La fonction de paramétrage des comptes généraux permet de définir les caractéristiques des différents comptes qui seront utilisés pour enregister les écritures de comptabilité générale et auxiliaire.

Chaque compte est identifié par un code et un type de compte.

    Pré-requis

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    Gestion de l'écran

    Le paramétrage des comptes généraux se fait à l'aide de trois onglets qui permettent de déterminer les éléments nécessaires à l'identification du compte ainsi que les principes d'utilisation et les valeurs par défaut qui y sont attachés.

    En-tête

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

     

    Numéro du compte permettant de l'identifier dans le plan comptable.
    La codification du compte dépend des options de format et de longueur retenues lors du paramétrage du plan de comptes. 

    SEEINFO Deux comptes peuvent avoir un même code mais ils ne doivent pas appartenir au même plan.

    À noter que si l'option de numérotation des comptes en longueur fixe est retenue, les numéros de comptes saisis seront automatiquement complétés avec des "0" jusqu'à obtenir la longueur définie par le paramétrage.

    • Intitulé (champ DESTRA)

     

    • Collectif (champ SAC)

     

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    Onglet Généralités

    Présentation

    A chaque type de compte est associé un mode d’utilisation particulier :

    • un compte de type " normal " est utilisé pour la saisie des écritures de la comptabilité générale
    • un compte de type " collectif " est destiné à centraliser les enregistrements de la comptabilité auxiliaire. Il doit obligatoirement être doté d’un code d’appel qui pourra être utilisé en saisie à la place du numéro du compte. La saisie d’une écriture sur un compte collectif ne peut se faire que si un tiers est rattaché au collectif
    • un compte de type " cumul " ne peut pas recevoir d’écritures. Il est utilisé dans les éditions afin d’obtenir des totaux et des sous-totaux par racine de compte.

    Droits d'accès

    Lorsqu'il est renseigné, le code d'accès, permet de limiter les droits opérationnels sur les comptes généraux en fonction des profils utilisateurs (cf. documentation Codes d’accès

    L'utilisation du compte peut également être limitée au site renseigné dans la zone ad hoc, ainsi qu’à une période donnée.

    Devise

    Il est possible d'associer une devise particulière au compte.

    • Si cette zone n'est pas renseignée, le compte peut recevoir des écritures dans toutes les devises.
    • Si une devise est renseignée le compte peut recevoir des écritures dans cette devise et également en devise locale (pour les régularisations).
    • Si la devise locale est renseignée, seules les écritures en monnaie locale sont acceptées.

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    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Identification

    • Intitulé court (champ SHOTRA)

     

    Pas d'aide liée à ce champ.

    Accessibilité

    • Actif (champ ENAFLG)

     

    Ce code d'accès permetd'interdire l'accès au compte pour certains utilisateurs.
    Si la zone est renseignée, seuls les utilisateurs qui auront cecode d'accès dans leur profil pourront modifier ou saisir cecompte. Selon les droits accordés les opérations suivantes serontpossibles:
    Consultation : Permet de consulter les écritures passées sur cecompte (la consultation de la fiche de base est toujourspossible).
    Modification : Permet de modifier la fiche de base.
    Exécution : Permet de passer des écritures sur cecompte.

    • Société/Site/Groupe (champ FCY)

    Si cette zone est renseignée, lecompte général ne sera accessible que pour ce site.
    Le site défini ici doit être un sitefinancier.

    • Intitulé (champ LIBFCY)

     

    • Validité début (champ VLYSTR)

    Ces dates définissent la périodependant laquelle le compte peut être utilisé pour lacomptabilisation d'une écriture.
    Si la date de début n'est pas renseignée, le compte pourra êtreutilisé dès le premier jour du premier exercice.
    Si la date de fin n'est pas renseignée, le compte pourra êtreutilisé depuis la date de début sans limite dans letemps.

    • Validité fin (champ VLYEND)

     

    Classification

     

    • Intitulé (champ CLSNAM)

     

    Tableau Comptes par défaut

     

     

    • Crible du compte (champ SCRACC)

     

    • Imputation obligatoire (champ OBYIPT)

     

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    Onglet Gestion

    Présentation

    Permet de gérer la norme IAS.

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    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Sectorisation

    Indiquez éventuellement dans ce champ le secteur de niveau 1 par défaut rattaché au compte.

