Approbation
Utilisez cette fonction pour accepter ou rejeter les demandes d'approbation que vous avez reçues.
Ces demandes peuvent vous être adressées, en tant que signataire, par l'intermédiaire d'un message WORKFLOW ou directement dans la liste des approbations à traiter.
Quand vous recevez un message, vous pouvez donner votre approbation via votre messagerie ou à partir de la liste des objets budgétaires en attente de validation. Si le processus d'approbation comporte plusieurs signataires, les signatures suivantes sont transmises selon le même processus que pour la première signature.
L'enveloppe, le budget ou la ligne budgétaire peuvent uniquement passer au statut 'Approuvé' après obtention de la dernière signature. Si un autre signataire rejette l'enveloppe, le budget ou la ligne budgétaire, le statut reprend la valeur 'Saisi'.
Circuits de signatures
Paramétrage préalable
L'approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires et l'approbation des révisions budgétaires peuvent être assorties d'un circuit de signatures paramétrable. La mise en place de ces circuits de signature est liée au paramétrage des éléments suivants :
- Modèle de données BUOAPP pour le groupe de tables liées à la table BUDAPP (BOA) pour les approbations budgétaires et BUOREV pour le groupe de tables liées à la table BUDREV (BRV) pour les révisions.
- Règles de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL pour les approbations budgétaires et REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL pour les révisions.
- Règles d'affectation des utilisateurs BUOAPP pour les approbations budgétaires et BUOREV pour les révisions.
- Affectation des utilisateurs. Cette fonction permet de saisir des formules sur les champs "utilisateur" lorsque la zone "Formule/utilisateur" est sélectionnée. Cette formule sera évaluée au moment de l'exécution du Workflow. Si la valeur du champ est inférieure ou égale à cinq on considère qu'il s'agit d'un code utilisateur saisi, et ce champ ne sera pas évalué.
Formules de recherche des signataires
La recherche des signataires peut être effectuée par saisie du code du signataire ou par une formule permettant de rechercher ce signataire par l'intermédiaire des entités.
Chaque entité comporte :
- Un code utilisateur,
- Une entité responsable,
- Une entité d'approbation,
- Une entité de rattachement.
L'enveloppe, ses budgets et ses lignes comportent une entité responsable, une entité d'approbation (EA1) et une entité de rattachement (ER1). L'entité d'approbation EA1 comporte elle-même une entité d'approbation EA2, et ainsi de suite jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Il en est de même pour l'entité de rattachement ER1 rattachée à ER2, elle-même rattachée à ER3 jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Chaque entité comportant un code responsable, celui-ci peut être recherché par une formule remplaçant le code utilisateur saisi dans le paramétrage (Cf tableau ci-dessous).
Pyramide approbation | RES | Niveau | Pyramide rattachement | RES | Niveau |
|
Entité APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entité RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
|
Entité APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entité RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
|
Entité APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entité RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
|
Entité 20301 |
|
| Entité 20301 |
|
|
|
Le paramétrage des "Affectations Utilisateurs" peut donc s'effectuer de la manière suivante :
- Entité d'approbation = 103
- Signataire 1 = [F:ER1]USR (USR de l'entité 203, soit MCL3)
- Signataire 2 = [F:EA1]USR (USR de l'entité 103, soit MCL1)
- Signataire 3 = [F:EA2]USR (USR de l'entité 10, soit MCL2)
- Signataire 4 = [F:ER2]USR (USR de l'entité 20, soit MCL4)
- Signataire 5 = [F:EA3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
- Signataire 6 = [F:ER3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
L'utilisation des formules, permet, en cas de modification du responsable d'une entité de conserver les circuits de signatures mis en place, sans obligation de modification, cette modification étant automatiquement prise en compte lors de la modification dans l'entité.
Gestion de l'écran
Cet écran se compose de deux parties : la première permet la saisie du code de la société ou du site à l'origine des demandes d'approbation ; la seconde permet de visualiser un tableau de l'ensemble des objets comprenant une demande d'approbation.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500.
Une demande d'approbation peut être initialisée individuellement en effectuant une sélection dans la colonne Traitement , ou globalement en sélectionnant les cases à cocher Tout approuver ou Tout refuser .
Onglet Écran de saisie
Présentation
Le tableau présente les demandes à approuver par le signataire.
