Utilisateurs
Lors de l'entrée dans le progiciel, chaque utilisateur doit s'identifier par un code. Ce code de cinq caractères alphabétiques majuscules fait référence à un certain nombre d'informations définies dans la table des utilisateurs.
La fonction de gestion des utilisateurs permet précisément cette administration des utilisateurs et de leurs droits.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
La saisie des codes utilisateurs se fait sur un en-tête et un ensemble d'onglets décrits ci-dessous.
Dans la fonction, outre les listes de gauche classiques, on retrouvera une liste donnant accès, sous forme d'arborescence, aux valeurs de paramètres définies pour l'utilisateur courant.
En-tête
Présentation
Le code et le nom de l'utilisateur sont saisis, ainsi qu'une case à cocher intitulée Actif, qui permet de désactiver un code utilisateur, en empêchant toute connexion.
Par sécurité, la case est décochée en cas de duplication d'une fiche déjà existante.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Ce code identifie de façon unique la fiche en cours. |
| Destiné à figurer sur les états et les écrans dans lesquels le code de la fiche peut être saisi ou sélectionné. Ce texte permet de donner une description de la fiche concernée. |
| Cette case à cocher permet d'activer ou de désactiver la fiche courante sans pour autant perdre son contenu. Une fiche désactivée ne peut pas être utilisée (par appel de son code) dans d'autres fiches (documents, paramétrages...), ou lors de traitements de masse. Les habilitations sur une fonction donnée peuvent interdire la création d'une fiche active. Dans ce cas, la case est désactivée par défaut, et est modifiable uniquement par un utilisateur autorisé, ou via un circuit de signature défini par Workflow. |
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Onglet Général
Présentation
Cet onglet présente les informations qui définissent l'identité et les principales caractéristiques générales de l'utilisateur.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Identification
| A ce jour, il existe différents niveaux de "collaborateurs" dans Sage X3. |
| Permet de se connecter à Sage X3 pour exécuter des Web-services. |
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| Le login correspond au code d'accès système sur le serveur. Ce code est celui qui est saisi dans la boîte de connexion à l'application (par défaut, c'est le code de l'utilisateur, mais ce code peut être plus long que le code interne de l'utilisateur qui est limité à cinq caractères). Il doit être différent pour chaque utilisateur. |
| Le code métier permet d'associer un utilisateur à un profil métier. Un profil métier correspond à un ensemble d'utilisateurs regroupés suivant les mêmes profil menu, profil fonction et éventuellement les mêmes profil utilisateur BI et profil Safe X3 WAS. |
| Ce code profil menu permet de définir l'arborescence menu proposée par défaut à l'utilisateur. Il ne définit en aucun cas les habilitations sur les fonctions, qui sont définies par le code profil fonction. |
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| Ce code profil fonction permet de définir les habilitations de l'utilisateur, fonction par fonction, ou en masse. Ces habilitations sont complétées par les rôles de l'utilisateur, les valeurs de paramètres utilisateur, et les codes d'accès auquel il a droit. Ces informations sont saisies sur les onglets de la fiche utilisateur. |
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| L'adresse de messagerie de l'utilisateur peut être utilisée dans le système de workflow intégré aux progiciels adonix afin d'envoyer des messages à l'utilisateur. |
| Ces champs définissent les coordonnées permettant de joindre l'utilisateur. |
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| Ce code d'accès permet de restreindre l'accès à la fiche courante à certains utilisateurs. |
| Plutôt que de définir des destinations d'impression dans le tableau du bas de l'écran, il est possible d'utiliser pour l'utilisateur courant la liste des destinations d'un autre utilisateur (qui est alors saisi ici). |
Tableau Destinations par défaut
| Ce champ affiché définit le type de destination à partir des valeurs du menu local paramétrable numéro 22. |
| Ce code identifie, pour chaque type d'imprimante défini par le menu local paramétrable 22, une destination d'impression qui sera proposée par défaut au lancement d'un état en l'absence de règle plus précise. |
Photo
| Ce champ, de type image, permet de visualiser la photographie de l'utilisateur. |
Divers
| Ce champ permet de définir, par l'intermédiaire d'une expression calculée, le contenu de la barre de titre de la fenêtre du progiciel. Par défaut, on retrouve un titre qui est le suivant : DOSSIER NOM DU PROGICIEL - [Intitulé de la fonction courante] Les champs DOSSIER et NOM DU PROGICIELsont remplacés par le résultat de l'évaluation de la formule, si elle existe. On peut notamment faire apparaître dans cette formule des constantes, mais aussi les variables globales et les fonctions suivantes :
Il est important de noter que ce titre n'est évaluée qu'une fois à l'entrée du progiciel. |
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Onglet Rôles
Présentation
Cet onglet permet de définir les rôles tenus par l'utilisateur vis à vis de la société : responsables hiérarchiques, notion d'utilisateur externe, et règles de filtrage de données (via le tableau des rôles).