    En fonction des valeurs des paramètres SCTINI1..4, cette valeur par défaut permettra d'initialiser le secteur de niveau 1 en création de pièces comptables sur les comptes ayant un suivi sectoriel.

    Indiquez éventuellement dans ce champ le secteur de niveau 2 par défaut rattaché au compte.

    En fonction des valeurs des paramètres SCTINI1..4, cette valeur par défaut permettra d'initialiser le secteur de niveau 2 en création de pièces comptables sur les comptes ayant un suivi sectoriel.

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    Onglet Adresses

    Présentation

    Cet onglet permet d’associer une ou plusieurs adresses à un compte général. La saisie d’une adresse est facultative. Si plusieurs adresses existent pour un même compte, il faut désigner laquelle est utilisée comme adresse par défaut.

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    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Tableau Adresses

    • Adresse (champ CODADR)

    Ce code permet d'identifier les différentes adresses associées à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type, etc.).
    Pour une fiche donnée, chaque code adresse est unique.
    Il est en général obligatoire de saisir une adresse pour chaque fiche, et l'une d'elles doit être déclarée comme adresse par défaut grâce à la case correspondante.

    SEEWARNING Un code adresse ne peut pas être modifié ni supprimé dés qu'il est utilisé au niveau d'un RIB ou d'un Contact.
    Dans ce cas, pour pouvoir modifier ou supprimer un code adresse, il faut au préalable supprimer au niveau du RIB ou du contact.

    Bloc numéro 2

    • Code (champ XCODADR)

     

    • Intitulé (champ XBPADES)

    Précisez les informations liées à l'adresse.

    Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information.

    Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :

    • le format du numéro de téléphone,
    • le format du numéro identifiant une entreprise ou une activité (SIRET, NAF en France) et le caractère obligatoire ou non de sa saisie,
    • le format du code postal/ville et de la subdivision géographique, et le caractère obligatoire ou non de leur saisie,
    • le caractère obligatoire ou non de la saisie du code SIREN, du numéro unique d'identification ainsi que du N° de TVA intracommunautaire,
    • le format du code RIB.
    • Pays (champ XCRYNAM)

    Pas d'aide liée à ce champ.

    • champ XADDLIG1

    Ce tableau liste les différentes lignes adresse.
    L'intitulé et le format de saisie de ces lignes sont définis dans la table pays.

    • champ XADDLIG2

     

    • champ XADDLIG3

     

    • Etat (province) (champ XSAT)

    Ce champ contient la subdivision géographique entrant dans la définition de l'adresse postale.
    Par exemple, il peut s'agir du Département pour la France, de l'Etat pour les Etats-Unis. L'intitulé de la subdivision ainsi que le contrôle ou non sur la saisie de cette information sont définis au niveau du paramétrage du Pays.
    S'il est contrôlé, ce code est dépendant de la subdivision géographique correspondante.

    Cette subdivision est alimentée automatiquement après saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué au niveau des Codes postaux.

    • Code postal (champ XPOSCOD)

    Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville.
    Quand le code postal est modifié, la ville correspondant au nouveau code est automatiquement affichée.
    Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville. Si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché.

    Cas particuliers :

    - pour ANDORRE, indiquez 99130
    - pour MONACO, indiquez 99138
    - pour les autres pays étrangers, indiquez le code INSEE du pays ou 99999 s'il est inconnu.

    SEEINFO Lorsque le code postal est paramétré comme étant obligatoire pour le pays, le code postal doit obligatoirement être renseigné en cas d'entrée dans le champ Code postal ou Ville ou en cas de modification d'une information de la fenêtre d'adresse du Tiers. Ce contrôle ne s'effectue toutefois pas en création de document.

    • Ville (champ XCTY)

    La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville :
    - si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché,
    - si celle-ci n'existe pas et que le contrôle des codes postaux a été paramétré au niveau de la fiche Pays, un message d'avertissement apparait mais la poursuite de la saisie est autorisée,
    - si celle-ci n'existe pas et que le code postal est paramétré comme étant obligatoire pour le pays, un message bloquant apparaît en cas d'entrée dans le champ Code postal ou Ville ou en cas de modification d'une information de la fenêtre d'adresse du Tiers.Ce contrôle ne s'effectue toutefois pas en création de document.

