Gestion signatures Commandes ouvertes
Utilisez cette règle pour gérer un suivi de signatures en création ou modification de commande ouverte d’achat. Si la gestion des signatures est activée sur une société, une commande ouverte d'achat devra être signée avant de pouvoir créer des demandes de livraison. Dans le cadre de l'inter-sociétés ou de l'inter-sites, la commande ouverte de vente réciproque ne sera générée qu'à la signature complète de la commande ouverte d'achat.
Le paramètre Achats APPPOC - Gestion des signatures sur commandes ouvertes (chapitre ACH, groupe APP) définit l'activation du circuit de signature sur les commandes ouvertes d'achat.
Les valeurs possibles sont :
Une fois le circuit de signature engagé :
- Une commande ouverte d’achat signée par au moins un des signataires reste modifiable. Lorsqu'il n'existe aucune demande de livraison associée à la commande, la modification de la commande ouverte annule le circuit de signatures déjà engagé pour en initialiser un autre.
- La signature du document est partielle tant que le dernier signataire n’a pas signé. Le nombre de signataires d’un circuit dépend du nombre d’utilisateurs renseignés sur chaque valeur de règle, le nombre de signataires maximum étant défini par la règle d'affectation associée à la règle de workflow. Si un signataire rejette une commande ouverte d'achat dans le circuit de signature, elle passe dans l'état non signé et le restera tant qu'elle n'aura pas été modifiée. Le circuit de signature est alors considéré comme achevé.
- Si la commande est de nouveau modifiée, un circuit de signature sera alors redéclenché en fonction du nouveau contexte lié à la modification de la commande ouverte.
Le circuit de signatures n'est jamais réinitialisé par la modification de la commande dès lors :
- qu'il existe au moins une demande de livraison associée à la commande,
- la commande ouverte a été créée avant la mise en place du suivi des signatures.
L'activation de la gestion des engagements dépend de la valeur du paramètre Achats PURCMM - Mise à jour engagements (chapitre ACH,groupe CMM). Pour les commandes ouvertes, les engagements sont automatiquement créés à la création des demandes de livraisons associées. Il ne sera donc pas possible sur des commandes ouvertes de paramétrer des règles de signature s'appuyant sur le dépassement budgétaire.
Description du flux
Un flux de signature de commande ouverte d'achat se décompose en différentes règles de Workflow successives.
La première règle déclenchée est POCSIG. Elle se déclenche en création ou modification de commande ouverte d'achat.
Cette règle va, selon le contexte :
- Ne pas déclencher de demande de signature (si la gestion des signatures n'est pas activée sur la société).
- Déclencher une demande de signature avec envoi d'un message.
- Déclencher une signature automatique sur la demande de signature si aucun circuit de signature n'a été défini et si le paramètre APPPOC - Gestion des signatures sur commandes ouvertes (chapitre ACH, groupe APP) l'autorise.
- Déclencher une notification avec envoi d'un message à une personne habilitée si aucun circuit de signature n'a été déterminé alors que le paramètre APPPOC - Gestion des signatures sur commandes ouvertes exige un circuit de signature. L'opération à réaliser par cet utilisateur sera de créer une nouvelle valeur de règle d'affectation. Pour que la commande ouverte d'achat soit à nouveau prise en compte, il faudra aller la modifier.
Si le premier signataire décide de signer la commande ouverte d'achat à signer qui lui a été attribuée, son action va déclencher la règle de workflow POCSIGVAL - Signature Commande ouverte. Cette règle va, selon le contexte :
- Déclencher une demande de signature au signataire suivant avec envoi d'un message si le circuit de signature n'est pas terminé. Cette règle de workflow sera ensuite redéclenchée à chaque signature d'un signataire du circuit.
- Déclencher une mise à jour de la commande ouverte d'achat pour la postionner à la valeur totalement signée s'il s'agit du dernier signataire. La règle de workflow POCSIGNOT- Notification signature sera alors automatiquement déclenchée pour signaler à l'acheteur, par une notification et un envoi de message, que la commande ouverte d'achat a été totalement signée.
Si un des signataires du circuit décide de rejeter la commande ouverte d'achat à signer qui lui a été attribuée, son action va avoir pour effet de déclencher la règle de workflow POCSIGREJ - Rejet Commande ouverte. Cette règle de workflow va signaler à l'acheteur, par envoi d'un message, que la commande ouverte d'achat a été refusée.
Contexte et mode de fonctionnement
Cette règle Workflow se déclenche en gestion d'objet, uniquement sur les opérations suivantes :
Create
Modify
Options/Transaction
Elle déclenche :
un message.
un suivi.
des actions.