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Relations
| Type de responsable défini par le menu local paramétrable numéro 50. |
| Permet de définir une liste de responsables hiérarchiques de l'utilisateur (utilisables entre autres pour les fonctions de Workflow : l'accès au responsable de rang rangpeut se faire en utilisant les variables [AUS]CHEF(rang), ou par l'intermédiaire de la fonction func AFNC.CHEF(code_utilisateur,rang). |
| Intitulé associé au code précédent. |
Option
Tableau Restrictions d'accès
| Ce tableau permet de saisir les rôles tenus par l'utilisateur et les codes correspondants. Ces rôles sont définis dans la table diverse numéro 60. La gestion des rôles permet de définir des filtrages fins sur des données, notamment lorsqu'on veut donner un accès restreint au système à des tiers externes, et donc filtrer de façon restrictive les données qu'ils voient. Un paramétrage permet d'associer à chaque rôle des critères de filtrage sur des fonctions standard de typeObjet. Par exemple, dans un contexte de gestion commerciale, on peut décider que le rôleClient sur la fonction Commande induit un filtrage sur le champ Client commandeur. En pratique, cela se traduira de la façon suivante :
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| Ce code correspond à la valeur retenue pour filtrer les données associées au rôle. Par exemple, si le rôle est un rôle gérant les clients commandeurs, on va retrouver ici le code client sur lequel le filtre sera fait pour l'utilisateur. |
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Onglet Paramètres
Présentation
Cet onglet permet de visualiser un ensemble de paramètres associés à l'utilisateur. Ces paramètres sont organisés par chapitres et par groupe, et seule la liste des paramètres et des groupes est présentée dans le tableau.
Un chapitre correspond à un module fonctionnel ou technique (Superviseur, Comptabilité, Tiers sont des modules). Un groupe est un regroupement logique de paramètres dépendants les uns des autres. Lorsque la liste de gauche Paramètres par groupe est affichée, le positionnement en saisie sur la ligne courante déplie les valeurs de paramètres correspondantes dans la liste.
Il n'est pas obligatoire de définir les paramètres utilisateur par utilisateur. En effet, si aucune valeur n'a été définie à ce niveau, l'utilisateur hérite de la valeur du paramètre telle qu'elle est définie au niveau de son site par défaut (pour le module fonctionnel correspondant). En l'absence de valeur au niveau du site, on remonte à la société dont dépend le site, puis à la législation dont dépend la société, et finalement au niveau général, tous ces niveaux étant susceptibles de fournir une valeur.
Le niveau effectif auquel est défini un paramètre est affiché dans le tableau de saisie du détail. Au niveau du groupe de paramètres, on affiche le niveau le plus fin auquel est défini un des paramètres du groupe. Ainsi, si trois paramètres sont présents dans un groupe, et s'ils sont définis respectivement au niveau Législation, Société, et Dossier, la ligne représentant le groupe affichera le niveau Société.
Il est possible d'associer des jeux de valeurs standards ou prédéfinis à un groupe, et de faire apparaître le jeu de valeurs utilisé. Ceci permet de renseigner rapidement les paramètres. Dans le cas des paramètres de sécurité du superviseur, on peut par exemple disposer des jeux de valeurs suivants : HIG (élevé), MED (moyen), LOW (minimal). Choisir l'un de ces niveaux par défaut permet de ne pas avoir à renseigner plus finement les paramètres.
Quand on a besoin d'un niveau plus fin de détail, on définit des valeurs personnalisées paramètre par paramètre par clic droit. En cas de modification détaillée, le jeu de valeurs n'est plus appliqué, et donc la colonne correspondante est vide.
