Gestione firme RdA
Questa regola permette di gestire l'avanzamento delle firme in creazione o in modifica delle richieste di acquisto quando il parametro Acquisti Firma testata RdAPSHAPPHEA è a Si. Se la gestione delle firme è attivata su una società, una richiesta di acquisto dovrà essere firmata prima di poter essere ordinata.
Il parametro Acquisti APPPSH definisce l'attivazione del circuito di firma sulle richieste di acquisto.
Inclusione paragrafo
I valori possibili per questo parametro sono:
No: La gestione delle firme è disattivata. Lo stato di firma della richiesta di acquisto ha come valore Nessuna gestione. La richiesta di acquisto può essere trasformata in qualsiasi momento in ordine. Se è stata attivata la gestione dei pre-impegni (vedere parametro Aggiornamento pre-impegniPURCMMPRP), un pre-impegno sarà generato automaticamente alla creazione di ogni riga di richiesta di acquisto.
Si Facoltativa: La gestione delle firme è attivata, ma il circuito di firme non è stato definito per un valore di regola di assegnazione, la riga di richiesta di acquisto sarà automaticamente firmata (Vedere evento di workflow Gestione firme riga RdAPSDSIG). Stesse osservazioni se la gestione delle firme si fa nella testata della RdA (Vedere evento di workflow Gestione firme RdAPSHSIG).
Si obbligatoria: La gestione delle firme è attivata. Deve esistere un circuito di firma per ogni valore di regola di assegnazione. In caso contrario, la riga di richiesta di acquisto sarà considerata come non firmata e un altro evento di workflow sarà attivato per avvertire una persona abilitata che non è stato definito un valore di regola di assegnazione (Vedere regola di workflow) Notifica nessuna regolaPSDSIGNCR). Stesse osservazioni se la gestione delle firme si fa in testata di RdA (Vedere evento di workflow Notifica nessuna firmaPSHSIGNCR).
Una volta avviato il circuito di firma:
- una richiesta di acquisto firmata da almeno uno dei firmatari è modificabile. Se è modificata, il circuito in corso è annullato ed è rilanciato un nuovo circuito di firma.
- la firma del documento è parziale finchè non ha firmato l'ultimo firmatario. Il numero di firmatari di un circuito dipende dal numero di utenti indicati su ogni valore di regola, dove il numero massimo di firmatari è definito dalla regola di assegnazione associata alla regola di workflow. Se un firmatario rifiuta una richiesta di acquisto nel circuito di firma, questa passerà allo stato non firmata e rimarrà tale finchè non sarà stata modificata. Il circuito di firma è allora considerato come concluso.
- se la richiesta di acquisto è nuovamente modificata, verrà allora riattivato un circuito di firma in funzione del nuovo contesto collegato alla modifica della richiesta di acquisto. Affinché una richiesta d'acquisto non venga più considerata, occorre saldarla. Il parametro generale Acquisti Saldo RdA se rifiuto firma (PSHAPPCLE) permette di saldare automaticamente una richiesta di acquisto rifiutata.
L'attivazione della gestione dei pre-impegni dipende dal valore del parametro Acquisti Aggiornamento pre-impegni (PURCMMPRP). Se vale Si, si avrà la possibilità di scegliere il momento in cui i pre-impegni saranno creati grazie al parametro Acquisti Attivazione pre-impegni (PSHCMMLEV).
Inclusione paragrafo
I valori possibili per questo parametro sono :
- alla prima firma
- all'ultima firma
- alla creazione della riga di richiesta di acquisto
Se si vogliono creare dei pre-impegni senza aver definito una gestione firme per una società, questi saranno generati alla creazione di ogni riga di richiesta di acquisto a prescindere dal valore del parametro PSHCMMLEV.
Descrizione del flusso
Un flusso di firma di richiesta di acquisto si scompone in varie regole di Workflow successive.
La prima regola attivata è PSHSIG. Si attiva creando o modificando la richiesta di acquisto a prescindere dall'origine (dalla richiesta di acquisto stessa o tramite una generazione a partire dai piani di approvviggionamento).
A seconda del contesto, questa regola:
- Non attiverà la richiesta di firma (se la gestione delle firme non è attivata sulla società).
- Attiverà una richiesta di firma con invio di un messaggio.
- Attiverà una firma automatica sulla richiesta di firma se non è stato definito nessun circuito di firma e se lo autorizza il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH).
