Grupowanie automatów księgowych
Jeśli zapisy powiązane ze zdarzeniem muszą zostać utworzone automatycznie (np. w przypadku faktury klienta) to używane są automaty księgujące. Opisują one automat księgujący i charakteryzują zarówno pola w nagłówku jak i różne pozycje zapisu, w zależności od kontekstu jego generowania. W przypadku faktury dostępne są również pozycja w nagłówku, pozycje faktury i powiązane tabele.
Celem jest utworzenie grupy automatów do użycia za każdym razem, gdy występuje konieczność zweryfikowania lub zaksięgowania dokumentu. Te ustawienia pozwalają na zarządzanie grupą automatów księgujących podczas etapu płatności, razem z powiązanymi warunkami uzgadniania. Pozycja automatu księgującego może zostać uzgodniona z pozycją innego automatu księgującego lub ze źródłową pozycją zapisu (np. ze źródłową fakturą).
Tak więc te grupy automatów księgujących są powiązane z transakcjami.
Możliwe jest zdefiniowanie grupy automatów księgujących powiązanych z:
- księgowaniem weksli,
- księgowaniem pośrednim,
- księgowaniem w banku,
- zamykaniem ryzyka wekslowego.
Podczas zatwierdzania zapisu, program odczytuje grupę automatów księgujących przed odczytem automatów księgujących tego samego kodu.
Automaty księgujące nie księgują w momencie utworzenia, ale w momencie zatwierdzenia płatności – program zapisuje informacje w pliku tymczasowym, a następnie rozpoczyna proces służący do aktualizacji salda.
Warunek
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Konfiguracja kończy się poprzez zdefiniowanie od jednego do dziesięciu automatów księgujących do utworzenia. Te automaty księgujące nie spowodują automatycznego wzrostu liczby generowanych księgowań – warunki wdrożone w nagłówku i w pozycji każdego automatu umożliwiają stwierdzenie, czy zapis (lub pozycja) ma zostać utworzony. Oczywiście, jeśli automat zawiera pozycje, które nie są tworzone to on sam nie zostanie także utworzony.
Każda pozycja w każdym automacie księgującym jest używana do tworzenia od jednej do kilku pozycji zapisów księgowych (w zależności od liczby pozycji zapisów księgowych, jak również w zależności od kryteriów grupowania).
SekcjaUzgadnianie jest używana wyłącznie do księgowania płatności.
W tabeli Uzgadnianie automatów księgujących należy zdefiniować następujące warunki uzgadniania:
1. Podać kod jednego z automatów księgujących zdefiniowanych powyżej.
2. Podać numer pozycji odpowiadającej zapisom do uzgodnienia.
3. a: Wskazać drugi wskaźnik podobnego typu do pozycji jednego z automatów księgujących w grupie.
3. b: Zaznaczyć pole Uzgadnianie faktur. Oznacza to, że jedno lub wiele uzgodnień zostanie wykonanych dla jednej lub wielu pozycji odpowiadających księgowaniom powiązanym z fakturami do zaksięgowania, zgodnie z warunkami grupowania. Należy zauważyć, że te uzgodnienia zostaną wykonane poprzez pobranie każdej zaksięgowanej faktury, pozycji mającej takie samo konto i takie samo konto zbiorcze.
Uzgodnienie będzie miało miejsce, jeśli:
- odpowiadające konto może zostać uzgodnione (jeśli nie to pozycja uzgadniania zostanie zignorowana),
- odpowiednie pozycje są generowane (w przeciwnym razie pozycja uzgadniania zostanie zignorowana),
- Odpowiadająca pozycja na poziomie automatu księgującego zawiera, na karcie „Operacje”, w polu Operacja po utworzeniu pozycji, odpowiednią operację APLIGFAC.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Uwagi na temat uzgadniania w zgrupowanych automatach
Jeśli tworzonych jest wiele pozycji uzgadniania dzielących pozycję źródłową to grupa zostanie uzgodniona jako jedna grupa. Może to prowadzić do grup uzgadniania z wieloma księgowaniami, grupującymi wiele faktur i wiele płatności.
Przykład:
Rozważmy klienta C z:
- z fakturą F10 z dwoma terminami E11 i E12.
- z fakturą F20 z dwoma terminami E21 i E22.
- z fakturą F30 z dwoma terminami E31 i E32.
- Jeśli płatność R1 dokładnie rozlicza terminy E11, E12 i E21 to wszystkie księgowania przeniesione na konto kontrahenta są uzgadniane razem przez zapisy powiązane z R1, F10 i F20. Będzie to jednak uzgodnienie małych liter (tzn. niezbilansowane, częściowe), ponieważ saldo grupy równa się E22 (które jest nierozliczone).
- Jeśli płatność R2 zostanie teraz zapisana, co spowoduje dokładne rozliczenie terminów E22, E31 i E32 to księgowania przekazane na konto kontrahenta C zostaną uzgodnione razem przez zapisy księgowe powiązane z R2, F20 i F30. Wykonane zostanie księgowanie powiązane z już uzgodnionym (małymi literami) F2, czyli uzgadnianiem globalnym. Uzgadnianie będzie tutaj globalne, ponieważ bilansowana jest grupa. Jeśli rozrachunek E32 nie został zamknięty to ponowie wystąpią grupy księgowań dla niezbilansowanego konta kontrahenta i trzecia płatność zostanie zsumowana dla grupy uzgodnienia.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Blok numer 1
| Kod grupy automatów księgujących. |
| Opis grupy dziennika. |
| Krótki opis zastępuje klasyczny opis w sytuacji, gdy wymagają tego ograniczenia wyświetlania lub edycji. |
Blok numer 2
|
|
Księgowania do powiązania
Umożliwia określenie kodów automatów księgujących, aby łączyły się w grupy. |
Tabela Uzgadnianie zgrupowanych wpisó
| Należy określić kod jednej z automatów księgujących (w toku: służy jako referencja dla dokumentu do uzgodnienia ???) |
| Wprowadź numer pozycji odnoszący się do zapisów do uzgodnienia. |
| Określ drugi wskaźnik podobnego typu, odnoszący się do jednego z wierszy automatu księgującego z grupy, jeśli Uzgadnianie faktur nie jest dostępne bezpośrednio. |
|
|
| Sprawdź pole Uzgadnianie Faktur, jeżeli nie wolno określić drugiego wskaźnika. Pola do sprawdzenia w kolumnie uzgadnianie faktur mogą być bezpośrednio dostępne, gdy w kolumnie 3 (dziennik) i 4 (pozycja) tabeli nie ma żadnego korespondującego dziennika. |
Zamknij
Przyciski określone
W oknie otwartym przez ten przycisk występują następujące pola : Blok numer 1
Blok numer 2
Zamknij Przycisk ten służy do kopiowania definicji rekordu z/do innego folderu. |