Seul un administrateur principal a le droit de saisir des valeurs pour la totalité des paramètres. Un utilisateur autre n'a le droit de saisir que certaines valeurs de paramètres (ce sont celles qui sont accessibles à l'utilisateur lui-même via la fonction personnalisation dans le menu exploitation). Dans ce cas, les valeurs de paramètres apparaissent dans une police différente (italique par exemple, selon le paramétrage du poste client).
Les différents paramètres sont documentés dans une aide en ligne accessible par Clic droit / Aide, sur la ligne de détail correspondante.
Un certain nombre de ces paramètres permettent d'affiner la sécurité. Il est notamment possible, par utilisateur :
- de limiter le nombre de sessions connectées sous un code utilisateur donné (cf. l'aide sur la variable MAXSES1 et les autres variables équivalentes),
- de bloquer un utilisateur au bout d'un nombre de tentatives de connexion infructueuses défini par la variable NBRCON,
- d'autoriser ou non le changement de date à la connexion, grâce au paramètre CHGDAT,
- d'autoriser ou non le lancement de tâches batch par dépose de fichiers dans un répertoire dédié, grâce au paramètre EXTBATCH.
De façon plus générale (ie. par la définition du paramètre global CHGPASS), on peut définir un laps de temps au bout duquel le mot de passe doit être obligatoirement redéfini par l'utilisateur.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Le chapitre permet de regrouper les paramètres de façon logique. Ce code est défini dans la table diverse numéro 901. |
| Ce code, défini dans la table diverse 903, permet de regrouper les paramètres habituellement renseignés de façon cohérente dans un chapitre. On peut définir des jeux de valeurs pour permettre de renseigner rapidement les paramètres d'un groupe donné avec des valeurs prédéfinies. |
| Ce code permet d'associer sous un intitulé explicite un jeu de valeurs cohérent applicable à tout le groupe de paramètres. Si les paramètres ont été définis directement avec des valeurs séparées, le code affiché dans la fiche est vide. |
| Ce champ indique le niveau de définition sur lequel le paramètre est renseigné. Les valeurs possibles sont définies par le menu local 987. Quand le niveau est indiqué en regard d'un groupe de paramètres, c'est le niveau le plus fin rencontré sur les paramètres du groupe qui est affiché. |
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Icône Actions
Détail
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Bloc numéro 1
| Code identifiant l'utilisateur sur 5 caractères. |
Bloc numéro 2
| Le chapitre permet de regrouper les paramètres de façon logique. Ce code est défini dans la table diverse numéro 901. |
| Ce code, défini dans la table diverse 903, permet de regrouper les paramètres habituellement renseignés de façon cohérente dans un chapitre. On peut définir des jeux de valeurs pour permettre de renseigner rapidement les paramètres d'un groupe donné avec des valeurs prédéfinies. |
| Ce code identifie le paramètre à renseigner. |
| Intitulé associé au code précédent. |
| On saisit ici la valeur du paramètre. Celle-ci est saisie selon les cas comme un nombre, une date, ou un code alphanumérique. Lorsque le paramètre est de type menu local, on peut au choix saisir le début de l'intitulé, ou la valeur numérique correspondant au rang de l'intitulé dans la liste. Lorsque le code est contrôlé par une table annexe, une touche de sélection est utilisable pour le choisir. |
| Ce code permet d'associer sous un intitulé explicite un jeu de valeurs cohérent applicable à tout le groupe de paramètres. Si les paramètres ont été définis directement avec des valeurs séparées, le code affiché dans la fiche est vide. |
| Ce champ indique le niveau de définition sur lequel le paramètre est renseigné. Les valeurs possibles sont définies par le menu local 987. Quand le niveau est indiqué en regard d'un groupe de paramètres, c'est le niveau le plus fin rencontré sur les paramètres du groupe qui est affiché. |
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Cette fonction permet d'accéder au détail des paramètres d'un groupe, afin de saisir chaque valeur séparément.
Il est possible de :
- saisir chaque valeur ou de la sélectionner si elle fait partie d'une table,
- rappeler, via un clic droit, la valeur du niveau supérieur (Dossier, Législation, Société, Site).