- Attiverà una notifica con invio di un messaggio ad una persona abilitata se non è stato determinato nessun circuito di firma mentre il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH) esige un circuito di firma. L'operazione da realizzare da questo utente sarà quella di creare un nuovo valore di regola di assegnazione. Affinché la richiesta di acquisto venga presa nuovamente in considerazione, bisognerà modificarla.
Se il primo firmatario decide di firmare la richiesta di acquisto da firmare che gli è stato assegnata, la sua azione attiverà la regola di workflow Firma RdA (PSHSIGVAL). A seconda del contesto, questa regola:
- Attiverà una richiesta di firma al firmatario successivo con invio di un messaggio se il circuito di firma non è concluso. Questa regola di workflow sarà successivamente riattivata ad ogni firma di un firmatario del circuito.
- Attiverà un aggiornamento della richiesta di acquisto per posizionarla al valore totalmente firmata se si tratta dell'ultimo firmatario. La regola di workflow Notifica firma (PSHSIGNOT) verrà attivata automaticamente per segnalare al richiedente, tramite una notifica e un invio di messaggio, che la richiesta di acquisto è stato firmata totalmente.
Se uno dei firmatari del circuito decide di rifiutare la richiesta di acquisto da firmare che gli è stata assegnata, la sua azione sortirà l'effetto di attivare la regola di workflow Rifiuto RdA (PSHSIGREJ). Questa regola di workflow segnalerà al richiedente, tramite invio di un messaggio, che la richiesta di acquisto è stata rifiutata. La richiesta di acquisto potrà essere saldata automaticamente a seconda del valore del parametro Acquisti Saldo RdA se rifiuto firma (PSHAPPCLE).
Particolarità collegata al saldo di una richiesta di acquisto: Se si salda una richiesta d'acquisto in corso di firma, il circuito di firma è interrotto dall'annullamento dell'ultima richiesta di firma e viene effettuato uno storno dei pre-impegni se ne esistono. Se la richiesta di acquisto è riattivata da un annullamento del saldo della riga, il circuito di firma viene rilanciato dall'inizio in funzione del nuovo contesto.
Le particolarità descritte qui in alto non interessano le richieste di acquisto totalmente firmate. Il saldo di una richiesta d'acquisto o di una riga di richiesta d'acquisto totalmente firmata non intacca il circuito di firma.
Contesto e modalità di funzionamento
Questa regola Workflow si attiva in gestione oggetto, solo sulle seguenti operazioni :
Create
Modify
Attiva :
un messaggio.
un avanzamento.
delle azioni.
La regola di assegnazione PSHSIG (Firma richieste di acquisto) è utilizzata dalla regola di workflow PSHSIG.
Criteri di attivazione
I criteri complementari di attivazione sono i seguenti :
- La gestione delle firme deve essere attivata sulla società
- La gestione delle firme si effettua sulla testata della RdA (vedere parametro Acquisti Firma testata RdAPSHAPPHEA)
- La richiesta è stata creata o modificata: [F:PSH]APPFLG=0
- La richiesta non è saldata: [F:PSH]CLEFLG=1
La regola di assegnazione PSHSIG permette di definire i criteri che saranno utilizzati per definire le regole di firma. Questa regola di assegnazione propone di default di definire i circuiti di firma in funzione del richiedente, dell'importo complessivo della richiesta di acquisto convertito nella valuta società e dal fatto che il budget sia superato o meno su una o più righe della richiesta di acquisto. Per controllare che il budget sia superato, occorrerà obbligatoriamente posizionare il parametro generale Acquisti Aggiorrnamento pre-impegniPURCMMPRP a Si, senza il quale il controllo non sarà effettuato ed il budget sarà considerato come disponibile.
Destinatari
La scelta dei destinatari è definita nel seguente modo :
- Se il primo firmatario del circuito di firma non è il richiedente o la persona che ha creato la richiesta di acquisto, allora viene inviato un messaggio ed assegnata una richiesta di firma al primo firmatario.
- Se il primo firmatario del circuito di firma è il richiedente o la persona che ha creato la richiesta di acquisto, la richiesta di acquisto è firmata automaticamente (vedere azione SIGWRK e codice firma VAL).
