont proposés et l’un d’eux doit être sélectionné. |
Session
| La demande de formation peut préciser la session à laquelle les participants veulent assister. |
| La demande de formation peut porter sur un domaine précis. Si le stage est renseigné, cette zone est initialisée. |
| La demande de formation peut porter sur un thème précis. Si le stage est renseigné, cette zone est initialisée. |
| Période durant laquelle la formation peut se dérouler. Si la session est renseignée, ces zones sont initialisées. |
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Plan de formation prévisionnel
| Cocher "Hors plan" pour que la demande de formation ne soit pas prise en compte dans un plan de formation. |
| Le code du plan de formation, la date de début et la date de fin du plan de formation s’affichent automatiquement si la demande de formation est créée au titre d’un plan de formation définitif (lorsque la case Définitif est cochée dans la fonction Plan de formation). Vous ne pouvez pas les modifier. |
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Classification
| Saisissez ou sélectionnez une nature fiscale. |
| Les actions du plan de formation sont classées en trois catégories, chacune relevant d'un régime spécifique. Saisissez ou sélectionnez une catégorie d’action. |
Commentaires
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Onglet Participants
Présentation
Si l’origine de la demande est individuelle (reportez-vous à l'onglet Caractéristiques), le matricule du demandeur est reporté dans le tableau Participants.
Si l’origine de la demande est hiérarchique, il est possible de saisir des demandes nominatives et des demandes non nominatives.
- Pour saisir des demandes nominatives : saisissez 1dans la colonne Nombre et sélectionnez le salarié.
- Pour saisir des demandes non nominatives : saisissez le nombre de participants dans la colonne Nombre et renseignez au minimum la colonne Catégorie.
Si la demande est hiérarchique, vous pouvez saisir plusieurs lignes.
Les demandes font l'objet de deux suivis : un suivi manuel et un suivi automatique.
- Utilisez le suivi manuel pour connaitre l'état de la demande ('Saisie', 'Réfusée', 'Acceptée', etc.). Ce suivi est paramétrable.
- Utilisez le suivi automatique pour savoir si :
- la demande est acceptée dans le plan de formation définitif (Plan),
- la demande a abouti à l'inscription du salarié au stage (Inscription),
- la formation du salarié a eu lieu et la session est clôturée (Réalisée).
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
| L'état de la demande est géré manuellement. La demande peut passer par plusieurs états avant d'être acceptée ou refusée. Les différents états sont paramétrables dans le menu local 454, mais l'état "acceptée" doit toujours être le dernier de la liste. |
| Ce champ est mis à jour automatiquement par le système :
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| Nombre de salariés à qui s'adresse la demande une formation. La demande de formation peut combiner des demandes nominatives (pour 1 personne) et des demandes globales (pour N personnes). |
| Saisir le matricule du salarié si la demande de formation est nominative. |
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| Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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| Saisir un site, si la demande de formation ne s'adresse qu'aux employés d'un site. Le site est automatiquement mis à jour si un salarié est saisi. |
| Catégorie d'employés visés par la demande de formation. La catégorie est automatiquement mise à jour si un salarié est saisi. |
| Indiquez dans quel cadre s'inscrit la demande de formation :
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| Type de financement de la nature de coût. |
| Organisme de financement. L'organisme financeur saisi doit être actif. Cliquez sur l'icône Sélection pour ouvrir la liste des organismes actifs. |
| Saisir un service, si la demande de formation ne s'adresse qu'aux employés d'un service. Le service est automatiquement mis à jour si un salarié est saisi. |
| Le sexe et la tranche d'âge sont saisissables dans le cadre d'une demande collective. |
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| Les colonnes "Emploi type" et "Poste" sont :
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| La colonne "Motif refus" est saisissable si l'état de la ligne et 'Refusée' et si l'utilisateur a les droits. |
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Icône Actions
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FICDEM : Demandes de formation
LETREF : Lettre de refus
LISTDEM : Suivi des demandes formation
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Filtres
Habilitations
Parcours
Génération
Fermer Cliquez sur Générations en masse pour générer en masse les demandes suivantes :
Une trace finale détaille les créations effectuées.
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Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez pas de niveau d'autorisation défini dans le paramètre NIVDEM
Le paramètre NIVDEM n'est pas défini au niveau de la fiche de l'utilisateur.
Il faut au moins saisir un participant
La demande doit au moins contenir une ligne pour être valide.
Modification impossible car une demande est inscrite ou réalisée
Les caractéristiques de la demande ne sont pas modifiables car une demande fait l'objet d'une inscription à une session. Si la session est clôturée, la demande est réalisée.
Cette session est clôturée
Une demande de formation ne peut pas être faite pour une session qui est clôturée, c'est à dire qui a déjà eu lieu.
Cette session ne dépend pas du stage …
La session fait référence à un stage différent de celui qui est renseigné dans la demande.
La période de validité du stage est du ../../.. au ../../..
Le stage est assuré pendant une période qui ne correspond pas à la période souhaitée pour la demande de formation.
Période souhaitée incompatible avec l'année du plan
La période souhaitée pour le déroulement de la formation ne coïncide pas avec l'année du plan qui est saisi.
Plan de formation clos pour l'année
Un plan de formation définitif est déjà établi sur cette année. Aucune demande ne peut être ajoutée.
Demande de formation non modifiable
Si la demande fait l'objet d'une inscription, elle ne peut pas être modifiée.
Stage non renseigné : la demande ne peut pas être acceptée
Pour accepter une demande, il faut que le champ Stage soit renseigné.
Nombre de participants invalide
La demande regroupe un nombre de participants qui est supérieur au nombre de participants autorisé pour la session ou le stage.
Demande déjà existante en ligne
Un salarié ne peut pas faire deux fois la même demande de formation.
Salarié non présent dans la société
Le salarié n'est plus dans la société.
Sortie du salarié le xx/xx/xx
Une formation est demandée pour un salarié qui va quitter la société.
Nature fiscale incompatible avec la session
La nature fiscale indiquée dans la session est différente.
Nature fiscale incompatible avec le stage
La nature fiscale indiquée dans le stage est différente.
Catégorie d'action incompatible avec la session
La catégorie d'action indiquée dans la session est différente.
Catégorie d'action incompatible avec le stage
La catégorie d'action indiquée dans le stage est différente.
Dispositif incompatible avec la session
Le dispositif indiqué dans la session est différent.
Dispositif incompatible avec le stage
Le dispositif indiqué dans le stage est différent.
Le salarié n'appartient pas à la catégorie ciblée par le stage
La catégorie 2483 du salarié est différente de celle qui est indiquée dans la cible du stage.
Le salarié n'appartient pas à la cible visée par le stage
Participe au stage alors qu'il est le formateur
Le salarié ne peut pas être à la fois formateur et stagiaire.