Plan de no conformidad
Utilice esta función para planificar y aplicar acciones preventivas o correctivas a una no conformidad específica.
Esta función está disponible en el menú No conformidades o en el panel de acciones de una no conformidad.
Solo puede añadir o modificar acciones preventivas o correctivas si el plan de acción se ha generado a partir de una no conformidad. No puede utilizar esta función para generar un nuevo plan de acción y, posteriormente, vincularlo una no conformidad.
La planificación es la clave para lograr la aplicación y ejecución de un "cambio" relativo a una no conformidad y para responder a las necesidades del cliente o a los requerimientos reglamentarios. Un plan de acción muestra los objetivos que hay que alcanzar para entregar un producto (o solución) funcional y conforme, cuando se constatan problemas, defectos, fallos o posibles fallos en el sistema, los procesos, un servicio o el modelo de producción/diseño. Un plan de acción muestra los objetivos de la acción preventiva o correctiva a las partes interesadas y personas implicadas en la entrega del producto (o solución).
Esta función permite gestionar el proceso de planificación. Une los componentes necesarios para corregir o evitar una incidencia de no conformidad y proporciona un marco para ajustar el sistema o las operaciones establecidas. Por ejemplo, si las acciones preventivas hacen referencia al proceso de fabricación de su sociedad, esta función facilita la planificación de este cambio.
Esta función tiene dos utilidades:
- Por una parte, es una herramienta de planificación que facilita la consideración e identificación de los componentes necesarios para entregar un "cambio" específico. En este caso, el planificador utiliza estos componentes para elaborar un plan de acción con las acciones correctivas o preventivas necesarias y solucionar la no conformidad.
Un plan de acción incluye un conjunto de acciones "globales". Estas acciones globales definen el enfoque que hay que adoptar para responder a las necesidades del "cambio" solicitado. Responden a las preguntas "quién", "qué" y "cuándo" del alcance validado.
También proporcionan los detalles de la entrega de las necesidades aprobadas. Responden al "cómo" del alcance validado distribuyendo las tareas por tipo de transacción.
- Por otra parte, es una herramienta de comunicación que propone principios y directrices para tomar las decisiones.
Las partes interesadas pueden utilizar un plan de acción para procesar los componentes propuestos por el planificador y validar o aumentar el alcance de las necesidades.
Puede gestionar su plan de acción desde una única función dedicada. Esta función es una herramienta principal para gestionar de principio a fin los ciclos correctivos y preventivos. Permite categorizar la secuencia de actividades y simplificar la estimación temporal para evitar atrasos o sobrecostes.
También propone una función complementaria que permite garantizar el cumplimiento del alcance de las necesidades. El plan de acción tiene en cuenta la evolución de la no conformidad en cada etapa del ciclo de proceso. Una no conformidad solo puede pasar al estado "Realizado" cuando se han realizado todas las acciones individuales del plan. El responsable de calidad puede mantener una no conformidad "En implementación" hasta que se completen y validen las necesidades. Una vez que el producto se ha corregido y es conforme y entregable, la no conformidad puede pasar al estado final "Cerrado".
El plan de acción se suprime automáticamente cuando el estado de una no conformidad pasa de "En planificación" a "En revisión".
Para saber cómo utilizar esta función según su rol específico, haga clic en el enlace correspondiente:
- Planificador (jefe de proyecto)
- Responsable de ejecución
- Parte interesada
Planificador
En esta etapa del ciclo correctivo o preventivo de una no conformidad, la incidencia se ha examinado y pasa al estado "En planificación". Como jefe de proyecto o Planificador asignado a esta no conformidad, el Responsable de calidad le cede el control de la solicitud. Ahora es el encargado de planificar la respuesta a las necesidades.
Debe elaborar un conjunto de acciones globales para solucionar el problema. El plan de acción debe detallar el enfoque que hay que adoptar para responder a las necesidades validadas. Puede utilizarlo para gestionar sus acciones correctivas o preventivas hasta la entrega de un producto conforme y funcional.
