Immobilisations > Gestion physique > Inventaires > Rapprochement manuel 

Cette fonction permet d'effectuer un rapprochement manuel entre des relevés d'inventaire et des éléments physiques présents dans la base de données (se reporter au document : Déroulement d'un inventaire).

Ce traitement s'avère utile lorsque le traitement de rapprochement automatique des relevés n'a pu aboutir pour les raisons suivantes :
- le traitement n'a pas trouvé de correspondance en fonction des critères de rapprochement paramétrés,
- plusieurs éléments physiques répondent aux critères de rapprochement et le traitement n'a pu en choisir un.

Les relevés concernés sont donc ceux dont le statut, à l'issue du traitement de rapprochement automatique, est le suivant :

- I 13 : Elément physique non rapproché d'un élément physique de la base (inventaire initial)
- C 2 : Elément physique non retrouvé dans la base (inventaire de contrôle)

Ce traitement permet d'affecter le code barres de l'élément physique et de modifier le statut du relevé qui passe à nouveau à 1C Non traité.
Il est donc nécessaire, suite au rapprochement manuel, de relancer le traitement de rapprochement automatique afin de vérifier, en fonction des critères de rapprochement définis, la cohérence entre les informations relevées et les informations enregistrées sur l'élément physique.

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

Fonctionnel

 PHY : Eléments physiques

Dimensionnement

 IRA : Nb de biens à rapprocher

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Gestion de l'écran

Cette fonction s'ouvre sur un écran de sélection permettant la saisie, obligatoire, de la référence de l'opération ainsi que de différents critères de sélection optionnels des relevés dont le rapprochement manuel avec des éléments physiques est à effectuer.

Après validation de leur saisie, l'écran de rapprochement s'affiche. Il présente :

 Un premier tableau contenant la liste des relevés correspondant aux critères de sélection renseignés sur le 1er écran.

 Un second tableau affichant, pour chacun des relevés, la liste des éléments physiques correspondant aux critères de rapprochement manuels saisis dans la fenêtre obtenue par sollicitation du bouton  .

Le rapprochement s'effectue, relevé par relevé de la façon suivante :

- Sélectionner le relevé pour lequel le rapprochement est à effectuer en double-cliquant dans la case de sélection.

- Sélectionner l'option clic droit Afficher les éléments physiques correspondants pour alimenter le tableau des éléments physiques avec ceux répondant aux critères de rapprochement renseignés.

- Sélectionner l'élément physique choisi soit par double clic dans la case de sélection soit par l'option clic droit Sélectionner, puis valider. 

Ecran de saisie

Présentation

Présentation

Ecran de sélection :
  • Opération d'inventaire : seules les opérations de statut En cours sont proposées.

Différents critères de sélection permettent de filtrer les relevés à rapprocher :

  • Société : ce champ permet de sélectionner la société sur laquelle portent les relevés d'inventaire à visualiser.
    Dans le cas où le dictionnaire du Symbol PDT3100,  associé à l'opération référencée, est défini pour une société donnée, ce champ affiche la référence de cette société et n'est pas modifiable.
  • Informations sur la localisation : les champs Site, Bâtiment, Etage et Pièce peuvent être renseignés en partie ou en totalité ; le code Localisation peut être également être renseigné.
  • Famille : une liste de valeurs est disponible uniquement si une table de contrôle a été associée à la rubrique Famille, au niveau du paramétrage du Symbol PDT3100.
  • Type de relevé : par défaut, tous les relevés pour lesquels un rapprochement manuel est nécessaire sont retenus, qu'il s'agisse de relevés de contrôle (de statut 2C : Elément physique non retrouvé dans la base) ou de relevés initiaux (de statut 13 I : Elément physique non rapproché d'un élément physique de la base).
Ecran de rapprochement manuel

Cet écran s'affiche automatiquement après validation de l'écran de sélection.
Il contient 2 tableaux :

  • Liste des relevés d'inventaire
     
    Il s'agit des seuls relevés répondant aux critères de sélection définis.
     
    Pour chaque relevé, sont affichées les informations issues de l'inventaire (contenu des fichiers BPHxxx.inv) ainsi que les date et heure d'inventaire, le nom de ces fichiers ainsi que celui de leur répertoire de stockage.
     