    Remarque :
    Son format est défini au niveau du paramétrage de la fiche Pays.
    Afin de faciliter les sélections sans tenir compte du format (caractères accentués/majuscules/minuscules), la fenêtre de sélection disponible sur ce champ propose une colonne dédiée à la recherche, dans laquelle les noms des villes sont affichés en majuscules.

    • Code INSEE (champ XCODSEE)

    Pas d'aide liée à ce champ.

    • Téléphone (champ XTEL)

    Numéro de téléphone dont le format de saisie dépend du pays. Le paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone permet de préciser le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro saisi.

    • Portable (champ XMOB)

    Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays.

    • Fax (champ XFAX)

    Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays.

    • E-mail (champ XWEB)

    Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact.

    • Identifiant externe (champ XEXTNUM)

    Ce champ libre permet de stocker un identifiant variable utilisable pour des traitements particuliers. Exemple: Dans le cadre des échanges EDI, il contient un code qui permet de générer la table de correspondance entre la numérotation EDI et la codification X3 des clients et clients livrés.

    • Adresse par défaut (champ XBPAADDFLG)

    Cette case permet d'indiquer que cette adresse est une adresse par défaut, et doit être cochée pour une seule des adresses de la fiche concernée.
    Une adresse du tiers doit être impérativement désignée comme adresse par défaut.

    Fermer

     

    Icône Actions

    Copie adresses

     

    Fermer

     

    Onglet Adresses

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Tableau Adresses

    • Adresse (champ CODADR)

    Ce code permet d'identifier les différentes adresses associées à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type, etc.).
    Pour une fiche donnée, chaque code adresse est unique.
    Il est en général obligatoire de saisir une adresse pour chaque fiche, et l'une d'elles doit être déclarée comme adresse par défaut grâce à la case correspondante.

    SEEWARNING Un code adresse ne peut pas être modifié ni supprimé dés qu'il est utilisé au niveau d'un RIB ou d'un Contact.
    Dans ce cas, pour pouvoir modifier ou supprimer un code adresse, il faut au préalable supprimer au niveau du RIB ou du contact.

    Bloc numéro 2

    • Code (champ XCODADR)

     

    • Intitulé (champ XBPADES)

    Précisez les informations liées à l'adresse.

    Ce code permet d'identifier le pays associé à l'information.

    Dans la table des pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :

    • le format du numéro de téléphone,
    • le format du numéro identifiant une entreprise ou une activité (SIRET, NAF en France) et le caractère obligatoire ou non de sa saisie,
    • le format du code postal/ville et de la subdivision géographique, et le caractère obligatoire ou non de leur saisie,
    • le caractère obligatoire ou non de la saisie du code SIREN, du numéro unique d'identification ainsi que du N° de TVA intracommunautaire,
    • le format du code RIB.
    • Pays (champ XCRYNAM)

    Pas d'aide liée à ce champ.

    • champ XADDLIG1

    Ce tableau liste les différentes lignes adresse.
    L'intitulé et le format de saisie de ces lignes sont définis dans la table pays.

    • champ XADDLIG2

     

    • champ XADDLIG3

     

    • Etat (province) (champ XSAT)

    Ce champ contient la subdivision géographique entrant dans la définition de l'adresse postale.
    Par exemple, il peut s'agir du Département pour la France, de l'Etat pour les Etats-Unis. L'intitulé de la subdivision ainsi que le contrôle ou non sur la saisie de cette information sont définis au niveau du paramétrage du Pays.
    S'il est contrôlé, ce code est dépendant de la subdivision géographique correspondante.

    Cette subdivision est alimentée automatiquement après saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué au niveau des Codes postaux.

    • Code postal (champ XPOSCOD)

    Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville.
    Quand le code postal est modifié, la ville correspondant au nouveau code est automatiquement affichée.
    Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville. Si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché.

    Cas particuliers :

    - pour ANDORRE, indiquez 99130
    - pour MONACO, indiquez 99138
    - pour les autres pays étrangers, indiquez le code INSEE du pays ou 99999 s'il est inconnu.

    SEEINFO Lorsque le code postal est paramétré comme étant obligatoire pour le pays, le code postal doit obligatoirement être renseigné en cas d'entrée dans le champ Code postal ou Ville ou en cas de modification d'une information de la fenêtre d'adresse du Tiers. Ce contrôle ne s'effectue toutefois pas en création de document.