Pour une demande d'approbation 'multiple', utilisez l'icône Action présente sur chaque ligne pour afficher les objets soumis à approbation (enveloppes, budgets et lignes budgétaires).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Sélection
| Code du signataire de l'approbation. |
| Code du site ou de la société, à saisir ou à sélectionner dans la liste. Ce code permet de sélectionner l'ensemble des enveloppes, budgets et lignes budgétaires de statut "Saisi" de cette société, pour soumission à approbation. Si l'information saisie correspond à une société, la sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société. Si l'information saisie correspond à un site, la sélection présente uniquement les objets budgétaires définis au niveau de ce site. |
| Intitulé associé au code du site ou de la société. |
Approbation
| Ce bouton "Tout Approuver" permet de sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection pour approbation. Son utilisation a pour effet de remplacer dans la colonne "Traitement" le statut "Aucun" par le statut "Approuver". Cette action peut être annulée par utilisation du même bouton qui remet la sélection en statut "Aucun". |
| Ce bouton "Tout Refuser" permet de sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection pour refus. Son utilisation a pour effet de remplacer dans la colonne "Traitement" le statut "Aucun" par le statut "Refuser". Cette action peut être annulée par utilisation du même bouton qui remet la sélection en statut "Aucun". |
Refus
Tableau Détails
| Cette colonne présente trois options : Aucun (statut par défaut des objets budgétaires sélectionnés), Approuver et Refuser. Chaque demande budgétaire peut être approuvée ou refusée en sélectionnant le traitement approprié de manière individuelle. Pour un traitement global de toutes les demandes d'approbation, utiliser le bouton "Tout approuver" ou "Tout refuser". |
| Cette zone contient le motif indiqué par le signataire ayant refusé l'approbation. |
| Si l'approbation porte sur des objets de niveau différent, enveloppe, budget et/ou ligne, le type d'approbation est qualifié de "Multiple". Il est possible dans ce cas de consulter le détail de l'approbation :
|
| Code de l'enveloppe budgétaire objet de l'approbation. |
| Désignation associée au code de l'enveloppe budgétaire. |
| Code de l'exercice comptable, associé aux budgets par exercice. |
| Compte budgétaire, issu de la ligne budgétaire, non modifiable. |
| Ce code permet d'identifier la devise de gestion des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires. Il est contrôlé dans la table des devises. |
| Montant budgété de l'enveloppe, du budget, de la ligne budgétaire, exprimé en HT. |
| Montant budgété approuvé de l'enveloppe, du budget et de la ligne budgétaire, exprimé en HT. Pour une approbation par objet, ce montant, alimenté par défaut par le montant courant budgété, peut être modifié à la hausse ou à la baisse dans la limite des contrôles mis en place :
|
| Code du projet, de rattachement de l'enveloppe, ramené automatiquement de l'enveloppe lorsque celle-ci est rattachée à un projet. |
| Numéro de l'approbation généré par le système selon le format : (APP-)(MOIS)(ANNEE)(Numéro d'ordre). |
Icône Actions
Enveloppe
Ce bouton permet d'accéder à l'enveloppe et à ses budgets, pour les consulter ou les modifier.
Saisie ligne
Ce bouton permet d'accéder à la ligne budgétaire pour la consulter ou la modifier.
Détail
Pour une approbation 'multiple' portant sur des objets de niveaux différents (enveloppes, budgets et lignes budgétaires), utilisez cette action pour développer les détails de l'approbation et examiner chaque objet individuellement.
Limitations
Vous pouvez dupliquer les règles de workflow BUOAPP et BUOAPPVAL ou YBUOAPP et YBUOAPPVAL respectivement pour ajouter des filtres par exemple. Il faut cependant noter que :
- La première règle transmet une workflow au premier signataire capable de signer l'enveloppe budgétaire en utilisant cette fonction (Approbation / Refus (BUDAPP)).
- Le deuxième workflow ne s'affiche pas dans cette fonction. Le deuxième signataire ne peut donc pas signer l'enveloppe budgétaire dans cette fonction.
Ceci est une limite du système.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Après présentation des objets issus de la sélection, ce message s'affiche quand vous cliquez sur 'OK' sans avoir effectué une demande d'approbation. Répondez 'Oui' pour revenir au menu ; Répondez 'Non' pour rester dans l'écran de sélection et effectuer une demande d'approbation.
Vous n'êtes pas le signataire courant de cette demande
Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie et que vous n'êtes pas connecté avec le code du signataire attendu pour l'approbation.
Seules sont autorisées les sociétés/sites dont le grand-livre analytique principal est défini sur Budgets opérationnels.
Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie et que l'objet a déjà été approuvé dans le menu dédié ou dans le tableau des approbations par l'intermédiaire du fichier joint à l'email.
Le montant disponible de l'enveloppe ne peut être inférieur au montant ventilé dans le ou les budget(s) exercice(s)
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop diminué le montant approuvé d'une enveloppe, de sorte que le montant disponible de l'enveloppe ne couvre plus la somme de ses budgets.
La somme des montants des budgets par exercice ne doit pas dépasser le montant disponible de l'enveloppe
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop augmenté le montant approuvé d'un budget, de sorte que la somme des budgets dépasse le solde disponible de l'enveloppe.
Le montant disponible du budget ne peut être inférieur au montant ventilé dans les lignes
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop diminué le montant approuvé d'un budget, de sorte que la somme des lignes budgétaires dépasse le solde disponible du budget.
La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget exercice
Ce message s'affiche, en approbation par objet, lorsque vous avez trop augmenté le montant approuvé d'une ligne budgétaire, de sorte que la somme des lignes budgétaires dépasse le solde disponible du budget.
Zone obligatoire
Ce message s'affiche, en approbation multiple, lorsque vous refusez l'approbation sans saisir de motif à ce refus.