Struktura sprawozdania finans.
Z tej funkcji należy skorzystać, aby zdefiniować lub spersonalizować struktury raportu zarządzania projektami (definicje raportów).
Możliwość oceny i śledzenia w czasie rzeczywistym aktualnej sytuacji finansowej projektu w kwestii jego budżetów ma kluczowe znaczenie. Zarządzanie projektami używa widoków finansowych, co umożliwia dynamiczne otrzymanie i wyświetlenie danych finansowych powiązanych z projektem.
Sprawozdania finansowe zarządzania projektami są tworzone poprzez interpretację specyfikacji raportu.
- Tej funkcji (GESPJS) należy użyć, aby zdefiniować i dostosować strukturę raportu. Struktura raportu to lista kolumn do wyświetlenia.
Każda struktura raportu opiera się o widok finansowy aktywowany w celu śledzenia danych w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy takich, jak koszty czy przychody. - Dla zawartości każdej kolumny zidentyfikowanej w ramowej strukturze raportu jako „Kolumna dodatkowa” (Kolumna dodatkowa 1-10) należy użyć funkcji Zapytania o sprawozdanie finansowe (PJMBUDTRQ) w celu wskazania, które dokładnie dane mają zostać użyte.
- Aby następnie ocenić i śledzić, w czasie rzeczywistym, bieżącą sytuację finansową projektu dotyczącą jego budżetu, należy użyć operacji Sprawozdanie finansowe w funkcji Zarządzanie projektami (GESPJM) lub w funkcji Sprawozdanie finansowe (PJMFINOV0).
Otrzymane sprawozdanie finansowe odzwierciedla zdefiniowaną specyfikację raportu oraz zastosowane zapytania w strukturalnym języku zapytań (SQL).
Tabela dodatkowa 388 – Widoki finansowe kontroluje, które dane sprawozdania finansowego mogą zostać wyświetlone.
Zarządzanie projektami zawiera standardowe lub wzorcowe struktury zarówno dla sprawozdań finansowych kosztów, jak i przychodów. Domyślnie z rozwiązaniem dostarczane są wzorcowe struktury raportów dla widoków finansowych „10” (koszty) i „20” (przychody). Te wzorcowe struktury raportu można zmodyfikować, bądź można utworzyć nowe struktury raportów od początku tak, aby odpowiadały one potrzebom organizacji, procesom lub użytkownikom. Jednakże zalecane jest posiadanie podstawowej wiedzy na temat funkcjonowania systemu przed dokonaniem zmian wzorcowego formatu.
Sage zaleca zapisanie kopii wzorcowej struktury raportu przez wprowadzeniem do niej zmian.
Wymagania wstępne
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Funkcja Struktura sprawozdania finansowego składa się z pojedynczego ekranu, na którym opisuje się kolumny do wyświetlenia w widoku finansowym.
Ekran wprowadzania
Prezentacja
Z tego ekranu należy skorzystać, aby zdefiniować informacje do wyświetlenia w kolumnie w widoku finansowym. Numer widoku przestawia widok, który został aktywowany w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy. Na przykład „10” oznacza widok kosztów, a „20” widok przychodów.
Wstępnie zdefiniowane wartości dla obydwu widoków „10” i „20” są domyślnie dostarczane z rozwiązaniem.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Struktura
| Z tego pola należy skorzystać, aby zidentyfikować dany widok finansowy. Należy wybrać kod widoku spośród kodów aktywowanych w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy. Na przykład dla widoku kosztów należy wybrać widok „10”, a dla przychodów widok „20”. To pole jest wymagane. Domyślnie tabela dodatkowa 388 umożliwia śledzenie danych dla wybranych widoków finansowych takich, jak koszty czy przychody. Tak więc tabela 388 kontroluje, które dane sprawozdania finansowego mogą zostać wyświetlone.
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować numer sekwencji kolumny. Numer ten odpowiada porządkowi, w jakim zostaną wyświetlone dane w raporcie. To pole jest wymagane.
|
|
Blok numer 2
| Raport może wyświetlać dane w parach (lub zestawach) w przylegających kolumnach. Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować nagłówek dla pierwszej podkolumny pola Zawartość kolumny (CODDES). Nagłówek powinien odzwierciedlać typ danych finansowych zdefiniowany dla pola Zawartość kolumny. Aby ułatwić analizę często ta podkolumna (Tytuł podkolumny 1) reprezentuje ilość, a powiązana z nią podkolumna (Tytuł podkolumny 2 (pole SCOL2)) reprezentuje wartość. Na przykład, jeśli kolumna zawiera budżety (zdefiniowane w polu Zawartość kolumny) to nagłówek podkolumny (Tytuł podkolumny 1) może brzmieć „Ilość budżetu” i być połączona lub powiązana z podkolumną (Tytuł podkolumny 2) „Kwota budżetu”. Jeśli kolumna zawiera rzeczywiste (rzeczywiste kwoty) można zdefiniować sparowane nagłówki jako „Rzeczywista ilość” (Tytuł podkolumny 1) i „Rzeczywista kwota” (Tytuł podkolumny 2). Ta podkolumna i nagłówek mogą być wyświetlane na raporcie, jeśli zaznaczono pole Wyświetl (pole DSPLY).
