Zapytania o sprawozdanie finansowe
Z tej funkcji należy skorzystać, aby powiązać zapytania w strukturalnym języku zapytań (SQL) z konkretnymi kolumnami w strukturze raportu zarządzania projektami.
Struktura sprawozdania finansowego
Zapytania SQL są używane do definiowania zawartości konkretnych kolumn – zidentyfikowanych jako „Kolumny dodatkowe” (Kolumny dodatkowe 1-10) w sprawozdaniu finansowym. Można ich użyć do śledzenia kosztów projektu w celu dostarczenia podsumowania sytuacji finansowej lub raportów finansowych opartych o strukturę sprawozdania finansowego.
Możliwość oceny i śledzenia w czasie rzeczywistym aktualnej sytuacji finansowej projektu w kwestii jego budżetów ma kluczowe znaczenie. Zarządzanie projektami używa widoków finansowych, co umożliwia dynamiczne otrzymanie i wyświetlenie danych finansowych powiązanych z projektem.
Sprawozdania finansowe zarządzania projektami są tworzone poprzez interpretację specyfikacji raportu.
- Z funkcji Struktura sprawozdania finansowego (GESPJS) można skorzystać, aby zdefiniować lub spersonalizować strukturę raportu (listę kolumn do wyświetlenia).
Każda struktura raportu opiera się o widok finansowy włączony w celu śledzenia danych w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy takich, jak koszty czy przychody. - Dla zawartości każdej kolumny zidentyfikowanej w ramowej strukturze raportu jako „Kolumna dodatkowa” (Kolumna dodatkowa 1-10) należy użyć tej funkcji (GESPJQ) w celu wskazania, które dokładnie dane mają zostać użyte.
- Aby następnie ocenić i śledzić, w czasie rzeczywistym, bieżącą sytuację finansową projektu dotyczącą jego budżetu, należy użyć operacji Sprawozdanie finansowe w funkcji Zarządzanie projektami (GESPJM) lub w funkcji Sprawozdanie finansowe (PJMFINOV0).
Otrzymane sprawozdanie finansowe odzwierciedla zdefiniowaną specyfikację raportu oraz zastosowane zapytania w strukturalnym języku zapytań (SQL).
Z funkcji Narzędzia zapytań SQL (GESALQ) należy skorzystać, aby wyświetlić wzorcowe zapytania SQL dostarczone z rozwiązaniem, zmodyfikować je lub dodać nowe zapytania. Wzorcowe zapytania zarządzania projektami dostarczone z rozwiązaniem mają prefiks „PJM”.
Tabela dodatkowa 388 – Widoki finansowe kontroluje, które dane sprawozdania finansowego mogą zostać wyświetlone.
Zarządzanie projektami zawiera standardowe lub wzorcowe zapytania SQL zarówno dla sprawozdań finansowych kosztów, jak i przychodów. Domyślnie z rozwiązaniem dostarczane są wzorcowe zapytania SQL dla widoków finansowych „10” (koszty) i „20” (przychody). Te wzorcowe struktury raportu można zmodyfikować, bądź można utworzyć nowe zapytania SQL od początku tak, aby odpowiadały one potrzebom organizacji, procesom lub użytkownikom. Jednakże zalecane jest posiadanie podstawowej wiedzy na temat funkcjonowania systemu przed dokonaniem zmian wzorcowego zapytania.
Sage zaleca zapisanie kopii wzorcowego zapytania SQL przed naniesieniem zmian.
Wymagania wstępne
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Funkcja Zapytania o sprawozdanie finansowe wyświetla pojedynczy ekran służący do zdefiniowania zapytania SQL do powiązania ze strukturą sprawozdania finansowego.
Ekran wprowadzania
Prezentacja
Z tego ekranu należy skorzystać, aby zdefiniować informacje, do których dostęp będzie uzyskiwany w celu uzupełnienia kolumn zdefiniowanych jako „Kolumny dodatkowe” (Kolumny dodatkowe 1-10) w strukturze raportu finansowego. Tzn. tam, gdzie pole Zawartość kolumny (pole CODDES) w funkcji Struktura sprawozdania finansowego (GESPJS) jest ustawione jako „Kolumna dodatkowa 1-10”. Numer widoku przestawia widok, który został aktywowany w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy. Na przykład „10” oznacza widok kosztów, a „20” widok przychodów.
Pięć kolumn dodatkowych jest wstępnie zdefiniowanych do zarządzania kosztami – zobowiązaniami, wstępnymi zobowiązaniami, rzeczywistymi i zaksięgowanymi kwotami. Są one identyfikowane jako kolumny dodatkowe 1-5. Domyślnie jedna kolumna kosztów śledzi „zobowiązania”, a druga kolumna kosztów śledzi „rzeczywiste kwoty”.
