Paie > Règlements > Saisie des règlements 

La saisie des règlements permet de générer le règlement des Net à payer et des Acomptes des salariés.

    Pré-requis

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    Gestion de l'écran

    Ecran de saisie

    Présentation

    La création d'un bordereau de règlements peut se faire manuellement ou automatiquement en se basant sur le contenu du solde des paiements de chaque salarié.

    Elle se fait sur un seul onglet. En entête, toutes les informations générales du bordereau de règlements sont présentes. En lignes, on retrouve tous les règlements du bordereau.

    Entête : le bordereau

    • Le nom de la société qui doit émettre les règlements (virements, chèques, etc.) du bordereau.
    • Le site concerné par les règlements à effectuer.
    • La banque ou la caisse de la société qui doit émettre les règlements (virements, chèques, etc.) du bordereau,
    • La devise des règlements du bordereau.
    • Le mode de paiement (virements, chèques ou espèces).
    • Le statut du bordereau (saisie, imprimé ou validé).

    Lignes : les règlements

    • La date de paiement.
    • Le type de paiement (Acompte, Net à payer, etc.).
    • Le matricule du salarié concerné par le règlement.
    • Le site de paye sur lequel le règlement devra être effectué.
    • Le montant du règlement à effectuer.
    • Un numéro de pièce, pouvant être attribué automatiquement à une ou plusieurs lignes par le bouton [Numérotation].
    • Les informations bancaires (RIB, Domiciliation) du salarié pour les règlements par virement.
    • Le nom du bénéficiaire (par défaut le salarié lui-même).

    Fermer

     

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Bordereau

    Le numéro de bordereau identifie de manière unique un bordereaude règlement. Il est composé de 1 à 15 caractères. Il peut être saisimanuellement ou laissé à vide  lors dela création, auquel cas il est affecté automatiquement par un compteur

     

    • Date (champ DAT)

    Pas d'aide liée à ce champ.

    Indiquez la société quidoit émettre les virements ou les chèques du bordereau.

    Indiquez le siteconcerné par les règlements à effectuer.

    Choisissez un mode de règlement parmi les 3 possibles :

     Virement

     Chèque

     Espèce

    Les 2 premiers se référent à une banque, alors que le dernierse réfère à une caisse.

    • Banque (champ BAN)

    Indiquez la banque ou la caisse de la société qui doit émettre les virements ou les chèques dubordereau.

    Indiquez la devise àutiliser pour les virements ou les chèques du bordereau.

    • Statut (champ STA)

     

    Tableau Règlements

    • Date (champ PYRDAT)

    Cette date est initialisée à la date de la ligne précédente, ouà la date du bordereau pour la première ligne.

    Elle est utilisée pour dater l'écriture de décaissement de lapièce de paiement, et doit correspondre à une période ouverte pour la société de paye.

     

    Choisissez un type de paiement représentantles règlements à effectuer :

     Net à payer

     Acompte

     ..etc.

    Indiquez la personne à payer, en précisantici son matricule.

    • Contrat (champ CTRNUM)

    Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
    La consultation des différents contrats d'un salarié s'effectue en sélectionnant :

    • son matricule,
    • le type de document souhaité.

    Indiquez le site de paye de la société choisie en en-tête de bordereau, sur lequel lepaiement du matricule devra être généré.

    Par défaut, ce site est l'entité du matricule.

    • Montant (champ AMT)

    Indiquez le montant à payer au matricule en devise locale. Lesmontants saisis dans cette colonne sont totalisés en bas d'écran pourl'ensemble des lignes du bordereau.

    • Ref pièce (champ NBRVRC)

    Voir le bouton "Numérotation" pour attribuer uneséquence de référence aux lignes du bordereau.

    Les lignes du bordereau ayant même référence pourront êtreregroupées sur une même écriture ou une même pièce comptable à la validation dubordereau.

