Sesje inwentaryzacji

Sesja inwentaryzacyjna dotyczy pojedynczej lokalizacji. Może mieć następujące statusy:

• Podczas tworzenia: Listy inwentaryzacyjne dla tej sesji nie zostały jeszcze wygenerowane.
• Do inwentaryzacji: listy zostały wygenerowane, ale nie zostały jeszcze zliczone lub zostały zliczone jedynie częściowo.
• Zamknięte: Wszystkie listy z danej sesji zostały zamknięte (ukończony wszystkie zliczenia oraz zaksięgowano rozbieżności inwentaryzacji).

Na sesję inwentaryzacyjną składają się 3 zakładki: zakładki Parametry oraz Wybór określają wszystkie kryteria służące do dokonywania wyboru pozycji magazynowych do zliczenia w danym cyklu inwentaryzacji, a w zakładce Listy zebrano wszystkie listy inwentaryzacyjne związane z sesją.

Typ inwentaryzacji: Sesja może być typu „artykuł” lub „miejsce składowania”.

• Typ artykułu: jeśli sesja jest typu „artykuł”, wszystkie kryteria wyboru będą dostępna na potrzeby utworzenia listy inwentaryzacyjnej, jeżeli pole „Globalne” nie zostało zaznaczone. W przeciwnym wypadku, dostępny będzie wyłącznie zakres artykułów.
• Typ miejsca składowania: jeśli sesja jest typu „miejsce składowania”, wyłącznie kryteria Typ miejsca składowania, miejsce składowania, kontrahent oraz formuła będą dostępne przy tworzeniu list inwentaryzacyjnych.

Metoda inwentaryzacji: Należy określić na jakiej podstawie należy dokonać wyboru artykułów, które mają zostać zliczone.

• Wybór ręczny: system dokonuje wyboru artykułów do zliczenia wyłącznie na podstawie kryteriów wprowadzonych na karcie „Wybór”. Klasa ABCD może zostać wykorzystana jako filtr prosty.
• Inwentaryzacja roczna: system filtruje artykuły, w przypadku których metoda inwentaryzacji określona na poziomie artykułu to „Inwentaryzacja roczna”, uwzględniając równocześnie filtry wprowadzone w zakładce „Wybór”. Klasa ABCD może zostać wykorzystana jako filtr prosty.
• Inwentaryzacja cykliczna: system filtruje artykuły, w przypadku których metoda inwentaryzacji określona na poziomie artykułu to „Inwentaryzacja cykliczna”, uwzględniając równocześnie filtry wprowadzone w zakładce „Wybór”.

Klasa ABCD: W przypadku artykułów inwentaryzowanych cyklicznie, liczba inwentaryzacji jest podpowiadana na podstawie inwentaryzacji już dokonanych, liczby planowanych inwentaryzacji rocznych (zdefiniowanych w parametrach Zapasów w zakładce Inwentaryzacji) oraz daty inwentaryzacji. Należy zatwierdzić tę liczbę lub wprowadź inną wartość. Po wygenerowaniu list inwentaryzacyjnych, system zaktualizuje ostatecznie wybraną liczbę inwentaryzacji, uwzględniając liczbę inwentaryzacji wymaganą dla każdego dodanego filtra klasy i artykułu.

Po dokonaniu inwentaryzacji dana następnej dla każdego zliczanego artykułu zostanie zaktualizowana na podstawie częstotliwości inwentaryzacji (parametry Zapasów w zakładce Inwentaryzacja), jeżeli artykuł wymaga inwentaryzacji cyklicznej, lub poprzez dodanie roku do daty inwentaryzacji, jeżeli wymaga inwentaryzacji rocznej oraz pod warunkiem, że aktualizacja została zaplanowana (patrz niżej).

Sortowanie inwentaryzacji: należy określić które kryterium główna ma zostać wykorzystane do sortowania wygenerowanych list inwentaryzacyjnych – artykuł czy miejsce składowania; należy pamiętać, że miejsce składowania (w zależności od transakcji) może nie być wyświetlane na liście inwentaryzacyjnej w przeciwieństwie do artykułu, które zawsze jest wyświetlany.

Globalna: Jeżeli zaznaczono, pole zostanie wykorzystane do aktualizacji wartości pól „Ostatnia glob. inwentaryzacja” oraz „Ostatnia lista globalna” w rekordzie artykuł-lokalizacja. Jeżeli inwentaryzacja jest typu „Artykuł”, pole globalne zostanie zaznaczone domyślnie i nie będzie możliwości jego odznaczenia. Jeżeli jest typu „Miejsce składowania”, pole będzie odznaczone i nie będzie można go zaznaczyć.

Jeśli wybrana zostanie inwentaryzacja typu „Artykuł”, a wybrano jedynie zakres artykułów, pole zostanie automatycznie zaznaczone.

Listy inwentaryzacyjne: W tej sekcji należy określić parametry dotyczące rozmiaru list inwentaryzacyjnych. W przypadku sesji inwentaryzacyjnej zastosowanie ma wiele kryteriów wyboru w celu dokonania wyboru artykułów i/lub miejsc składowania, które powinny być objęte inwentaryzacją. Obciążenie pracę w ramach sesji inwentaryzacyjnej może zostać rozłożone równolegle na wielu inwentaryzatorów, przypisanych do jednej listy, lub większej ich liczby. Należy zatem określić jak system powinien dokonać podziału list inwentaryzacyjnych dla wszystkich zliczeń w ramach sesji. Do tego celu służy informacja o rozmiarze, określająca liczbę wierszy listy, liczbę artykułów na liście oraz liczbę miejsc składowania na liście.

