Aprobación/Rechazo
Esta función permite al firmante aceptar o rechazar la aprobación de las solicitudes de revisión que se le envía, por medio de un mensaje WORKFLOW o mediante el acceso directo a la lista de las aprobaciones que debe realizar.
Al recibir el mensaje, puede firmar directamente a partir de su mensajería o acceder a la lista de las solicitudes de revisión que debe aprobar. Si el proceso de aprobación consta de varios firmantes, las firmas siguientes se realizan según el mismo proceso que para el primer firmante.
Las revisiones pasan en estado "Aprobado" tras la obtención de la última firma. En caso de rechazo de uno de los firmantes del circuito, la revisión pasa en estado "Rechazado".
Durante todo el ciclo de aprobación, se prohibe cualquier modificación en la partida, el presupuesto, las líneas presupuestarias y la solicitud de revisión. Se levanta este control en cuanto se apruebe o rechace la revisión.
Tras la aprobación, sólo se puede cancelar una revisión mediante una revisión inversa.
Circuitos de firmas
Parametrización previa
La aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias y la aprobación de las revisiones presupuestarias pueden ir acompañadas de un circuito de firmas parametrizable. La implementación de estos circuitos de firmas está vinculada a la parametrización de los siguientes elementos:
- Modelo de datos BUOAPP para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDAPP (BOA) para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDREV (BRV) para las revisiones.
- Normas de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para las aprobaciones presupuestarias y REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para las revisiones.
- Normas de asignación de los usuarios BUOAPP para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para las revisiones.
- Asignación de los usuarios. Esta función permite introducir fórmulas en los campos "usuario" cuando se selecciona el campo "Fórmula/usuario". Esta fórmula se evaluará al ejecutar el workflow. Si el valor del campo es inferior o igual a cinco, se considera que se trata de un código de usuario introducido y este campo no se evalúa.
Fórmulas de búsqueda de los firmantes
Los firmantes se pueden buscar a través de su código o de una fórmula que lo busca mediante las entidades.
Cada entidad consta de:
- un código de usuario
- una entidad responsable
- una entidad de aprobación
- una entidad de dependencia
La partida, sus presupuestos y líneas tienen una entidad responsable, una entidad de aprobación (EA1) y una entidad de dependencia (ER1). La propia entidad de aprobación EA1 consta de una entidad de aprobación EA2, y así sucesivamente, hasta la última entidad de la pirámide. Lo mismo ocurre con la entidad de dependencia ER1 asociada a ER2, a su vez asociada a ER3, hasta la última entidad de la pirámide. Cada entidad consta de un código de responsable que puede buscarse mediante una fórmula que sustituye al código de usuario introducido en la parametrización (ver tabla más abajo).
Pirámide de aprobación | RES | Nivel | Pirámide de dependencia | RES | Nivel |
|
Entidad APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entidad RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
|
Entidad APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entidad RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
|
Entidad APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entidad RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
|
Entidad 20301 |
|
| Entidad 20301 |
|
|
|
Por lo tanto, se puede realizar la parametrización de las asignaciones de los usuarios de la siguiente manera:
- Entidad de aprobación = 103
- Firmante 1 = [F:ER1]USR (USR de la entidad 203, o sea MCL3)
- Firmante 2 = [F:EA1]USR (USR de la entidad 103, o sea MCL1)
- Firmante 3 = [F:EA2]USR (USR de la entidad 10, o sea MCL2)
- Firmante 4 = [F:ER2]USR (USR de la entidad 20, o sea MCL4)
- Firmante 5 = [F:EA3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
- Firmante 6 = [F:ER3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
En caso de modificación del responsable de una entidad, el uso de fórmulas permite conservar los circuitos de firmas implementados sin necesidad de cambiarlos, pues esta modificación se tiene en cuenta automáticamente al cambiar la entidad.
Gestión de Pantalla
Pantalla de captura
Presentación
El cuadro de las solicitudes de revisión muestra las solicitudes de revisión que debe aprobar el firmante.
Para una solicitud de revisión "Múltiple", los importes no se muestran. Un clic derecho permite acceder al botón [Detalle revisión] que muestra las solicitudes de revisión realizadas en cada uno de los niveles de la revisión: Partida, presupuestos, líneas.
