Vortrag Obligo
Mit dieser Funktion können Vorverpflichtungen und im aktuellen Geschäftsjahr nicht abgeschlossene Obligos in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen werden.
Am Geschäftsjahresende werden manche noch nicht oder nur teilweise erteilten Materialanforderungen sowie manche noch nicht oder nur teilweise in Rechnung gestellten Aufträge in das nächste Geschäftsjahr übernommen. Der Vortrag dieser Vorverpflichtungen und restlichen Obligos dient folgenden Zwecken:
- Erfassung einer Bestellung zu einer Materialanforderung aus dem vorherigen Geschäftsjahr
- Erfassung einer Rechnung zu einem Auftrag aus dem vorherigen Geschäftsjahr
Der Vortrag von Vorverpflichtungen und nicht abgeschlossenen Obligos geschieht in zwei Schritten:
- Auswahl der vorzutragenden Materialpositionen.
- Anzeige der Ergebnisse in einer Tabelle, aus der der Budgetverantwortliche die zu verarbeitenden Vorverpflichtungen und Obligos auswählen kann
Vortragsbedingungen
Vortrag zulässig
Der Vortrag ist in folgenden Fällen zulässig:
- Zu einem ausreichenden budgetierten Betrag ist ein Budget (BUD) vorhanden
- Zu einem nicht ausreichenden budgetierten Betrag ist ein Budget (BUD) vorhanden: keine Prüfung zum budgetierten Betrag.
- Im Geschäftsjahr des Vortrags ist kein Budget (BUD) vorhanden (es wurde kein budgetierter Betrag erfasst), und der Budgetcode deckt das Geschäftsjahr ab: keine Prüfung der Existenz des Budgets im nächsten Geschäftsjahr.
- Deckt das Budget (BUDGET) nicht das Geschäftsjahr des Vortrags ab: keine Prüfung des Budgetcodes.
Vortrag abgelehnt
Der Vortrag wird nur abgelehnt, wenn:
- eine oder mehrere Belastungssektoren nicht mehr gültig sind: Entsprechende sprechende Meldung in der Protokolldatei.
Vortragsergebnisse
Per-Geschäftsjahr:
- Anlage des Obligos oder der Vorverpflichtung zu einer Abschlussposition des Geschäftsjahres des Abschlusses.
Per-Geschäftsjahr:
- Anlage des Obligos oder der Vorverpflichtung einer Obligoposition oder einer Vorverpflichtungsposition im neuen Geschäftsjahr
Maskenverwaltung
Auswahl der vorzutragenden Materialpositionen
Diese Verarbeitung wird auf Basis einer Abfrage pro Unternehmen (CMMREP) durchgeführt, so dass diejenigen Materialanforderungen und laufenden Auftragspositionen ausgewählt werden können, die nicht im Geschäftsjahr abgeschlossen wurden und auf das nächste Geschäftsjahr übertragen werden sollen: Buchhaltung / Budgets / Budgetabschluss
In den Headerdaten können die Hauptauswahlkriterien angegeben werden: Unternehmen und ursprüngliches Geschäftsjahr mit Auswirkung auf den Geschäftsjahresbeginn und das Geschäftsjahresende sowie Aktualisierung des Per-Geschäftsjahres sowie dessen Beginn und Ende.
Um die Anzahl der anzuzeigenden Objekte einzugrenzen, können zusätzliche Kriterien vorgegeben werden: Standortbereich und Dokumenttypen.
- Standortbereich: In der Auswahl sind nur die dem erfassten Unternehmen zugeordneten Standorte enthalten.
- Dokumenttypen: Die Auswahl kann auf nur Bestellanfragen oder nur Aufträge reduziert werden. Standardmäßig werden die beiden Dokumenttypen angezeigt, die den Auswahlkriterien entsprechen.
Nach Aktivierung von "Anzeigen / Aktualisieren" wird in der Tabelle die der Auswahl entsprechende Liste von Materialanforderungen oder Aufträgen angezeigt.
Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500. Bei Überschreitung dieser Begrenzung wird die Meldung "Tabelle voll" ausgegeben. Bestätigt der Benutzer diese Meldung mit "OK", werden die ersten 500 Positionen angezeigt. Um die Auswahl zu reduzieren, müssen die folgende Auswahlkriterien verwendet werden: Standortbereich und Dokumenttypen.
Auswahlergebnis
Nach Erfassung der Auswahlkriterien und Aktivierung des Buttons "Anzeigen/Aktualisieren" werden die ausgewählten Einkaufspositionen in einer Tabelle angezeigt, aus der heraus der Vortrag angestoßen werden kann.
Die Spalten werden lediglich zur Informationszwecken angezeigt (Dokumenttyp, Belegnummer, Datum, Obligos, Sektor 1, Sektor 2, Sektor 3, Vortragsbetrag, Währung). Mit Ausnahme der folgenden Spalten können sie nicht geändert werden:
- Spalte "Vortrag": Individuelle Auswahl einer Materialanforderung oder eines Auftrags. Die Auswahl sämtlicher Einkaufspositionen in einem Vorgang ist per Klick auf den Button "Alle auswählen / Auswahl aufheben" möglich. Mit demselben Button kann diese Auswahl auch storniert werden.
- Spalte "Auskunft": Mit der Lupe kann direkt auf die Materialanforderung oder auf den Auftrag zugegriffen werden.
Per Rechtsklick:
- Sortierung der Einkaufspositionen nach Belegnummer oder Budgetkonto
- Zugriff auf Auftrag, Materialanforderung, Vorverpflichtungen bzw. auf das Obligo
Erfassungsmaske
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Kriterien
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Symbol Aktionen
Bestellobligos
Datenbankobjektverwaltung
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske Vorverpflichtung zur Materialanforderung oder zur Bestellung.
Sortiert n. Anzahl Dokumente
Zugriff auf die Erfassungs- / Auskunftsmaske Belegs (Materialanforderung oder Auftrag).
Sortierung nach Budgetkonten
Sortierung der Einkaufspositionen nach Belegnummer.
Sortierung nach Budgetkonten
Sortierung der Einkaufspositionen nach Budgetkonto
Schließen
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?
Diese Meldung wird angezeigt, wenn eine Freigabe erteilt wurde (OK oder Eingabetaste), obwohl kein zu verlängernder Umschlag ausgewählt wurde.
Das Empfängergeschäftsjahr muss entweder geschlossen oder offen sein
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr geschlossen ist.
Nächstes Geschäftsjahr (Empfänger) ist nicht vorhanden / nicht angelegt
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr nicht erstellt ist.
Geschäftsjahr nicht geöffnet
Diese Meldung wird nach der Erfassung des "Per-Geschäftsjahres" angezeigt, wenn das entsprechende An-Geschäftsjahr vorhanden, jedoch nicht geöffnet ist.
Unternehmen existiert nicht
Diese Meldung wird angezeigt, wenn der erfasste Unternehmenscode nicht existiert.