Maks. liczba linii: To jest maksymalna liczba pozycji na liście inwentaryzacyjnej. Liczba domyślnie przybiera wartość kodu czynności INV i nie może przekroczyć wartości w nim określonej.

To pole jest liczbą wierszy, obliczoną poprzez zastosowanie limitu procentowego do pola (wskaźnik wypełnienia listy inwentaryzacyjnej).

Jeżeli maksymalną liczbę pozycji na liście ustalono na 150, a limit wypełnienia na 90%, system dokona podziału pozycji do zliczenia w ramach sesji na listy o długości 135 pozycji + 25 pozycji na listę, które mogą posłużyć do dodania nowych pozycji inwentaryzacji (np. artykułów, partii, podpartii, numerów seryjnych, które nie figurują w systemie, ale zostały odnalezione w trakcie przeprowadzania spisu z natury).

Liczba artykułów: można również określić maksymalną liczbę artykułów na listę inwentaryzacyjną.

Rozróżnianie m-c skład.: można określić umiejscowienie znaku służącego do podziału generowanej listy na kody miejsc składowania. Wartość 3 nadana parametrowi rozróżniania miejsc składowania wskazuje na to, że użytkownik zleca utworzenie jednej listy dla wszystkich miejsc składowania o identycznych trzech pierwszych znakach kodu.

Wszystkie pozycje dotyczące jednego artykułu zostaną przedstawione na tej samej liście.

W tej zakładce przedstawione są wszystkie kryteria wyboru wykorzystane do dokonania wyboru artykułów do zliczenia w danej sesji.

Istnieje możliwość filtrowania artykułów wg zakresu (istnieje możliwość wprowadzenia jedynie początkowych znaków kodu artykułu), zakresu partii, zakresu kategorii artykułów, nabywcy oraz grupy statystycznej.

Można również wprowadzić formułą służącą do filtrowania wyboru na poziomie:

• artykułu,
• wartości łącznych,
• zapasów,
• miejsc składowania,

Można również filtrować po typie miejsca składowania, miejscu składowania oraz kontrahencie, jeżeli inwentaryzacja dotyczy zapasów przypisanych do kontrahentów (zapasy w magazynie u klienta lub u kooperanta).

Jeśli inwentaryzacja jest typu „artykuł”, możliwe będzie dokonanie wyboru:

• elementów sekcji „Artykuły” sekcji „Grupy statystyczne” i „Miejsce składowania”, o ile nie zaznaczono opcji „Globalna”,
• lub zakresu artykułu , jeżeli opcja „Globalna” została zaznaczona.

Jeśli inwentaryzacja jest typu „Miejsce składowania”, istnieje możliwość dokonania wyboru formuły oraz elementów sekcji „Miejsca składowania”.

Jeżeli zdefiniowano sesję na podstawie informacji zapisanych w zakładkach „Parametry” i „Wybór”, istnieje możliwość natychmiastowego utworzenia sesji lub wykonania symulacji (przycisk „Symulacja”) – system obliczy liczbę list oraz pozycji inwentaryzacji do wygenerowania na każdej liście, liczbę artykułów do zliczenia oraz liczbę pozycji magazynowych uwzględnionych w sesji. Te informacje zostaną wyświetlone w oknie.

Na podstawie wyników dokonanej symulacji, istnieje możliwość dokonania modyfikacji filtrów, zdefiniowanych dla sesji w celu dokonania zmian w wyborze artykułów do zliczenia.

Jeżeli filtry sesji zostały zdefiniowane zgodnie z wymaganiami użytkownika, generowanie list(y) inwentaryzacyjnych(-ej) dla przetwarzanej sesji nastąpi po kliknięciu przycisku generowania. Te listy zostaną następnie wyświetlone w tabeli w zakładce sesji „Listy”.

Po wygenerowaniu list nie będzie już możliwości dokonania modyfikacji filtrów sesji, a wszystkie przyciski w dolnej części ekranu staną się nieaktywne (poza przyciskami Usuń i Zakończ).

Istnieje jednak możliwość usunięcia wszystkich wygenerowanych list (o ile nie są właśnie przetwarzane) przy pomocy przycisku Usuń listy, znajdującego się w dolnej części ekranu. Kryteria wyboru staną się znów dostępne.

W przypadku każdej listy należy określić, między innymi, liczbę pozycji na liście, jej status (do zliczenia, anulowano, częściowo zaksięgowana, zaksięgowana, zamknięta) oraz status blokady zapasów do zliczenia na każdej liście.

Uwaga dotycząca blokady zapasów: po wygenerowaniu listy, zapasy do zliczenia w ramach tej listy zostaną zablokowane – oznacza to, że nie będzie można realizować transakcji magazynowych, które obejmowałyby te artykuły. Zapasy są zwalniane albo po zaksięgowaniu inwentaryzacji dotyczącej danej listy (możliwe jest księgowanie częściowe), albo przez ręczne zwolnienie zapasów (przy pomocy przycisku Zwolnij na liście inwentaryzacyjnych) – zwolnienie ręczne może zostać dokonane na przykład w celu kontynuowania normalnej pracy po przeprowadzeniu spisu dla danej listy, podczas gdy przeprowadzany jest zapis wyników w systemie.

W przypadku każdej listy zakładek typu Lista istnieje możliwość podglądu szczegółowych informacji o danej liście (pod prawym przyciskiem myszy – „Widok listy”) oraz przejścia do listy inwentaryzacji (tunel pod prawym przyciskiem myszy do funkcji „Lista inwentaryzacji”).

Widok listy

Służy do przeglądania list inwentaryzacji.