La règle d'affectation POCSIG (Signature commandes ouvertes) est utilisée par la règle de workflow POCSIG.
Critères de déclenchement
Les critères complémentaires de déclenchement sont les suivants :
- La gestion des signatures doit être activée sur la société
- Il s'agit d'une commande ouverte : [F:POH]POHTYP=2
- La ligne a été créée ou modifiée : [F:POH]APPFLG=0
La règle d'affectation POCSIG permet de définir les critères qui seront utilisés pour définir les règles de signatures. Cette règle d'affectation propose par défaut de définir des circuits de signature en fonction du premier code statistique de la fiche fournisseur et du montant total HT de la commande ouverte d'achat converti dans la devise de la société.
Destinataires
Le choix des destinataires est défini de la façon suivante :
- Si le premier signataire du circuit de signature n'est pas l'acheteur ou la personne ayant créé la commande ouverte d'achat alors un message est envoyé au premier signataire et une demande de signature lui est attribuée.
- Si le premier signataire du circuit de signature est l'acheteur ou la personne ayant créé la commande ouverte d'achat alors la commande ouverte d'achat est automatiquement signée (voir action SIGWRK et code signature VAL) par le premier signataire.
- Si aucun signataire n'est trouvé (pas de circuit de signature), deux cas peuvent se présenter en fonction de la valeur du paramètre Achats Gestion des signatures sur Commande ouverte (APPPOC). Si les signatures sont facultatives une action de signature automatique est déclenchée (voir action SIGWRKet code signature AUT). Si les signatures sont obligatoires une action de notification est automatiquement déclenchée (voir action SIGWRK et code signature NCR) .
Choix de signature
Les différents choix de signatures possibles sont :
- Rejet REJ : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande ouverte d'achat sera positionnée à la valeur non signée ([F:POH]APPLFG=1). Un motif de refus pourra être attribué. La liste des motifs est à paramétrer dans la table diverse numéro 56.
- Validation VAL : Ce choix n'est possible que s'il existe un circuit de signature. Il pourra être choisi manuellement par un signataire. Si ce choix est retenu, la commande ouverte d'achat sera positionnée à la valeur partiellement signée ou totalement signée en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:POH]APPLFG=2 ou [F:POH]APPLFG=3).
- Circuit de signature non défini NCR : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures sur contrats (APPPOC) est à la valeur Signature obligatoire. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire.
- Signature automatique AUT : Ce choix n'est possible que s'il n'existe aucun circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures sur contrats (APPPOC) est à la valeur Signature facultative. Il ne pourra pas être choisi manuellement par un signataire. Lorsque ce choix est affecté, la commande ouverte d'achat sera positionnée à la valeur patiellement signée ou totalement signée en fonction du fait qu'il s'agit ou non du dernier signataire ([F:POH]APPLFG=2 ou [F:POH]APPLFG=3).
Actions déclenchées par l'événement
L'événement Workflow déclenche les actions suivantes :
Code action | Déclenchement |
|---|---|
SIGWRK : Signature Workflow | Fin workflow |
DIVPOHAPP1 : Màj signature commande à 1 | Fin workflow |
DIVGENSOH : Mise à jour commande vente | Pendant la signature |
Ces actions déclenchent les traitements suivants :
Signature workflow SIGWRK : Cette action permet de déclencher automatiquement une signature sur un événement Workflow en cours. En l'occurrence, elle est appelée pour déclencher automatiquement une signature de la commande ouverte d'achat en cours de traitement dans les conditions suivantes :
- Si le premier signataire déterminé est l'utilisateur qui a crée la commande ouverte d'achat ou l'acheteur, l'action va signer la commande ouverte d'achat avec le code réponse VAL Validation.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et que le paramètre Achats Gestion des signatures sur commandes ouvertes (APPPOC) est à la valeur Signature obligatoire,l'action va signer la commande d'achat avec code réponse NCR Circuit non défini.
- S'il n'y a pas de circuit de signature et le paramètre Achats Gestion des signatures sur commandes ouvertes (APPPOC) est à la valeur Signature facultative, l'action va signer la commande ouverte d'achat avec le code réponse AUT Signature automatique.
Mise à jour signature commande à 1 DIVPOHAPP1: Cette action a pour objectif de positionner la commande ouverte d'achat à non signée. Cette action est déclenchée lorsqu'aucune signature automatique n'a eu lieu et lorsqu'un circuit de signature a été déterminé.
Tables mises en oeuvre
Les tables suivantes sont concernées par la règle POCSIG :
Table | Intitulé Table |
|---|---|
AUTILIS [AUS] | |
BPSUPPLIER [BPS] | |
PORDER [POH] |