Fonctions > Notes de frais 

La page Note de frais contient les fonctions liées aux demandes de remboursement de frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle (frais d'hébergement, frais de carburant, restauration, etc.).

Les données saisies dans cette page sont exportées vers la comptabilité Sage X3 via la fonction Comptabilisation de frais de Sage X3 People.

Fonctionnalités destinées au collaborateur

  • Enregistrement des notes de frais,
  • calcul automatique des frais à rembourser,
  • demande de validation au manager avec notification automatique par e-mail,
  • consultation de l'historique des notes de frais et suivi du circuit d'acceptation.
Fonctionnalités destinées au manager et au professionnel RH

  • Enregistrement et affichage des notes de frais pour les salariés sous sa responsabilité,
  • validation ou refus de la note de frais (avec commentaires justificatifs optionnels),
  • notification automatique par e-mail de la réponse au salarié,
  • historique des notes de frais pour les salariés sous sa responsabilité,
  • analyse et consultation des frais par période, type, salarié, équipe,
  • export direct des données vers la comptabilité Sage X3.

SEEINFO Les fonctionnalités sont soumises à la configuration décidée par votre administrateur. Votre portail ne dispose pas obligatoirement de toutes les fonctionnalités documentées ici.

Principes généraux

*

Le principe de la saisie des notes de frais est de dédouaner les salariés de la saisie papier et permet aux salariés en déplacement d'enregistrer leurs frais rapidement.

Ergonomie de la saisie des frais
  • Tabulez pour naviguer d'un champ à un autre dans les lignes du tableau.
  • Cliquez sur les flèches montantes ou descendantes au-dessus du tableau pour afficher ou masquer l'aide à la saisie. L'aide à la saisie contient par exemple un calendrier pour la saisie des dates, et des chiffres cliquables pour la saisie des montants.
  • ../FCT/ecran.jpg Cliquez sur l'icône en forme d'écran pour choisir la taille d'affichage de la fenêtre.
  • Cliquez sur l'icône Paramètres pour définir des paramètres d'affichage de la note de frais :
    • Vous pouvez afficher le tableau complet ou seulement certaines colonnes.
    • Vous pouvez sélectionner votre page graphique par défaut.
    • Vous pouvez sélectionner l'affichage par défaut de la saisie de note de frais (saisie classique ou saisie graphique).
  • Dans le champ Nombre de lignes, sélectionnez le nombre de lignes affichées par page.
Enregistrer comme brouillon

Si vous souhaitez saisir une note de frais mais la modifier et la valider ultérieurement, cliquez sur Enregistrer comme brouillon.

Enregistrer comme modèle

Les notes de frais étant souvent les mêmes, vous pouvez les enregistrer en tant que modèle. Cet enregistrement crée une copie de lui-même à l'ouverture.
Lorsque vous ouvrez le modèle, saisissez les données spécifiques à la nouvelle demande de remboursement.
SEEREFERTTO L'enregistrement et l'appel d'un modèle sont détaillés dans le paragraphe Boutons et liens disponibles.

Enregistrer un favori

Créez des favoris pour accéder immédiatement aux options que vous utilisez le plus fréquemment.

Pour enregistrer un favori, suivez la procédure ci-dessous.

1. Cliquez sur les flèches montantes ou descendantes au-dessus du tableau pour afficher ou masquer l'aide à la saisie.

2. Dans la bulle grise située au-dessus de la première colonne du tableau, faites un clic droit.

3. Cliquez sur Ajouter un favori.

3. Choisissez la valeur dans la liste déroulante Valeur.Le libellé du type d'absences est repris par défaut. Vous pouvez le modifier manuellement.

4. Cliquer sur Ok.

Supprimer un favori

1. Faites un clic droit sur le nom d'un favori.

2. Pour supprimer le favori courant et sa ligne, cliquez sur Supprimer toute la ligne.
Pour supprimer un favori de la liste des favoris, cliquez sur Supprimer le favori.

Saisir une note de frais par la saisie classique

Données d'en-tête

1. Cliquez sur Nouvelle note ou saisissez directement une ligne si aucune note n'a été préalablement saisie.

2. Dans le champ Titre, saisissez le nom de la demande de remboursement.

3. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez saisir une note de frais. Par défaut, le programme se positionne sur l'utilisateur connecté.

4. Pour les salariés sous multi-contrats, sélectionnez le contrat sur lequel va porter la demande de remboursement.

En fonction de ces données, les axes analytiques liés à la société sont pré-chargés dans le tableau (une colonne pour chaque axe). Les axes sont définis dans la fonction Axes par défaut (GESCDI).