    Pour afficher les éléments physiques candidats au rapprochement, il est nécessaire :

    - de renseigner, au préalable, des critères de rapprochement. Ces critères sont à saisir sur une fenêtre dédiée obtenue par sollicitation du bouton . Ces critères de rapprochement sont, par défaut, ceux définis au niveau de l'onglet Rapprochement de la fonction de définition du Dictionnaire Symbol PDT3100 associé à l'opération traitée. Il est possible de les modifier via la fenêtre Critères rapprochementmanuel accessible après sollicitation du bouton .
    Cette fenêtre permet également la saisie de critères de classement des éléments physiques à afficher.

    -de sélectionner l'option clic droit Afficher les éléments physiques correspondants sur la ligne du relevé à traiter. Cette ligne est alors automatiquement sélectionnée et le tableau des éléments physiques s'alimente avec les éléments répondant aux critères de rapprochement renseignés.
     
  • Liste des Eléments physiquescandidats au rapprochement.
     
    Il s'agit des éléments physiques répondant aux critères de regroupement définis et possédant les caractéristiques suivantes :
    - ils ne sont pas sortis,
    - ils n'ont pas, pour l'opération d'inventaire en cours, de relevé d'inventaire associé (seule exception autorisée, les relevés de statut 16 : Elément physique en base, non retrouvé lors de l'inventaire).
     
    La sélection de l'élément physique à rapprocher s'effectue :
    - soit par l'option clic droit Sélectionner puis sollicitation du bouton ,
    - soit par l'option clic droit Rapprocher du relevé ligne X(X étant la ligne de relevé sélectionnée).
     
    De la même façon, il est possible de supprimer le rapprochement effectué :
    - soit par clic droit Sélectionner puis sollicitation du bouton ,
    - soit par clic droit Délier du relevé ligne X,
    - soit, directement par clic droit Délier depuis la ligne du relevé.
     
    ..\FCT\SEEINFO La sélection d'un élément physique dé-sélectionne automatiquement tout autre élément physique déjà sélectionné.

 

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Tableau Relevés d'inventaire

  • champ STACHX

Indicateur de sélection du relevé, activé soit par double clic, soit par l'option clic droit Sélectionner.
La sélection de l'option clic droit Afficher les éléments physiques correspondants active automatiquement cet indicateur.

  • Elément physique Base (champ IVYFASBAS)

Information affichée, non modifiable.
Référence de l'élément physique à rapprocher du relevé.
La sélection de l'élément physique à rapprocher s'effectue depuis le tableau des éléments physiques.
L'option clic droit "Délier de l'élément physique..." permet de supprimer le rapprochement.

  • CB élément physique (champ IVYBACFAS)

Code à barres de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code société du relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code localisation (champ IVYLOCCOD)

Code localisation de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Pièce (champ IVYROO)

Code pièce du relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Type relevé (champ IVYTYP)

Type de relevé : Initial ou Contrôle.
Information affichée, non modifiable.

  • Statut relevé (champ IVYSTA)

Statut du relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code action (champ IVYCODACI)

Code action du relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Indic. nouvel élément physique (champ IVYNEWDTA)

Ce champ affiche  la valeur "1" pour indiquer que le relevé correspond à un nouvel élément physique ; sinon, la valeur "0" est affichée.

  • CB Localisation (champ IVYLOCBAC)

Code à barres de localisation de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Famille (champ IVYFAM)

Famille de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Axe ana./Service (champ IVYCCE)

Axe analytique / service de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code de l'état de l'élément physique relevé (code référencé dans la table diverse 538).
Information affichée, non modifiable.

  • Elément physique relevé (champ IVYFASSYM)

Référence de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Bien Physique relevé (champ IVYPHYSYM)

Référence de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Utilisateur (champ IVYUSR)

Référence de l'utilisateur sur le relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Marque (champ IVYBRA)

Marque de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Numéro série (champ IVYNUMSER)

N° de série sur l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Date libre 1 (champ IVYFLDD1)

Date libre 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Date libre 2 (champ IVYFLDD2)

Date libre 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code libre 1 (champ IVYFLDA1)

Code libre 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code libre 2 (champ IVYFLDA2)

Code libre 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code libre 3 (champ IVYFLDA3)

Code libre 3 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Numérique libre 1 (champ IVYFLDN1)

Rubrique numérique libre 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 1 (champ IVYFLDT1)