Para elaborar las acciones globales, utilice como referencia la información introducida en la no conformidad. La no conformidad corresponde tanto a los distintos elementos "no conformes" como al documento con las necesidades que hay que tratar. Se recomienda listar los principales tipos de transacciones necesarios para aplicar el "cambio", las tareas o acciones que hay que realizar y los plazos correspondientes. Puede adaptar el nivel de detalle a la importancia de las necesidades, modificar las acciones deseadas cuando la acción está en espera y suprimir las acciones no lanzadas.
Un plan de acción completo debe contener los entregables clave, la fecha de realización y todos los componentes necesarios para entregar la acción correctiva o preventiva, eliminando así cualquier factor de no conformidad.
La definición de plazos, etapas clave y fechas constituye un mecanismo de control para garantizar la entrega del "cambio". Estos elementos pueden utilizarse como referencia para su cambio. Dispone de un campo de comentario por línea para comunicarse con el responsable de ejecución y las partes interesadas. También puede añadir información adicional a cada línea (texto libre). Puede añadir, por ejemplo, un comentario describiendo sus impresiones o detallando las restricciones que pueden limitar o afectar a la evolución o realización de la tarea.
Consejo: utilice el filtro Mis no conformidades previstas para localizar más fácilmente sus tareas.
Una vez introducidas las acciones globales, haga clic en Implementar. El estado del plan de acción pasa a "En implementación". De esta forma, los responsables de ejecución saben que pueden ejecutar las tareas del plan asignado.
Cuando el plan de acción está "En implementación", el estado de la no conformidad pasa a "En implementación", es decir, a la fase siguiente del ciclo correctivo/preventivo. De esta forma, las partes interesadas pueden visualizar la estructura del plan de acción y saber si la solución se puede implementar o está en curso de implementación.
Mientras el estado del plan sea "En implementación", puede continuar añadiendo tareas.
El plan de acción no es obligatorio. Si no tiene que definir acciones globales correctivas o preventivas, haga clic en Implementar y, a continuación, en Realizar. De esta forma, la no conformidad pasa al estado "Realizado" en el ciclo correctivo/preventivo.
Si su política de empresa lo permite, los responsables de ejecución pueden lanzar las tareas que tienen asignadas antes de hacer clic en Implementar. Los tipos de transacciones y las acciones se pueden añadir al plan en una fase posterior. Esto resulta particularmente útil cuando su empresa tiene una jerarquía de procesos. Para pasar una línea de acción a "En curso", debe esperar a que el plan de acción esté "En implementación". Tenga en cuenta que, en ese caso, la Fecha inicial no corresponderá a la fecha inicial real de la tarea.
Transacciones de bloqueo
Tras un "cambio", puede que haya que suspender o bloquear el proceso de las líneas de transacción vinculadas a una no conformidad específica. En ese caso, debe bloquear manualmente las líneas de transacción vinculadas a las acciones preventivas/correctivas.
El bloqueo manual es diferente en función del tipo de transacción. Las líneas de pedido de compra, por ejemplo, solo se pueden cerrar si el proveedor no ha expedido ninguna mercancía. Con respecto a las líneas de pedido de venta, puede cerrarlas o cancelar su asignación de stock. Debe elegir el método de bloqueo más adecuado para el tipo de transacción.
Se recomienda no reactivar una transacción bloqueada antes de corregir el producto y aprobarlo como conforme y funcional. Primero hay que implementar el plan de acción y realizar la no conformidad.
Responsables de ejecución
Como responsable de ejecución, es el encargado de gestionar la consideración y entrega de una línea de tarea/acción en el plan de acción en la fecha prevista.
En esta etapa del ciclo de la no conformidad, debe esperar la "señal" del planificador, es decir, a que el estado del plan de acción sea "En implementación". Esto significa que se ha definido la estructura del plan de acción y que se puede implementar la solución.
Una vez que el plan de acción está "En implementación", puede ejecutar las tareas (acciones) que tiene asignadas.
El estado inicial de todas sus tareas asignadas será "En espera". Debe cambiar el estado de la línea cuando comience y termine una tarea. La Fecha inicial y la Fecha final están vinculadas al Estado y se muestran automáticamente cuando selecciona un valor. De esta forma, las partes interesadas cuentan con una mayor visibilidad, no solo de su progreso hasta la fecha, sino también del progreso global del plan. Tenga en cuenta los comentarios añadidos por el planificador en el campo Comentario y en los campos de texto de entrada libre. Los planificadores pueden añadir un comentario por línea para informar de sus conclusiones o de restricciones identificadas. El indicador Texto línea está marcado cuando el planificador ha añadido comentarios a una acción específica. De la misma forma, usted también puede utilizar estos campos para introducir sus propias observaciones o comenzar un diálogo con el planificador.