    • Ville (champ XCTY)

    La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville :
    - si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché,
    - si celle-ci n'existe pas et que le contrôle des codes postaux a été paramétré au niveau de la fiche Pays, un message d'avertissement apparait mais la poursuite de la saisie est autorisée,
    - si celle-ci n'existe pas et que le code postal est paramétré comme étant obligatoire pour le pays, un message bloquant apparaît en cas d'entrée dans le champ Code postal ou Ville ou en cas de modification d'une information de la fenêtre d'adresse du Tiers.Ce contrôle ne s'effectue toutefois pas en création de document.

    Remarque :
    Son format est défini au niveau du paramétrage de la fiche Pays.
    Afin de faciliter les sélections sans tenir compte du format (caractères accentués/majuscules/minuscules), la fenêtre de sélection disponible sur ce champ propose une colonne dédiée à la recherche, dans laquelle les noms des villes sont affichés en majuscules.

    • Code INSEE (champ XCODSEE)

    Pas d'aide liée à ce champ.

    • Téléphone (champ XTEL)

    Numéro de téléphone dont le format de saisie dépend du pays. Le paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone permet de préciser le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro saisi.

    • Portable (champ XMOB)

    Ce champ indique le numéro de téléphone portable dont le format de saisie dépend du pays.

    • Fax (champ XFAX)

    Cette zone précise le numéro de télécopie dont le format de saisie est identique à celui du téléphone et dépend du pays.

    • E-mail (champ XWEB)

    Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact.

    • Identifiant externe (champ XEXTNUM)

    Ce champ libre permet de stocker un identifiant variable utilisable pour des traitements particuliers. Exemple: Dans le cadre des échanges EDI, il contient un code qui permet de générer la table de correspondance entre la numérotation EDI et la codification X3 des clients et clients livrés.

    • Adresse par défaut (champ XBPAADDFLG)

    Cette case permet d'indiquer que cette adresse est une adresse par défaut, et doit être cochée pour une seule des adresses de la fiche concernée.
    Une adresse du tiers doit être impérativement désignée comme adresse par défaut.

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    Icône Actions

    Copie adresses

     

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    Etats

    Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

     PLANCOMPTA : Plan comptable

    Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

    Actions spécifiques

    Menu d'actions

    Fonctions / Copie plan comptable

    Fonctions / Plan de compte

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Sites incompatibles

    Le site du compte général et le site de la nature par défaut sont différents. Cette nature analytique ne peut donc pas être associée à ce compte sauf à changer les contrôles d’accès aux sites du compte ou de la nature.

    Ce site n'est pas un site financier

    Le site renseigné n’est pas de type financier. Il faut utiliser la fonction sélection pour rechercher un site financier.

    Compte trop long

    La longueur du numéro de compte renseigné dépasse la valeur du paramètre LNGCPT qui définit la longueur maximum du numéro de compte. Ce message apparaît en création de compte de cumul lorsque le paramètre OPTLNGCPT est activé. Dans les autres cas, le numéro de compte est automatiquement tronqué à la longueur ad hoc.

    Il existe le compte de cumul XXX

    Le numéro de compte renseigné est déjà utilisé pour un compte de cumul. Ce message apparaît en création de compte.

    Il existe le compte XXX

    Le numéro de compte renseigné est déjà utilisé pour un compte de type " normal ". Ce message apparaît en création de compte.

    Il existe le compte collectif XXX

    Le numéro de compte renseigné est déjà utilisé pour un compte collectif. Ce message apparaît en création de compte.

    Format du compte incorrect

    Le format du compte renseigné ne respecte pas les paramètres ACCFMTet/ou LNGCPT (si OPTLNGCPT est actif). Il faut donc vérifier les valeurs de ces paramètres afin de pouvoir saisir un numéro de compte autorisé.

    Classe inutilisée

    Le numéro du compte correspond à une classe de compte qui n’est pas utilisée. Il faut changer le paramétrage des classes de compte ou saisir un numéro de compte d’une classe utilisée.

    Compte incorrect

    Le compte renseigné dans la zone n’est pas du type attendu. Ce message apparaît notamment lorsqu’un compte de type " normal " est attendu et qu’un compte de cumul est renseigné.

    Crible incompatible avec la nature

    La syntaxe du crible renseigné n’est pas cohérente avec la nature par défaut associée au compte. Le crible de nature doit autoriser l’utilisation de la nature par défaut du compte. Il faut modifier la nature par défaut ou le crible de natures.

    Tables mises en oeuvre

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