- Se non viene trovato nessun firmatario (nessun circuito di firma), possono presentarsi due casi in funzione del valore del parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH). Se le firme sono facoltative viene attivata un'azione di firma automatica (vedere azione SIGWRK ed il codice firma AUT). Se le firme sono obbligatorie, viene attivata automaticamente un'azione di notifica (vedere azione SIGWRK ed il codice firma NCR).
Scelta firma
Le differenti scelte di firme possibili sono :
- Rifiuto REJ: Questa scelta è possibile solo se esiste un circuito di firma. Potrà essere scelto manualmente da un firmatario. Se si opera questa scelta, la richiesta di acquisto sarà posizionata sul valore non firmata ([F:PSH]APPLFG=1). Potrà essere attribuita una causale di rifiuto. L'elenco delle causali è da parametrizzare nella tabella diversa numero 56.
- Validazione VAL: Questa scelta è possibile solo se esiste un circuito di firma. Potrà essere scelto manualmente da un firmatario. Se si opera questa scelta, la richiesta di acquisto sarà posizionata al valore parzialmente firmata o totalmente firmata in funzione del fatto che si tratti o meno dell'ultimo firmatario ([F:PSH]APPLFG=2 o [F:PSH]APPLFG=3).
- Circuito di firma non definito NCR: Questa scelta è possibile solo se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH) ha il valore Firma obbligatoria. Non potrà essere scelto manualmente da un firmatario.
- Firma automatica AUT: Questa scelta è possibile solo se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH) ha il valore Firma facoltativa. Non potrà essere scelto manualmente da un firmatario. Se si opta per questa scelta, la richiesta di acquisto sarà posizionata al valore Si automatico e sarà considerata come totalmente firmata ([F:PSH]APPLFG=5).
- Annullamento ANU: Questa scelta di firma non si traduce come le altre scelte con un'opzione di firma (utilizzo del codice operazione particolare CAN). Effettivamente, si tratta di una funzione di annullamento di avanzamento accessibile solo nel monitor workflow. Questa scelta permette, quando è presente, di annullare l'ultima azione di firma effettuata. L'annullamento della firma è possibile solo se la richiesta di acquisto corrispondente non è saldata.
Azioni attivate dall'evento
L'evento Workflow attiva le seguenti azioni :
Codice azione | Attivazione |
|---|---|
SIGWRK : Firma Workflow | Fine workflow |
DIVPSHAPP1 : Agg. firma testata RdA a 1 | Fine workflow |
DIVALLCMM : Aggiornam.to impegni | Fine workflow |
DIVPSDAPP : Agg.to firma righe RdA | Fine workflow |
Queste azioni attivano i seguenti processi:
Firma workflow SIGWRK: Questa azione permette di attivare automaticamente una firma su un evento Workflow in corso. All'occorrenza, viene richiamata per attivare automaticamente una firma della richiesta di acquisto in corso di elaborazione nelle seguenti condizioni:
- Se il primo firmatario determinato è l'utente che ha creato la richiesta di acquisto o il richiedente, l'azione firmerà la richiesta di acquisto con il codice risposta VAL Validazione.
- Se non vi è nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH) ha il valore Firma obbligatoria,l'azione firmerà la richiesta di acquisto con il codice risposta NCR Circuito non definito.
- Se non vi è nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH) ha il valore Firma facoltativa, l'azione firmerà la richiesta di acquisto con il codice risposta AUT Firma automatica.
Aggiornamento firma testata RdA a 1 DIVPOHAPP1: Questa azione ha l'obiettivo di posizionare la testata di richiesta di acquisto a non firmata. Questa azione è attivata quando non si è realizzata nessuna firma automatica e quando è stato determinato un circuito di firma.
Aggiornamento degli impegni DIVALLCMM: Questa azione ha l'obiettivo di generare un pre-impegno per tutte le righe della richiesta di acquisto che lo necessitano. Ciò sarà possibile solo se è attivata la gestione dei pre-impegni (vedere parametro Acquisti Aggiornamento pre-impegniPURCMMPRP). Questa azione sarà attivata se:
- la creazione dei pre-impegni deve effettuarsi alla prima o all'ultima firma della richiesta di acquisto (parametro Acquisti Attivazione pre-impegniPSHCMMLEV), se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme RdA (APPPSH) è Firma facoltativa.
Aggiornamento firma righe RdA DIVPSDAPP: Questa azione ha l'obiettivo di aggiornare lo stato di firma delle righe della acquisto in funzione della firma effettuata sulla testata della richiesta di acquisto. Questa azione è attivata sistematicamente.