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować, czy typ danych przedstawiony w pierwszej podkolumnie (Tytuł podkolumny 1 (pole SCOL1)) to liczba wyrażająca ilość czy kwota. |
Blok numer 3
| To pole jest zazwyczaj powiązane z polem Tytuł podkolumny 1 (pole SCOL1). Można je wyświetlić na raporcie, jeśli zaznaczono pole Wyświetl (pole DSPLY). Należy uzupełnić nagłówek, który odzwierciedla typ danych finansowych zdefiniowany dla pola Zawartość kolumny (pole CODDES). Ponieważ jest ono zazwyczaj powiązane z polem Tytuł podkolumny 1, często zdarza się, że to pole (Tytuł podkolumny 2 (SCOL2)) reprezentuje wartość, a pole Tytuł podkolumny 1 reprezentuje ilość. Na przykład, jeśli kolumna zawiera budżety (zdefiniowane w polu Zawartość kolumny) to nagłówek podkolumny (Tytuł podkolumny 2) może brzmieć „Kwota budżetu” i być połączona lub powiązana z podkolumną (Tytuł podkolumny 1) „Ilość budżetu”. Jeśli kolumna zawiera rzeczywiste (rzeczywiste kwoty) można zdefiniować sparowane nagłówki jako „Rzeczywista ilość” (Tytuł podkolumny 1) i „Rzeczywista kwota” (Tytuł podkolumny 2).
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować, czy typ danych przedstawiony w drugiej podkolumnie (Tytuł podkolumny 2 (pole SCOL2) to liczba wyrażająca ilość czy kwota. |
Blok numer 4
| To pole wyboru należy zaznaczyć, jeśli numer sekwencji kolumny (podkolumny 1 i 2) może być wyświetlany w raporcie. |
Zamknij
Wskazówki
- Ramowa struktura oraz kolumny zdefiniowane dla każdej struktury raportu są określane wstępnie. Oznacza to, że dla każdego widoku finansowego, aktywowanego w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy, struktura raportu musi odzwierciedlać strukturę raportu zdefiniowaną we wzorcowych widokach finansowych „10” (koszty) i „20” (przychody). Na przykład typ pierwszej kolumny to struktura, drugiej kolumny to budżet projektu, a dziewiątej kolumny to pozostały budżet.
- Domyślnie wszystkie wstępnie zdefiniowane kolumny – Budżety, Pozostałe zobowiązania, Tymczasowy koszt produkcji, Marże – są obliczane podczas wykonywania sprawozdania finansowego (w momencie wybrania operacji Sprawozdanie finansowe w funkcji Zarządzanie projektami (GESPJM)). Można więc zdecydować wyłącznie o niewyświetlaniu tych kolumn.
- Dostosować (lub ukryć) można tylko zawartość kolumny oznaczonej jako „Kolumna dodatkowa”, tzn. jeśli pole Zawartość kolumny (CODDES) jest ustawione jako „Kolumna dodatkowa 1-10”.
Kolumny dodatkowe odpowiadają kolumnom 3-7, kolumnie 13 i kolumnom 16-19.
- Pięć kolumn dodatkowych (Kolumny dodatkowych 1-5) jest przeznaczonych do zarządzania kosztami – zobowiązaniami, wstępnymi zobowiązaniami, rzeczywistymi i zaksięgowanymi kwotami. Wszystkie 5 kolumn jest wykorzystywanych do obliczenia sumy kosztów projektu.
- Domyślnie jedna kolumna kosztów śledzi „zobowiązania”, a druga kolumna kosztów śledzi „rzeczywiste kwoty”.
Można rozważyć użycie np. dwóch kolumn dodatkowych (z kolumn dodatkowych 1-5) w celu rozróżnienia „wstępnych zobowiązań” od „zobowiązań” lub „zaksięgowanych kosztów” od „rzeczywistych kwot”.
- Można użyć pięciu kolumn dodatkowych typu „inne” (Kolumny dodatkowe 5-10), aby podać dodatkowe informacje w sprawozdaniu finansowym, jeśli jest to konieczne.
Domyślnie kolumny dodatkowe 6-10 są używane tylko w widoku „20” do śledzenia przychodu. Są one ukryte w widoku „10”.
Wzorcowy widok finansowy 20 – ten widok finansowy dostarcza przykład użycia kolumn dodatkowych w kontekście śledzenia przychodu.
- W związku z tym, że „kolumna dodatkowa” (Kolumna dodatkowa 1-10) jest możliwa do spersonalizowana należy użyć funkcji Zapytania o sprawozdanie finansowe (GESPJQ) w celu zastosowania odpowiednich obliczeń. Zawartość każdej wstępnie zdefiniowanej kolumny – Budżety, Pozostałe zobowiązania, Tymczasowy koszt produkcji, Marże – jest generowana automatycznie w momencie wykonania sprawozdania finansowego.
- Należy zapisać kopię wzorcowej struktury raportu przed naniesieniem zmian.
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Tabela dodatkowa [numer tabeli]: Kod [sprawozdania finansowego] nie istnieje
Ta funkcja jest używana w połączeniu z tabelą dodatkową 388 – Widok finansowy. Wprowadzono kod widoku finansowego, który nie został aktywowany w celu śledzenia danych w tabeli 388. Należy wybrać prawidłowy kod widoku finansowego lub najpierw dodać wymagany kod w tabeli dodatkowej 388.