Consejo: utilice el filtro Mis acciones pendientes para visualizar más fácilmente sus tareas en espera.
Si su política de empresa lo permite, puede comenzar una tarea antes de que el plan esté "En implementación". El sistema impide pasar el estado de una línea de acción a "En curso" hasta que el plan de acción no esté "En planificación". Podrá cambiar el estado de la línea cuando el plan cambie de estado. Tenga en cuenta que, en ese caso, la Fecha inicial no corresponderá a la fecha inicial real de la tarea.
Actualice el plan de acción de forma regular. Si lo mantiene actualizado, las partes interesadas podrán seguir su evolución con mayor visibilidad.
El estado de sus tareas afecta directamente al estado del plan de acción y, por lo tanto, a la respuesta final. La no conformidad solo puede pasar a las siguientes fases del ciclo si todas las líneas de todos los planes están en estado "Realizado". Por lo tanto, debe mantener sus tareas actualizadas.
Partes interesadas
Como parte interesada, responsable de los cambios o miembro del comité de dirección de su empresa, puede acceder a un plan de acción en cualquier momento. Un plan de acción detalla cómo se van a lograr los objetivos del "cambio" de diseño/producción. Puede utilizarlo como punto de referencia o de gestión de los riegos comerciales, incluidos los costes.
Aunque la mayor parte de la información se comparta en las reuniones planificadas, puede obtener información específica en cualquier momento a partir del plan. Un plan de acción ofrece visibilidad de los cambios propuestos. También ofrece visibilidad de su evolución.
Si los responsables de ejecución actualizan su estado en tiempo real, el plan de acción le informa. Puede utilizarlo para la estimación de costes, la elaboración del presupuesto y, si es necesario, la replanificación. El plan de acción es fundamental en sus responsabilidades como parte interesada.
Requisitos previos
Consulta la documentación de Puesta en marcha
Gestión de pantalla
La función Plan de no conformidad contiene una sección de cabecera y un enlace a las acciones globales.
La sección Acciones globales muestra el plan de acción correctivo y preventivo. El plan define el enfoque que hay que adoptar para realizar las acciones preventivas o correctivas que responden a la no conformidad correspondiente.
Cabecera
Presentación
La información de cabecera muestra el estado del plan de acción y las características fundamentales de la no conformidad.
El estado del plan puede ser "En planificación", "En implementación" o "Realizado".
Cerrar
Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Plan
| Este campo muestra el número de contador de la no conformidad asociada al plan. |
| Este campo indica la etapa en la que se encuentra el plan en el ciclo correctivo o preventivo.
En planificación En implementación Realizado |
| Este campo muestra el código y el nombre del último usuario de Sage X3 que ha modificado el plan de acción. Por ejemplo, el último usuario que ha modificado el estado de una línea en las acciones globales. |
| Esta campo muestra la última fecha de modificación del plan de acción. Puede ser, por ejemplo, la última fecha en la que el planificador ha añadido una línea o la última fecha en la que se ha modificado una línea en las acciones globales. |
No conformidad
| Este campo indica las plantas en las que se ha producido una incidencia de no conformidad. Una no conformidad solo hace referencia a una planta cuando se cumple una de las siguientes condiciones:
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| Este campo muestra el número de contador de la no conformidad asociada al plan. |
| Este campo identifica el artículo en el que se han constatado problemas, defectos, fallos o posibles fallos relativos al diseño, la fabricación o el proceso. Déjelo en blanco si la no conformidad constatada hace referencia a un artículo "no stock", como una documentación, un procedimiento o una formación.