Recherche paramètre
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Bloc numéro 1
| Code identifiant l'utilisateur sur 5 caractères. |
Bloc numéro 2
| Le chapitre permet de regrouper les paramètres de façon logique. Ce code est défini dans la table diverse numéro 901. |
| Ce code, défini dans la table diverse 903, permet de regrouper les paramètres habituellement renseignés de façon cohérente dans un chapitre. On peut définir des jeux de valeurs pour permettre de renseigner rapidement les paramètres d'un groupe donné avec des valeurs prédéfinies. |
| Ce code identifie le paramètre à renseigner. |
| Intitulé associé au code précédent. |
| On saisit ici la valeur du paramètre. Celle-ci est saisie selon les cas comme un nombre, une date, ou un code alphanumérique. Lorsque le paramètre est de type menu local, on peut au choix saisir le début de l'intitulé, ou la valeur numérique correspondant au rang de l'intitulé dans la liste. Lorsque le code est contrôlé par une table annexe, une touche de sélection est utilisable pour le choisir. |
| Ce code permet d'associer sous un intitulé explicite un jeu de valeurs cohérent applicable à tout le groupe de paramètres. Si les paramètres ont été définis directement avec des valeurs séparées, le code affiché dans la fiche est vide. |
| Ce champ indique le niveau de définition sur lequel le paramètre est renseigné. Les valeurs possibles sont définies par le menu local 987. Quand le niveau est indiqué en regard d'un groupe de paramètres, c'est le niveau le plus fin rencontré sur les paramètres du groupe qui est affiché. |
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Cette fonction permet de sélectionner un paramètre par son nom plutôt que par son groupe. Une fois le paramètre saisi, la fenêtre de détail du paramètre s'ouvrira.
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Onglet Accès
Présentation
Cet onglet permet de définir les autorisations accordées à l'utilisateur en termes de codes d'accès.
L'accès en modification aux données de cet onglet peut être interdit à un utilisateur qui n'est pas l'administrateur général (c'est le paramètre A, associé à la fonction, qui détermine le droit de modification).
On trouvera aussi en bas de l'onglet la date et l'heure de la dernière connexion. Rappelons qu'il existe une table permettant de disposer d'un historique des opérations réalisées par un utilisateur, et que des fonctionnalités d'audit plus précises peuvent être mises en place dans le dictionnaire des données.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Droits d'accès
| Si cette case est cochée, l'utilisateur a tous les droits sur tous les codes d'accès (tant en lecture, en écriture, qu'en exécution). Ceci permet d'éviter d'avoir à donner in extenso la liste des codes d'accès pour les utilisateurs privilégiés. |
Tableau Code d'accès
| Les codes d'accès sont des codes permettant de protéger des informations ou des fonctions et ce en lecture, en écriture, et en exécution (quand le contexte le permet). En l'occurrence, ces codes agissent un peu comme une serrure placée sur un champ dans un écran, sur une transaction, sur un état, ou sur une fiche de base. On définit ensuite sur ce champ, pour chaque utilisateur, s'il a la possibilité d'accéder aux informations protégées ainsi (en quelque sorte s'il dispose de la clé lui permettant d'ouvrir la serrure). Le nombre de codes d'accès et leur codification est totalement libre, puisque seule compte l'affectation qui en est faite dans les différentes fiches qui peuvent être ainsi contrôlées. Une coche Tous codes d'accès permet de donner accès à tous les codes d'accès présents ou à venir. Si cette case n'est pas cochée, la saisie peut se faire dans le tableau de l'onglet. |
| Si ce champ est à Oui, l'utilisateur a le droit de consulter les fiches (ou les champs) protégés par le code d'accès. |
| Si ce champ est à Oui, l'utilisateur a le droit de modifier les fiches (ou les champs) protégés par le code d'accès. |
| Si ce champ est à Oui, l'utilisateur a le droit d'exécution (s'il existe) défini dans le contexte des fiches protégées par le code d'accès. On trouvera, dans une documentation annexe, les cas d'utilisation des droits d'exécution pour les codes d'accès. |
Connexion
| Ce champ contient la date à laquelle l'utilisateur s'est connecté pour la dernière fois. |
| Ce champ contient l'heure à laquelle l'utilisateur s'est connecté pour la dernière fois. |
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Onglet Comptabilité
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Ce code comptable sert à déterminer les conditions de comptabilisation en fonction d'un code utilisateur en ligne dans le contexte de comptabilisation (par exemple un code acheteur dans le contexte achats). Il est utilisable dans les pièces automatiques de la comptabilité. |
Tableau Sections analytiques
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| Ce champ permet d'indiquer des sections analytiques par défaut, utilisables pour définir, via la fonction d'affectation des sections analytiques par défaut, des valeurs alimentant les interfaces comptables. |
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Icône Actions
Onglet Adresses
Présentation
Cet onglet permet de définir une liste d'adresses associées à l'utilisateur.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Adresses
| Ce code permet d'identifier les différentes adresses associées à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type, etc.).