    Le code pays défini dans ce champ est le pays de la banque du collaborateur. Il permet de distinguer dans un même bordereau des comptes en euros pouvant être ouverts dans des pays différents. Il est utilisé pour le calcul de l'IBAN.

    Code permettant d'identifier le pays d'un tiers, etc. Ce code est contrôlé dans la table des pays.
    Le pays est une information importante de laquelle découle un certain nombre de contrôles et d'automatismes.
    Exemples : Format du RIB, gestion de l'IBAN, Format du numéro de téléphone, Format dunuméro de Siret, Format ducode NAF,  Format ducode postal.

    • IBAN (champ IBAN)

    Ce champ permet d'indiquer l'IBAN (International Account Number) du compte bancaire du salarié. L'IBAN est l'identifiant international du compte bancaire. Il est nécessaire au traitement automatisé des opérations de virements et de prélèvement en France et à l'étranger. Il est calculé dans les coordonnées bancaires du salarié dès lors que le pays du RIB est renseigné (code ISO) et que la case 'Gestion de l'IBAN' est cochée pour ce pays.

    • Numéro RIB (champ BIDNUM)

    Numéro de RIB dont le format de saisie dépend du pays dans lequel la banque est domiciliée.

    Afin que la saisie des RIB soit correcte, il est nécessaire de définir au préalable le format de saisie dans la table des pays.

    • Code BIC (champ BICCOD)

    Ce champ permet de renseigner le code BIC (Bank Identifier Code) de la banque du salarié. Le BIC est l’identifiant international de la banque, provenant d’une liste actualisée régulièrement. Il est nécessaire au traitement automatisé des opérations de virements et de prélèvement en France et à l'étranger.

    • Type compte bancaire (champ BANACCTYP)

     

    • Numéro agence bancaire (champ BANBRCNUM)

     

    • Domiciliation 1 (champ PAB1)

    Domiciliation bancaire liée au numéro de RIB.

    Cette information est impérative pour les prélèvements et les remises d'effets sur supports magnétiques.

    • Domiciliation 2 (champ PAB2)

     

    • Bénéficiaire (champ BNF)

    Indiquez le bénéficiaire des règlements effectués pour le salarié. Par défaut, cette zone est initialisée aux nom et prénom du salarié. Cette zone doit obligatoirement être saisie. Elle est utilisée dans toutes les fonctions de paiement.

    Ce champ permet de renseigner le code motif économique à appliquer pour le salarié lors de la génération du virement SCT.
    Ce champ n'est pas obligatoire si le salarié est résident et payé en euros.

    Dans la liste des codes motifs économiques en vigueur pour l'année 2011, ce code est E09 pour les salaires et autres sommes versées aux salariés.
    La liste des codes motifs économiques peut être mise à jour suivant l’évolution des directives européennes et en fonction des besoins des utilisateurs : cette liste est personnalisable dans la table diverse 309.

    A partir de janvier 2011, le code motif économique est nécessaire dans un nombre réduit de cas :

    • pour des virements dont la contre valeur en euros est supérieure à 50 000 euros ;
    • avec des contreparties non résidentes et n’appartenant pas à la zone SEPA.
      Le seuil à renseigner dans ce cas est AMTVIR3 (valeur paramètre du chapitre PAY, groupe RGL).
      Si on ne souhaite déclencher le code motif économique dans aucun autre cas, les seuils AMTVIR1 et AMTVIR2 doivent être renseignés avec un niveau maximum ;
    • les seuils sont lus lors de la proposition automatique des règlements et permettent d'afficher ou non le code motif économique dans le bordereau.