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| Este campo indica la versión del artículo. Las versiones mayores corresponden a modificaciones significativas de forma, adecuación o función del producto original o anterior. Si el código de artículo definido en el campo Artículo no está gestionado en versión, este campo no se completa. |
| Este campo indica la versión menor del producto. Las versiones menores se pueden utilizar tanto para funcionalidades o modificaciones funcionales menores como para correcciones importantes sobre una versión mayor específica. Si el código de artículo definido en el campo Artículo no está gestionado en versión, este campo no se completa. |
| Este campo identifica el experto encargado de categorizar, priorizar, aprobar, rechazar o seguir las correcciones realizadas en la no conformidad constatada. El responsable de calidad definido en este campo controla el conjunto de la no conformidad y su evolución en el ciclo correctivo o preventivo. Dispone de los derechos administrativos que le permiten, si es necesario, impulsar o cancelar la no conformidad a lo largo de las distintas etapas del ciclo correctivo o preventivo. |
| Este campo identifica el planificador (jefe de proyecto) responsable de planificar las acciones globales que constituyen el plan de acción correctivo o preventivo. El planificador es el responsable de planificar la estrategia que hay que adoptar para solucionar el problema. El planificador puede utilizar el plan de acción para gestionar sus acciones correctivas o preventivas hasta la corrección y aprobación de un producto conforme y funcional. |
Cerrar
Pestaña Acciones globales
Presentación
Esta sección muestra el plan de acción preventivo y correctivo. El plan define el enfoque que hay que adoptar para realizar las acciones preventivas o correctivas que responden a la no conformidad correspondiente.
Para añadir o modificar una línea en las Acciones globales:
- El estado del plan correspondiente debe ser "En planificación" o "En implementación".
- Debe ser el Planificador en curso de la no conformidad.
Planificador
Para elaborar el plan de acción, debe unir los tipos de transacciones que hay que procesar a las acciones que hay que realizar. A continuación, asigne los plazos y los responsables de ejecución adecuados. Un plan de acción completo debe contener los entregables clave, la fecha de realización y todos los componentes necesarios para entregar la acción correctiva o preventiva, eliminando así cualquier factor de no conformidad.
Las acciones que puede incluir en su plan de acción proceden de un conjunto de valores predefinidos. Están asociadas a tipos de transacciones específicas para cumplir con las necesidades de su organización. Por ejemplo, si los valores están predefinidos, puede elegir desmontar (acción) las estructuras (tipo de transacción) y reenviar al proveedor (acción) los pedidos de compra (tipo de transacción).
Debe asignar las fechas clave y el personal a cargo de garantizar la realización de cada "acción" individual. Puede añadir un comentario por acción. También puede añadir información adicional a cada línea. Puede utilizar la línea de texto o los comentarios para detallar sus previsiones o listar las restricciones identificadas.
Puede ampliar el alcance del plan añadiendo acciones a los tipos de transacciones específicas de su organización. Por ejemplo, si los valores están predefinidos, puede seleccionar la recomendación de consultar (acción) al cliente (tipo de transacción). Añadiendo estos valores a su planificación, puede elaborar un plan de acción completo.
Responsables de ejecución
Defina el estado de la línea cuando comience y termine una tarea. La Fecha inicial y la Fecha final de la línea se completan y todas las partes interesadas pueden conocer su evolución.
Tenga en cuenta los comentarios añadidos por el planificador en los campos Comentarios y Texto línea. Estos comentarios proporcionan indicaciones sobre conclusiones o restricciones identificadas por el planificador. El indicador Texto línea está marcado cuando el planificador ha añadido comentarios a una acción específica. De la misma forma, usted también puede utilizar estos campos para introducir sus propias observaciones o comenzar un diálogo con el planificador.
Cerrar
Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Bloque Número 1
| Este campo aparece marcado cuando la línea tiene información adicional.
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| Utilice este campo para identificar el tipo de transacción que se suele utilizar en su organización. Por ejemplo, si su empresa reenvía mercancía defectuosa al proveedor, seleccione el valor "Pedidos de compra". Para crear una tarea, seleccione un Código de acción de asociación entre un tipo de transacción y una acción (proceso de negocio) específica. Por ejemplo, un código de acción puede corresponder a la asociación entre el valor "Pedidos de compra" y la acción "Devolución al proveedor". "Acción" es el término genérico que se utiliza para denominar esta asociación entre una acción (proceso de negocio) y un tipo de transacción. Cada Acción (o tarea) debe reflejar un proceso habitual de su organización. La tabla varia 807 - Tipo de transacción contiene la lista de tipos de transacciones. |
| Utilice este campo para identificar una "acción". "Acción" es el término genérico que se utiliza para la asociación entre un proceso de negocio (acción) y un tipo de transacción de negocio. |
| Este campo describe el cambio preventivo o correctivo aplicado. |
| Utilice este campo para indicar si la tarea corresponde a una acción preventiva o correctiva de una no conformidad. La tabla varia 805 - Tipo plan de acción contiene la lista de tipos de planes. |
| Utilice este campo para definir la fecha en la que se debe realizar la tarea.