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Détail
| Ce code permet d'identifier les différentes adresses associées à la fiche gérée (utilisateur, société, site, tiers de tout type, etc.).
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| Précisez les informations liées à l'adresse. |
| Ce code permet d'identifier le pays associé à l'adresse. Dans la table des Pays, qui contrôle ce champ, on associe un certain nombre de caractéristiques utiles pour réaliser des contrôles sur les informations qui en dépendent, et notamment :
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| Intitulé associé au code précédent. |
| Ce tableau liste les différentes lignes adresse. |
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| Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville et la subdivision géographique si elle est définie pour le pays. Cas particuliers : - pour ANDORRE, indiquez 99130 Le contrôle de cette information et son caractère obligatoire sont fonction du paramétrage effectué au niveau de la gestion du pays. Pour que le contrôle s'applique, il est également nécessaire que le paramètre POSCOD - Alerte si C Postal inexistant (chapitre SUP, groupe INT) soit positionné à "Oui". |
| La ville proposée automatiquement est celle associée au code postal indiqué précédemment. Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville : Remarques :
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| Ce champ contient la subdivision géographique entrant dans la définition de l'adresse postale. Cette subdivision est alimentée automatiquement après saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué au niveau des Codes postaux. |
| Code INSEE de la commune, nécessaire en France pour certaines déclarations sociales. |
| Ce champ permet d'indiquer un site web. |
| Ce champ libre permet de stocker un identifiant variable utilisable pour des traitements particuliers. Exemple: Dans le cadre des échanges EDI, il contient un code qui permet de générer la table de correspondance entre la numérotation EDI et la codification X3 des clients et clients livrés. |
| Cette case permet d'indiquer que cette adresse est une adresse par défaut, et doit être cochée pour une seule des adresses de la fiche concernée. |
Téléphone
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| Numéro de téléphone dont le format de saisie dépend du pays. Le paramètre général CTLTEL - Contrôle numéro de téléphone permet de préciser le niveau de contrôle effectué par rapport au format du numéro saisi. |
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| Ce champ indique l'adresse de messagerie électronique du contact. |
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Icône Actions
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PRTSCR : Impression écran
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Bloc numéro 1
Bloc numéro 2
Fermer Ce bouton permet de recopier la définition de la fiche depuis ou vers un autre dossier. |
Barre de menu
Fonctions / Mot de passe
La fonction Mot de passe permet :
- De supprimer le mot de passe de l'utilisateur courant, s'il n'est pas obligatoire : ce point est défini par le paramètre PASSWD - Mot de passe obligatoire (chapitre SUP, groupe SEC).
- D'affecter un mot de passe temporaire si le mot de passe est obligatoire. Si la règle de Workflow PSWNEW - Attribution mot de passe associée à l'événement divers PWD existe, elle est déclenchée. Elle est supposée envoyer le mot de passe ainsi attribué à l'utilisateur.
Sinon, le mot de passe est affiché à l'écran afin que l'on puisse le noter.
Ce mot de passe provisoire doit être changé à la première connexion. La règle de Workflow dédiée BLKPSW - Verrou mots de passe périmés, livrée en standard, permet de verrouiller un utilisateur à qui un mot de passe temporaire aurait été attribué sans avoir été changé à temps.
Le paramètre CHGPASS - Changement du mot de passe (chapitre SUP, groupe SEC)permet de donner un nombre de jours maximum de validité pour un mot de passe (au delà, le mot de passe doit être changé). Si ce paramètre a pour valeur '0', les mots de passe peuvent avoir une durée de vie illimitée.