Gestione firme contratti
Questa regola permette di gestire un avanzamento di firme in creazione o modifica di ordine aperto di acquisto. Se la gestione delle firme è attivata su una società, un ordine aperto di acquisto dovrà essere firmato prima di poter creare delle richieste di consegna. Nelll'ambito dell'intrasocietà o dell'intrasito, l'ordine aperto di vendita reciproco sarà generato solo a firma completa dell'ordine aperto di acquisto.
Il parametro Acquisti APPPOC definisce l'attivazione del circuito di firma sugli ordini aperti di acquisto.
Inclusione paragrafo
I valori possibili per questo parametro sono:
No: La gestione delle firme è disattivata. Lo stato di firma dell'ordine aperto di acquisto ha come valore:Nessuna gestione. Si possono creare, in qualsiasi momento, le richieste di consegna partendo da quest'ordine aperto.
Si Facoltativa: La gestione delle firme è attivata, ma se un circuito di firma non è stato definito per un valore di regola di assegnazione, l'ordine aperto di acquisto sarà automaticamente firmato (Vedere evento di workflow) Gestione firme Ordini aperti POCSIG).
Si obbligatoria: La gestione delle firme è attivata. Deve esistere un circuito di firma per ogni valore di regola di assegnazione. In caso contrario, l'ordine aperto di acquisto sarà considerato come non firmato e un altro evento di workflow sarà attivato per avvertire una persona abilitata che un valore di regola di assegnazione non è stato definito (Vedere regola di workflow Notifica nessuna regolaPOCSIGNCR).
Una volta avviato il circuito di firma:
- Un ordine aperto di acquisto firmato da almeno uno dei firmatari è modificabile, ma la modifica dell'ordine aperto annullerà il circuito di firma già attivato per iniziarne un altro.
Il circuito di firme non viene più reinizializzato dalla modifica dell'ordine dal momento in cui esiste almeno una richiesta di consegna associata all'ordine.
- La firma del documento è parziale fino a quando l'ultimo firmatario non ha firmato. Il numero di firmatari di un circuito dipende dal numero di utenti indicati su ogni valore di regola, dove il numero massimo di firmatari è definito dalla regola di assegnazione associata alla regola di workflow. Se un firmatario rifiuta un ordine aperto di acquisto nel circuito di firma, questa passerà nello stato non firmato che non cambierà fino a quando non sarà stato modificato. Il circuito di firma è allora considerato come concluso.
- Se l'ordine è nuovamente modificato, verrà allora riattivato un circuito di firma in funzione del nuovo contesto collegato alla modifica dell'ordine aperto.
L'attivazione della gestione degli impegni dipende dal valore del parametro Acquisti Aggiornamento impegni (PURCMM). Per gli ordini aperti, gli impegni sono automaticamente originati alla creazione delle richieste di consegna associate. Non sarà possibile parametrizzare le regole di firma sugli ordini aperti basandosi sul superamento del budget.
Descrizione del flusso di workflow
Un flusso di firma di ordine aperto di acquisto si scompone in varie regole di Workflow successive.
La prima regola attivata è POCSIG. Si attiva creando o modificando l'ordine aperto di acquisto.
Tale regola va a seconda del contesto:
- Non attiverà la richiesta di firma (se la gestione delle firme non è attivata sulla società).
- Attiverà una richiesta di firma con invio di un messaggio.
- Attivare una firma automatica sulla richiesta di firma se non è stato definito nessun circuito di firma e se lo autorizza il parametro Acquisti Gestione firme su ordini aperti (APPPOC).
- Attivare una notifica con invio di un messaggio ad una persona abilitata se non è stato determinato nessun circuito di firma mentre il parametro Acquisti Gestione firme su ordini aperti (APPPOC) esige un circuito di firma. L'operazione da realizzare da questo utente sarà quella di creare un nuovo valore di regola di assegnazione. Affinché l'ordine aperto di acquisto sia preso nuovamente in considerazione, bisognerà modificarlo.
Se il primo firmatario decide di firmare l'ordine aperto di acquisto da firmare che gli è stato assegnato, la sua azione attiverà la regola di workflow Firma Ordine aperto (POCSIGVAL). A seconda del contesto, questa regola avrà l'effetto di:
- Attivare una richiesta di firma al firmatario successivo con invio di un messaggio se il circuito di firma non è concluso. Questa regola di workflow sarà successivamente riattivata ad ogni firma di un firmatario del circuito.
- Attiverà un aggiornamento dell'ordine aperto di acquisto per posizionarlo al valore totalmente firmato se si tratta dell'ultimo firmatario. La regola di workflow Notifica firma (POCSIGNOT) verrà attivata automaticamente per segnalare all'acquirente, tramite una notifica e l'invio di un messaggio, che l'ordine aperto di acquisto è stato firmato totalmente.
Se uno dei firmatari del circuito decide di rifiutare l'ordine aperto di acquisto da firmare che gli è stato assegnato, la sua azione sortirà l'effetto di attivare la regola di workflow Rifiuto Ordine aperto (POCSIGREJ). Questa regola di workflow segnalerà all'acquirente, tramite invio di un messaggio, che l'ordine aperto di acquisto è stato rifiutato.