    Le code motif économique est calculé automatiquement dans les trois cas suivants : 

    • premier cas :
      • la devise de transaction est l'euro,
      • le pays de la banque destinatrice est dans la zone Euro : cette information est déterminée à partir du code pays du RIB du salarié, en vérifiant que le pays est dans la zone Euro (case 'UE' cochée),
      • le compte du salarié est un compte non résident (voir fiche salarié),
      • le montant du règlement est supérieur ou égal à 50 000 (montant correspondant au paramètre AMTVIR1).
    • deuxième cas :
      • la devise de transaction est l'euro,
      • le pays de la banque destinatrice est hors zone Euro : cette information est déterminée à partir du code pays du RIB du salarié, en vérifiant que le pays n'est pas dans la zone Euro (case 'UE' non cochée),
      • le compte du salarié est un compte non résident (voir fiche salarié),
      • le montant du règlement est supérieur ou égal à 12 500 (montant correspondant au paramètre AMTVIR2).
    • troisième cas :
      • la devise de transaction n'est pas l'euro,
      • le compte du salarié est un compte non résident,
      • le montant du règlement est supérieur ou égal à 12 500 (contre-valeur Euro) (montant correspondant au paramètre AMTVIR3),

    Le code motif économique est calculé lorsque le matricule du salarié est saisi, et recalculé si le montant ou le RIB sont modifiés.

    Total

    • Bénéficiaire (champ WBNF)

     

    • Total (champ TOT)

     

     

    Fermer

     

    Etats

    Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

     LISTFRM : Liste de bordereau

    Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

    Boutons spécifiques

    Permet la validation du bordereau courant, c'est à dire la génération d'une pièce comptable.

    Ces écritures sont soit intégrées en comptabilité, si le module COMPTABILITE est présent, soit exportées dans un fichier selon le modèle d’export défini.

    Seuls les bordereaux dont le statut est 'Imprimé' peuvent être validés.

    Permet d'attribuer automatiquement un numéro de pièce, à une ou plusieurs ligne(s).

    Permet la création automatique d'un bordereau de règlements. Les lignes de règlements générées par cette commande seront basées sur les informations contenues dans le solde des paiements.

    Barre de menu

    Fichier banque / Virement magnétique

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Compteur bordereau non défini

    Ce message apparaît en création de bordereau lorsque le compteur FRM n'a pas été défini dans X3.

    Erreur sur compteur

    Ce message apparaît en création de bordereau lorsque le compteur FRM n'arrive pas attribuer un nouveau numéro de bordereau.

    <CodeBanque> est rattachée à la société <CodeSociété>

    Ce message apparaît en création de bordereau lorsque la banque choisie ne correspondant à aucune banque de la société choisie au préalable.

    <CodeDevise>n'est pas la devise de tenue de la caisse

    Ce message apparaît en création de bordereau pour un règlement en espèce, lorsque la devise choisie n'est pas la devise de tenue de la caisse a débiter.

    <CodeSite> ce site est dans la société <CodeSociété>

    Ce message apparaît lorsque le site choisi n'appartient pas à la société définie dans l'entête.

    <Code site> n'est pas un site de paie

    Ce message apparaît lorsque le site choisi n'est pas un site de paie. En effet, seuls les sites de paies peuvent émettre des règlements.

    Le montant doit être strictement supérieur à 0

    Ce message apparaît lorsque le montant du règlement est négatif ou égal à zéro. Un règlement négatif ou nulle ne peut-être créé.

    <CodeMatricule> est rattaché à la société <CodeSociété>

    Cet avertissement apparaît lorsque le matricule choisi ne fait pas parti de la société définie dans l'entête.

    <CodeMatricule> n'a aucune information comptable

    Cet avertissement apparaît lorsque le matricule choisi n'a aucune information comptable de renseigné dans sa fiche. Ceci pouvant empêcher la comptabilisation de ses règlements.

    Opération impossible, ce bordereau est validé

    Ce message apparaît dès qu'une action veut être faite sur un bordereau validé. En effet, il est impossible de modifier ou supprimer un bordereau ayant pour statut validé.

    Suppression supplémentaire impossible. Veuillez enregistrer votre bordereau pour continuer...

    Ce message apparaît lorsque le nombre de lignes supprimées en mémoire, a atteint son maximum. Il suffit d'enregistrer le bordereau pour pouvoir faire d'autres suppressions de lignes de règlements.

    Tables mises en oeuvre

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