Déroulement d'un inventaire avec le terminal portable Symbol PDT3100

Le but d'un inventaire est d’obtenir une vision claire des éléments physiques effectivement présents au sein de l'entreprise. Il s'agit donc de vérifier leur existence, leur localisation et de contrôler que les informations relevées sur le terrain correspondent bien à celles enregistrées sur les éléments physiques dans la base.

La mise en œuvre d'un inventaire nécessite l'utilisation d'un outil dédié (le terminal portable Symbol PDT3100) dont le principe de fonctionnement s'appuie sur une immatriculation par code à barres des localisations et des éléments physiques.

Paramétrage

L'utilisation de cet outil nécessite un paramétrage afin qu'il soit adapté à la fois à l'environnement dans lequel il va être utilisé et à la structure des informations à collecter.

Ce paramétrage porte notamment :
- sur les Localisations(site/bâtiment/étage/pièce),
- sur les rubriques destinées à être alimentées, leur type de saisie, les valeurs autorisées, etc.…(Dictionnaire Symbol PDT3100)

Ces informations, utilisées pour définir chaque Opération d'inventaire, vont faire l'objet d'un Exportsous forme des fichiers texte transférés vers le terminal Symbol PDT3100 via l'outil ACcom.

Schématisation du paramétrage

Inventaire initial

Cette 1ère étape consiste à recenser les différents éléments physiques.

Ce recensement initial s'effectue uniquement sur les éléments physiques dont le CAB est absent, c'est-à-dire sur les nouveaux éléments physiques, sur ceux pour lesquels le CAB a disparu ou sur ceux qui n'étaient pas encore immatriculés. Le CAB de l'élément physique est donc posé lors du relevé d'inventaire initial.

Ce relevé initial permet de récupérer, outre le CAB de l'élément physique, les informations concernant sa localisation (Site/Bâtiment/Etage/pièce) ainsi que diverses informations telles que son état, son n° de série…, informations à partir desquelles il sera possible d'effectuer un rapprochement avec les éléments physiques de la base d'informations.

Inventaire de contrôle

Ce type d'inventaire ne peut être effectué que dans la mesure où un inventaire initial a déjà été réalisé. Son but est de contrôler l'exactitude des informations contenues dans le fichier des éléments physiques et de veiller à la cohérence entre le contenu de ce fichier et l'état du patrimoine sur le terrain. Il s'effectue uniquement sur les éléments dont le CAB est déjà posé. Il récupère un certain nombre d'informations (définies au niveau du paramétrage) afin de contrôler, d'enrichir ou mettre à jour la base d'informations.

Import dans Sage X3 des informations relevées

Une fois l'inventaire réalisé, les relevés effectués sur le terminal Symbol PDT3100 sont transférés via l'outil ACcom,sous forme de fichiers texte, dans un répertoire dédié de Sage X3 afin d'être importés dans les tables de localisation et de relevés d'inventaire (Import inventaire Symbol)

Traitement des informations relevées

Le traitement Rapprochement automatique des relevés effectue une comparaison entre les informations relevées sur le terrain et les informations enregistrées dans la base Sage X3 pour tenter d'aboutir à un rapprochement, en fonction de critères paramétrés, entre ces relevés et les éléments physiques.

A l'issue du traitement, le statut du relevé est modifié et indique sa situation par rapport à la base Sage X3. Plusieurs situations peuvent se produire :

 Le relevé est en phase avec la base ; dans ce cas aucune mise à jour de l'élément physique n'est effectué : seuls les date/heure et statut d'inventaire sont actualisés sur l'élément physique.

 L'élément physique n'est pas rapproché d'un élément physique de la base ; dans ce cas, il est nécessaire de procéder à un Rapprochement manuel afin d'attribuer à l'élément une immatriculation code à barres, puis d'effectuer à nouveau un rapprochement automatique destiné à contrôler les autres informations, notamment la localisation de l'élément physique.

 Des écarts sont constatés entre le informations relevées et celles contenues dans la base. Dans ce cas, il est nécessaire de procéder :
- dans un premier temps, au Traitement de validation des relevés d'inventaire, afin de préciser si la situation relevée sur le terrain est exacte et doit être validée afin d'être répercutée sur l'élément physique dans la base  ou si elle doit être refusée.
- dans un second temps, au Traitement des relevés validés. Les relevés refusés seront supprimés, les éléments physiques ne seront pas mis à jour (à l'exception des informations diverses paramétrées au niveau du Symbol PDT3100, si l'option de paramétrage est active). Les relevés validés seront pris en compte et le traitement effectuera la mise à jour des éléments physiques à partir des informations relevées. La mise à jour s'effectue directement sur l'élément physique lorsque celui n'est pas rattaché à un bien comptable. Lorsqu'il est rattaché à un bien comptable, tout mouvement (hors changement de localisation) est mis en attente de validation au niveau du bien comptable.

Schématisation de l'import et du traitement dans Sage X3 des informations relevées