Dans le menu Administration > Personnalisation, vous pouvez paramétrer le nombre d’axes à afficher dans le tableau des notes de frais :

"NDF": {
            "ACCESS": "ALL",
            "AVAIL": true,
            "BOOKMARK": false,
            "OPTIONS": {
                  "GESDRAFT": "ALL",
                  "GRAPH": true,
                  "GRID": {
                        "DISPAXE": true,
                        "NBAXES": 3
                  },
                  "NOCONTRAT": true
            }
      },

Saisie des lignes du tableau

1. Dans la colonne Code saisissez ou sélectionnez le type de frais.

2. Dans les autres colonnes, renseignez les données suivantes :

  • la date,
  • la quantité,
  • le montant payé,
  • un type de TVA,
  • la devise si elle est différente de la devise indiquée par défaut (vous ne pouvez pas indiquer une devise différente des devises paramétrées dans Sage X3 People),
  • la société,
  • un commentaire si nécessaire (par exemple, le projet sur lequel porte la dépense),
  • la société,
  • le nom du client,
  • le nombre de kilomètres parcourus ou le montant TTC de votre dépense de carburant, ou les deux (le HT et la TVA pouvant être calculés de manière automatique). Les chevaux fiscaux doivent être préalablement indiqués dans les dossiers personnels.
Fin de la saisie

À la fin de la saisie des données, cliquez sur Calculer, ou sur Enregistrez comme bouillon ou sur Valider.

Le système alimente les données suivantes dans le tableau :

  • Le montant à rembourser au salarié est automatiquement calculé, en fonction de la nature de chaque dépense et des modalités de remboursement prédéfinies (frais réels, forfait, réel avec seuil). Le montant à rembourser est affiché dans la colonne Montant remboursé.
  • Le montant de la TVA est calculé automatiquement. Il est affiché dans la colonne Dont TVA.
  • Les sections analytiques sont initialisées automatiquement pour chaque colonne représentant un axe en fonction de la date et de la société.

Saisir une note de frais par la saisie graphique

Données d'en-tête

1. Cliquez sur Nouvelle note ou saisissez directement une ligne si aucune note n'a été préalablement saisie.

2. Dans le champ Titre, saisissez le nom de la demande de remboursement.

3. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez saisir une note de frais. Par défaut, le programme se positionne sur l'utilisateur connecté.

4. Pour les salariés sous multi-contrats, sélectionnez le contrat sur lequel va porter la demande de remboursement.

Saisie graphique

1. Pour ouvrir la fenêtre de saisie graphique, cliquez sur le bouton Saisie graphique.

2. Sur l'image au centre de la page, cliquez sur le type de frais souhaité.
Le type de frais est ajouté dans la colonne Code de l'écran Ma note.
Dans l'écran Ma note, vous pouvez modifier la quantité ou la date : double-cliquez dans ces champs et modifiez les données.
Répétez cette étape pour tous les frais que vous souhaitez ajouter.

3. Pour ouvrir la fenêtre de saisie classique, cliquez sur OK.
Les données indiquées dans la saisie graphique sont transférées automatiquement.

4. Complétez le tableau comme dans la saisie classique et enregistrez la note de frais comme brouillon ou validez la note de frais.
SEEREFERTTO Consultez le paragraphe Saisir une note de frais par la saisie classique.

Paramétrer la saisie graphique

Le paramétrage de la saisie graphique est réservé à l'administrateur de Sage X3 People Portal.

Gérer les thèmes de saisie graphique

Afficher ou modifier un thème

1. Dans l'écran Ma note, cliquez sur Thèmes. Le thème Néons est livré en standard par Sage.

2. Sélectionnez un thème.

Créer un nouveau thème

1. Dans l'écran Ma note, cliquez sur Mode design.

2. Cliquez sur Thèmes > Gestion des thèmes > Nouveau.

3. Dans le champ Nom, saisissez le nom du nouveau thème.

4. Dans le champ Image de fond, sélectionnez l'image à utiliser en tant que thème.

5. Définissez la couleur et la taille des caractères pour le texte des étiquettes, ainsi que la couleur de remplissage des étiquettes.

6. Cliquez sur Ok.
SEEINFO Après avoir créé un nouveau thème, vous pouvez le visualiser et tester des étiquettes. Pour cela, consultez le paragraphe Mode test ci-dessous.

Gérer les étiquettes d'un thème

Une étiquette correspond à l'intitulé d'un type de frais.