Code technique 1de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 2 (champ IVYFLDT2)

Code technique 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 3 (champ IVYFLDT3)

Code technique 3 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 4 (champ IVYFLDT4)

Code technique 4 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 5 (champ IVYFLDT5)

Code technique 5 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 6 (champ IVYFLDT6)

Code technique 6 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 7 (champ IVYFLDT7)

Code technique 7 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 8 (champ IVYFLDT8)

Code technique 8 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 9 (champ IVYFLDT9)

Code technique 9 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Technique 10 (champ IVYFLDT10)

Code technique 10 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Date Technique 1 (champ IVYDATT1)

Date technique 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Date Technique 2 (champ IVYDATT2)

Date technique 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Valeur Technique 1 (champ IVYNUMT1)

Valeur technique 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Valeur Technique 2 (champ IVYNUMT2)

Valeur technique 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Valeur Technique 3 (champ IVYNUMT3)

Valeur technique 3 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Bien Physique Base (champ IVYPHYBAS)

Référence de l'élément physique dans la base, correspondant au bien relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Date Inventaire (champ IVYDATIVY)

Date du relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

  • Heure Inventaire (champ IVYTIMIVY)

Heure du relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

  • Répertoire Fichier origine (champ IVYRPRFIL)

Nom du répertoire de stockage du fichier d'origine contenant le relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

  • Nom fichier origine (champ IVYFILNAM)

Nom du  fichier d'origine contenant le relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

  • Quantité (champ IVYQTY)

Quantité relevée sur l'élément physique.
Information affichée, non modifiable.

  • Type configuration (champ IVYTYPCFI)

Type de configuration relevée.
Information affichée, non modifiable.

  • Code Ensemble (champ IVYCODGRU)

Code ensemble relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Téléphone (champ IVYTEL)

N° de téléphone relevé.
Information affichée, non modifiable.

  • Numéro inventaire (champ IVYNUMIVY)

Référence de l'opération d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

Tableau Eléments physiques

  • champ PHYCHX

Indicateur de sélection de l'élément physique, activé soit par double clic, soit par l'option clic droit Sélectionner.

  • Pris (champ PHYRAP)

Ce champ contient la valeur * pour indiquer que l'élément physique est retenu pour être rapproché du relevé sélectionné.
La sélection du bien s'effectue par l'option clic droit "Rapprocher du relevé ligne..." .

  • Elément physique (champ PHYREF)

Référence de l'élément physique.

  • Désignation 1 (champ PHYDES1)

Ce champ contient la désignation principale de l'élément physique.

  • Code à barre (champ BAC)

Ce champ, non modifiable, contient le code à barres de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, rapelle la société dans laquelle est référencé l'élément physique.

Code d'identification du site.

  • Localisation (champ LOC)

Ce champ, non saisissable, affiche la localisation de l'élément physique.

  • Désignation 2 (champ PHYDES2)

 

  • Numéro série (champ SRLNBR)

Ce champ, non modifiable, affiche le numéro de série de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche l'état de l'élément physique.

  • Date de réception (champ DNUMRECEP)

Ce champ, non modifiable, contient la date de réception de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 1 de type alphanumériquede l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 2 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 3 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 4 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 5 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 6 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 7 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 8 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 9 de type alphanumérique de l'élément physique.

Ce champ, non modifiable, affiche la valeur de la rubrique libre 10 de type alphanumérique de l'élément physique.

 

Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Afficher éléments physiques correspondants

Ce bouton permet d'alimenter le tableau des éléments physiques avec ceux répondant aux critères de rapprochement renseignés.

Délier

Fonction accessible depuis le tableau des éléments physiques.
Elle est disponible si l'élément a déjà fait l'objet d'un rapprochement avec un relevé.
Elle permet d'annuler le rapprochement de l'élément avec le relevé sélectionné.

Afficher éléments correspondants

Fonction accessible depuis le tableau des relevés d'inventaire.
Elle permet d'afficher les éléments physiques correspondant aux critères de rapprochement saisis sur la fenêtre dédiée accessible par le bouton .
Si ces critères n'ont pas été renseignés, cette fenêtre s'ouvre automatiquement, après affichage d'un message d'avertissement.

Bien comptable

Fonction accessible depuis le tableau des éléments physiques.
Elle est toujours disponible et permet d'accéder, en tunnel, à la fonction de gestion des Eléments physiques en mode visualisation.