Pięć dodatkowych kolumn typu „inne” jest wstępnie zdefiniowanych w celu śledzenia przychodu powiązanego z projektem takiego, jak zamówienia czy faktury. Są one identyfikowane jako kolumny dodatkowe 6-10.
Wszystkie inne kolumny zdefiniowane w funkcji Struktura sprawozdania finansowego (GESPJS) są zarządzane przez system. Z tymi kolumnami nie można powiązać zapytania SQL.
Wstępnie zdefiniowane zapytania SQL dla obydwu widoków „10” i „20” są domyślnie dostarczane z rozwiązaniem.
Załącznik: Kontroling kosztów projektu – Reguły inicjalizacji rodzaju kosztu
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Zapytanie
| Z tego pola należy skorzystać, aby zidentyfikować widok finansowy do powiązania z zapytaniem SQL. Należy wybrać kod widoku spośród kodów aktywowanych w tabeli dodatkowej 388 – Widok finansowy. Na przykład dla widoku kosztów należy wybrać widok „10”, a dla przychodów widok „20”. To pole jest wymagane. Domyślnie tabela dodatkowa 388 umożliwia śledzenie danych dla wybranych widoków finansowych takich, jak koszty czy przychody. Tak więc tabela 388 kontroluje, które dane sprawozdania finansowego mogą zostać wyświetlone.
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować numer sekwencji zapytania. To pole jest wymagane. |
| Z tego pola należy skorzystać, aby opisać to zapytanie SQL. Nazwa powinna odzwierciedlać typ danych finansowych do pobrania (wyodrębnienia) przez to zapytanie SQL. |
|
Blok numer 2
|
|
|
|
Blok numer 3
|
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby wskazać kontekst danych do pobrania (wyodrębnienia) przez to zapytanie SQL.
|
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować kod obiektu do uruchomienia z poziomu ikony Operacje dla pozycji kosztów na najniższym poziomie struktury Typów kosztu w sprawozdaniu finansowym. Na przykład, jeśli to zapytanie SQL ma wyeksportować dane zakupów można zdefiniować obiekt „POH” (aby uruchomić funkcję Zamówienia zakupu (GESPOH) z tabeli w nagłówku Zamówienia zakupu); aby wyeksportować koszty robocizny można zdefiniować „MFG” (aby uruchomić funkcję Zlecenia produkcyjne (GESMFG) z tabeli Zleceń produkcyjnych). |
| To pole wyboru należy zaznaczyć, jeśli wartość pobrana przez to zapytanie SQL (ilość lub kwota) musi być uwzględniona w obliczeniach dla kolumny zidentyfikowanej w ramowej strukturze raportu jako „Pozostały budżet”. To pole należy pozostawić puste, jeśli wartość pobrana przez to zapytanie SQL nie ma wpływu na pozostały budżet. |
| To pole wyboru należy zaznaczyć, jeśli silnik obliczeniowy Sprawozdania finansowego musi sumować wartości pobrane przez dane zapytanie SQL dla podkolumny 1. Jeśli wartości w podkolumnie 1 nie mają być sumowane należy pozostawić to pole puste. Ilości będą się wyświetlały wyłącznie na ekranie szczegółów dla wybranego kodu obiektu (uruchomionego z poziomu ikony Operacje dla pozycji kosztów w sprawozdaniu finansowym).
|
| To pole należy zaznaczyć, jeśli użytkownik spodziewa się, że ilość lub kwota pobrana przez to zapytanie SQL zwiększy wartość w Sprawozdaniu finansowym. Jeśli ilość lub kwota pobrana przez to zapytanie SQL prawdopodobnie zmniejszy wartość w Sprawozdaniu finansowym to należy pozostawić to pole puste. Na przykład, jeśli to zapytanie SQL pobiera Fakturę zakupu to powinno to zwiększyć faktyczną wartość w Sprawozdaniu finansowym, podczas, gdy Zwrot zakupu powinien ją zmniejszyć. |
Zapytanie SQL
| To pole tekstowe wyświetla deklaratywne instrukcje zdefiniowane w zapytaniu SQL. |
Zamknij
Wskazówki
- Nowe zapytania SQL powinny być tworzone z wzorcowych zapytań SQL zamiast zmiany zapytania wzorcowego bądź tworzenia nowych zapytań od początku. Należy wykonać następujące kroki:
- Otworzyć funkcję Zapytania SQL (GESALQ);
- Wyświetlić wzorcowe zapytania SQL dostarczone z rozwiązaniem. Wzorcowe zapytanie zarządzania projektami posiada prefiks „PJM”;
- Utworzyć nowe zapytanie SQL poprzez skopiowanie wzorcowego zapytania SQL.