Ajouter une étiquette

1. Dans l'écran Ma note, cliquez sur Mode design > Étiquettes.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Pour ajouter une ou plusieurs étiquettes pré-définies, cliquez sur Ajout rapide et sélectionnez les étiquettes à ajouter.
  • Pour ajouter une ou plusieurs étiquettes spécifiques à un frais, cliquez sur Ajouter une étiquette pour un type de frais et sélectionnez les étiquettes à ajouter.
  • Pour ajouter une étiquette avec un texte personnalisé, cliquez sur Ajouter une étiquette 'texte libre' et saisissez votre texte dans le champ prévu à cet effet.
  • Pour ajouter l'étiquette Autres (si elle n'est pas déjà ajoutée), cliquez sur Ajouter l'étiquette 'Autres'.

4. Cliquez sur Ok.

Modifier une étiquette

1. Faites un clic droit sur l'étiquette à modifier.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Pour modifier l'étiquette par un type de frais pré-défini, cochez la case Celui du type de frais associé et sélectionnez un type de frais dans le champ Type de frais associé.
  • Pour modifier l'étiquette par un texte personnalisé, cochez la case Personnalisé et saisissez le texte souhaité pour l'étiquette dans le champ en-dessous de la case.
  • Indiquez la quantité par défaut à associer au type de frais.

3. Cliquez sur Ok.

Supprimer une étiquette

1. Faites un clic droit sur l'étiquette à modifier.

2. Cliquez sur Supprimer.

Ajouter l'équivalent d'une étiquette dans une autre langue

1. Faites un clic droit sur l'étiquette à modifier.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Dans la liste déroulante, choisissez une langue.

4. Saisissez le texte dans la langue sélectionnée.

SEEINFO L'équivalent dans une autre langue d'une étiquette ne remplace pas le texte existant de l'étiquette et ne s'affiche pas sous celle-ci. Il est visible lorsque vous changez la langue d'affichage de l'interface.

Tout sélectionner

Dans l'écran Ma note, cliquez sur Mode design > Étiquettes > Tout sélectionner.

Mode test

Utilisez le mode test pour visualiser et tester le nouveau design que vous avez paramétré ou le nouveau thème que vous avez créé. 
SEEWARNING En mode test, vous ne pouvez pas valider une note de frais. Vous pouvez uniquement la simuler.

1. Dans l'écran Ma note, cliquez sur Mode design > Mode test.

2. Pour sortir du mode test, cliquez sur la croix de fermeture de l'écran Ma note.

Boutons et liens disponibles

 Cliquez sur Nouvelle note pour ajouter une ou plusieurs lignes de dépense.

  Cliquez sur Ouvrir brouillons pour ouvrir les notes de frais enregistrées en tant que brouillon. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez la ligne à modifier. Cliquez sur Ouvrir pour l'afficher. Vous pouvez alors modifiez, valider ou annuler la demande de remboursement.

Lorsque le manager signe avec la mention Complément attendu, le statut de la demande est modifié en Brouillon.

 Cliquez sur Modèles pour enregistrer des lignes de remboursements comme modèles. Ces lignes pourront être utilisées comme base de saisie si vous avez souvent les mêmes frais à saisir.

Pour enregistrer un modèle, sélectionnez une ligne puis cliquez sur Modèles. Dans la fenêtre Modèles, cliquez sur Nouveau.

Pour utiliser un modèle, sélectionnez la ligne du modèle dans la liste des modèles, puis cliquez sur Sélectionner > Fermer. La fiche du modèle apparaît et vous pouvez la modifier.

  Cliquez sur Saisie graphique pour ouvrir la fenêtre de saisie graphique des notes de frais.

 Cliquez sur Calculer pour calculer le montant qui vous sera remboursé.

 Cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour enregistrer la demande sans l'envoyer dans le circuit de validation. La demande de remboursement peut ainsi être modifiée ou annulée.

 Une fois la saisie terminée, cliquez sur Valider pour enregistrer la demande et conditionner l'envoi d'un e-mail au manager pour approbation.

../FCT/imprimante.jpg   Cliquer sur l'icône Imprimante pour créer un fichier PDF et conditionner l'envoi d'un e-mail.

Pour consulter les notes de frais plus anciennes, cliquez sur le lien Mes demandes de la barre des favoris.

SEEINFO L'affichage des boutons dépend de la configuration décidée par votre administrateur. Votre portail ne dispose pas obligatoirement de tous les boutons documentés ici.