Contesto e modalità di funzionamento
Questa regola Workflow si attiva in gestione oggetto, solo sulle seguenti operazioni :
Create
Modify
Options/Transaction
Attiva :
un messaggio.
un avanzamento.
delle azioni.
La regola di assegnazione POCSIG (Firma contratti) è utilizzata dalla regola di workflow POCSIG.
Criteri di attivazione
I criteri complementari di attivazione sono i seguenti :
- La gestione delle firme deve essere attivata sulla società
- Si tratta di un ordine aperto: [F:POH]POHTYP=2
- La riga è stata creata o modificata: [F:POH]APPFLG=0
La regola di assegnazione POCSIG permette di definire i criteri che saranno utilizzati per definire le regole di firme. Questa regola di assegnazione propone di default di definire i circuiti di firma in funzione del primo codice statistico della scheda fornitore e dell'importo totale dell'imponibile dell'ordine aperto convertito nella valuta società.
Destinatari
La scelta dei destinatari è definita nel seguente modo :
- Se il primo firmatario del circuito di firma non è l'acquirente o la persona che ha creato l'ordine aperto d'acquisto, viene inviato un messaggio al primo firmatario e gli viene assegnata una richiesta di firma.
- Se il primo firmatario del circuito di firma è l'acquirente o la persona che ha creato l'ordine aperto di acquisto, l'ordine aperto di acquisto viene automaticamente firmato (vedere azione SIGWRK e codice firma VAL) dal primo firmatario.
- Se non viene trovato nessun firmatario (nessun circuito di firma), possono presentarsi due casi in funzione del valore del parametro Acquisti Gestione firme su Ordine aperto (APPPOC). Se le firme sono facoltative, viene attivata un'azione di firma automatica (vedere azione SIGWRKed il codice firma AUT). Se le firme sono obbligatorie, viene attivata automaticamente un'azione di notifica (vedere azione SIGWRK ed il codice firma NCR).
Scelta firma
Le differenti scelte di firme possibili sono :
- Rifiuto REJ: Questa scelta è possibile solo se esiste un circuito di firma. Potrà essere scelta manualmente da un firmatario. Se si opera questa scelta, l'ordine aperto di acquisto sarà posizionato al valore non firmato ([F:POH]APPLFG=1). Potrà essere attribuito un motivo del rifiuto. L'elenco delle causali va parametrizzato nella tabella diversa numero 56.
- Validazione VAL: Questa scelta è possibile solo se esiste un circuito di firma. Potrà essere scelta manualmente da un firmatario. Se si opera questa scelta, l'ordine aperto di acquisto sarà posizionato al valore parzialmente firmato o totalmente firmato in funzione del fatto che si tratti o meno dell'ultimo firmatario ([F:POH]APPLFG=2 o [F:POH]APPLFG=3).
- Circuito di firma non definito NCR: Questa scelta è possibile solo se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme sui contratti (APPPOC) è al valore Firma obbligatoria. Non potrà essere scelta manualmente da un firmatario.
- Firma automatica AUT: Questa scelta è possibile solo se non esiste nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su contratti (APPPOC) è al valore Firma facoltativa. Non potrà essere scelta manualmente da un firmatario. Se è assegnata questa scelta, l'ordine aperto di acquisto sarà posizionato al valore parzialmente firmato o totalmente firmato in funzione del fatto che si tratti o meno dell'ultimo firmatario ([F:POH]APPLFG=2 o [F:POH]APPLFG=3).
Azioni attivate dall'evento
L'evento Workflow attiva le seguenti azioni :
Codice azione | Attivazione |
|---|---|
SIGWRK : Firma Workflow | Fine workflow |
DIVPOHAPP1 : Agg. firma ordine a 1 | Fine workflow |
DIVGENSOH : Aggiornamento ordine vendita | Durante la firma |
Queste azioni attivano i seguenti processi:
Firma workflow SIGWRK: Questa azione permette di attivare automaticamente una firma su un evento Workflow in corso. All'occorrenza, viene richiamata per attivare automaticamente una firma dell'ordine aperto di acquisto in corso di elaborazione nelle seguenti condizioni:
- Se il primo firmatario determinato è l'utente che ha creato l'ordine aperto di acquisto o l'acquirente, l'azione firmerà l'ordine aperto di acquisto con il codice risposta VAL Validazione.
- Se non vi è nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su ordini aperti (APPPOC) è al valore Firma obbligatoria,l'azione firmerà l'ordine di acquisto con il codice risposta NCR Circuito non definito.
- Se non vi è nessun circuito di firma e se il parametro Acquisti Gestione firme su ordini aperti (APPPOC) è al valore Firma facoltativa, l'azione firmerà l'ordine di acquisto con il codice risposta AUT Firma automatica.
Aggiornamento firma ordine a 1 DIVPOHAPP1: Questa azione ha l'obiettivo di posizionare l'ordine aperto di acquisto a non firmato. Questa azione è attivata quando non è avvenuta nessuna firma automatica e quando è stato determinato un circuito di firma.