Comptabilisation des frais
Cette fonction permet d’effectuer la comptabilisation des lignes de frais saisies suivant un ensemble de critères de sélection puis d’exécution.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Le premier bloc de la fonction permet de définir les critères de sélection des lignes de frais à valider, en sélectionnant les salariés via leur société, leur site, leur service, leur profil, leur matricule, une population ou une formule et en sélectionnat les lignes de frais de ces salariés via une borne sur les dates de frais et leur visa.
Le second bloc définit les caractéristiques de la pièce comptable à générer (sa ctaégorie et sa date) et si l'on veut créer la pièce ou seulement simuler sa création, et si l'on veut une trace de la pièce générée avec son numéro et ses autres caractéristiques ainsi que les comptes alimentés.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
| Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour toutes les sociétés (sinon, on spécifiera laquelle). |
| Caractères alphanumériques permettant d'identifier de manière unique une société. |
| Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les sites (sinon, on spécifiera lequel). |
| Ce code permet d'identifier le site de façon unique.
A chaque utilisateur, vous pouvez associer un site par défaut et par module. Selon la fonction utilisée, le site par défaut est proposé automatiquement. Vous pouvez le modifier par un autre site autorisé pour l'opérateur, selon ses habilitations. |
| Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les services (sinon, on spécifiera lesquels). |
| Ce code permet d'identifier le service pour lequel le traitement doit être exécuté. |
| Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les profils (sinon, on spécifiera lesquels). |
| Ce code permet d'identifier le profil salarié pour lequel le traitement doit être exécuté. |
| Ce champ permet de définir des bornes de sélection sur les matricules à traiter par la fonction. |
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| Ce code permet d'identifier la population de salariés pour laquelle le traitement doit être exécuté. |
| Vous pouvez sélectionner un critère ou saisir une formule pour compléter les critères de sélection. |
| Toutes les notes de frais dont la période est comprise dans cette borne de dates sont comptabilisées. |
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| Si cette case est cochée, seules les notes de frais acceptées sont comptabilisées. Sinon on comptabilise aussi les notes de frais en statut "demande". |
Traitements
| La catégorie est paramètrée dans le type de pièce.
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| Date des 'écritures comptables que le traitement va générer. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
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Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard EXSPST est prévue à cet effet.
Boutons spécifiques
Permet de mémoriser les valeurs de critères saisis, en donnant un nom au mémo. Rappelons que le mémo STD, s'il existe, est automatiquement rappelé au lancement de la fonction. |
Permet de rappeler un mémo existant. |
Permet d'effacer un mémo existant. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Outre les messages d'erreurs de l'interface comptable.
Paramètre non renseigné (NOF EXSPAY)
Le paramètre EXSPAY, Type de paiement de frais à payer, est vide
No interne incorrect sur la table diverse 365 x
Le paramètre EXSPAY ne désigne pas un enregistrement de la table diverses 365 ou le No interne de celui-ci est inférieur à 1.
Paramètre non renseigné (NOF EXSADV)
Le paramètre EXSADV, Numéro solde avance frais, est vide
Référence du solde des avances sur frais incorrecte
La valeur du paramètre EXSADV est strictement inférieure à 1.
Pièce automatique inexistante
Le paramètre ODFRAIS, Pièce automatqie notes de frais, est vide
Il existe des frais antérieurs non sélectionnés (matricule x, date y)
Pour les salariés sélectionnés, il existe des lignes de frais non comptablisés antérieures à la borne de dates saisie. On peut passer outre cet avertissement ou bien avancer la borne de début à la date y pour prendre en compte tous les frais du matricule x.
EXSy La fiche est utilisée par x
L'utilisateur x est en train de saisir les frais ou de comptabiliser les frais du matricule y. Il faut donc attendre que l'utilisateur x ait terminé ses opérations.
Aucune pièce à générer
Ou bien aucun salarié ne remplit les critères de sélection, ou bien aucun des salariés sélectionnés n'a de frais qui remplissent les critères de sélection des lignes de frais.
Erreur de conversion en devise (x -> y)
Impossible de convertir un montant exprimé en devise x vers un montant exprimé en devise y. Il faut donc renseigner le ours en ces deux devises dans la focntion Cours de devises.