Sélectionner

Fonction accessible depuis le tableau des éléments physiques.
Elle permet de sélectionner un élément afin :
- soit de le rapprocher (grâce au bouton    devenu disponible) d'un relevé,
- soit de le délier d'un relevé (grâce au bouton    devenu disponible) s'il avait déjà été rapproché.

Rapprocher

Fonction accessible depuis le tableau des éléments physiques.
Elle permet d'effectuer le rapprochement de l'élément avec le relevé sélectionné.
Le rapprochement d'un relevé avec un élément physique annule et remplace tout rapprochement précédemment effectué avec un autre élément physique.

Le rapprochement se matérialise :
- par l'alimentation de la rubrique Elt physique Base du relevé avec la référence de l'élément physique,
- par l'activation automatique de l'indicateur Pris sur la ligne de l'élément physique sélectionné et par un style de présentation différent.

 

 

Descriptif du traitement

Pour chaque rapprochement effectué, le traitement effectue une mise à jour sur l'élément physique et sur le relevé.

 Sur l'élément physique:

- Mise à jour des informations au niveau de la fonction de gestion des Eléments physiques:
- Mise à jour de la Date/Heure d'inventaire

* Si l'élément physique n'était pas immatriculé :
- Alimentation du Code à barresde l'élément
- Mise à jour de la rubrique Résultat inventaire avec la valeur : Affectation d'un code barres.

* Si l'élément physique était déjà immatriculé :
- Mise à jour du Code à barresde l'élément
- Mise à jour de la rubrique Résultat inventaire avec la valeur : Changement de code barres.

 Sur le relevé :

* Relevés de statut16 : Elément physique en base, non retrouvé lors de l'inventaire.
Ces relevés sont supprimés.

* Relevé de statut13 I : Elément physique non rapproché d'un Elément physique de la base, ou
* Relevé de statut2 C : Elément physique non retrouvé dans la base

Ces relevés sont modifiés de la façon suivante :
- leur statut est historisé dans la rubrique : Ancien statut
- leur statut est modifié et prend pour valeur : 1 C : Non traité
- la rubrique Type de relevé prend pour valeur : 1 Contrôle
- Le Code actionprend pour valeur : 1 Nouveau relevé

Rappel :Ainsi qu'indiqué ci-dessus, le traitement de rapprochement manuel permet uniquement :

- de vérifier que l'élément physique inventorié et relevé sur le terrain est effectivement enregistré dans la base Sage ERP X3,
- d'affecter à cet élément physiquel'immatriculation code à barres relevée.
Il est donc impératif que ce relevé, dont le statut est passé automatiquement à 1 C Non traité, soit soumis, à nouveau, au traitement de rapprochement automatique.

Barre de menu

Ce bouton, toujours disponible, permet d'ouvrir une fenêtre de saisie :
- des critères de rapprochement entre les relevés et les éléments physiques
- des critères de classement des éléments physiques à afficher.

Ce bouton est disponible uniquement si un relevé et un élément physique sont sélectionnés.
Il permet d'effectuer leur rapprochement.

Ce bouton est disponible uniquement si un relevé rapproché d'un élément physique et cet élément physique sont sélectionnés.
Il permet d'annuler le rapprochement.

Ce bouton est actif uniquement lorsque le bouton   a été utilisé.
Il permet de revenir à la liste des éléments physiques précédemment affichée.

Un message d'information s'affiche à l'écran lorsque le nombre d'éléments physiques correspondant aux critères de rapprochement excède la capacité maximum d'affichage du tableau déterminée par le code activité IRA.
Ce bouton devient alors actif et permet d'afficher la liste des éléments physiques suivants.

Styles de présentation

Afin de différencier visuellement la ligne correspondant à l'élément physique sélectionné, un style de présentation différent lui est appliqué.

Par défaut, la couleur de la ligne est différente et les caractères sont soulignés.
L'utilisateur conserve la possibilité de modifier les caractéristiques d'affichage de cette ligne, en personnalisant le style suivant :

  • INVRAPM : Elément physique à rapprocher.

Cette personnalisation s'effectue soit  via la fonction Styles de présentation ou via la fonction  Styles personnalisés si les styles sont particularisés par utilisateur.

 

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Aucune table n'est mise en oeuvre par cette fonction.