Gestione firme contratti
Questa regola permette di generare un avanzamento di firme in creazione o modifica di ordine di acquisto. Se la gestione delle firme è attivata su una società, un ordine aperto di acquisto dovrà essere firmato prima di poter essere stampato, ricevuto o fatturato. Nell'ambito dell'intrasocietà o dell'intrasito, l'ordine di vendita reciproco sarà generato solo alla firma completa dell'ordine.
Il parametro Acquisti APPPOH definisce l'attivazione del circuito di firma sugli ordini di acquisto.
Inclusione paragrafo
I valori possibili per questo parametro sono:
No: La gestione delle firme è disattivata. Lo stato di firma dell'ordine di acquisto ha come valore:Nessuna gestione. L'ordine di acquisto può essere stampato o ricevuto in qualsiasi momento. Se è stata attivata la gestione degli impegni (vedere parametro Aggiornamento impegniPURCMM), un impegno sarà generato automaticamente alla creazione dell'ordine di acquisto. La data di impegno è definita dal parametro Acquisti Data impegnoPURCMMDAT.
Si Facoltativa: La gestione delle firme è attivata, ma se non è stato definito un circuito di firme per un valore di regola di assegnazione, l'ordine di acquisto sarà automaticamente firmato (Vedere evento di workflow Gestione firme ordini POHSIG).
Si obbligatoria: La gestione delle firme è attivata. Deve esistere un circuito di firma per ogni valore di regola di assegnazione. In caso contrario, l'ordine di acquisto sarà considerato come non firmato e un altro evento di workflow sarà attivato per avvertire una persona abilitata che un valore di regola di assegnazione non è stato definito (Vedere regola di workflow Notifica nessuna regolaPOHSIGNCR).
Una volta avviato il circuito di firma:
- un'ordine aperto di acquisto firmato da almeno uno dei firmatari è modificabile, ma la modifica dell'ordine (se si tratta di un elemento importante) annullerà il circuito di firma già avviato per proporne un altro.
- la firma del documento è parziale finchè non ha firmato l'ultimo firmatario. Il numero di firmatari di un circuito dipende dal numero di utenti indicati su ogni valore di regola, dove il numero massimo di firmatari è definito dalla regola di assegnazione associata alla regola di workflow. Se un firmatario rifiuta un ordine di acquisto nel circuito di firma, questo passerà nello stato non firmato e rimarrà tale finchè non sarà stato modificato. Il circuito di firma è allora considerato come concluso.
- se l'ordine è nuovamente modificato, verrà allora riattivato un circuito di firma in funzione del nuovo contesto collegato alla modifica dell'ordine. Affinché un ordine non venga più considerato, occorre saldarlo. Il parametro generale Acquisti Saldo ordine se rifiuto firma (POHAPPCLE) permette di saldare automaticamente l'ordine di acquisto rifiutato.
L'attivazione della gestione degli impegni dipende dal valore del parametro Acquisti Aggiornamento impegni (PURCMM). Gli impegni vengono creati automaticamente alla creazione dell'ordine di acquisto.
Descrizione del flusso
Un flusso di firma di ordine aperto di acquisto si scompone in varie regole di Workflow successive.
La prima regola attivata è POHSIG. Si attiva creando o modificando l'ordine di acquisto a prescindere dall'origine (dall'ordine di acquisto stesso o tramite una generazione a partire dai piani di approvviggionamento o dal piano dell'acquirente).
A seconda del contesto, questa regola:
- Non attiverà la richiesta di firma (se la gestione delle firme non è attivata sulla società).
- Attiverà una richiesta di firma con invio di un messaggio.
- Attiverà una firma automatica sulla richiesta di firma se non è stato definito nessun circuito di firma e se lo autorizza il parametro Acquisti Gestione firme su Ordine (APPPOH).
- Attiverà una notifica con invio di un messaggio ad una persona abilitata se non è stato determinato nessun circuito di firma mentre il parametro Acquisti Gestione firme su ordine (APPPOC) esige un circuito di firma. L'operazione da realizzare da questo utente sarà quella di creare un nuovo valore di regola di assegnazione. Affinché l'ordine aperto di acquisto sia preso nuovamente in considerazione, bisognerà modificarlo.
Se il primo firmatario decide di firmare l'ordine aperto di acquisto da firmare che gli è stato assegnato, la sua azione attiverà la regola di workflow Firma Ordine (POHSIGVAL). A seconda del contesto, questa regola:
- Attiverà una richiesta di firma al firmatario successivo con invio di un messaggio se il circuito di firma non è concluso. Questa regola di workflow sarà successivamente riattivata ad ogni firma di un firmatario del circuito.
- Attiverà un aggiornamento dell'ordine di acquisto per posizionarlo al valore totalmente firmato se si tratta dell'ultimo firmatario. La regola di workflow Notifica firma (POHSIGNOT) verrà attivata automaticamente per segnalare all'acquirente, tramite una notifica e l'invio di un messaggio, che l'ordine di acquisto è stato firmato totalmente.
Se uno dei firmatari del circuito decide di rifiutare l'ordine di acquisto da firmare che gli è stato assegnato, la sua azione sortirà l'effetto di attivare la regola di workflow Rifiuto Ordine (POHSIGREJ). Questa regola di workflow segnalerà all'acquirente, tramite invio di un messaggio, che l'ordine di acquisto è stato rifiutato. L'ordine di acquisto potrà essere allora saldato automaticamente a seconda del valore del parametro AcquistiSaldo ordine se rifiuto firma (POHAPPCLE).