Wybrać wzorcowe zapytanie SQL najbliższe wymaganiom, zmienić kod w polu Zapytanie, a następnie kliknąć operację Utwórz; - Zmodyfikować kopię zapytania SQL i kliknąć Zapisz;
- Otworzyć tę funkcję (Zapytania o sprawozdanie finansowe (GESPJQ));
- Dezaktywować wzorcowe zapytanie SQL i aktywować nowe zapytanie SQL.
Przy użyciu kolumny Zapytanie SQL w panelu wyboru należy odfiltrować zapytania SQL przy użyciu kodu wzorcowego zapytania. Wybrać Nr zapytania dla właściwego Widoku finansowego. Aby dezaktywować wzorcowe zapytanie i aktywować nowe zapytanie wystarczy zmienić kod wyświetlony w polu Zapytanie SQL na kod nowego zapytania SQL; - Powiązać nowe zapytanie SQL ze strukturą finansową (jak zdefiniowano w funkcji Struktura sprawozdania finansowego (GESPJS). Nowe zapytanie musi być powiązane z odpowiednią kolumną dodatkową w tabeli roboczej (pole Kolumna dodatkowa) i z odpowiednim numerem sekwencji kolumny sprawozdania finansowego (pole Link struktury), a następnie należy kliknąć Zapisz.
- Zapytanie SQL można powiązać z dowolną kolumną zidentyfikowaną jako „Kolumna dodatkowa” (Kolumna dodatkowa 1-10) w strukturze sprawozdania finansowego.
- Pięć kolumn dodatkowych (Kolumny dodatkowych 1-5) jest przeznaczonych do zarządzania kosztami – zobowiązaniami, wstępnymi zobowiązaniami, rzeczywistymi i zaksięgowanymi kwotami. Wszystkie 5 kolumn jest wykorzystywanych do obliczenia sumy kosztów.
Domyślnie jedna kolumna kosztów śledzi „zobowiązania”, a druga kolumna kosztów śledzi „rzeczywiste kwoty”. - Pięć dodatkowych kolumn typu „inne” (Kolumny dodatkowe 6-10) jest wstępnie zdefiniowanych w celu śledzenia przychodu powiązanego z projektem takiego, jak zamówienia czy faktury.
Wzorcowy widok finansowy 20 – ten Widok finansowy dostarcza przykład użycia kolumn dodatkowych w kontekście śledzenia przychodu.
Każda kolumna dodatkowa jest podzielona na dwie podkolumny. Typ danych reprezentowany w każdej podkolumnie (jak zdefiniowano w funkcji Struktura sprawozdania finansowego (GESPJS)) jest zdefiniowany jako ilość lub kwota. Zapytanie SQL musi ładować obydwie podkolumny.
- Można użyć istniejącego zapytania SQL w kolumnie. Na przykład można alokować wzorcowe zapytanie „Wniosek zakupowy” w celu uzupełnienia nowej kolumny „Wstępne zobowiązania” w kolumnie sprawozdania finansowego.
- Do pierwszej pozycji tekstu każdego zapytania SQL dodano tag #Moduł w celu zidentyfikowania modułu, którego dotyczy zapytanie. Zapytanie SQL nie jest wykonywane, jeśli moduł nie jest aktywny w folderze.
- Należy zapisać kopię wzorcowego zapytania SQL przed naniesieniem zmian.
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Tabela dodatkowa [numer tabeli]: Kod [sprawozdania finansowego] nie istnieje
Ta funkcja jest używana w połączeniu z tabelą dodatkową 388 – Widok finansowy. Wprowadzono kod widoku finansowego, który nie został włączony w celu śledzenia danych w tabeli 388. Należy wybrać prawidłowy kod widoku finansowego lub najpierw dodać wymagany kod w tabeli dodatkowej 388.
Załącznik: Zapytania w strukturalnym języku zapytań (SQL)
Kontroling kosztów projektu:
Do pierwszej pozycji tekstu każdego zapytania SQL dodano tag #Moduł w celu zidentyfikowania modułu, którego dotyczy zapytanie. Zapytanie SQL nie jest wykonywane, jeśli moduł nie jest aktywny w folderze.