Cerrar
Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Selección
| Campo indicado por el código del próximo firmante del circuito de aprobación de las revisiones. |
| Código de la planta o sociedad, a entrar o seleccionar en la lista. Este código permite seleccionar el conjunto de solicitudes de revisión que debe firmar el usuario para esta sociedad. Si la información capturada corresponde a una sociedad, la selección presenta todos los objetos definidos a nivel sociedad, incluyendo aquellos definidos a nivel de las plantas de esta sociedad. Si la información capturada corresponde a una planta, la selección presenta unicamente los objetos presupuestarios definidos a nivel de esta planta. |
| Título asociado al código de la planta o sociedad. |
Revisión
|
| Este botón "Rechazar todo" permite seleccionar en una sola operación todos los objetos presupuestarios obtenidos de la selección para rechazarlos. Su utilización tiene por efecto reemplazar en la columna "Tratamiento" el estado "Ninguno" por el estado "Rechazado". Esta acción puede ser anulada por la utilización del mismo botón que devuelve la selección al estado "Ninguno". |
Rechazo
Tabla Detalles
|
| Código del motivo de la solicitud de revisión, a entrar o seleccionar en la tabla diversa 349. |
| Campo de texto que permite introducir un motivo de revisión detallado. |
| Descripción del nivel del objeto cuya revisión se desea solicitar: Partida, presupuesto ejercicio y línea presupuestaria. El nivel "Múltiple" indica que la revisión se refiere a varios objetos: partida, presupuestos y/o líneas. En este caso, los importes no se muestran. Un clic derecho permite acceder al botón [Detalle revisión] que muestra las solicitudes de revisión realizadas en cada uno de los niveles de la revisión. |
| Código de las partidas presupuestarias que han sido objeto de una solicitud de revisión, asignada a aprobación. |
| Descripción asociada al código de la partida presupuestaria. |
| Código del ejercicio contable asociado a los presupuestos por ejercicio. |
| Cuenta presupuestaria, indicada para una línea presupuestaria. |
| Código de la divisa de gestión de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias, controlado en la tabla de divisas. |
| Importe presupuestado previo a la revisión, expresado sin impuestos, de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias seleccionados. Este importe corresponde al importe aprobado, aumentado o disminuido de las revisiones anteriores. |
| Importe de revisión solicitado, expresado sin impuestos. Esta información sólo se muestra para una aprobación por objeto o mediante el acceso al detalle de una aprobación múltiple. |
| Importe, expresado sin impuestos, introducido en la solicitud de revisión, a tomar en la reserva:
|
| Importe, expresado sin impuestos, introducido en la solicitud de revisión, a tomar en el falta por distribuir:
|
| Importe, expresado sin impuestos, introducido en la solicitud de revisión, que corresponde al aumento solicitado de la partida. |
| Acumulación de las solicitudes de compra, los pedidos y las facturas imputados en las líneas presupuestarias, los presupuestos y las partidas. Esta información sólo se muestra para una aprobación por objeto o mediante el acceso al detalle de una aprobación múltiple. |
| Saldo de las líneas presupuestarias, los presupuestos y las partidas que corresponde al importe presupuestado menos el realizado. Esta información se muestra para una revisión "individual". Para una revisión "múltiple", este campo no se indica, hay que consultar el cuadro "Detalle". |
| Si la partida está asociada a un proyecto, su código figura en esta columna. |
| Entidad que gestiona la partida, sus presupuestos y líneas presupuestarias. |
| Entidad consumidora del gasto. Información no modificable procedente de la línea presupuestaria. |
| Código de identificación del lote definido en el proyecto. |
| Número de la revisión generado por el sistema según el formato: (REV-)(MES)(AÑO)(Número de orden). |
Cerrar
Icono Acciones
Partida presupuestaria
Este botón permite acceder a la consulta de la partida de la línea del cuadro seleccionada.
Línea
Este botón permite acceder a la consulta de la línea presupuestaria de la línea del cuadro seleccionada.
Detalle revisión
Este botón muestra, para una revisión de tipo "Múltiple", el detalle por objeto (partida, presupuestos y líneas) de la revisión solicitada.
Cerrar
Mensajes de Error
Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :
mens(105,108,1)
Este mensaje aparece cuando tras la presentación de los objetos procedentes de la selección, se hace clic en [OK] sin haber realizado ninguna selección. La respuesta "SÍ" a este mensaje tiene como efecto volver al menú, la respuesta "No" tiene como efecto permanecer en la pantalla, lo que permite realizar la aprobación de una revisión.
mens(221,108,1)
Este mensaje aparece cuando se intenta realizar una aprobación por medio de la mensajería y que no se está conectado con el código del firmante esperado para la aprobación.
mens(185,108,1)
Este mensaje aparece cuando se intenta realizar una aprobación por medio de la mensajería: el objeto ya ha sido aprobado mediante el menú dedicado o mediante el acceso al fichero vinculado, transmitido por la mensajería.
mens(10,123,1)
Este mensaje aparece cuando se rechaza la aprobación sin introducir el motivo del rechazo.