Extractos de gastos
Esta función permite introducir los extractos de gastos de un colaborador para poderlos contabilizar posteriormente mediante la función de contabilización y pagarlos si fuera necesario, ya sea manualmente en la introducción de pagos o mediante la propuesta automática de pagos.
Un colaborador (una persona para la que se pueden introducir notas de gastos) se define del modo siguiente:
- Debe estar identificado como usuario en la tabla de usuarios. Esto permite principalmente proponer a los usuarios que introduzcan ellos mismos sus notas de gastos y permite asignar unos valores por defecto (sobre todo los importes y los topes fijos de gastos) que facilitan esta introducción.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que un usuario al que no se le quisiera delegar la introducción de gastos no es necesario que tenga derechos de conexión (definidos en la primera pestaña de la ficha de los usuarios). - También debe existir como tercero en la tabla de terceros, y debe tener marcada la casilla "Terceros varios" situada en la primera pestaña de la ficha de tercero. Esto permite, entre otras cosas, contabilizar la nota de gastos en un colectivo y una cuenta individual, y también permite tener en cuenta el modo de pago indicado en la ficha de tercero (a través de su tipo de asiento para las notas de gastos) y los datos bancarios con el objetivo de permitir una introducción rápida o una propuesta de pago.
Si se cumplen estas dos condiciones, el vínculo entre el código de usuario (que será la clave de colaborador introducida aquí) y el código de tercero utilizado se define mediante el parámetro de usuario EXPBPR.
Requisitos
Consulta la documentación de Puesta en marcha
Gestión de pantalla
La introducción de las notas de gastos se realiza entre dos fechas definidas por los parámetros EXPSTRDAT y EXPENDDAT. Dichas fechas se indican mediante el botón [Período] situado en la parte inferior de la pantalla. Una vez introducido el código de colaborador (si es necesario y está autorizado), aparece un cuadro con el conjunto de las líneas de gastos ya introducidas entre esas dos fechas. A continuación, se pueden modificar dichas líneas (si no han sido ya contabilizadas), se pueden introducir líneas nuevas y se puede validar su introducción.
Pestaña Pantalla de introducción de datos
Presentación
Esta pantalla permite indicar las siguientes informaciones:
- La planta afectada, la fecha y el código de gastos que describe la naturaleza de los gastos incurridos.
- La cantidad unitaria, el importe real AI de los gastos incurridos y la divisa en la que se ha incurrido ese gasto.
A continuación, se muestra el importe AI a reembolsar. Este importe puede ser inferior a los gastos incurridos, ya que se puede definir un tope de gastos unitarios por tipo de gasto en función del colaborador. Por defecto, puede modificarse (pero es posible que esta modificación esté prohibida en función del código de gastos). Este es el importe que se contabilizará y que servirá de base para el reembolso, incluidos los impuestos calculados por medio del código de IVA correspondiente que se muestra, procedente del código de gastos pero que puede modificarse.
A continuación, se introducen:
- Las imputaciones analíticas en los ejes en los que pueden introducirse, con los valores por defecto procedentes de las reglas definidas en el código de gastos (pueden proceder del usuario o del propio código de gastos).
- Un visto bueno (código del usuario que ha aprobado la introducción). Este campo no es obligatorio.
- Un comentario informativo cuya introducción puede ser obligatoria según el tipo de gastos.
Al final de la línea aparece un campo suplementario. Este campo puede tomar los valores "No contabilizado", "Contabilizado en simulación" o "Contabilizado en real", dependiendo de si la línea de gastos se ha registrado contablemente, o no, en simulación o en real. Si este último es el caso, la línea no puede modificarse.
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Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Bloque Número 1
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Bloque Número 2
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Tabla Detalles
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Icono Acciones
Consulta de los asientos
Esta función, a la que se puede acceder haciendo clic con el botón derecho del ratón desde una línea contabilizada, permite visualizar el asiento contable resultante.
Cambio divisas
Esta función, a la que se puede acceder haciendo clic con el botón derecho del ratón desde una línea no contabilizada, permite cambiar el tipo de cambio y la fecha de cambio.
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Informes
Por defecto, los informes siguientes están asociados a la función :
EXPENSES : Extracto de gastos
Pero esto se puede modificar por parametrización.
Botones específicos
Permite mostrar los límites de fechas de la introducción de las líneas de gastos. Su valor se alimenta por defecto con los parámetros EXPSTRDAT y EXPENDDAT. |