Kontroling kosztów projektu (ustawienia domyślne): Nakłady
| Zapytanie SQL | Zdarzenie | Budżet | Potwierdzony | Rzeczywisty | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Czas | Kwota | Czas | Kwota | |||
| 10000 | ||||||
Zakupy Dotyczy pozycji transakcji powiązanych z projektem. Artykuły muszą być zarządzane „Na zamówienie” lub muszą być dodane do zadań materiałowych (rekordy artykułów dodane do zadania materiałowego projektu są uznawane za zarządzane „Na zamówienie”, niezależnie od tego, czy ich tryb zarządzania to „Na zamówienie” czy „Dostępne zapasy”). | ||||||
| PJM001 | Wnioski zakupowe | 100 | ||||
| PJM002 | Zamówienia zakupu | 300 | ||||
| PJM003 | Przyjęcia od dostawców | 100 | ||||
| PJM004 | Zwroty zakupu | -20 | ||||
| PJM005 | Faktur zakupu | 100 | ||||
| PJM006 | Faktury korygujące zakupów | -20 | ||||
Składniki Dotyczy zleceń produkcyjnych powiązanych z projektem. Artykuły do zwolnienia muszą być zarządzane „Na zamówienie” lub dodane do zadania materiałowego. Rekordy artykułów dodane do zadania materiałowego projektu są uznawane za zarządzane „Na zamówienie”, niezależnie od tego, czy ich tryb zarządzania to „Na zamówienie” czy „Dostępne zapasy”. Składniki są wyceniane dla artykułów zarządzanych jako „Dostępne zapasy”. Składniki zarządzane „Na zamówienie” są wyceniane przy użyciu transakcji zakupu, jak opisano powyżej w Zakupach. | ||||||
| PJM013 | Składniki na zleceniach produkcyjnych | 300 | ||||
| PJM014 | Śledzenie materiałów na zleceniach produkcyjnych | 200 | ||||
| PJM015 | Składniki na zleceniach kooperacji | 300 | ||||
| PJM016 | Śledzenie materiałów na zleceniach kooperacji | 200 | ||||
Operacje zlecenia produkcyjnego Dotyczy zleceń produkcyjnych powiązanych z projektem. Artykuły do zwolnienia muszą być zarządzane „Na zamówienie” lub dodane do zadania materiałowego. Rekordy artykułów dodane do zadania materiałowego projektu są uznawane za zarządzane „Na zamówienie”, niezależnie od tego, czy ich tryb zarządzania to „Na zamówienie” czy „Dostępne zapasy”. | ||||||
| PJM011 | Operacje zlecenia produkcyjnego | 16 | 160 | |||
| PJM012 | Wpisy czasu na operacjach zlecenia produkcyjnego | 4 | 40 | |||
Czas w projekcie Kwota i czas. | ||||||
| PJM007 | Operacje do zadań | 8 | 80 | |||
| PJM008 | Wpisy czasu na operacjach zadań | 4 | 40 | |||
| PJM009 | Wpisy czasu na zadaniach | 5 | 50 | |||
| PJM010 | Wpisy czasu na budżetach | 15 | 200 | |||
Nakłady w Księgowości Dotyczy pozycji transakcji powiązanych z projektem.
| ||||||
| PJM017 | Noty księgowe | 100 | ||||
| PJM018 | Faktury dostawców | 100 | ||||
| PJM019 | Faktury kontrahentów/faktury korygujące | -100 | ||||
| PJM020 | Wpisy dziennika | 100 | ||||
| PJM021 | Wpisy dziennika | -100 | ||||
Zapasy Dotyczy pozycji transakcji powiązanych z projektem. | ||||||
| PJM022 | Inne wydania | 100 | ||||
| PJM023 | Inne przyjęcia | -100 | ||||
Kontroling kosztów projektu (ustawienia domyślne): Przychody
| Zapytanie SQL | Zdarzenie | Budżet | Przychody | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Podkolumna 1 | Podkolumna 2 | |||||
| 1000 | ||||||
Dokumenty sprzedaży Dotyczy pozycji dokumentów powiązanych z projektem. | ||||||
| PJMRN001 | Oferty sprzedaży | 100 | 100 | |||
| PJMRN002 | Zamówienia sprzedaży | 100 | 100 | |||
| PJMRN003 | Faktury sprzedaży | 100 | 100 | |||
| PJMRN004 | Niezrealizowane zamówienia sprzedaży | 100 | ||||
| PJMRN005 | Faktury sprzedaży kontrahentów | 100 | ||||
Kontroling kosztów projektu: Reguły inicjalizacji rodzaju kosztu
Zarządzanie projektami stosuje kaskadową kolejność priorytetów (lub zestaw zasad) do określenia rodzaju kosztu powiązanego z konkretnym kosztem. Reguły są następujące: jeśli pierwsza reguła zwraca „fałsz”, stosowana jest druga reguła itd. aż do ostatniej reguły.
Informacja na temat typu kosztu jest przekazywana w kolumnie 15 zapytania SQL. Jeśli utworzono własne zapytania należy albo zmienić je tak, aby typ kosztu był przekazywany w kolumnie 15, albo pozostawić kolumnę 15 pustą, aby umożliwić standardowemu procesowi określenie domyślnego typu kosztu.
Poniższy diagram prezentuje w jaki sposób reguły inicjalizacji rodzaju kosztu są stosowane do różnych typów kosztów (materiałów, robocizny, not księgowych, finansów, wpisów czasu). Ustawienia rodzaju kosztu i połączenia ustanowione z gniazdami produkcyjnymi, artykułami i kodami wydatków mają kluczowe znaczenie w tym procesie.