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| Utilice este campo para identificar el usuario que debe encargarse de la tarea o acción asignada. Este usuario será el responsable de realizar toda la tarea asignada en la fecha requerida. Introduzca o seleccione en la tabla Usuarios (tabla AUTILIS) el código del usuario encargado de responder a las necesidades correspondientes. |
| Utilice este campo para indicar el estado actual del entregable previsto.
En espera En curso Realizado |
| Utilice este campo para enviar información a los demás participantes. Introduzca comentarios sobre la tarea (máximo 50 caracteres). Como planificador, puede utilizar este campo, por ejemplo, para advertir o señalar al responsable de ejecución de la tarea:
De la misma forma, también puede utilizar esta acción como responsable de ejecución para introducir sus propias observaciones o comenzar un diálogo con el planificador.
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| Este campo muestra la fecha en la que ha comenzado esta línea (tarea). Se alimenta automáticamente cuando el responsable de ejecución pasa el estado de la tarea de "En espera" a "En curso". Si la tarea vuelve a pasar de "En curso" a "En espera", el sistema suprime la fecha automáticamente.
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| Este campo muestra la fecha en la que se ha realizado esta línea (tarea). Se alimenta automáticamente cuando el responsable de ejecución pasa el estado de la tarea de "En curso" o "En espera" a "Realizado". Si la tarea vuelve a pasar de "Realizado" a "En curso" o "En espera", el sistema suprime la fecha automáticamente.
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Cerrar
Icono Acciones
Entrada texto línea
Haga clic en Entrada texto línea desde el icono Acciones para mostrar o añadir información.
Si es planificador: Utilice esta opción para enviar información a los demás. Introduzca comentarios sobre la tarea. Puede utilizar esta opción, por ejemplo, para advertir o señalar al responsable de ejecución de la tarea:
Si es responsable de ejecución: Tenga en cuenta los comentarios añadidos por el planificador. Estos comentarios proporcionan indicaciones sobre conclusiones o restricciones identificadas por el planificador. De la misma forma, usted también puede utilizar esta acción para introducir sus propias observaciones o comenzar un diálogo con el planificador.
Puede utilizar esta opción para crear un diálogo entre el planificador y el responsable de ejecución.
El planificador puede utilizar esta acción en las líneas en estado "En espera" o "En curso". El responsable de ejecución puede utilizar esta acción en las líneas en estado "En curso".
Visualizador de texto
Haga clic en Visualizador de texto desde el icono Acciones para visualizar la información de la tarea, como las previsiones y restricciones identificadas por el planificador.
Esta acción solo está disponible cuando el indicador Estado línea está activado y el estado de la línea es "Realizado".
Cerrar
Acciones específicas
Haga clic en Implementar cuando la estructura (Acciones globales) del plan de acción esté definida y la solución esté lista para la implementación. El plan de acción pasa al estado "En implementación". De esta forma, los responsables de ejecución saben que pueden ejecutar las tareas del plan asignado. Asimismo, las partes interesadas pueden seguir la evolución del plan de acción correctivo o preventivo.
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Mensajes de error
Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :
Error en campo
El valor que ha introducido en el campo no existe en la tabla varia vinculada al campo. Introduzca un valor diferente o añada el registro correspondiente a la tabla varia 805 - Tipo plan de acción, 806 - Acciones u 807 - Tipo de transacción.
Error en campo: La asociación [xx/yy] no es correcta.
El valor que ha introducido en este campo no es compatible (o no está vinculado) con el tipo de transacción seleccionado en la función Acciones (GESNCSA). "Acción" es el término genérico que se utiliza para denominar la asociación entre un proceso de negocio y un tipo de transacción.