Contesto e modalità di funzionamento
Questa regola Workflow si attiva in gestione oggetto, solo sulle seguenti operazioni :
Create
Modify
Options/Order inquiry
Attiva :
un messaggio.
un avanzamento.
delle azioni.
La regola di assegnazione POHSIG (Firma ordini acquisto) è utilizzata dalla regola di workflow POHSIG.
Criteri di attivazione
I criteri complementari di attivazione sono i seguenti :
- La gestione delle firme deve essere attivata sulla società
- Si tratta di un ordine normale: [F:POH]POHTYP=1
- L'ordine è stato creato o modificato: [F:POH]APPFLG=0
- L'ordine non è saldato: [F:POH]CLEFLG=1
La regola di assegnazione POHSIG permette di definire i criteri che saranno utilizzati per definire le regole di firma. Questa regola di assegnazione propone di default di definire i circuiti di firma in funzione del primo codice statistico della scheda fornitore e dell'importo totale dell'imponibile dell'ordine convertito nella valuta società e dal fatto che il budget sia superato o meno.
Destinatari
La scelta dei destinatari è definita nel seguente modo :
- Se il primo firmatario del circuito di firma non è l'acquirente o la persona che ha creato l'ordine d'acquisto, allora viene inviato un messaggio al primo firmatario e gli viene assegnata una richiesta di firma.
- Se il primo firmatario del circuito di firma è l'acquirente o la persona che ha creato l'ordine aperto di acquisto, l'ordine di acquisto è automaticamente firmato (vedere azione SIGWRK e codice firma VAL) dal primo firmatario.
- Se non viene trovato nessun firmatario (nessun circuito di firma), possono presentarsi due casi in funzione del valore del parametro Acquisti Gestione firme su Ordine (APPPOH). Se le firme sono facoltative, viene attivata un'azione di firma automatica (vedere azione SIGWRKed il codice firma AUT). Se le firme sono obbligatorie, viene attivata automaticamente un'azione di notifica (vedere azione SIGWRK ed il codice firma NCR).
Scelta firma
Le differenti scelte di firme possibili sono :
- Rifiuto REJ: Questa scelta è possibile solo se esiste un circuito di firma. Potrà essere scelto manualmente da un firmatario. Se si opera questa scelta, l'ordine aperto di acquisto sarà posizionato al valore non firmato ([F:POH]APPLFG=1). Potrà essere attribuita una causale di rifiuto. L'elenco delle causali è da parametrizzare nella tabella diversa numero 56.
- Validazione VAL: Questa scelta è possibile solo se esiste un circuito di firma. Potrà essere scelto manualmente da un firmatario. Se si opera questa scelta, l'ordine di acquisto sarà posizionato al valore parzialmente firmato o totalmente firmato in funzione del fatto che si tratti o meno dell'ultimo firmatario ([F:POH]APPLFG=2 o [F:POH]APPLFG=3).
- Circuito di firma non definito NCR: Questa scelta è possibile solo se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su Ordine (APPPOH) ha il valore Firma obbligatoria. Non potrà essere scelto manualmente da un firmatario.
- Firma automatica AUT: Questa scelta è possibile solo se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su ordine (APPPOH) ha il valore Firma facoltativa. Non potrà essere scelto manualmente da un firmatario. Se si opta per questa scelta, l'ordine di acquisto sarà posizionato al valore Si automatico e sarà considerato come totalmente firmato ([F:POH]APPLFG=5).
- Annulamento ANU: Questa scelta di firma non si traduce come le altre scelte con un'opzione di firma (utilizzo del codice operazione particolare CAN). Effettivamente, si tratta di una funzione di annullamento di avanzamento accessibile solo nel monitor workflow. Questa scelta permette, quando è presente, di annullare l'ultima azione di firma effettuata. L'annulamento della firma è possibile solo se l'ordine d'acquisto corrispondente non è saldato.
Azioni attivate dall'evento
L'evento Workflow attiva le seguenti azioni :
Codice azione | Attivazione |
|---|---|
SIGWRK : Firma Workflow | Fine workflow |
DIVPOHAPP1 : Agg. firma ordine a 1 | Fine workflow |
DIVGENSOH : Aggiornamento ordine vendita | Durante la firma |
Queste azioni attivano i seguenti processi:
Firma workflow SIGWRK: Questa azione permette di attivare automaticamente una firma su un evento Workflow in corso. All'occorrenza, viene richiamata per attivare automaticamente una firma dell'ordine di acquisto in corso di elaborazione nelle seguenti condizioni:
- Se il primo firmatario determinato è l'utente che ha creato l'ordine di acquisto o l'acquirente, l'azione firmerà l'ordine di acquisto con il codice risposta VAL Validazione.
- Se non vi è nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su Ordine (APPPOH) ha il valore Firma obbligatoria,l'azione firmerà l'ordine di acquisto con il codice risposta NCR Circuito non definito.
- Se non vi è nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su Ordine (APPPOH) ha il valore Firma facoltativa, l'azione firmerà l'ordine di acquisto con il codice risposta AUT Firma automatica.
Aggiornamento firma ordine a 1 DIVPOHAPP1: Questa azione ha l'obiettivo di posizionare l'ordine di acquisto a non firmato. Questa azione è attivata quando non si è realizzata nessuna firma automatica e quando è stato determinato un circuito di firma.